Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 152

Na podstawie art. 48 ust. 1 oraz art. 40 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019, z 2020 r. poz. 288, 1492, 1517, 2275 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 464) oraz art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178) zarządza się, co następuje:

1) centralnego zamawiającego prowadzącego działalność w zakresie wybranych zamówień publicznych na potrzeby sądów powszechnych oraz zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich;

2) wyznaczonych zamawiających właściwych do przeprowadzenia wybranych postępowań o udzielenie zamówień publicznych lub udzielenia zamówień;

3) jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Sprawiedliwości zobowiązane do nabywania dostaw lub usług od centralnego zamawiającego lub od wykonawców przez niego wybranych oraz do udzielania zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego;

4) jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Sprawiedliwości, na rzecz których prowadzone są postępowania o udzielnie zamówienia publicznego lub udzielane zamówienia.

2. Zarządzenie określa sposób współdziałania jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 5, z centralnym zamawiającym lub wyznaczonym zamawiającym.

3. Zarządzenie określa zasady organizacji przez sądy powszechne realizacji dostaw i usług niezbędnych do ich funkcjonowania.

4. Zamówienia na dostawy i usługi określone w § 2, § 3 i § 9 ust. 1 na rzecz sądów oraz dostawy i usługi określone w § 8 i § 9 ust. 2 na rzecz innych jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Sprawiedliwości dokonywane są, niezależnie od ich wartości, zgodnie z przepisami zarządzenia, z zastrzeżeniem, iż zarządzenie nie dotyczy zamówień sektorowych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa oraz z zastrzeżeniem § 13 dotyczącego wszystkich rodzajów zamówień udzielanych przez sądy.

5. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) sądach - należy przez to rozumieć sądy powszechne;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Sprawiedliwości;

3) centralnym zamawiającym - należy przez to rozumieć centralnego zamawiającego w rozumieniu art. 44-46 i 48 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;

4) jednostce zamawiającej - należy przez to rozumieć odpowiednio Sąd Apelacyjny w Krakowie, sądy apelacyjne lub Ministerstwo;

5) jednostkach - należy przez to rozumieć odpowiednio sądy powszechne oraz pozostałe jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Sprawiedliwości;

6) CSZ - należy przez to rozumieć Centralny System Zakupów jako centralny system informatyczny wspierający procesy zakupowe;

7) ustawie PZP - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.

1) dostaw:

a) energii elektrycznej,

b) paliw napędowych do samochodów z wykorzystaniem kart flotowych,

c) białego papieru A4 do wydruków i kopiowania,

d) prasy,

e) samochodów osobowych i ciężarowych,

f) kopert przeznaczonych do kopertowania maszynowego wykorzystywanych w centrach obsługi druku,

g) centralnego oprogramowania gotowego o ustalonych standardach oraz infrastruktury techniczno-informatycznej o ustalonych standardach;

2) usług:

a) telefonii stacjonarnej,

b) telefonii komórkowej,

c) ubezpieczeń majątkowych,

d) ubezpieczeń komunikacyjnych,

e) ubezpieczeń następstw nieszczęśliwych wypadków,

f) ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej,

g) pocztowych,

h) kurierskich,

i) prasy elektronicznej,

j) serwisowych w zakresie urządzeń kopertujących oraz drukujących wykorzystywanych w centrach obsługi druku,

k) towarzyszących związanych z centralnym oprogramowaniem gotowym, o którym mowa w pkt 1 lit. g.

2. Wyznacza się Sąd Apelacyjny w Krakowie jako centralnego zamawiającego oraz poleca się sądom udzielanie zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego, w zakresie dostaw:

1) aparatów do telefonii komórkowej, smartfonów i tabletów;

2) sprzętu komputerowego i biurowego:

a) komputerów stacjonarnych,

b) monitorów,

c) laptopów,

d) serwerów,

e) sprzętu sieciowego,

f) pamięci masowych,

g) systemów backupów danych,

h) drukarek,

i) urządzeń wielofunkcyjnych,

j) skanerów,

k) projektorów,

l) wokand,

m) terminali (typu zero client oraz thin client),

n) systemów wideokonferencyjnych.

