Dzienniki Urzędowe - rok 2014 poz. 46

Na postawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

Wprowadza się do użytku w Ministerstwie Skarbu Państwa:

1) instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Skarbu Państwa są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

Wdrażając system elektronicznego zarządzania dokumentacją pracownik prowadzący sprawę z dokumentacją spraw niezakończonych prowadzonych zgodnie z dotychczasowymi zasadami postępuje następująco:

1) zakłada nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw, albo

2) prowadzi akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jako dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie Skarbu Państwa przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w Ministerstwie Skarbu Państwa kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem.

Traci moc zarządzenie Nr 43 Ministra Skarbu Państwa z dnia 29 grudnia 2008 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Ministerstwie Skarbu Państwa.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.

¹⁾ Minister Skarbu Państwa kieruje działem administracji rządowej – Skarb Państwa, na podstawie § 1 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Skarbu Państwa (Dz. U. z 2014 r., poz. 1262).

Załączniki do Zarządzenia Nr 61 Ministra Skarbu Państwa
z dnia 31 grudnia 2014 r. (poz. 46)

Załącznik Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA SKARBU PAŃSTWA

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik Nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SKARBU PAŃSTWA

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik Nr 3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA SKARBU PAŃSTWA

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj