Dzienniki Urzędowe - rok 2008 nr 4 poz. 68

Na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Nr 19 Ministra Środowiska z dnia 11 lutego 2008 r. w sprawie wprowadzenia procedur udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Środowiska otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹⁾ Minister Środowiska kieruje działami administracji rządowej – gospodarka wodna oraz środowisko, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Środowiska (Dz. U. Nr 216, poz. 1606).

Załącznik do zarządzenia Nr 45 Ministra Środowiska
z dnia 22 kwietnia 2008 r. (poz. 68)

PROCEDURY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W MINISTERSTWIE ŚRODOWISKA

Rozdział 1

PRZEPISY OGÓLNE

§ 1

Niniejsze procedury regulują sposób:

1) udzielania zamówień publicznych w Ministerstwie Środowiska;

2) zawierania i wykonywania umów w sprawach zamówień publicznych;

3) zawierania i wykonywania innych umów cywilnoprawnych w sprawach zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

§ 2

Ilekroć w niniejszych procedurach jest mowa o:

1) „ustawie” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 Nr 223, poz. 1655);

2) „ministerstwie” – należy przez to rozumieć Ministerstwo Środowiska;

3) „zamawiającym” – należy przez to rozumieć Ministra Środowiska lub Ministerstwo Środowiska;

4) „Kierowniku Zamawiającego” – należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska lub Ministra Środowiska;

5) „SIWZ” – rozumie się przez to specyfikację istotnych warunków zamówienia publicznego;

6) „komórce organizacyjnej” – rozumie się przez to departament lub biuro w Ministerstwie Środowiska;

7) „dyrektorach komórek organizacyjnych” – rozumie się przez to dyrektorów departamentów i biur, będących komórkami organizacyjnymi w Ministerstwie Środowiska;

8) „procedurach” – należy przez to rozumieć niniejsze procedury.

§ 3

Do zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 12 000 zł brutto nie stosuje się niniejszych procedur.

Rozdział 2

POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA, DO KTÓREGO NIE MAJĄ ZASTOSOWANIA PRZEPISY USTAWY

§ 4

Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy.

§ 5

1. Zamówień, których wartość nie przekracza 14 000 euro udziela się z zachowaniem następujących warunków:

1) zamówienia mogą być udzielane wyłącznie po zabezpieczeniu środków finansowych na ten cel, przez komórkę organizacyjną właściwą dla danego zamówienia;

2) zamówienia mogą być udzielane po przeprowadzeniu rozeznania rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia;

3) z dokonania wyboru wykonawcy sporządza się notatkę, która wraz z informacjami zebranymi w trakcie rozeznania rynku, stanowi dokumentację postępowania;

4) notatkę, o której mowa w ust. 3, zatwierdza dyrektor komórki organizacyjnej właściwej dla danego zamówienia;

5) właściwe dla poszczególnych zamówień komórki organizacyjne zobowiązane są do prowadzenia rejestru udzielonych zamówień;

6) postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się zawarciem umowy;

7) w zakresie wymaganych elementów umowy stosuje się odpowiednio § 19 procedur.

2. Za prawidłową realizację umowy odpowiada dyrektor właściwej komórki organizacyjnej.

§ 6

Zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 1–7 oraz pkt 10–11 ustawy udziela się z zachowaniem następujących warunków:

1) zamówienia mogą być udzielane po zabezpieczeniu środków finansowych na ten cel, przez komórkę organizacyjną właściwą dla danego zamówienia;

2) zamówienia mogą być udzielane po przeprowadzeniu rozeznania rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia;

3) w celu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się notatkę, która wraz z informacjami zebranymi w trakcie rozeznania rynku, stanowi dokumentację postępowania;

4) notatka, o której mowa w pkt 3, powinna zawierać:

a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,

b) szacunkową wartość zamówienia wyrażoną w złotych polskich,

c) termin wykonania zamówienia,

d) podstawę prawną wraz z uzasadnieniem faktycznym zakwalifikowania zamówienia, jako zamówienia, do którego nie stosuje się postanowień ustawy,

e) nazwy i adresy proponowanych wykonawców;

5) notatkę, o której mowa w pkt 3, należy przekazać komórce organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych, celem zaopiniowania i zarejestrowania oraz zaakceptowania, pod względem formalnym, przez jej dyrektora;

6) notatkę, o której mowa w pkt 3, zaakceptowaną przez dyrektora, przekazuje się do akceptacji Sekretarzowi Stanu lub właściwemu Podsekretarzowi Stanu zgodnie z ustalonym dla nich zakresem czynności;

7) notatkę, o której mowa w pkt 3 zaakceptowaną przez Sekretarza Stanu, właściwego Podsekretarza Stanu zatwierdza Kierownik Zamawiającego.

Rozdział 3

POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY 14 000 EURO

§ 7

Wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokonuje się na podstawie przepisów ustawy.

§ 8

1. Kierownik Zamawiającego – Minister Środowiska może upoważnić Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska lub dyrektora komórki organizacyjnej do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kierownik Zamawiającego – Minister Środowiska może upoważnić do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Sekretarza Stanu w Ministerstwie lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie.

3. Zamówień publicznych udziela się z zachowaniem następujących warunków:

1) wniosek o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje się zgodnie z wzorem, określonym w załączniku nr 1 do procedur;

2) wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się do zaopiniowania i zarejestrowania komórce organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych oraz zaakceptowania, pod względem formalnym, przez dyrektora tej komórki organizacyjnej;

3) do wniosku o udzielenie zamówienia publicznego załącza się dokument potwierdzający zabezpieczenie środków finansowych na realizację zamówienia publicznego, wraz z określeniem terminu ich wydatkowania;

4) pozytywnie zaopiniowany, zarejestrowany oraz zaakceptowany pod względem formalnym wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, przed zatwierdzeniem przez Kierownika Zamawiającego, przekazuje się do akceptacji Sekretarzowi Stanu lub właściwemu Podsekretarzowi Stanu, zgodnie z ustalonym dla nich zakresem czynności;

5) wniosek o udzielenie zamówienia publicznego załącza się do projektu pełnomocnictwa do wykonywania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz do zawarcia i realizacji umowy cywilnoprawnej dotyczącej przedmiotowego zamówienia;

6) projekt SIWZ, przed zatwierdzeniem przez Kierownika Zamawiającego, wymaga uzgodnienia z komórką organizacyjną właściwą w sprawach zamówień publicznych oraz zaakceptowania, pod względem formalnym, przez jej dyrektora.

§ 9

1. Kierownik Zamawiającego – Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska może upoważnić dyrektora komórki organizacyjnej do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Zamówień publicznych udziela się z zachowaniem następujących warunków:

1) wniosek o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje się zgodnie z wzorem, który jest określony w załączniku nr 2 do procedur;

2) wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1, przekazuje się do zaopiniowania i zarejestrowania komórce organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych oraz zaakceptowania, pod względem formalnym, przez jej dyrektora;

3) pozytywnie zaopiniowany, zarejestrowany oraz zaakceptowany pod względem formalnym wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, przed zatwierdzeniem przez Kierownika Zamawiającego, przekazuje się do akceptacji Sekretarzowi Stanu lub właściwemu Podsekretarzowi Stanu, zgodnie z ustalonym dla nich zakresem czynności;

4) projekt SIWZ, przed zatwierdzeniem przez Kierownika Zamawiającego, wymaga uzgodnienia z komórką organizacyjną właściwą w sprawach zamówień publicznych oraz zaakceptowania, pod względem formalnym, przez jej dyrektora.

§ 10

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 133 000 euro, czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonuje Kierownik Zamawiającego lub pracownik zamawiającego, w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Kierownika Zamawiającego.

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 133 000 euro, czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonuje Kierownik Zamawiającego.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o wartości szacunkowej przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 133 000 euro, czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może wykonywać pracownik zamawiającego, w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Kierownika Zamawiającego.

§ 11

1. Komisję Przetargową powołuje się, w przypadkach o których mowa w art. 19 ustawy.

2. W skład komisji wchodzi od 3 do 5 osób, w tym pracownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych, odpowiedzialny za prawidłowość prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pod względem formalnym.

