Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 295

Na podstawie art. 6 ust. 2e pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

1) w załączniku nr 1 Instrukcja kancelaryjna sądów powszechnych:

a) w § 4:

- pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) akceptacja - zgodę osoby uprawnionej w systemie EZD na sposób załatwienia sprawy lub treść pisma lub jej podpis skrócony albo podpis; w wewnętrznym obiegu dokumentów akceptacja zastępuje podpis pracownika oraz poświadczenie zgodności z oryginałem okazanych do wglądu dokumentów;”,

- w pkt 16 skreśla się wyrazy „a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających,”,

- w pkt 19 skreśla się wyrazy „lub skrzynki doręczeń”,

- uchyla się pkt 27,

- po pkt 29 dodaje się pkt 29a w brzmieniu:

„29a) system dziedzinowy - samodzielny i niezależny system informatyczny, służący do świadczenia usług dla określonego obszaru w jednostce umożliwiający gromadzenie, klasyfikowanie, kwalifikowanie i archiwizowanie, w tym brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, dokumentacji bez konieczności użycia innego systemu;”,

- w pkt 30 po średniku dodaje się wyrazy „w sądach powszechnych stosowany jest system autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW);”,

- po pkt 32 dodaje się pkt 32a w brzmieniu:

„32a) tytuł - zwięzłe odzwierciedlenie przedmiotu sprawy, zawierające co najmniej określenie działania, czynności, zjawiska, faktu, którego wystąpienie jest związane z treścią sprawy;”,

b) w § 9:

- w ust. 1 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

„5) prowadzenia innych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dziedzinowych systemach teleinformatycznych;”,

- w ust. 2 uchyla się pkt 3,

- w ust. 4 wyrazy „w ust. 2 pkt 1 i 3” zastępuje się wyrazami „w ust. 2 pkt 1”,

- ust. 5 otrzymuje brzmienie:

„5. W systemie papierowym, przy zakładaniu i załatwianiu spraw lub zakańczaniu dokumentów nietworzących akt sprawy poprzez przyporządkowanie ich do właściwej klasy z wykazu akt, system EZD wykorzystuje się do:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych rejestrów i ewidencji;

3) przechowywania cyfrowych odwzorowań dokumentów;

4) dekretacji i akceptacji;

5) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz sądu;

6) podpisywania i przesyłania przesyłek.”,

c) w § 15 w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) adresowanych imiennie lub opatrzonych adnotacjami: „do rąk własnych adresata”, „konkurs”, „nie otwierać przed” lub zwrotami równoważnymi;”,

d) w § 18:

- w ust. 9 wyrazy „jej formę lub postać” zastępuje się wyrazami „jej treść, formę lub postać.”,

- w ust. 10 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

„Jeżeli biuro podawcze nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki lub z uwagi na treść, postać lub formę dokumentów (np. trwale zszyta, zalakowana dokumentacja zagraniczna), to odwzorowanie cyfrowe może być:”,

e) w § 20 w ust. 1 we wprowadzeniu do wyliczenia skreśla się wyrazy „lub skrzynkę doręczeń”,

f) w § 22 po wyrazach „sporządzającego wydruk” dodaje się wyrazy „albo dołącza się wydruk weryfikacji dokumentu wraz z czytelnym podpisem sporządzającego weryfikację”,

g) w § 23 w ust. 3 kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje się wyrazy „z wyjątkiem przesyłek zawierających dokumentację, o której mowa w § 27 ust. 2 pkt 4.”,

h) w § 27 w ust. 2 w pkt 3 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 4 w brzmieniu:

„4) dokumentacji w postaci papierowej, jeśli podlega włączeniu do akt osobowych.”,

i) w § 29 w ust. 2 w pkt 3 wyraz „potwierdzeniu” zastępuje się wyrazem „potwierdzenie”,

j) w § 37:

- ust. 1 otrzymuje brzmienie:

„1. Dokumentacji nietworzącej akt spraw stanowiącej wyjątek od podstawowego sposobu prowadzenia sprawy nie rejestruje się w spisach spraw, lecz gromadzi w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych z wykazu akt.”,

- po ust. 1 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:

„1a. Dokumentację nietworzącą akt spraw prowadzoną w sposób podstawowy gromadzi się w systemie EZD bez zakładania sprawy, przyporządkowuje się ją do klasy z wykazu akt i zakańcza jako niestanowiącą akt sprawy.”,

k) w § 39 w ust. 1 w pkt 2 w lit. c skreśla się wyrazy „stanowiący zwięzłe odniesienie się do jej przedmiotu,”,

l) w § 43 w ust. 4 w pkt 3 wyrazy „biuro podawcze” zastępuje się wyrazami „pracownika umieszczającego dokument w systemie EZD;”,

m) w § 45:

- w ust. 1 skreśla się wyrazy „przeznaczonego do wysyłki poza sąd”,

- w ust. 8 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

„Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 5, jest częścią akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym, prowadzący sprawę drukuje pismo w dwóch egzemplarzach (chyba że załatwienie sprawy wymaga dodatkowych egzemplarzy):”,

n) w § 46 w ust. 1 we wprowadzeniu do wyliczenia skreśla się wyraz „adresatom”,

o) w § 47 w pkt 5 skreśla się wyrazy „skrzynka doręczeń,”,

p) w § 48 w ust. 5:

- w pkt 1 w lit. g wyrazy „w prawym” zastępuje się wyrazami „w zewnętrznym”,

- w pkt 2 w lit. c wyrazy „teczek aktowych” zastępuje się wyrazami „pierwszego tomu teczki aktowej”;

2) załącznik nr 2 Jednolity rzeczowy wykaz akt sądów powszechnych otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

1) dopuszcza się stosowanie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, przez określenie przez prezesa sądu o ich prowadzeniu w systemie papierowym;

2) prezes sądu określa zakres danych gromadzonych i przechowywanych na zasadach określonych w § 9 ust. 5 załącznika nr 1 zarządzenia zmienianego w § 1.

MINISTER SPRAWIEDLIWOŚCI

Adam Bodnar

w porozumieniu:
NACZELNY DYREKTOR
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
w zastępstwie:
ZASTĘPCA NACZELNEGO DYREKTORA
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

Ryszard Wojtkowski

Załącznik do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 30 grudnia 2024 r. (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 295)

Treść załącznika w formacie PDF