Dzienniki Urzędowe - rok 2008 nr 8 poz. 47

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1

W Ministerstwie Infrastruktury wprowadza się do stosowania Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Infrastruktury, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2

Tracą moc zarządzenia:

1) nr 4 Ministra Transportu z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Transportu instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt (Dz. Urz. MT Nr 1, poz. 3);

2) nr 5 Ministra Gospodarki Morskiej z dnia 6 czerwca 2007 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Gospodarki Morskiej Instrukcji kancelaryjnej. Rzeczowego wykazu akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. MGM Nr 1, poz. 2).

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

Załącznik do zarządzenia nr 38 Ministra Infrastruktury
z dnia 30 kwietnia 2008 r. (poz. 47)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA INFRASTRUKTURY

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Infrastruktury, zwana dalej „Instrukcją kancelaryjną”, ustala w Ministerstwie Infrastruktury:

1) typowe czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z korespondencją w toku bieżącej pracy;

2) zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych;

3) cykl obiegu pism od chwili wpływu do Ministerstwa lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do momentu przekazania ich do Archiwum.

2. Instrukcja kancelaryjna określa zasady postępowania z dokumentacją jawną nie zależnie od techniki jej wykonania i formy zewnętrznej. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz zasady obiegu dokumentów finansowych określają odrębne przepisy.

3. Użyte w Instrukcji kancelaryjnej określenia oznaczają:

1) Ministerstwo – Ministerstwo Infrastruktury;

2) Minister – Minister Infrastruktury;

3) bezdziennikowy system kancelaryjny – system polegający na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącej podstawę rejestrowania spraw w spisie spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw i podziału akt na kategorie archiwalne, rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące spraw;

4) Kancelaria Ogólna – komórka wykonująca obsługę pocztową Ministerstwa;

5) komórka organizacyjna – departamenty i biura Ministerstwa, a także Sekretariat Ministra i Gabinet Polityczny Ministra, Sekretariat Krajowej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego, Państwowa Komisja Badania Wypadków Kolejowych oraz Państwowa Komisja Badania Wypadków Lotniczych;

6) referent – pracownik załatwiający merytorycznie sprawę, przechowujący dokumentację sprawy po jej zakończeniu oraz odpowiedzialny za przekazanie jej do Archiwum;

7) rzeczowy wykaz akt – rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Ministerstwa, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

8) sekretariat – stanowisko pracy zajmujące się między innymi obsługą kancelaryjną komórki organizacyjnej;

9) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych; prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianego w rzeczowym wykazie akt;

10) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych;

11) akta sprawy – notatki i szereg pism dotyczących tego samego zagadnienia;

12) teczka spraw (aktowa) – skoroszyt, segregator, teczka wiązana itp. służąca m.in. do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalonych rzeczowym wykazem akt;

13) załącznik – luźna kartka papieru, zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego; akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość uważa się za jeden załącznik; dokumenty, pisma zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki itp. traktuje się jako pojedyncze załączniki;

14) znak sprawy – zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną referenta oraz przynależność sprawy do konkretnego działu rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki;

15) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.

Rozdział 2

System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§ 2

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących sprawy) w spisie spraw, prowadzonym dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

2. Zarejestrowane sprawy kompletuje się w teczkach aktowych, zakładanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

3. Bezdziennikowy system kancelaryjny nie wyklucza stosowania innych pomocniczych sposobów ewidencjonowania spraw.

§ 3

1. Rzeczowy wykaz akt jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa, oznaczonej w poszczególnych symbolach hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną.

2. Rzeczowy wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań Ministerstwa podzielono na klasy I rzędu oznaczone symbolem od 0 do 9. W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do wymienionych klas I rzędu jednej z cyfr od 0–9, a w ich ramach klas III rzędu oznaczonych symbolami trzycyfrowymi powstałymi przez dodanie do klas II rzędu jednej z cyfr od 0–9 itd.

3. Dla każdej końcowej klasy z rzeczowego wykazu akt zakłada się jednorodną rzeczowo teczkę aktową.

4. Budowa rzeczowego wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej Ministerstwa, wskutek tego akta jednorodne tematycznie występujące w różnych komórkach organizacyjnych będą miały te same symbole cyfrowe. Wyróżniać je będą tylko symbole nazwy komórki organizacyjnej.

5. Rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej i innej.

6. Przez komórkę macierzystą należy rozumieć komórkę organizacyjną do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych dokumentów.

7. Przez użyte w rzeczowym wykazie akt określenie „inna komórka” należy rozumieć komórki organizacyjne, w których występują akta tej samej klasy rzeczowego wykazu akt co w komórce macierzystej, lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą, cząstkową lub powtarzalną.

§ 4

1. Każda komórka organizacyjna w oparciu o własny, wewnętrzny regulamin organizacyjny sporządza dla swojego użytku szczegółowy wyciąg z rzeczowego wykazu akt. Po podpisaniu go przez kierownika komórki organizacyjnej jeden egzemplarz wyciągu pozostaje w tej komórce, drugi zaś przekazuje się do Archiwum.

2. Wyciąg, o którym mowa w ust. 1, powinien obejmować wybrane z rzeczowego wykazu akt odpowiednie dla potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną.

3. Komórki organizacyjne, w zależności od potrzeb, mogą rozbudować końcowe klasy III i dalszych rzędów w rzeczowym wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonego w rozbudowywanej klasie rzeczowego wykazu akt.

4. Zmiany w rzeczowym wykazie akt polegające na przekształceniu klas I i II rzędu lub wprowadzeniu nowych symboli i haseł w tych klasach mogą być wprowadzone za zgodą Ministra w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych.

§ 5

1. Dokumentacja wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych dzieli się na:

1) materiały archiwalne;

2) dokumentację niearchiwalną.

2. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Do oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu „A”.

3. Dokumentację niearchiwalną stanowią dokumenty mające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu „B”, „BE” i „Bc”.

4. Symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy.

5. Symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

6. Symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu komórka organizacyjna przekazuje na makulaturę lub niszczy za wiedzą Kierownika Archiwum Ministerstwa.

Rozdział 3

Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji

§ 6

1. Obieg dokumentacji (pism) winien być szybki, pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz.

2. Obieg akt w Ministerstwie odbywa się bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych oraz przesyłek, których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

§ 7

1. Czynności kancelaryjne wykonywane są przez:

1) Kancelarię Ogólną;

2) sekretariaty Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego;

3) sekretariaty komórek organizacyjnych;

4) Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych;

5) referentów spraw (pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy);

6) Kancelarię Tajną – funkcjonującą na podstawie odrębnych przepisów.

2. Do zakresu czynności Kancelarii Ogólnej należy:

1) przyjmowanie przesyłek i sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz rozdzielanie ich do właściwych komórek organizacyjnych;

2) wysyłanie przesyłek.

3. Na przesyłkach lub kopertach (opakowaniach) przesyłek w stanie zamkniętym. Kancelaria Ogólna umieszcza odcisk pieczątki wpływu z datą otrzymania przesyłki. Pieczątka wpływu powinna zawierać:

1) nazwę jednostki organizacyjnej;

2) datę wpływu;

3) miejsce na wpisanie znaku sprawy.

4. Nie umieszcza się pieczątek wpływu na dokumentach księgowych, osobistych, załącznikach, drukach itp. oraz na przesyłkach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

5. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatu Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie stemplem wpływu oraz segregacja;

2) ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym rejestrze w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów;

3) przedkładanie Ministrowi, Sekretarzowi Stanu albo Dyrektorowi Generalnemu korespondencji do wglądu i dekretacji;

4) dystrybucja korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych;

5) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek przechowywanie akt spraw załatwianych przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu albo Dyrektora Generalnego oraz przekazywanie ich do Archiwum;

6) przyjmowanie i wysyłanie faksów;

7) przyjmowanie korespondencji wychodzącej i jej ekspedycja.

6. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatów komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów i ich ewidencjonowanie w elektronicznym rejestrze w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów;

2) przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji; w zależności od ustalonego przez przełożonego trybu, sekretariat przedkłada do wglądu całą korespondencję bądź tylko pisma przez niego zastrzeżone;

3) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek aktowych oraz przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez przełożonych;

4) przekazywanie korespondencji, zgodnie z dekretacją, do kierowników komórek organizacyjnych lub referentów spraw;

5) przyjmowanie i wysyłanie faksów;

6) ekspedycja korespondencji;

7) przygotowywanie i przekazywanie przechowywanej dokumentacji do Archiwum.