3. Spośród osób wchodzących w skład komisji wyznacza się przewodniczącego oraz sekretarza komisji.

4. Kierownik zamawiającego powołuje Komisję Przetargową w drodze zarządzenia.

5. Pracownik zamawiającego, powołuje Komisję Przetargową w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Kierownika Zamawiającego odrębnym pismem.

6. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy członek komisji obowiązany jest wyłączyć się z udziału w pracach komisji, niezwłocznie po powzięciu o tym wiadomości, poprzez złożenie pisemnego powiadomienia Kierownikowi Zamawiającego.

7. Wszelkie dokumenty dotyczące prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności pisma kierowane do wykonawców, przed ich podpisaniem przez Kierownika Zamawiającego, wymagają parafowania przez pracownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych, o którym mowa w ust. 2.

§ 12

1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania.

2. Komisja obraduje na posiedzeniach, z których sporządza się protokół.

3. Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

4. Do obowiązków członków komisji należy czynny udział w posiedzeniach komisji oraz wykonywanie czynności powierzonych przez przewodniczącego komisji.

5. Członkowie komisji wykonują powierzone im obowiązki, w ramach swoich obowiązków służbowych.

6. Przełożony osoby będącej członkiem komisji jest obowiązany zapewnić tej osobie możliwość udziału w pracach komisji.

7. Przewodniczący, członkowie oraz sekretarz komisji ponoszą odpowiedzialność za wykonywanie powierzonych im czynności.

8. W sprawach spornych komisja dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu; w przypadku równej liczby głosów „za” i „przeciw”, rozstrzyga głos przewodniczącego.

9. W przypadku dokonywania przez komisję rozstrzygnięcia w głosowaniu, członek komisji nie może wstrzymać się od głosu, może on żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokołu postępowania.

10. Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego lub z chwilą unieważnienia postępowania.

§ 13

1. Przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego Komisja w szczególności:

1) przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia publicznego, którego wzory zostały określone w załączniku nr 1 oraz 2 do procedur;

2) opracowuje projekt SIWZ, wraz z załącznikami;

3) prowadzi protokół postępowania;

4) przedstawia propozycję listy wykonawców, do których mogłoby zostać skierowane zaproszenie do negocjacji, do złożenia oferty lub dokonania innych czynności przewidzianych przepisami ustawy;

5) przygotowuje ogłoszenia lub zaproszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

6) przygotowuje projekt umowy;

7) przygotowuje projekt wyjaśnień dotyczących treści dokumentacji udostępnianej wykonawcom ubiegającym się lub zamierzającym ubiegać się o udzielenie zamówienia publicznego;

8) prowadzi negocjacje z wykonawcami, jeżeli ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji;

9) składa wnioski do Kierownika Zamawiającego o wprowadzenie zmian do dokumentacji postępowania;

10) składa wnioski o przedłużenie terminu składania ofert;

11) uczestniczy w czynnościach otwarcia ofert;

12) dokonuje oceny ofert;

13) dokonuje poprawek oczywistych omyłek pisarskich oraz omyłek rachunkowych w obliczeniu ceny w treści złożonych ofert, zawiadamiając o tym wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu;

14) przedstawia Kierownikowi Zamawiającego propozycję wykluczenia z postępowania wykonawcy lub odrzucenia oferty w przypadkach określonych w ustawie;

15) ocenia, na podstawie przyjętych kryteriów, oferty niepodlegające odrzuceniu;

16) składa wnioski o przedłużenie terminu związania ofertą, w tym terminu ważności wadium;

17) informuje wykonawców o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą;

18) przygotowuje i przedstawia Kierownikowi Zamawiającego propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej, bądź występuje o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie;

19) informuje Kierownika Zamawiającego o wniesionym proteście oraz przedstawia propozycję odpowiedzi na protest.

2. Projekty dokumentów dotyczących prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia, komisja przedstawia Kierownikowi Zamawiającego, w celu ich zatwierdzenia.

