Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 230

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

2. System kontroli zarządczej w Ministerstwie obejmuje w szczególności:

1) wyznaczanie celów do planu działań Ministerstwa, mierników określających stopień realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu;

2) zarządzanie ryzykiem w Ministerstwie;

3) monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, w szczególności sporządzanie sprawozdań z wykonania planu działań i zarządzania ryzykiem;

4) kontrolę i audyt;

5) zarządzanie portfelem projektów;

6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;

7) politykę antykorupcyjną;

8) zarządzanie finansami;

9) zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym zarządzanie przez kompetencje;

10) dokonywanie oceny systemu kontroli zarządczej, w tym sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie;

11) zapewnianie członkom kierownictwa Ministerstwa i Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie, w szczególności sporządzanie raportów i przeprowadzanie przeglądu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

3. Elementy systemu kontroli zarządczej, określone w ust. 2:

1) pkt 1–3, 10 i 11 – reguluje niniejsze zarządzenie;

2) pkt 4–9 – regulują odrębne przepisy.

2. Informację, o której mowa w ust. 1, nadzorujący członek kierownictwa Ministerstwa i Dyrektor Generalny Ministerstwa przekazuje do dnia 2 listopada każdego roku dyrektorowi właściwej komórki organizacyjnej. W informacji wskazuje się w szczególności:

1) cele komórki organizacyjnej, wynikające z projektu planu działalności dla działu administracji rządowej – sprawiedliwość;

2) pozostałe cele komórki organizacyjnej na dany rok, jednak nie więcej niż trzy;

3) zasoby finansowe określone dla komórki organizacyjnej na podstawie danych do projektu ustawy budżetowej;

4) zasoby kadrowe, którymi dysponować będzie komórka organizacyjna w danym roku.

3. Przygotowując informację, o której mowa w ust. 1, bierze się pod uwagę:

1) kierunki i cele działalności działu administracji rządowej – sprawiedliwość;

2) informację o przypadających Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej;

3) czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów;

4) propozycje celów, o których mowa w ust. 2 pkt 2, przedstawione przez dyrektorów komórek organizacyjnych.

1) cele komórki organizacyjnej na dany rok, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 1 i 2;

2) mierniki stopnia realizacji celów;

3) wartość bazową oraz planowane wartości mierników w kolejnych okresach sprawozdawczych;

4) zadania służące realizacji każdego z celów;

5) informację o dodatkowym zapotrzebowaniu finansowym i kadrowym, niezbędnym do realizacji celów komórki organizacyjnej i nieznajdującym pokrycia w zasobach, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 3 i 4;

6) najważniejsze czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów.

2. Do propozycji planu działań komórka organizacyjna dołącza zestawienie najważniejszych rezultatów swojej pracy w danym roku. Tworząc zestawienie komórka organizacyjna korzysta z katalogu rezultatów opracowanego przez Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Zestawienie załącza się do planu działań Ministerstwa.

3. Propozycje planów działań i zestawienie, o którym mowa w ust. 2, komórki organizacyjne przekazują do dnia 15 listopada każdego roku do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego do zaopiniowania.

2. Propozycje planów działań, o których mowa w § 6 ust. 1, są przekazywane przez komórki organizacyjne nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa lub Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa do zatwierdzenia.

3. Zatwierdzone przez nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa propozycje planów działań, o których mowa w § 6 ust. 1, przekazywane są do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa akceptuje projekt planu działań Ministerstwa i do dnia 20 grudnia każdego roku przedkłada go Ministrowi Sprawiedliwości do zatwierdzenia.

3. Minister Sprawiedliwości zatwierdza projekt planu działań Ministerstwa do dnia 31 grudnia każdego roku.

2. Poza analizą ryzyka, o której mowa w ust. 1, komórki organizacyjne identyfikują czynniki mogące zagrażać realizacji pozostałych zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa i przeprowadzają analizę w zakresie ryzyka korupcyjnego, bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych oraz innych ryzyk uznanych za szczególnie istotne. Wyniki analizy przekazywane są do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego do dnia 15 grudnia każdego roku.

3. Komórki organizacyjne na bieżąco monitorują kompletność i aktualizują wyniki analizy ryzyka, o której mowa w ust. 1 i 2. Zaktualizowane wyniki analizy ryzyka są przekazywane do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

2. W uzasadnionych przypadkach można dokonać zmiany informacji o celach do realizacji na dany rok, o której mowa w § 4 ust. 1. Przepisy § 4, 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

1) kwartalne sprawozdania z realizacji planu działań Ministerstwa;

2) kwartalną informację o najważniejszych rezultatach pracy, o których mowa w § 6 ust. 2;

3) kwartalne sprawozdanie z podjętych działań służących zapobieganiu, ograniczeniu lub wyeliminowaniu ryzyka, zidentyfikowanego w trybie wskazanym w § 10 ust. 1 i 2.

2. Sprawozdania i informacja, o których mowa w ust. 1, za IV kwartał są sporządzane do dnia 21 stycznia każdego roku.

2. Podczas oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie uwzględnia się w szczególności:

1) wyniki monitoringu realizacji celów i zadań;

2) wyniki analizy ryzyka;

3) wyniki samooceny oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów.

2. Wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie udostępnia się członkom kierownictwa Ministerstwa, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i pracownikom Ministerstwa.

2. Zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oświadczenie przekazywane jest do dnia 31 marca każdego roku Departamentowi Strategii i Funduszy Europejskich, który uwzględnia je przy sporządzaniu projektu oświadczenia Ministra Sprawiedliwości o stanie kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – sprawiedliwość za poprzedni rok.

3. Do dnia 21 lipca i 21 stycznia każdego roku komórki organizacyjne zobowiązane do podjęcia działań w zakresie zastrzeżeń, wskazanych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 2, sporządzają i przesyłają do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego informacje o zadaniach zrealizowanych w tym zakresie w danym półroczu.

4. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 3, Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa stanowisko o działaniach podejmowanych w danym półroczu wraz z rekomendacjami. Komórki organizacyjne zobowiązane do podjęcia działań w zakresie zastrzeżeń, wskazanych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 2, mogą odnieść się do przedstawionych rekomendacji.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269 i 1358.