1) materiałów biurowych z wyłączeniem białego papieru A4 do wydruków i kopiowania;

2) aparatów do telefonii komórkowej, smartfonów i tabletów;

3) sprzętu komputerowego i biurowego:

a) komputerów stacjonarnych,

b) monitorów,

c) laptopów,

d) serwerów,

e) sprzętu sieciowego,

f) pamięci masowych,

g) systemów backupów danych,

h) drukarek,

i) urządzeń wielofunkcyjnych,

j) skanerów,

k) projektorów,

l) wokand,

m) terminali (typu zero client oraz thin client),

n) systemów wideokonferencyjnych.

2. Ministerstwo może przygotować i przeprowadzić postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz może udzielać zamówień na rzecz sądów, w zakresie usług i dostaw związanych z centralnymi systemami informatycznymi oraz z infrastrukturą techniczną na potrzeby sądownictwa powszechnego, wskazanych przez Dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości.

3. Sądy apelacyjne nadzorują zakupy na potrzeby sądów z obszaru danej apelacji w zakresie usług i dostaw informatycznych, w tym oprogramowania oraz akcesoriów komputerowych, niewskazanych w ust. 1, w tym w szczególności niewskazanych standaryzacyjnie w zatwierdzonym przez Ministra Sprawiedliwości katalogu dostaw i usług, o którym mowa w § 5.

2. W celu ustalenia parametrów, standaryzacji i zidentyfikowanych potrzeb sądy apelacyjne przekazują Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie zagregowane potrzeby sądów z obszaru danej apelacji w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a-f i pkt 2 lit. a-i oraz § 3 ust. 1 pkt 1, w terminie od dnia 1 października do dnia 30 listopada roku poprzedzającego przygotowanie katalogu, o którym mowa w ust. 1.

3. Katalogi, o których mowa w ust. 1, przygotowują i przekazują Ministrowi Sprawiedliwości do zatwierdzenia, za pośrednictwem komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne, do dnia 15 stycznia roku poprzedzającego rok budżetowy:

1) Sąd Apelacyjny w Krakowie - w zakresie określonym w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a-f i pkt 2 lit. a-i oraz § 3 ust. 1 pkt 1;

2) komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości - w zakresie określonym w § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1 pkt 2 i 3, z wyszczególnieniem asortymentu objętego postępowaniami prowadzonymi przez centralnego zamawiającego;

3) komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości po uzgodnieniu treści katalogu z Sądem Apelacyjnym w Krakowie - w zakresie określonym w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. g oraz pkt 2 lit. j-k.

4. W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku budżetowego katalogi dostaw i usług są zatwierdzane przez Ministra Sprawiedliwości.

5. Zatwierdzone przez Ministra Sprawiedliwości katalogi, w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a-f, pkt 2 lit. a-b i lit. g-i, § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1, są wprowadzane do CSZ w terminie do dnia 5 lutego każdego roku budżetowego i stanowią podstawę do planowania dostaw i usług o charakterze centralnym.

6. W celu sporządzania katalogów dostaw i usług, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. g i pkt 2 lit. j-k, § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1 pkt 2 i 3, dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości powołuje decyzją zespół złożony z kierowników oddziałów informatycznych sądów apelacyjnych lub wyznaczonych przez nich osób oraz ewentualnie innych osób. Zespołowi przewodniczy przedstawiciel komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości.

2. Wstępne zapotrzebowania na dostawy i usługi określone w katalogach, o których mowa w § 5 ust. 1, mogą zostać zebrane w inny sposób w terminie i zakresie określonym przez Sąd Apelacyjny w Krakowie.

3. Wstępne zapotrzebowania, o których mowa w ust. 1, stanowią element analizy potrzeb i wymagań oraz podstawę do sporządzenia planu postępowań o charakterze centralnym na dany rok.

4. Wstępne zapotrzebowania, o których mowa w ust. 1, podlegają aktualizacji w terminie do dnia 30 czerwca każdego roku budżetowego, z zastrzeżeniem ust. 6.