7. Do typowych czynności kancelaryjnych Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) dekretacja korespondencji do załatwienia przez komórki organizacyjne lub referentów spraw; umieszczanie, obok stempla z datą wpływu, dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy oraz daty dekretacji i skrótu podpisu;

2) podpisywanie korespondencji zgodnie z upoważnieniem;

3) zatwierdzanie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przeznaczonej do przekazania do Archiwum.

8. Do typowych czynności kancelaryjnych referentów spraw należy w szczególności:

1) rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy;

2) zakładanie, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, teczek aktowych dla spraw przechowywanie akt spraw załatwionych;

3) załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;

4) przygotowywanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;

5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;

6) przekazywanie podpisanych czystopisów do Kancelarii Ogólnej celem wysłania;

7) przygotowywanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do Archiwum.

9. Pisma przesyłane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi są przekazywane przez woźnych lub bezpośrednio przez pracowników komórek organizacyjnych.

10. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie te przesyłki, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział 4

Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji

§ 8

1. Do przyjmowania przesyłek wpływających do Ministerstwa upoważniona jest Kancelaria Ogólna.

2. Przesyłki wpływające po godzinach urzędowania odbiera dowódca zmiany ochrony gmachu Ministerstwa.

§ 9

1. Przy odbiorze przesyłek od doręczającego należy sprawdzić prawidłowość adresu oraz stan opakowania przesyłki, a w przypadku naruszenia opakowania sporządzić, w obecności doręczającego, protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki; protokół, po podpisaniu przez pracownika odbierającego i doręczającego, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której przesyłka dotyczy, celem nadania sprawie dalszego biegu (wniesienie reklamacji, uzyskanie odszkodowania itp.).

2. Przesyłki wartościowe odbierane są przez upoważnionego pracownika za pokwitowaniem.

3. Przesyłki mylnie skierowane należy zwrócić nadawcy lub przesłać do właściwego adresata.

4. Telegramy i telefonogramy, faksy oraz przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną, a także przesyłki „pilne” należy niezwłocznie, po ich otrzymaniu i odnotowaniu na nich daty, godziny, a przy telefonogramach nazwiska oraz stanowiska służbowego nadającego odbierającego, przekazać adresatowi.

5. Przesyłki adresowane imiennie i z napisem „do rąk własnych” doręcza się adresatowi w nienaruszonym stanie.

§ 10

1. Sekretariaty otwierają wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie;

2) niejawnych;

3) wartościowych;

4) oznaczonych w sposób wskazujący, że ich otwarcie nie może nastąpić przed określonym terminem (np. oferty przetargowe).

2. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

2) czy dołączono wszystkie wymienione załączniki;

3) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie.

Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma.

4. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:

1) do korespondencji w sprawach sądowych oraz administracyjnych (wraz z dowodem doręczenia), w których określony został termin na dokonanie czynności procesowej;

2) do przesyłek wartościowych;

3) do przesyłek otrzymanych od osób fizycznych;

4) do przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu lub gdy dane są nieczytelne;

5) do przesyłek oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”;

6) do przesyłek poleconych;

7) do przesyłek mylnie skierowanych.

Rozdział 5

Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych

§ 11

1. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, otrzymanego z zewnątrz lub powstałego w komórce organizacyjnej. Każde następne pismo w tej samej sprawie już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Rejestracja spraw polega na odnotowaniu pierwszego pisma w danej sprawie w spisie spraw.

3. Rejestrację spraw w spisie spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej, prowadzą referenci opracowujący sprawy merytorycznie.

4. Nie wymagają rejestracji:

1) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, książki itp.) oraz inne druki nie wymagające merytorycznego załatwienia;

2) życzenia, zaproszenia, zawiadomienia i pisma o podobnym charakterze;

3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

4) rachunki i faktury, raporty kasowe itp., które są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw;

5) korespondencja mająca znamiona korespondencji prywatnej.

5. Komórki organizacyjne stosują również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów.

6. Numer wynikający z obowiązujących w Ministerstwie systemów, stanowi odrębny znak niezależny od numeru sprawy.

7. W komórkach organizacyjnych mogą być stosowane dodatkowe pomoce ewidencyjne, służące jedynie kontroli obiegu pism.

§ 12

1. Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się on z następujących części:

1) symbolu literowego komórki organizacyjnej;

2) symbolu cyfrowo-literowego stanowiska pracy;

3) symbolu klasyfikacyjnego (hasła) według rzeczowego wykazu akt;

4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

5) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.