§ 14

1. Przewodniczący kieruje pracami komisji, a w szczególności:

1) nadzoruje terminowe i prawidłowe dokonywanie czynności wykonywanych przez członków i sekretarza komisji;

2) wyznacza miejsca i terminy posiedzeń komisji;

3) dokonuje podziału prac między członków komisji;

4) uczestniczy w przygotowaniu SIWZ i innych dokumentów;

5) podczas czynności otwarcia ofert:

a) przedstawia zebranym skład komisji,

b) podaje kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia publicznego,

c) okazuje zebranym oferty w celu stwierdzenia ich nienaruszalności,

d) podaje nazwiska lub nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny oraz innych kryteriów oceny ofert, jeśli zostały podane w SIWZ (np. termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności zawartych w ofertach itp.);

6) składa oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy i odbiera takie oświadczenia od członków komisji oraz innych osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, niezwłocznie po dokonaniu otwarcia ofert;

7) na bieżąco informuje Kierownika Zamawiającego o problemach zaistniałych w trakcie prac komisji i innych sprawach związanych z prowadzeniem postępowania;

8) po zakończeniu oceny ofert przedkłada propozycję komisji w sprawie wyboru oferty, wykluczenia wykonawcy lub odrzucenia oferty.

2. Przed podpisaniem umowy z wykonawcą, który został wyłoniony w wyniku przeprowadzonego postępowania, przewodniczący parafuje projekt tej umowy (wraz z załącznikami) i kieruje go do parafowania przez:

1) komórkę organizacyjną ministerstwa właściwą w sprawach finansowych – w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia oraz zgodności umowy z powszechnie obowiązującymi przepisami finansowymi, oraz

2) komórkę organizacyjną właściwą do spraw obsługi prawnej.

3. Projektów umów finansowanych ze środków, o których mowa w art. 401 ust. 5 i 6 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 2007 r. Nr 25, poz. 150) nie kieruje się do parafowania przez komórki organizacyjne, o których mowa w ust. 2.

4. W przypadku nieobecności przewodniczącego komisji czynności zastrzeżone dla przewodniczącego, o których mowa w ust. 1–2, wykonuje osoba wskazana przez niego na piśmie i zatwierdzona przez Kierownika Zamawiającego.

§ 15

Do obowiązków sekretarza komisji należy:

1) prowadzenie protokołu postępowania;

2) organizowanie – w uzgodnieniu z przewodniczącym – posiedzeń komisji;

3) dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję;

4) udział w przygotowaniu projektów dokumentów i korespondencji przygotowywanej przez komisję, w zakresie zleconym przez przewodniczącego;

5) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez przewodniczącego;

6) przekazywanie wykonawcom nieobecnym na otwarciu ofert, na ich pisemny wniosek, informacji odczytanych podczas części jawnej otwarcia ofert;

7) obsługa techniczno-organizacyjna komisji;

8) prowadzenie rejestru wykonawców, którzy pobrali SIWZ;

9) udział w przygotowywaniu treści ogłoszeń oraz ich publikowanie, zgodnie z przepisami ustawy;

10) przekazywanie wyjaśnień lub informacji o zmianach SIWZ, opracowanych przez komisję i zatwierdzonych przez Kierownika Zamawiającego;

11) przyjmowanie i rejestracja wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

12) przyjmowanie i rejestracja ofert;

13) wydawanie zainteresowanym wykonawcom SIWZ;

14) przyjmowanie i rejestracja zapytań dotyczących SIWZ;

15) złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy;

16) wysyłanie wykonawcom informacji o wniesieniu protestu oraz jego treści;

17) w razie zwołania zebrania wykonawców – prowadzenie protokołu zebrania;

18) przechowywanie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem;

19) powiadamianie wykonawców o dokonanym wyborze oferty albo unieważnieniu postępowania;

20) zamieszczanie, zgodnie z przepisami ustawy, ogłoszeń dotyczących prowadzonych postępowań na stronie internetowej zamawiającego i tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego, a w przypadkach wskazanych w ustawie przekazywanie ogłoszeń Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych lub do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich;

21) występowanie do komórki organizacyjnej ministerstwa, właściwej w sprawach finansowych, w sprawie zwrotu wadium lub zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 16

Do obowiązków członka komisji należy:

1) terminowe i rzetelne wykonywanie zadań wskazanych przez przewodniczącego komisji;

2) udział w pracach określonych w § 13 ust. 1 procedur;

3) wykonywanie wszelkich czynności z zachowaniem najwyższej staranności, zgodnie z przepisami prawa, własną wiedzą i doświadczeniem;

4) złożenie oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy.