5. Zaktualizowane wstępne zapotrzebowania, o których mowa w ust. 4, mogą stanowić podstawę ujęcia wydatków na dostawy i usługi o charakterze centralnym w projekcie planu finansowego na kolejny rok budżetowy.

6. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się odstąpienie od obowiązku aktualizacji wstępnych zapotrzebowań, o których mowa w ust. 4, a podstawą ujęcia wydatku w projekcie planu finansowego na kolejny rok budżetowy będą zweryfikowane zapotrzebowania zamówieniowe, o których mowa w § 7 ust. 1.

2. Zatwierdzanie środków finansowych na dostawy i usługi, o których mowa w § 3 ust. 2 oraz § 4, planowanych w części 15/01 Ministerstwo Sprawiedliwości odbywa się zgodnie z odrębnymi procedurami.

3. W przypadku dostaw, o których mowa w § 2 ust. 2 oraz § 3 ust. 1 pkt 2 i 3, które nie zostały ujęte w katalogach, o których mowa w § 5 ust. 3 pkt 2 i 3, sąd apelacyjny lub centralny zamawiający w terminie nie późniejszym niż na 30 dni przed planowanym terminem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przesyła do komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości specyfikację techniczną zamawianych dostaw celem akceptacji.

1) dostaw:

a) energii elektrycznej,

b) samochodów osobowych i ciężarowych;

2) usług:

a) ubezpieczeń majątkowych,

b) ubezpieczeń komunikacyjnych,

c) ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej,

d) ubezpieczeń następstw nieszczęśliwych wypadków.

2. Sąd Apelacyjny w Krakowie może przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego lub w celu zawarcia umowy ramowej lub w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, pod warunkiem złożenia wniosku w zakresie i terminie wyznaczonym przez Sąd Apelacyjny w Krakowie i po akceptacji wniosku przez Sąd Apelacyjny w Krakowie, na rzecz:

1) Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury - na podstawie wniosku Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury, w zakresie zamówień, o których mowa w § 2 oraz § 3 ust. 1,

2) państwowych jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości, prowadzących działalność naukową i badawczo-rozwojową, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1383) - na podstawie wniosku jednostki, w zakresie zamówień, o których mowa w § 2 oraz § 3 ust. 1,

3) zakładów poprawczych i schronisk dla nieletnich - na podstawie wniosków tych jednostek w zakresie zamówień, o których mowa w § 2 ust. 1 oraz § 3 ust. 1, z zastrzeżeniem § 8 oraz po zawarciu stosownych porozumień na podstawie art. 38 ustawy PZP, z zastrzeżeniem § 12.

3. W szczególnych przypadkach zasady przeprowadzania przez Sąd Apelacyjny w Krakowie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub w celu zawarcia umowy ramowej lub w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, na rzecz innych podmiotów oraz w innym zakresie, niż wskazane w ust. 1 i 2, mogą regulować porozumienia i dokumenty odrębne.

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne może udzielić, w wyjątkowej sytuacji, zgody w formie pisemnej na samodzielną realizację zamówienia w zakresie dostaw i usług objętych tym zarządzeniem wszystkim lub wybranym sądom, z zastrzeżeniem ust. 3. Wniosek o samodzielną realizację zamówienia w formie pisemnej składany jest za pośrednictwem właściwego sądu apelacyjnego i musi zawierać uzasadnienie.

3. W przypadku dostaw wskazanych w § 2 ust. 1 pkt 1 lit. g i pkt 2 lit. j-k, ust. 2 oraz § 3 ust. 1 pkt 2 i 3 zgodę, o której mowa w ust. 2, udziela komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości oraz przekazuje ją do wiadomości komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne.

4. Komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za zwierzchni nadzór nad zakładami poprawczymi i schroniskami dla nieletnich może udzielić, w wyjątkowej sytuacji, zgody na samodzielną realizację zamówienia w zakresie dostaw i usług, o których mowa w § 8, wszystkim lub wybranym nadzorowanym jednostkom.

1) niezwłocznie udostępnia informacje o wszczęciu postępowania;

2) niezwłocznie udostępnia informacje o wyborze wykonawcy lub unieważnieniu postępowania;

3) udostępnia kopie umów nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich podpisania;

4) sprawuje nadzór formalny nad prawidłowym wykonywaniem umów zawartych w wykonaniu niniejszego zarządzenia;

5) udziela wyjaśnień i informacji;

6) sporządza raporty na potrzeby Ministerstwa.

2. Jednostki współpracują z jednostką zamawiającą, w tym:

1) udzielają wyjaśnień i informacji niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia postępowań oraz dotyczących realizacji i nadzoru zawartych umów oraz umów wykonawczych;

2) dokonują odbioru dostaw i usług oraz zapłaty za dostawy i usługi zgodnie ze złożonymi zapotrzebowaniami i w terminach określonych w umowach;

3) prowadzą ewidencję realizacji umów, w szczególności poprzez:

a) przekazywanie danych z faktur, a w przypadku sądów wprowadzanie tych danych do CSZ dla umów wprowadzonych do CSZ,

b) przekazywanie informacji o terminach dostaw, a w przypadku sądów wprowadzanie tych informacji do CSZ dla umów wprowadzonych do CSZ,

c) przekazywanie informacji o realizacji gwarancji, serwisu i napraw, a w przypadku sądów wprowadzanie tych informacji do CSZ dla umów wprowadzonych do CSZ,

d) przekazywanie informacji o dochodzonych karach umownych,

e) sporządzanie raportów na potrzeby jednostek zamawiających,

f) przekazywanie innych informacji niezbędnych do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa lub treści umów.

3. W komunikacji oraz wykonywaniu zadań określonych w ust. 1 i 2, sąd apelacyjny pośredniczy między jednostką zamawiającą, a sądami z obszaru danej apelacji, natomiast komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za zwierzchni nadzór nad zakładami poprawczymi i schroniskami dla nieletnich pośredniczy między jednostką zamawiającą, a zakładami poprawczymi i schroniskami dla nieletnich.

4. Jednostki ponoszą odpowiedzialność z tytułu roszczeń wykonawców w przypadku niewykonania umowy zawartej w ich imieniu lub na ich rzecz, z przyczyn leżących po ich stronie.

5. Jednostki wykonują obowiązki i uprawnienia wynikające dla nich z umowy zawartej z wykonawcą, w tym również uprawnienia wynikające z gwarancji i rękojmi, z zastrzeżeniem zadań pozostających w kompetencji właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa.

6. Jednostki ponoszą odpowiedzialność za przeprowadzenie postępowania w celu zawarcia umowy wykonawczej na podstawie umowy ramowej lub objętej dynamicznym systemem zakupów.

7. Sąd Apelacyjny w Krakowie przygotowuje i przekazuje do Ministerstwa sprawozdanie efektywności ekonomicznej w zakresie przeprowadzonych zamówień centralnych za rok poprzedni w terminie do końca pierwszego kwartału danego roku.

1) zastosowania wyłączenia ustawowego określonego w art. 11 ust. 5 pkt 8 ustawy PZP;

2) zastosowania klauzuli, określonej w art. 94 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP;

3) zastosowania klauzuli, określonej w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP w zakresie wymogów zatrudnienia osób pozbawionych wolności;

4) zastosowania jakościowego kryterium oceny ofert odnoszącego się do aspektów społecznych, w tym integracji zawodowej i społecznej osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP.

2. W zakresie terminów określonych w § 5 oraz § 6 niniejszego zarządzenia, w 2021 r. obowiązują następujące terminy:

1) § 5 ust. 3 - w miejsce terminu 15 stycznia, termin 8 czerwca;

2) § 5 ust. 4 - w miejsce terminu 31 stycznia, termin 14 czerwca;

3) § 5 ust. 5 - w miejsce terminu 5 lutego, termin 21 czerwca;

4) § 6 ust. 1 - w miejsce terminu 20 lutego, termin 30 czerwca.

MINISTER SPRAWIEDLIWOŚCI

Zbigniew Ziobro