Trzy pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od czwartego kreską ukośną.

Przykładowy wzór znaku sprawy:

ML–3ab–070–2/06

Poszczególne człony znaku oznaczają:

 2. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. W przypadku przeniesienia sprawy do nowego spisu spraw należy uczynić adnotację w poprzednim spisie spraw.

3. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, sprawę która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: „przeniesiono do teczki symbol” rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak.

§ 13

1. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej według haseł rzeczowego wykazu akt.

2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt.

3. Każdej końcowej klasie rzeczowego wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa (ze względu na dużą ilości akt podzielona na tomy) o takim samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

5. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnej kategorii archiwalnej.

6. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące oznaczenia, których rozmieszczenie przedstawiono w załączniku nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej:

1) na środku u góry – pełną nazwę jednostki organizacyjnej (Ministerstwo Infrastruktury) i nazwę komórki organizacyjnej;

2) w lewym górnym rogu – znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego według rzeczowego wykazu akt;

3) w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii „B”) również okres jej przechowywania;

4) na środku – tytuł teczki, tj. pełne hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;

5) pod tytułem teczki rok założenia i ewentualnie numer tomu (jeżeli teczkę podzielono na tomy).

7. W przypadku niewielkiej ilości spraw w danej klasie istnieje możliwość prowadzenia teczki aktowej przez okres dłuższy niż jeden rok.

Rozdział 6

Załatwianie spraw i wysyłanie pism

§ 14

1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Załatwiając sprawy indywidualne z zakresu administracji publicznej pracownicy mają obowiązek stosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego lub inne przepisy proceduralne, a w zakresie merytorycznym – właściwe przepisy prawa materialnego.

2. Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwóch lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych – sporządza się odpowiednią ilości odpisów tego pisma i kieruje się je do właściwych komórek, zaznaczając to na oryginale.

3. Akta sprawy wymagające w toku załatwiania udziału kilku referentów mogą być przesyłane w teczce obiegowej.

4. Sprawy powinny być załatwiane w formie pisemnej w kolejności ich wpływu. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, jeżeli przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie. W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jego załatwienie sporządza (jeśli zachodzi potrzeba) odpowiednią notatkę zawierającą informację o sposobie załatwienia, nazwisko osoby zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.

5. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, które oprócz treści powinno zawierać:

1) nagłówek – odpowiedni blankiet korespondencyjny albo podłużną pieczęć nagłówkową;

2) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres; adresy pisze się w pierwszym przypadku (mianownik);

3) znak rozpoznawczy sprawy (zgodnie z § 12);

4) datę podpisania przez osobę upoważnioną;

5) w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;

6) podpis w obrębie pieczątki imiennej określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do podpisu z tym, że w przypadku pism podpisywanych przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego pieczątki imienne umieszcza się, gdy treść pisma jest zawarta na więcej niż jednej stronie;

7) pod treścią z lewej strony należy podać liczbę załączników;

8) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie „otrzymują” lub „do wiadomości” należy wymienić adresatów.

6. Projekty pism, które mają być powielone, wymagają w każdym przypadku wstępnej aprobaty dyrektora komórki organizacyjnej.

7. Kopia pisma powinna dodatkowo zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma);

2) ewentualnie dodatkowe, ważne w razie wznowienia sprawy, uwagi w lewej dolnej części arkusza.

8. Pisma przygotowane do podpisu Ministra powinny być sporządzone na blankietach korespondencyjnych z godłem, imieniem i nazwiskiem oraz funkcją danej osoby.

9. Pisma sporządzone do podpisu Dyrektora Generalnego powinny być sporządzone na blankietach korespondencyjnych z imieniem i nazwiskiem, funkcją oraz nazwą ministerstwa.

10. Pisma przygotowywane do podpisu innych osób powinny być sporządzone na blankietach z nazwą Ministerstwa oraz nazwą komórki organizacyjnej; podpis powinien być opatrzony pieczęcią imienną.

§ 15

1. Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Ministerstwa oraz upoważnienia imienne.

2. Wzory używanych w Ministerstwie blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych (w tym pieczęci z wizerunkiem godła państwowego) oraz wzory pieczęci do podpisu ustalane są jednolicie i są zamieszczone na stronie intranetowej Ministerstwa.

3. Pisma przygotowane do podpisu przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego przedkładane są za pośrednictwem właściwego sekretariatu. Do podpisu przedkładane są: oryginał pisma, odpowiednia liczba kopii pisma oraz akta sprawy.

4. Akceptacja projektu pisma przez przełożonych następuje przez parafowanie kopii, umieszczenie daty pod parafą pracownika sporządzającego to pismo. Parafa akceptującego projekt pisma powinna być opatrzona pieczątką imienną.

§ 16

1. Czynności dotyczące wysyłania pism polegają na:

1) sprawdzaniu, czy pismo posiada właściwy numer sprawy, jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone zostały wszystkie załączniki;

2) stwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki;

3) zarejestrowaniu pisma w obowiązujących w Ministerstwie elektronicznych systemach rejestracji spraw i obiegu dokumentów;

4) przekazaniu pisma do Kancelarii Ogólnej, z jednoczesnym wpisaniem do elektronicznego systemu rejestracji spraw i obiegu dokumentów daty jego wysłania.

2. Pisma w zaklejonych i dokładnie zaadresowanych kopertach przesyła się w dniu ich podpisania do Kancelarii Ogólnej.

3. Pisma kierowane do tego samego odbiorcy mogą być wysyłane razem, w jednej kopercie, na której umieści się odpowiednia adnotację (np. przez umieszczenie numerów spraw).

4. Pisma, o ile nie jest to sprzeczne z charakterem (rodzajem) sprawy, mogą być wysyłane faksem lub pocztą elektroniczną.

Rozdział 7

Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną

§ 17

1. W postępowaniu z dokumentacją oznaczoną klauzulą „zastrzeżone” stosuje się wymagania ustalone odrębnie w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone.

2. Szczegółowy tryb postępowania z tą dokumentacją określają odrębne przepisy.

Rozdział 8

Przechowywanie dokumentacji

§ 18

1. Akta spraw w toku załatwiania referenci przechowują w teczkach z napisem „do załatwienia”. Akta do załatwienia układa się w kolejności wpływu.

2. Dokumentację spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt – w kolejności symboli liczbowych, przy czym wewnątrz teczki akta sprawy powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.

3. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z § 13 ust. 6.

4. Dokumentację niejawną przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z obowiązującym rzeczowym wykazem akt i opisanych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, z zachowaniem wymagań określonych odrębnymi przepisami.

5. W przypadku wyjęcia sprawy z teczki należy w jej miejsce włożyć kartę zastępczą. Karta zastępcza powinna zawierać w treści: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta sprawy i skrót komórki organizacyjnej w której wypożyczający pracuje, względnie nazwę i adres jednostki, do której sprawę wysłano, datę wypożyczenia i ustalony z Archiwum termin zwrotu sprawy.

6. Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawę zakończono. Po upływie tego okresu referent przekazuje dokumentację do Archiwum.

7. Za wytworzoną i przyjętą z zewnątrz dokumentację odpowiedzialny jest dyrektor komórki organizacyjnej, która ją zgromadziła.

Rozdział 9

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 19

Czynności kancelaryjne wykonywane są z wykorzystaniem informatyki, pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych.

§ 20

Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przesyłania korespondencji i innych wiadomości korporacyjną pocztą elektroniczną;

2) prowadzenia wszelkich rejestrów, dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;

3) tworzenia, przekształcania i przechowywania dokumentów prowadzonych spraw;

4) monitorowania biegu dokumentów w Ministerstwie.

§ 21

1. Dane przechowywane na zasobach dyskowych komputerów zabezpiecza się przez:

1) udostępnianie ich wyłącznie upoważnionym pracownikom;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych, zawartych w komputerach, ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracownika;

2) odpowiednie uprawnienia kont użytkowych ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień;

3) zabezpieczenie dostępu do stacji roboczych przez użycie kart magnetycznych lub kart chipowych.

3. Dane gromadzone na zasobach dyskowych komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego;

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych na zasobach dyskowych komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu;

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych na zasobach dyskowych serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział 10

Przekazywanie dokumentacji do Archiwum

§ 22

1. Dokumentację zakończonych spraw referenci przekazują do Archiwum, zgodnie z planem corocznie opracowywanym przez Kierownika Archiwum w uzgodnieniu z dyrektorem właściwej komórki organizacyjnej.

2. Akta przekazuje się do Archiwum wyłącznie w stanie uporządkowanym.

3. Uprządkowanie akt należy do obowiązku komórki organizacyjnej, która je zgromadziła.

4. Przez uporządkowanie należy rozumieć:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek, zgodnie z § 18 ust. 2;

2) opisanie teczek aktowych, zgodnie z § 13 ust. 6;

3) wyłączenie z teczek powtarzających się egzemplarzy (kategoria A i B50) i usunięcie części metalowych;

4) spięcie klipsem plastikowym całości dokumentów w teczce (kategoria A i B50);

5) spaginowanie (ponumerowanie) poszczególnych zapisanych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne kategorii A i B50;

6) ułożenie teczek w porządku zgodnym z rzeczowym wykazem akt;

7) umieszczenie teczek z materiałami archiwalnymi (kategorii A i B50) w niekwasowych pudłach archiwalnych.

§ 23

1. Dokumentację spraw zakończonych z wyjątkiem kategorii Bc, komórki organizacyjne przekazują do Archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór określa załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w programie MS Word oddzielnie dla:

1) akt kategorii A z wydrukiem w 4 egzemplarzach;

2) akt kategorii B z wydrukiem w 3 egzemplarzach.

Jeden egzemplarz spisów przeznaczony jest dla komórki merytorycznej, która akta przekazuje, zaś jeden egzemplarz spisu kategorii A należy przestać do Archiwum Akt Nowych.

3. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej;

2) osoba przekazująca akta;

3) Kierownik Archiwum.

§ 24

1. Komórki organizacyjne przekazują akta kompletnymi rocznikami. Po zarchiwizowaniu akt, jednostki archiwalne (teczki) potrzebne do dalszej pracy bieżącej, można wypożyczyć z Archiwum na dowolny okres ustalony z pracownikiem Archiwum, po ich wprowadzeniu do ewidencji Archiwum.

2. Do przekazywanych akt należy dołączyć informację dotyczącą ewentualnych zmian organizacyjnych lub ich braku oraz rejestry, kartoteki i skorowidze.

3. Przed przyjęciem dokumentacji do Archiwum pracownik Archiwum sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

4. Kierownik Archiwum może odmówić przejęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym swojego przełożonego oraz dyrektora danej komórki organizacyjnej przekazującej akta.

5. Dokumentację kategorii Bc, po pełnym jej wykorzystaniu, brakuje się, na podstawie protokołu brakowania, w komórce organizacyjnej bez konieczności przekazywania jej do Archiwum, za zgodą Kierownika Archiwum.

Rozdział 11

Kontrola prac biurowych

§ 25

1. Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników departamentów i biur należy do obowiązku dyrektora danej komórki organizacyjnej.

2. Obowiązki dyrektora komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru i kontroli polegają na badaniu prawidłowości stosowania niniejszej instrukcji w szczególności na sprawdzeniu:

1) wykonania przez komórkę organizacyjną wyciągu z rzeczowego wykazu akt uzgodnionego z Archiwum;

2) prawidłowości rejestrowania spraw i znakowania pism;

3) terminowości załatwiania spraw;

4) prawidłowości obiegu dokumentacji ustalonego Instrukcją kancelaryjną w zakresie kierowanej komórki organizacyjnej Ministerstwa;

5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do Archiwum.

Rozdział 12

Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy

§ 26

1. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana, w tym w wyniku zmian organizacji wewnętrznej Ministerstwa, lub zlikwidowana przekazuje:

1) akta spraw będących w toku załatwiania – następcy prawnemu, na postawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje się do Archiwum;

2) pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej – do Archiwum.

2. W przypadku rozwiązania z Ministerstwem stosunku pracy, pracownik ma obowiązek przekazać zgromadzoną przez siebie dokumentację:

1) sprawy będące w toku załatwienia – następcy lub bezpośredniemu przełożonemu na postawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje się do Archiwum;

2) sprawy zakończone, uporządkowane zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej – do Archiwum.

Załączniki do Instrukcji Kancelaryjnej

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3