§ 7

1. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, Kierownik Zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji może powołać biegłych.

2. Biegli, o których mowa w ust. 1, przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie przewodniczącego komisji mogą uczestniczyć w jej pracach z głosem doradczym.

3. Przed przystąpieniem do czynności biegły składa oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy.

§ 18

Postępowanie o udzielnie zamówienia publicznego kończy się:

1) zawarciem umowy z wybranym wykonawcą;

2) unieważnieniem postępowania, w razie zaistnienia przesłanek określonych w art. 93 ustawy, które wymaga zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego.

§ 19

1. Umowy o udzielenie zamówienia publicznego są sporządzane w formie pisemnej i zawierają co najmniej:

1) oznaczenie zamawiającego;

2) oznaczenie wykonawcy;

3) określenie przedmiotu umowy, sformułowane w sposób konkretny, wyczerpujący i jednoznaczny;

4) oznaczenie terminu realizacji umowy;

5) oznaczenie dodatkowych warunków realizacji umowy;

6) określenie wartości umowy (wynagrodzenia, ceny z tytułu wykonania przedmiotu umowy);

7) określenie sposobu i warunków płatności;

8) określenie kar z tytułu nienależytego wykonania umowy przez strony umowy;

9) oznaczenie sądu właściwego do rozstrzygania sporów, jakie mogą powstać w związku z realizacją umowy;

10) wyszczególnienie załączników do umowy;

11) wskazanie liczby egzemplarzy umowy;

12) podpisy stron umowy.

2. Umowy ze strony zamawiającego są zawierane i podpisywane zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie organizacyjnym ministerstwa.

§ 20

1. Odbioru przedmiotu umowy dokonuje wyznaczony pracownik lub pracownicy Zamawiającego.

2. Odbiór przedmiotu umowy stwierdza się w protokole odbioru lub w innym dokumencie odbioru, który powinien zawierać co najmniej:

1) oznaczenie zamawiającego i wykonawcy;

2) wskazanie umowy, której odbiór jest dokonywany;

3) stwierdzenie wykonania umowy albo wskazanie, w jakim zakresie umowa nie została wykonana wraz ze wskazaniem sposobu naprawienia szkody;

4) datę sporządzenia;

5) podpisy osób upoważnionych do przekazania i odbioru przedmiotu umowy.

3. Podstawę do przyjęcia przez zamawiającego faktury za wykonanie zamówienia stanowi protokół odbioru lub inny dokument odbioru zatwierdzony przez Kierownika Zamawiającego lub pracownika zamawiającego, w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Kierownika Zamawiającego.

§ 21

1. Dyrektorzy departamentów i biur są zobowiązani do:

1) niezwłocznego informowania komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zamówień publicznych o złożonych protestach i wniesionych odwołaniach;

2) przekazania do zaakceptowania pod względem formalnym przez dyrektora komórki organizacyjnej, właściwej w sprawach zamówień publicznych, pism kierowanych do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych;

3) przekazania do komórki organizacyjnej, właściwej w sprawach zamówień publicznych, niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego rocznego planu rzeczowo-finansowego, informacji na temat planowanych do realizacji w ciągu kolejnych 12 miesięcy zamówieniach publicznych, zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 3 do procedur;

4) przekazania do komórki organizacyjnej, właściwej w sprawach zamówień publicznych, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po upływie kwartału, kwartalnych sprawozdań z wykonania planu zamówień, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedur;

5) przechowywania dokumentacji związanej z udzieleniem zamówienia publicznego (protokoły i załączniki) przez okres 4 lat od daty zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność.

2. Informacje dotyczące zmian w rocznym planie rzeczowo-finansowym, w szczególności dodatkowych przedsięwzięć i zamówień publicznych, z których wszczęcia zrezygnowano, należy na bieżąco przekazywać do komórki organizacyjnej, właściwej w sprawach zamówień publicznych.

Załączniki do procedur udzielania zamówień publicznych
w Ministerstwie Środowiska

Załącznik nr 1

Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego

Załącznik nr 2

Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego