Dzienniki Urzędowe - rok 2007 nr 7 poz. 33

Na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2002 r. Nr 21, poz. 206, z późn. zm.¹) zarządza się, co następuje:

2. Użyte w przepisach zarządzenia skróty oznaczają:

– k.k. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.²),

– k.p.k. – ustawę z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. Nr 89, poz. 555, z późn. zm.³),

– k.k.s. – ustawę z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. Nr 111, poz. 765 i Nr 112, poz. 766),

– k.w. – ustawę z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2007 r. Nr 109, poz. 756),

– k.p.w. – ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 .r – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. Nr 106, poz. 1148, z późn. zm.⁴).

2. Sekretariat w zakresie zleconym przez prokuratora wykonuje czynności formalnoprawne przewidziane w ustawach, jeżeli do ich wykonania nie jest uprawniony wyłącznie prokurator.

3. Czynności z zakresu administracji Prokuratora Krajowego, prokuratora apelacyjnego, okręgowego i rejonowego wykonują wyznaczeni pracownicy w wydziałach lub działach bądź zajmujący samodzielne stanowiska pracy.

4. W prokuraturach rejonowych czynności określone w ust 1 mogą wykonywać pracownicy sekretariatu.

1) pięciu pracowników sekretariatu – w biurach Prokuratury Krajowej,

2) nie mniej niż czterech pracowników sekretariatu – w komórkach organizacyjnych prokuratur apelacyjnych i okręgowych.

2. W wydziałach zamiejscowych Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej tworzy się wyodrębnione części sekretariatu, niezależnie od liczby zatrudnionych w nich pracowników.

3. Wyodrębnione części sekretariatów, o których mowa w ust. 1 i 2, nie są samodzielnymi komórkami organizacyjnymi, a stanowią integralną część sekretariatu określonej jednostki prokuratury.

2. W prokuraturach rejonowych, w których wielkość jednostek i wpływ spraw to uzasadnia, mogą być tworzone samodzielne stanowiska pracy.

3. Prokurator okręgowy, po zasięgnięciu opinii właściwych prokuratorów rejonowych, może zarządzić, aby agendy, o których mowa w ust. 1, prowadzone były łącznie dla prokuratury okręgowej i prokuratury rejonowej lub kilku prokuratur rejonowych, jeżeli jednostki te mają siedziby w jednej miejscowości.

4. Przepis ust. 3 stosuje odpowiednio prokurator apelacyjny w odniesieniu do agend prokuratury apelacyjnej i okręgowej.

5. Przepis ust. 3 stosuje odpowiednio Dyrektor Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej – w uzgodnieniu z prokuratorem apelacyjnym – w odniesieniu do agend wydziałów zamiejscowych tego biura i prokuratury apelacyjnej, w szczególności w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego i biblioteki.

6. W przypadku łącznego prowadzenia agend, o których mowa w ust. 1, dla prokuratur różnych szczebli, nadzór nad prawidłowością dokonywanych w nich czynności sprawuje kierownik sekretariatu jednostki nadrzędnej, a dla agend równorzędnych jednostek – wyznaczony przez prokuratora okręgowego kierownik sekretariatu jednej z tych jednostek.

7. W prokuraturach apelacyjnych i okręgowych agendy administracyjne określone w ust. 1 mogą stanowić wyodrębnione komórki organizacyjne.

8. W skład sekretariatów wchodzą osoby obsługujące System Informatyczny Prokuratury oraz punkty dostępowe zewnętrznych baz danych, w tym Krajowego Rejestru Karnego, Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych oraz Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

2. Wyodrębnione części sekretariatu w biurach Prokuratury Krajowej i w wydziałach zamiejscowych Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej podlegają – w zakresie obsługi administracyjnej spraw prowadzonych w biurze lub w wydziale – dyrektorom biur lub naczelnikom wydziałów, a w pozostałym zakresie w sposób określony w ust. 1.

3. Kierownik sekretariatu prokuratury oraz pozostali pracownicy sekretariatu, a także inspektor do spraw biurowości i statystyki w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych podlegają naczelnikowi Wydziału I Organizacyjnego lub kierownikowi samodzielnego działu organizacyjnego, a w prokuraturach, w których nie utworzono takich wydziałów lub działów – odpowiednio zastępcy prokuratora apelacyjnego lub okręgowego.

4. Jeżeli wyodrębniono części sekretariatów w wydziałach lub samodzielnych działach, podlegają one – w zakresie obsługi administracyjnej spraw prowadzonych w wydziale lub dziale – naczelnikom wydziałów lub kierownikom samodzielnych działów, a w pozostałym zakresie w sposób określony w ust. 2.

2. W prokuraturach rejonowych, w których utworzono działy, można tworzyć sekcję sekretariatu dla działu, jeżeli do jego obsługi niezbędne jest zatrudnienie nie mniej niż trzech pracowników sekretariatu. Sekcja sekretariatu dla działu podlega wówczas – w zakresie obsługi administracyjnej spraw prowadzonych w dziale – prokuratorowi kierującemu tym działem, a w pozostałym zakresie – kierownikowi sekretariatu tej prokuratury.

3. W przypadku braku możliwości wyodrębnienia sekcji sekretariatu dla działu, kierownik jednostki może wyznaczyć do jego obsługi określonych pracowników, ustalając ich podległość zgodnie z zasadami określonymi w ust. 2.

2. Kierownik sekretariatu kieruje – w zakresie wskazanym w § 8 i 9 – całością prac sekretariatu jednostki organizacyjnej prokuratury, sprawuje nadzór nad prawidłowością i terminowością ich wykonywania, jest zwierzchnikiem zatrudnionych w nim pracowników i zgodnie z zarządzeniem o podziale czynności przysługują mu uprawnienia przełożonego.

3. Na polecenie przełożonego kierownik sekretariatu prokuratury sprawuje nadzór w szczególności:

– w Prokuraturze Krajowej – nad wyodrębnionymi częściami sekretariatu w biurach Prokuratury Krajowej i w wydziałach zamiejscowych Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej,

– w prokuraturze apelacyjnej i okręgowej – nad wyodrębnionymi częściami sekretariatu w wydziałach lub samodzielnych działach,

– w prokuraturze rejonowej – nad sekcjami sekretariatu w działach,

– w prokuraturach okręgowych i rejonowych – nad agendami dowodów rzeczowych, prowadzonymi przez wyznaczonych pracowników sekretariatu.

4. W jednostce organizacyjnej prokuratury zatrudniającej co najmniej 25 pracowników sekretariatu może być powołany zastępca kierownika sekretariatu.

5. W wydziale zamiejscowym Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej powołuje się zastępcę kierownika sekretariatu Prokuratury Krajowej, niezależnie od liczby zatrudnionych w nim pracowników.

2. Pracownicy, o których mowa w ust 1, wykonują też inne czynności zlecone przez kierownika sekretariatu prokuratury.

2. Pracownicy sekretariatu zobowiązani są do wykonywania powierzonych im zadań terminowo, sumiennie i starannie, wykazywania życzliwości i bezstronności wobec obywateli, przestrzegania tajemnicy państwowej i służbowej, a także dbałości o kulturę urzędowania.

1) zapewnienie sprawnego obiegu wpływających i sporządzanych w prokuraturze dokumentów procesowych i innych pism oraz ich ewidencjonowanie i rejestrowanie,

2) prowadzenie repertoriów, rejestrów, wykazów kontrolnych i innych niezbędnych urządzeń ewidencyjnych oraz wpisywanie w nich aktualnych danych dotyczących biegu spraw i sposobu ich merytorycznego zakończenia,

3) prowadzenie korespondencji, sporządzanie projektów pism i dokumentów z zakresu administracji kierownika jednostki,

4) prowadzenie terminarzy wznowień zapewniających podejmowanie przez prokuratorów decyzji procesowych lub innych czynności w terminach przewidzianych prawem lub wskazanych przez prokuratorów,

5) informowanie stron procesowych i ich pełnomocników o biegu spraw zawisłych w prokuraturze w zakresie przewidzianym przepisami prawa lub wskazanym przez prokuratorów,

6) protokołowanie czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów,

7) wykonywanie czynności biurowych i technicznych w toku opracowywania dokumentów,

8) sporządzanie wezwań i zawiadomień oraz informowanie stron o terminach czynności procesowych wykonywanych przez prokuratorów,

9) udostępnianie akt spraw, umożliwianie sporządzenia z nich odpisów i kserokopii oraz sporządzanie i wydawanie – za zgodą prokuratora prowadzącego postępowanie przygotowawcze – odpłatnie uwierzytelnionych odpisów dokumentów lub kserokopii,

10) sporządzanie zestawienia opłat i wydatków w postępowaniu przygotowawczym w oparciu o rachunki, faktury i inne dokumenty zawarte w aktach sprawy, przy uwzględnieniu innych kosztów postępowania wymienionych w aktach prawnych dotyczących takich kosztów,

11) porządkowanie materiału aktowego, zszywanie akt głównych i podręcznych zakończonych postępowań, z uwzględnieniem wymogów w zakresie załączania materiałów do właściwych akt, ich numerowanie i umieszczanie odpowiednich adnotacji na okładkach,

12) prowadzenie ewidencji dowodów rzeczowych, przyjmowanie ich i przechowywanie w jednostkach prokuratury oraz przekazywanie, zgodnie z decyzją prokuratora, do dyspozycji właściwych organów i uprawnionych osób,

13) wykonywanie czynności związanych z zadaniami wynikającymi z ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji kryminalnych oraz o Krajowym Systemie Informatycznym (Dz. U. z 2006 r. Nr 216, poz. 1585 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 120, poz. 818),

14) wykonywanie zadań związanych z przekazywaniem i uzyskiwaniem informacji z Krajowego Rejestru Karnego, w tym informacji o osobie i o podmiocie zbiorowym, a także informacji z innych baz danych,

15) wykonywanie czynności związanych z przygotowywaniem danych do analizy kryminalnej,

16) wykonywanie czynności związanych z pilotażowym wdrożeniem Systemu Informatycznego Prokuratury, a następnie jego wdrożeniem w jednostkach organizacyjnych prokuratury,

17) przygotowywanie okresowych (półrocznych i rocznych) sprawozdań statystycznych oraz w oparciu o wynikające z nich dane – projektów innych informacji o wynikach działalności prokuratury,

18) wypełnianie formularzy sprawozdawczych dla potrzeb statystyki oraz innych formularzy przeznaczonych do przekazywania informacji źródłowych dla systemów informatycznych w formie elektronicznej, w tym dla policyjnego systemu informatycznego,

19) wykonywanie czynności związanych z archiwizowaniem akt, prowadzenie archiwum zakładowego, sporządzanie dokumentacji związanej z przekazywaniem akt do archiwum państwowego oraz przygotowywanie wniosków o zezwolenie na zniszczenie akt i materiałów niearchiwalnych po upływie okresu ich przechowywania w prokuraturze,

20) wykonywanie czynności związanych z zapewnieniem niezbędnych w pracy prokuratury materiałów piśmiennych, druków, repertoriów, rejestrów i formularzy urzędowych oraz sprawdzanie, czy są one zgodne z obowiązującymi wykazami i wzorami,

21) zapewnienie sprawnej obsługi biurowej związanej z rejestracją i kierowaniem do sądu spraw w postępowaniu przyspieszonym,

22) wykonywanie innych czynności na polecenie kierownika jednostki lub uprawnionego prokuratora.

2. W zarządzeniu o podziale czynności wymienia się uprawnienia poszczególnych pracowników sekretariatu do podpisywania korespondencji wychodzącej z prokuratury oraz zakres udzielania przez nich informacji stronom procesowym o sprawach zawisłych w prokuraturze.

3. Na pracownikach sekretariatu spoczywa obowiązek niezwłocznego wykonywania zarządzeń i poleceń prokuratora wydanych na piśmie oraz umieszczania pod tekstem takiej decyzji zapisu „wykonano", opatrzonego imienną pieczątką lub czytelnym podpisem pracownika i datą.

2. Po wydaniu przez prokuratora postanowienia o wszczęciu postępowania przeciwko funkcjonariuszowi publicznemu, o którym mowa w art. 115 § 13 k.k., sekretariat zawiadamia o tym przełożonego tego funkcjonariusza, a o wszczęciu postępowania przeciwko innym osobom, o których mowa w art. 21 § 1 k.p.k., wysyła takie zawiadomienie na polecenie prokuratora.

2. Osobom, o których mowa w ust. 1, sekretariat udziela – w uzgodnieniu z prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym postępowanie – także informacji o przewidywanych terminach czynności procesowych, jeżeli osoby te uprawnione są do uczestnictwa w takich czynnościach.

3. Informacje telefoniczne mogą być udzielane w zakresie wskazanym w ust 1 i 2 wyłącznie osobom uprawnionym, co do których tożsamości pracownik sekretariatu nie ma wątpliwości.

2. Przed udostępnieniem akt sprawy do wglądu należy sprawdzić tożsamość osoby uprawnionej.

2. Zapytanie, o którym mowa w ust. 1, sekretariat przekazuje także wówczas, gdy w zakończonym śledztwie lub dochodzeniu, prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do prowadzenia postępowania, brak jest danych dotyczących karalności podejrzanego, a z przesłanych prokuratorowi akt sprawy nie wynika, ze takich danych zażądano.

2. Przed skierowaniem do sądu wniosku o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym sporządza się również zestawienie opłat i wydatków poniesionych w takim postępowaniu, przy odpowiednim stosowaniu przepisów części II rozdziału 6.

3. Dokumenty dotyczące opłat i wydatków otrzymane po skierowaniu akt sprawy do sądu przesyła się sądowi w ślad za sprawą, po zatwierdzeniu wynikających z nich należności przez prokuratora i po uregulowaniu tych należności.

1) w aktach podręcznych nie pozostawiono dokumentów, które należało dołączyć do akt głównych,

2) sporządzono odpowiednią liczbę odpisów aktu oskarżenia wraz ze składanymi z nim wnioskami, odpisów wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego oraz wniosku o umorzenie postępowania i zastosowanie środka zabezpieczającego,

3) wysłano zawiadomienie o skierowaniu aktu oskarżenia i o treści art. 335 i 387 k.p.k. oraz wniosków wymienionych w pkt 2 do oskarżonego i jego obrońcy oraz ujawnionego w toku śledztwa lub dochodzenia pokrzywdzonego i jego pełnomocnika wraz z pouczeniem, o którym mowa w art. 334 § 2 k.p.k., a także do osoby lub instytucji, która złożyła zawiadomienie o przestępstwie,

4) prokurator wydał postanowienie w odniesieniu do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie,

5) zawiadomiono o ukończeniu postępowania przygotowawczego toczącego się z urzędu przeciwko osobom, o których mowa w art. 21 § 1 k.p.k. – przełożonych tych osób.

2. Przepisy ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku skierowania do sądu wniosku o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym.

1) wpisuje sprawę do wykazu kontrolnego „Pm" – dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia takiego postępowania,

2) odnotowuje datę wydania przez prokuratora postanowienia o skierowaniu sprawy do instytucji lub osoby, o których mowa w pkt 1, oraz termin zakreślony przez prokuratora,

3) przekazuje – zgodnie z zarządzeniem prokuratora – akta sprawy lub materiały tej instytucji lub osobie godnej zaufania,

4) po zakończeniu postępowania mediacyjnego odnotowuje datę wpływu akt sprawy lub materiałów wraz ze sprawozdaniem i załącza do akt zestawienie wydatków związanych z jego przeprowadzeniem oraz doręczeniem wezwań i pism w tym postępowaniu.

2. W sprawach, w których postępowanie zawieszono na podstawie art. 11 § 2 k.p.k., sekretariat – wykonując zarządzenie prokuratora – ustala datę wydania orzeczenia i jego uprawomocnienia się w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w art. 11 § 1 k.p.k., a następnie przedkłada akta zawieszonego postępowania prokuratorowi w czasie umożliwiającym podjęcie decyzji przed upływem 3 miesięcy od daty uprawomocnienia się wymienionego orzeczenia.

3. W sprawach, w których postępowanie umorzono na podstawie art. 11 § 1 k.p.k., sekretariat – wykonując zarządzenie prokuratora – ustala datę uchylenia lub zmiany treści prawomocnego wyroku, orzeczonego w sprawie o inne przestępstwo, o którym mowa w tym przepisie, a następnie przedkłada akta umorzonego postępowania prokuratorowi celem podjęcia przez niego decyzji o nadaniu biegu sprawie zgodnie z brzmieniem art. 11 § 3 k.p.k.,

4. W postępowaniach, które zawieszono na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1997 r. o świadku koronnym (Dz. U. z 2007 r. Nr 36, poz. 232), sekretariat –.wykonując zarządzenie prokuratora – ustala datę uprawomocnienia się orzeczenia kończącego postępowanie przeciwko pozostałym sprawcom i niezwłocznie przedkłada akta zawieszonego postępowania prokuratorowi.

5. W przypadku zawieszenia postępowania na podstawie art. 72 ust. 1 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. Nr 179, poz. 1485, z 2006 r. Nr 66, poz. 469 i Nr 120, poz. 826 oraz z 2007 r. Nr 7, poz. 48 i Nr 82, poz. 558), sekretariat ustala datę zakończenia leczenia, wykonując następnie czynności wskazane w ust. 4.

2. Po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu, sekretariat przedstawia akta sprawy prokuratorowi w celu wydania zarządzenia o wyegzekwowaniu należności za pośrednictwem komornika sądowego.

2. W przypadku zastosowania środka zapobiegawczego w postaci zakazu opuszczania kraju, zakazu opuszczania kraju połączonego z zatrzymaniem paszportu lub innego dokumentu uprawniającego do przekroczenia granicy albo z zakazem wydania takiego dokumentu, odpis postanowienia w tym przedmiocie przesyła się organowi, który wydał paszport lub inny dokument, o którym mowa wyżej, bądź jest uprawniony do ich wydania.

3. Zatrzymany paszport lub inny dokument określony w ust. 2, po jego zarejestrowaniu – zgodnie z wymogami wynikającymi z § 96 ust. 8 i 9 – przesyła się organowi, który wydał ten dokument.

4. Odpis postanowienia, o którym mowa w ust. 2, dotyczącego cudzoziemca przesyła się wraz z zatrzymanym dokumentem urzędowi konsularnemu państwa obcego, którego obywatelem jest cudzoziemiec.

5. Odpis postanowienia wskazanego w ust. 2 i 4 należy również przesłać Komendzie Głównej Straży Granicznej.

6. W przypadku uchylenia lub zmiany na inny środka zapobiegawczego, określonego w art. 277 § 1 k.p.k., odpis postanowienia w tym przedmiocie należy przesłać organom wymienionym w ust. 2, 4 i 5.

2. O uchyleniu tymczasowego aresztowania sekretariat zawiadamia ponadto:

1) Krajowy Rejestr Karny,

2) wójta lub burmistrza (prezydenta miasta) oraz właściwą wojskową komisję uzupełnień w stosunku do osoby, która nie stawała do poboru,

3) wojskową komendę uzupełnień w stosunku do osoby, która stawała do poboru;

3. Czynności określone w ust. 1 i 2 sekretariat realizuje zgodnie z zarządzeniem prokuratora.

2. W przypadku gdy stosowano inny środek zapobiegawczy, po sporządzeniu aktu oskarżenia sekretariat przesyła niezwłocznie zawiadomienia właściwym organom określonym w § 24.

2. Pisma w sprawach niecierpiących zwłoki oznacza się napisem „Pilne", a w sprawach terminowych – „Terminowe".

2. W nagłówku pisma podaje się – w miarę potrzeby –określenie przedmiotu sprawy.

3. W odpowiedzi na otrzymane pismo podaje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.

4. Jeżeli sprawa, której dotyczy pismo, pozostaje w ewidencji innego organu uprawnionego do prowadzenia postępowań przygotowawczych, należy również wskazać numer sprawy w tej ewidencji.

5. Pod tekstem pisma, z lewej strony należy podać liczbę załączników, jeżeli się je załącza. Na oryginale i na kopii pisma należy ponadto umieścić inicjały imienia i nazwiska autora pisma oraz osoby sporządzającej maszynopis.

1) postanowieniach prokuratora: o zastosowaniu środka zapobiegawczego, o uchyleniu tymczasowego aresztowania i innych środków zapobiegawczych, o poszukiwaniu podejrzanego listem gończym i odwołaniu listu gończego, o zabezpieczeniu majątkowym, o zatrzymaniu rzeczy i o przeszukaniu oraz o żądaniu wydania rzeczy,

2) na zarządzeniach prokuratora o wyrażeniu zgody na jednorazowe widzenie z osobą tymczasowo aresztowaną, nakazach doprowadzenia, wydania i zwolnienia osób tymczasowo aresztowanych oraz pismach dotyczących przekazania tymczasowo aresztowanych do dyspozycji sądu, przekazania ścigania za granicę i na wnioskach o zagraniczną pomoc prawną oraz na uwierzytelnionych dokumentach wydawanych stronom procesowym i na pełnomocnictwach udzielanych do występowania przed sądami w sprawach określonych w art. 67 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późn. zm.⁶),

3) na pismach przewodnich kierowanych do organów państw obcych, a także na decyzjach Ministra Sprawiedliwości w sprawach dotyczących ekstradycji oraz przekazania ścigania,

4) na postanowieniach Prokuratora Generalnego wydanych na podstawie art. 328 k.p.k.,

5) na postanowieniach Prokuratora Generalnego w toku postępowania o ułaskawienie,

6) w sprawach osobowych – na legitymacjach służbowych, świadectwach pracy oraz innych dokumentach dotyczących stosunku pracy.

2. O potrzebie odciśnięcia pieczęci urzędowej na innych dokumentach decyduje kierownik jednostki.

3. W przypadku wydawania uwierzytelnionych odpisów dokumentów pieczęć urzędową okrągłą odciskać należy na każdej stronie uwierzytelnianego odpisu i poświadczać zgodność tej strony z oryginałem.

4. Odcisk pieczęci urzędowej okrągłe umieszcza się na pismach uprzednio podpisanych przez osobę upoważnioną po lewej stronie podpisu.

2. O otwarciu przesyłki urzędowej adresowanej imiennie lub „do rąk własnych", przeznaczonej dla osoby nieobecnej w pracy, decyduje kierownik jednostki.

3. Zasady postępowania z przesyłkami urzędowymi oznaczonymi klauzulą „Ścisłe tajne", „Tajne", „Poufne" i „Zastrzeżone" regulują przepisy określone w § 5.

2. Jeżeli otwarcie przesyłki jest wyłączone z kompetencji sekretariatu, adnotację, o której mowa w ust. 1, umieszcza się na adresowanej stronie opakowania, nie naruszając stempla pocztowego.

3. W przypadku korespondencji oznaczonej klauzulą tajności adnotację (prezentatę) umieszcza się na zewnętrznej kopercie.

4. Na żądanie osoby składającej pismo pracownik sekretariatu wydaje pokwitowanie lub potwierdza na kopii odbiór pisma, podając datę przyjęcia oraz odciska stempel z nazwą prokuratury i składa podpis.

2. Pisma i przesyłki powinny być doręczone adresatowi w dniu ich wpływu, a najpóźniej w godzinach rannych dnia następnego.

2. Prokurator prowadzący sprawę decyduje, czy koperta stanowi dowód mający znaczenie dla toczącego się postępowania przygotowawczego i podlega włączeniu do akt sprawy.

2. Nakazy zwolnienia doręcza się aresztowi śledczemu w dniu ich wydania przez uprawnionego pracownika. W sytuacji, w której areszt śledczy znajduje się poza miejscowością będącą siedzibą prokuratury, o nakazie zwolnienia zawiadamia się dyrektora aresztu w stosownym czasie i w ustalonej z nim formie, a następnie niezwłocznie przesyła się mu nakaz zwolnienia tymczasowo aresztowanego.

3. Akta spraw kierowanych z aktami oskarżenia lub wnioskami, o których mowa w ust. 1, do miejscowego sądu, doręcza się za pokwitowaniem na odpisach pism przewodnich.

4. Dowody rzeczowe wartościowe oraz przedmioty, substancje i materiały wymienione w art. 232a § 1 k.p.k., a także przedmioty stanowiące poręczenie majątkowe, przekazuje się przez uprawnionego pracownika i przy zapewnieniu niezbędnych środków ostrożności. Inne dowody rzeczowe przekazuje się przez pracownika obsługi lub przesyła za pośrednictwem poczty, przesyłką poleconą za zwrotnym pokwitowaniem odbioru.

5. Wezwania, zawiadomienia i odpisy postanowień innych niż wymienione w ust. 1 przesyła się jako przesyłki polecone za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, a pozostałe pisma doręczane przez pocztę – jako przesyłki listowe polecone, na zasadach określonych przepisami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym (Dz. U. Nr 108, poz. 1022).

6. Wnioski prokuratora o zastosowanie tymczasowego aresztowania wraz z aktami sprawy przesyła się do sądu za pośrednictwem pracownika prokuratury.

7. W sposób wskazany w ust. 6 należy przekazywać do sądu wnioski prokuratora o wydanie europejskich nakazów aresztowania na podstawie art. 607a k.p.k. oraz europejskie nakazy aresztowania wystawione przez organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej, wraz ze stosownymi materiałami w tych sprawach.

8. W sposób określony w ust. 6 należy przekazywać do sądu wnioski o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym.

2. Analogicznie postępuje się z aktami spraw prowadzonych w Prokuraturze Krajowej, dotyczących ułaskawień i rozpoznawanych przez Trybunał Konstytucyjny, odpowiednio zarejestrowanych w repertoriach „U" i „TK".

3. Materiały dotyczące europejskich nakazów aresztowania, wydawanych na podstawie art. 607a k.p.k., gromadzone są w aktach głównych i podręcznych spraw rejestrowanych w repertorium „Ds", z adnotacją „EN-P" na okładkach akt podręcznych tych spraw. Natomiast materiały dotyczące europejskich nakazów aresztowania, wystawionych przez organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej, gromadzone są w aktach założonych w tym celu w sprawach zarejestrowanych w rejestrze „Oz", z adnotacją „ENA-UE" na okładkach tych akt.

4. Na okładce akt (obwolucie) umieszcza się stempel z nazwą prokuratury.

5. Materiały w sprawach wpisanych do rejestrów „Ko", „Ko/kks", „Ko/kw" „IP" i „Oz", po załatwieniu, umieszcza się w teczkach zbiorczych dla każdego z tych rejestrów, zakładanych oddzielnie na każdy rok kalendarzowy, chyba że liczba zgromadzonych dokumentów uzasadnia przechowywanie w oddzielnych obwolutach oznaczonych sygnaturą.

2. Sygnaturę akt prokuratora apelacyjnego i okręgowego poprzedza oznaczenie cyfrą rzymską numeru wydziału lub działu. Przed sygnaturą akt prokuratora apelacyjnego umieszcza się dodatkowe oznaczenie literowe „Ap". W przypadku spraw nadzorowanych sygnaturę akt uzupełnia się dodatkowo inicjałami nazwy nadzorowanej prokuratury okręgowej lub rejonowej (np. I Dsn 288/07/Sz.).

3. W prokuraturach rejonowych, w których wyodrębniono działy lub w których prowadzi się więcej niż jedno repertorium „Ds", sygnaturę akt prokuratora poprzedza oznaczenie cyfrą arabską numeru działu lub takiego repertorium (np. 5 Ds 288/07).

4. Na okładkach akt podręcznych sprawy zarejestrowanej w repertorium „Ds" umieszcza się ponadto obok sygnatury akt symbol, którym oznaczono sprawę w tym repertorium.

5. Sygnatura akt spraw prowadzonych w Prokuraturze Krajowej składa się z symbolu literowego PR, cyfry rzymskiej oznaczającej biuro Prokuratury Krajowej, symbolu repertorium lub rejestru, kolejnego numeru porządkowego oraz dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana (np. PR-lll-Dsn 7/07, PR-IV-I Ds 7/07).

6. W wydziałach zamiejscowych Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej dodatkowo przed symbolem danego repertorium lub rejestru wpisuje się cyfrę rzymską oznaczającą numer wydziału.

1) „Areszt" – jeżeli chociaż jeden z podejrzanych w sprawie jest tymczasowo aresztowany, wskazując liczbę osób tymczasowo aresztowanych w sprawie,

2) „ENA-P" – jeżeli wobec podejrzanego w sprawie został wydany na podstawie art. 607a k.p.k. europejski nakaz aresztowania,

3) dotyczące innych środków zapobiegawczych zastosowanych w sprawie, np. „Dozór Policji", „Poręczenie majątkowe", „Poręczenie osobiste",

4) „Zabezpieczenie majątkowe" – gdy wydano w sprawie postanowienie o zabezpieczeniu majątkowym,

5) „Postępowanie zawieszono (art. 22 § 1 k.p.k.)" – gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego z uwagi na długotrwałą przeszkodę uniemożliwiającą jego prowadzenie,

6) „Postępowanie zawieszono (art. 11 § 2 k.p.k.)" – gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego do czasu uprawomocnienia się orzeczenia w innej sprawie,

7) „Postępowanie zawieszono (art. 7 ustawy o świadku koronnym)" – gdy wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania przygotowawczego na tej podstawie,

8) „Postępowanie zawieszono (art. 72 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii)" – gdy postępowanie zawieszono na mocy przepisów tej ustawy,

9) „Postępowanie mediacyjne" – gdy sprawę skierowano do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,

10) „Materiały wyłączono" – gdy z akt wyłączono materiały do odrębnego prowadzenia postępowania przygotowawczego,

11) „Drz" – gdy zabezpieczone w sprawie przedmioty wpisano do rejestru dowodów rzeczowych,

12) „Drz/p" – gdy zabezpieczono przedmioty stanowiące poręczenie majątkowe oraz dokumenty uprawniające do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymano paszporty lub inne dokumenty uprawniające do przekroczenia granicy,

13) „Kks" – gdy postępowanie toczy się w sprawie karnej skarbowej,

14) „Kw" – gdy postępowanie toczy się w sprawie o wykroczenie,

15) „P" – gdy sprawa rozpoznawana jest w postępowaniu przyspieszonym,

16) ewentualnie inne, jeżeli przyczynią się do sprawniejszego obiegu akt.

2. Napisy na okładkach akt sprawy należy uaktualniać w miarę zachodzących zmian w toczącym się postępowaniu.

2. Osoba otrzymująca uwierzytelniony odpis dokumentu lub innego pisma potwierdza ich odbiór swoim podpisem umieszczonym pod adnotacją pracownika sekretariatu o ich wydaniu.

3. Na wydanych uwierzytelnionych odpisach dokumentów należy zaznaczyć, w aktach jakich spraw znajdują się oryginały.

2. W wypadku gdy pisma w aktach sprawy układane są w porządku chronologicznym, kolejne tomy akt, oznaczone numeracją rzymską, zachowują ciągłość numeracji kart.

3. W wypadku określonym w § 42, gdy przyjęto inny niż chronologiczny system układania pism w aktach sprawy, ciągłość numeracji kart należy zachować w obrębie tego samego wątku osobowego lub przedmiotowego, a jeżeli liczba tomów akt w poszczególnych wątkach jest większa niż jeden, należy je oznaczać dodatkowo wielkimi literami alfabetu.

2. W aktach głównych spraw zarejestrowanych w repertorium „Ds" zakłada się kartę przeglądową zawierającą spis zawartych w nich dokumentów. Jeżeli akta zawierają więcej tomów, kartę przeglądową zakłada się dla każdego z nich.

3. W aktach podręcznych spraw, o których mowa w ust. 2, zamieszcza się wykaz stron procesowych i innych uczestników postępowania, z podaniem ich imion i nazwisk oraz adresów i adresata dla doręczeń w kraju, a także ze wskazaniem tomu i numerów kart w aktach głównych sprawy, na których znajdują się te dane.

4. W aktach podręcznych zamieszcza się również wykaz podejrzanych, wobec których zastosowano środki zapobiegawcze, z podaniem rodzaju zastosowanego środka i okresu, na jaki został zastosowany.

5. Akta podręczne spraw zarejestrowanych w repertorium „Ds" powinny zawierać kartę wewnętrznego nadzoru służbowego, sprawowanego przez prokuratora bezpośrednio przełożonego nad prokuratorem prowadzącym śledztwo lub dochodzenie.

6. Akta podręczne powinny także zawierać inne materiały, wskazane przez prokuratora sprawującego nadzór nad śledztwem lub dochodzeniem, o którym mowa w ust. 5, oraz materiały niezbędne w postępowaniu sądowym i dla celów kontrolnych.

2. Do akt głównych wskazanych w ust. 1 załącza się zestawienie opłat i innych wydatków poniesionych w postępowaniu przygotowawczym, a także kopie rachunków oraz pozostałe dokumenty dotyczące opłat i wydatków poniesionych w tym postępowaniu.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w toku czynności podejmowanych w postępowaniu przyspieszonym.

2. Do akt podręcznych załącza się również pisma Policji i innych organów uprawnionych do prowadzenia postępowania, kierowane do prokuratora, aprobowane przez przełożonego rękopisy oraz kopie pism procesowych, kopie decyzji instancyjnych podejmowanych przez sąd i prokuratora nadrzędnego, a także pisma prokuratora nadzorującego.

3. Akta podręczne winny także zawierać kserokopię zestawienia opłat i innych wydatków, o którym mowa w § 51 ust. 2.

4. Przepisy ust. 1–3 stosuje się odpowiednio w związku z podejmowaniem czynności w postępowaniu przyspieszonym.

5. Zamiast załączania niektórych odpisów dokumentów wymienionych w ust. 1 można ich treść odnotować na trzeciej stronie okładki akt podręcznych, jeżeli okaże się to wystarczające dla potrzeb prokuratora w toku nadzoru nad śledztwem lub dochodzeniem, o którym mowa w § 50 ust. 5, oraz jego uczestnictwa w postępowaniu sądowym.

2. Akta główne spraw, w których prokurator zatwierdził postanowienie o umorzeniu śledztwa lub dochodzenia prowadzonego przez Policję bądź inny organ uprawniony do jego prowadzenia z powodu niewykrycia sprawcy, przechowuje się w jednostce prokuratury, po ich zakwalifikowaniu, o którym mowa w ust. 1, chyba że w następstwie uzgodnień z jednostką prowadzącą wymienione postępowanie zachodzi potrzeba przekazania ich tej jednostce w celu wykonywania dalszych czynności dowodowych lub wykrywczych.

3. W sytuacji wskazanej w ust. 2 w archiwum zakładowym przechowuje się – zgodnie z przyjętą kwalifikacją archiwalną – akta podręczne, do których dołącza się akta główne po ich zwrocie z wymienionej jednostki.

4. Dalszy sposób ewidencjonowania spraw, o których mowa w ust. 1 i 2, oraz zakwalifikowanie ich do odpowiedniej kategorii archiwalnej i ustalenie okresu ich przechowywania w archiwum zakładowym, uzależnione są od wyników czynności przeprowadzonych po prawomocnym umorzeniu postępowania i podjętej w związku z nimi decyzji prokuratora.

2. W aktach głównych spraw wskazanych w ust. 1 zakłada się kartę przeglądową zawierającą spis zawartych w nich dokumentów.

3. Do akt głównych spraw załącza się w odpisach materiały wyłączone ze sprawy zarejestrowanej w repertorium „Ds" oraz inne materiały procesowe i dokumenty, niezbędne do skierowania do sądu wniosku o pociągnięcie podmiotów zbiorowych do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary, a także zwrotne pokwitowania odbioru pism przez uczestników postępowania.

4. W aktach podręcznych spraw, o których mowa w ust. 1, zamieszcza się wykaz uczestników postępowania i osób uprawnionych do odbioru pism, z podaniem ich imion i nazwisk oraz adresów dla doręczeń, a także ze wskazaniem numerów kart w aktach głównych sprawy, na których znajdują się te dane.

5. Akta podręczne powinny zawierać kserokopie wskazanych przez prokuratora materiałów i dokumentów, niezbędnych dla jego udziału w postępowaniu przed sądem, a także odpis skierowanego do sądu wniosku o pociągnięcie podmiotów zbiorowych do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary oraz pisma prokuratora nadzorującego.

2. Informacje o pozycji wpisu i miejscu przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne uwidacznia się w repertoriach „Ds", „Opz", „Pn", „Pc" i „Pa" oraz w rejestrach „Ds/z/s-pn", „Ds/z", „Ds/u", „Dsn", „Ko", „Ko/kks", „Ko/kw", „Drz", „IP", „ENA-P" i „ENA-UE" w rubryce „uwagi", a także na drugiej stronie okładki (obwoluty) akt podręcznych i akt nadzoru.

3. Informacje, o których mowa w ust. 2, uwidacznia się również w repertoriach „U" i „TK" oraz innych urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w Prokuraturze Krajowej.

2. Wokandy rozpraw i posiedzeń sądowych gromadzi się w teczkach zakładanych na każdy rok kalendarzowy.

3. W miarę potrzeby mogą być zakładane i prowadzone teczki dla innych dokumentów dotyczących tego samego przedmiotu.

2. W sekretariacie Biura Prezydialnego Prokuratury Krajowej prowadzi się ewidencję zarządzeń wydanych przez Prokuratora Krajowego.

3. Jeżeli zarządzenie lub instrukcja zostały całkowicie lub częściowo uchylone albo zmienione, należy w dokumentach tych dokonać odpowiednich adnotacji, podając datę i numer zarządzenia wprowadzającego zmianę.

1) repertoria:

– „Ds" – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora, Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,

– „Opz" – dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary,

– „Pn" – dla postępowań w sprawach nieletnich (o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rejonowy – wydział rodzinny i nieletnich) oraz dla środków odwoławczych w tych sprawach,

– „Pc" – dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych – także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

– „Pa" – dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych – także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,

– „U" – dla spraw, w których wszczęto postępowanie o ułaskawienie,

– „TK" – dla spraw podlegających rozpoznaniu przez Trybunał Konstytucyjny;

2) rejestry:

– „Ds/z/s-pn" – dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez sąd oraz prokuratora nadrzędnego,

– „Ds/z" – dla środków odwoławczych rozpoznawanych przez prokuratora bezpośrednio przełożonego nad prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym postępowanie oraz dla zażaleń rozpoznawanych przez prokuratora sprawującego nadzór nad postępowaniem przygotowawczym prowadzonym przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,

– „Ds/u" – dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.,

– „Dsn" – dla nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego spraw karnych prowadzonych w prokuraturach podległych,

– „Ap" – dla środków odwoławczych oraz wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych,

– „K" – dla kasacji oraz odpowiedzi na kasację innej strony,

– „Oz" – dla korespondencji z zakresu obrotu prawnego z zagranicą,

– „Ko" – dla korespondencji ogólnej w sprawach karnych, cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych, opiekuńczych i o czyny karalne rozpoznawane przez sąd rodzinny oraz korespondencji w sprawach profilaktycznych i innych, nierejestrowanej w pozostałych urządzeniach ewidencyjnych,

– „Ko/kks" – dla spraw karnych skarbowych, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds",

– „Ko/kw" – dla spraw o wykroczenia, niepodlegających rejestracji w repertorium „Ds",

– „A" – dla osób tymczasowo aresztowanych w toku śledztwa lub dochodzenia,

– „ENA-P" – dla osób, wobec których skierowano do sądu wniosek na postawie art. 607a k.p.k. o wydanie europejskiego nakazu aresztowania,

– „ENA-UE" – dla osób, wobec których europejskie nakazy aresztowania wystawiły i skierowały do Polski właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej,

– „Drz" – dla dowodów rzeczowych,

– „Drz/p" – dla przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych paszportów lub innych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy,

– „IP" – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej,

– „SD" – dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów I instancji,

– „OSD" – dla spraw Sądu Dyscyplinarnego dla Prokuratorów II instancji.

2. W odpowiednich komórkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się wykazy kontrolne:

– „Pm" – dla spraw skierowanych do instytucji lub osoby godnej zaufania w celu przeprowadzenia postępowania mediacyjnego,

– „Wz" – dla spraw, w których postępowanie zawieszono,

– „Dor" – dla wpływających do prokuratury akt głównych i podręcznych postępowania przygotowawczego, akt sądowych i akt administracyjnych,

– „E" – dla ekspedycji pism i przesyłek,

– „Ww" – dla wykazywania opłat i innych wydatków ponoszonych w postępowaniu przygotowawczym.

3. Ponadto w prokuraturach prowadzi się:

– kontrolkę formularzy związanych z obsługą Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,

– wykaz kart rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,

– kontrolkę wniosków o zastosowanie przez sąd tymczasowego aresztowania,

– kontrolkę zabezpieczeń majątkowych,

– kontrolkę dla spraw dotyczących odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,

– kontrolkę wniosków o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym,

– kontrolkę wniosków o zajęcie przez prokuratora stanowiska co do zamiaru pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok osób, których zgon mógł być następstwem czynu zabronionego,

– wykaz biegłych, tłumaczy i specjalistów,

– kontrolkę wydanych poleceń wyjazdu służbowego,

– kontrolkę wystawionych legitymacji służbowych i legitymacji ubezpieczeniowych.

4. Niezależnie od wykazów i kontrolek wskazanych w ust. 3, w prokuraturach mogą być prowadzone kontrolki aresztów ekstradycyjnych i wniosków o wydanie europejskich nakazów aresztowania.

5. Kierownicy jednostek mogą zarządzić stałe lub okresowe prowadzenie innych wykazów i kontrolek niż wymienione w ust. 2, 3 i 4, jeżeli przyczyni się to do usprawnienia kierowania jednostką.

6. Dla ułatwienia opracowania sprawozdań statystycznych sekretariaty prowadzą pomocnicze wykazy statystyczne.

1) w Prokuraturze Krajowej – TK, U, SD, OSD, Ds, Opz, Ds/z/s-pn, Ds/z, Ds/u, Dsn, Ap, K, Pc, Pa, Oz, Ko, A, Drz, Drz/P, ENA-P, ENA-UE, IP,

2) w prokuraturach apelacyjnych – Dsn, Opz, Ap, K, Pc, Pa, Ds/z, Ko, IP,

3) w prokuraturach okręgowych – Ds, Opz, Pn, Pc, Pa, Ds/z/s-pn, Ds/z, Ds/u, Dsn, Ap, K, A, Oz, Ko, Drz, Drz/P, IP, ENA-P, ENA-UE, IP,

4) w prokuraturach rejonowych – Ds, Opz, Pn, Pc, Pa, Ds/z/s-pn, Ds/z, Ds/u, A, Ko, Ko/kks, Ko/kw, Drz, Drz/P, IP.

2. Karty repertoriów i rejestrów powinny być przed rozpoczęciem wpisów ponumerowane, a liczba kart odnotowana na ostatniej stronie urządzenia ewidencyjnego, z podaniem daty tej czynności i podpisem osoby ją wykonującej.

3. Na pierwszej stronie urządzenia ewidencyjnego zakładanego na rok następny wypisuje się numery spraw niezakończonych w latach ubiegłych.

4. Sprawy wpisuje się do odpowiedniego repertorium lub rejestru z datą i w kolejności, w jakiej wpływają pisma stanowiące podstawę wpisu.

5. Z uwagi na wymogi określone w części V zarządzenia dotyczące materiałów archiwalnych zaliczanych do kategorii „A", repertoria i rejestry prowadzi się do zakreślenia ostatniego wpisu.

6. Zamknięcie repertorium lub rejestru następuje poprzez podkreślenie ostatniej pozycji wpisu i odnotowanie danych dotyczących liczby pozycji w wymienionym urządzeniu ewidencyjnym oraz opatrzenie tej adnotacji datą i podpisem sporządzającego ją pracownika sekretariatu.

7. W sytuacjach tego wymagających, np. zmiany zakresu i sposobu zapisów w repertoriach i rejestrach, prowadzi się je tylko do końca roku kalendarzowego, niezależnie od liczby zarejestrowanych w nich spraw.

2. Wpis omyłkowy należy przekreślić, zachowując tekst zakreślony, z adnotacją o dacie tej czynności oraz podpisem osoby dokonującej skreślenia.

1) śledztwa i dochodzenia wszczęte przez prokuratora lub dochodzenia przejęte przez niego do prowadzenia,

2) dochodzenia wszczęte przez Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia tych postępowań,

3) sprawy, w których prokurator właściwy do sprawowania nadzoru nad dochodzeniem uchylił na podstawie art. 325e § 4 k.p.k. postanowienie o umorzeniu dochodzenia i wpisaniu sprawy do rejestru przestępstw oraz polecił przeprowadzenie w nich dochodzenia, a także sprawy, w których postanowienia w tym przedmiocie uchylił sąd,

4) sprawy, w których prokurator podejmuje czynności w toku dochodzeń prowadzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia tych postępowań,

5) postępowania sprawdzające prowadzone przez prokuratora bądź przekazane Policji lub innym organom uprawnionym do ich prowadzenia, a także postępowania sprawdzające, w toku których prokurator podejmuje czynności (art. 307 § 1 k.p.k.),

6) postępowania w niezbędnym zakresie (art. 308 § 1 i 2 k.p.k.),

7) sprawy podlegające rozpoznaniu w postępowaniu przyspieszonym (art. 517b k.p.k.),

8) sprawy, w których wznowiono postępowanie na podstawie art. 11 § 3 k.p.k., oraz sprawy, w których wznowiono lub podjęto postępowanie na podstawie art. 327 § 1 lub 2 k.p.k., a także sprawy, w których Prokurator Generalny na podstawie art. 328 k.p.k. uchylił postanowienie o umorzeniu postępowania,

9) sprawy karne skarbowe, w tym:

– sprawy przejęte do prowadzenia przez prokuratora (art. 122 § 3 k.k.s.),

– sprawy objęte nadzorem przez prokuratora z mocy prawa (art. 122 § 2 zd. 2 k.k.s.),

– sprawy, w których finansowy organ postępowania przygotowawczego przesłał prokuratorowi odpis postanowienia o wszczęciu śledztwa (art. 151 b § 2a k.k.s.),

– sprawy o przestępstwa skarbowe, w tym również takie, w których prokurator zatwierdził i wniósł akt oskarżenia (art. 155 § 2 k.k.s.),

– postępowania przygotowawcze prowadzone przez niefinansowy organ, z wyjątkiem prowadzonych przez Żandarmerię Wojskową (art. 113 § 1 k.k.s.),

– sprawy o wykroczenia skarbowe prowadzone przez niefinansowy organ, postępowania przygotowawcze, w których prokurator zatwierdził postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania przygotowawczego, bądź o jego umorzeniu lub zawieszeniu,

10) sprawy o wykroczenia, w których:

– prokurator podjął czynności wyjaśniające (art. 54 i 56 k.p.w.),

– wniósł do sądu wniosek o ukaranie (art. 18 § 1 k.p.w.),

11) zawiadomienia o zdarzeniach, co do których można przypuszczać, że zostały spowodowane przestępstwem ściganym z urzędu,

12) sprawy o przestępstwa ścigane z oskarżenia prywatnego, w których prokurator wszczął postępowanie albo wstąpił do postępowania juz wszczętego (art. 60 § 1 k.p.k.).

2. Do repertorium „Ds" należy ponadto wpisywać pod dotychczasowym numerem pisma i sprawy, o których mowa w § 193 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 sierpnia 2007 r. – Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury (Dz. U. Nr ..., poz. ...).

1) podjął czynności na podstawie art. 26 ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz. U. Nr 197, poz. 1661, z późn. zm.⁷),

2) skierował do sądu wniosek o pociągnięcie do odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (przestępstwa lub przestępstwa skarbowe),

3) przyłączył się do postępowania wszczętego przed sądem na skutek wniosku skierowanego przez inny podmiot uprawniony do jego złożenia.

1) w sprawach nieletnich, w których prokurator podjął czynności w odniesieniu do czynów karalnych rozpoznawanych przez sąd rejonowy – wydział rodzinny i nieletnich,

2) w sprawach, w których prokurator uczestniczył w postępowaniu przed wymienionym sądem, w tym na podstawie art. 51 § 3 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich (Dz. U. z 2002 r. Nr 11, poz. 109, z późn. zm.⁸),

3) w sprawach określonych w pkt 1 i 2, w których prokurator wniósł środek odwoławczy lub uczestniczył w postępowaniu odwoławczym.

1) sprawy określone w § 58 ust. 1 pkt 1, w których prokurator podjął czynności bądź zgłosił udział w postępowaniu toczącym się przed sądem cywilnym, pracy i ubezpieczeń społecznych,

2) sprawy dotyczące odszkodowań za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie, przewidzianych w rozdziale 58 k.p.k.,

3) wnioski o stwierdzenie nieważności orzeczeń wydanych wobec osób represjonowanych, kierowane na postawie ustawy z dnia 23 lutego 1991 r. o uznaniu za nieważne orzeczeń wydanych wobec osób represjonowanych za działalność na rzecz niepodległego bytu Państwa Polskiego (Dz. U. Nr 34, poz. 149, z późn. zm.⁹).

2. W rejestrze „Ds/z" rejestruje się środki odwoławcze rozpoznawane przez prokuratora bezpośrednio przełożonego nad prokuratorem prowadzącym lub nadzorującym postępowanie przygotowawcze

3. Do rejestru wskazanego w ust. 2 wpisuje się ponadto zażalenia na postanowienia, zarządzenia i czynności prowadzącego postępowanie przygotowawcze, jeżeli nie jest nim prokurator (art. 465 § 3 k.p.k.).

4. Do rejestru „Ds/z" wpisuje się również zażalenia na postanowienia o umorzeniu dochodzenia i wpisaniu sprawy do rejestru przestępstw (art. 325e § 4 k.p.k.).

5. W sytuacji, w której prokurator nie przychyli się do zażalenia na postanowienie określone w ust. 4, akta sprawy wraz ze stanowiskiem prokuratora w tym przedmiocie kieruje się do sądu, czyniąc stosowną adnotację w rejestrze „Ds/z".

6. W rejestrze „Ds/z/s-pn" przyjmuje się oznaczenia literowe rejestrowanych w nim środków odwoławczych:

– Ds/z/s-pn z lit „S" – zażalenia na postanowienia prokuratora, skierowane do sądu właściwego do rozpoznania sprawy,

– Ds/z/s-pn z lit „Pn" – zażalenia na postanowienia prokuratora, podlegające rozpoznaniu przez prokuratora nadrzędnego.

7. W rejestrze „Ds/z" przyjmuje się oznaczenia literowe rejestrowanych w nim środków odwoławczych:

– Ds/z z lit „R" – zażalenia na postanowienia o umorzeniu dochodzenia i wpisaniu do rejestru przestępstw,

– Ds/z z lit „P" – zażalenia na decyzje podjęte przez prokuratora prowadzącego postępowanie przygotowawcze,

– Ds/z z lit „O" – zażalenia na decyzje i czynności prowadzącego postępowanie przygotowawcze, jeżeli nie jest nim prokurator.

2. Sprawę przejętą z innej jednostki organizacyjnej prokuratury wpisuje się do repertorium „Ds" tylko wówczas, gdy prowadzone w niej postępowanie przygotowawcze pozostaje w toku lub dokonywane są dalsze czynności procesowe po jego zakończeniu. W przeciwnym wypadku wpisuje się ją do rejestru „Ko", z uwzględnieniem odpowiedniego okresu przechowywania akt sprawy w archiwum zakładowym.

3. W sytuacji gdy przejmuje się akta sprawy z innej jednostki organizacyjnej prokuratury celem łącznego prowadzenia z toczącym się śledztwem lub dochodzeniem, dołączyć je należy do akt tego postępowania, zarejestrowanego pod określonym numerem w repertorium „Ds".

4. Przejęte z innej jednostki organizacyjnej sprawy zawieszone wpisuje się do rejestru „Wz", z zaznaczeniem dotychczasowej sygnatury akt. Wpisanie tych spraw do repertorium „Ds" następuje z datą podjęcia zawieszonego w nich postępowania.

5. Sprawy rejestrowane w repertorium „Ds" oznacza się dodatkowo symbolami:

– „S" – śledztwo,

– „Sp(c)" – śledztwo powierzone przez prokuratora do prowadzenia w całości Policji lub innemu organowi uprawnionemu do prowadzenia tego postępowania,

– „Sp(oz)"– śledztwo powierzone przez prokuratora do prowadzenia w określonym zakresie Policji lub innemu organowi uprawnionemu do prowadzenia tego postępowania bądź śledztwo, w którym prokurator zlecił wymienionym organom dokonanie poszczególnych czynności,

– „Dw" – dochodzenie wszczęte przez prokuratora lub przejęte przez niego do prowadzenia,

– „D" – dochodzenie prowadzone przez Policję lub inny organ uprawniony do jego prowadzenia,

– „P" – sprawę rozpoznawaną w postępowaniu przyspieszonym.

6. Nazwiska i imiona podejrzanych wpisuje się w odpowiedniej rubryce repertorium jedno po drugim, oznaczając je kolejną liczbą. Jeżeli w rubryce zabraknie miejsca do wpisywania dodatkowo ujawnionych podejrzanych, ich nazwiska wpisuje się w najbliższej wolnej pozycji repertorium, oznaczając tę pozycję liczbą pierwotnego wpisu i czyniąc odpowiednią wzmiankę w rubryce „uwagi".

7. W repertorium „Ds" w rubryce „uwagi" odnotować należy informacje o zastosowaniu europejskiego nakazu aresztowania wydanego na podstawie art. 607a k.p.k.

8. W repertorium „Ds" w rubryce „uwagi" odnotować należy także informację o możliwości prowadzenia postępowania dotyczącego odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, umieszczając w niej symbol „Opz", a z chwilą zarejestrowania sprawy w repertorium „Opz" – zamieścić adnotację o dacie tej czynności i numerze nadanym sprawie w tym repertorium.

1) sprawy prowadzone przez inne niż Policja organy uprawnione do ich prowadzenia, a także sprawy prowadzone przez Policję w trybie art. 325e k.p.k., w których prokurator dokonał incydentalnych czynności procesowych, nierejestrowane w repertorium „Ds",

2) wnioski o karną pomoc prawną („Kpp"),

3) pisma i wnioski w przedmiocie przekazania sprawy karnej do dalszego prowadzenia innej jednostce prokuratury bądź ustalenia jednostki prokuratury właściwej do jej prowadzenia (spory kompetencyjne),

4) zażalenia rozpatrywane przez prokuratora na sposób prowadzenia czynności wskazanych w art. 15 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2007 r. Nr 43, poz. 277 i Nr 57, poz. 390 oraz Nr 120, poz. 818) oraz zażalenia na czynności strażników straży gminnych – art. 20 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. Nr 123, poz. 779, z 2002 r. Nr 113, poz. 984 oraz z 2003 r. Nr 130, poz. 1190),

5) zawiadomienia o przestępstwie ściganym z oskarżenia prywatnego,

6) sprawy z zakresu prawa cywilnego, pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnego i opiekuńczego oraz sprawy dotyczące czynów karalnych rozpoznawanych przez sąd rodzinny, a także gospodarcze i administracyjne nierejestrowane w repertoriach „Pn", „Pc" i „Pa", w których prokurator nie podejmuje czynności i nie uczestniczy w postępowaniach toczących się przed sądem lub innymi organami,

7) zawiadomienia anonimowe, pozostawione bez biegu lub przekazywane właściwym organom,

8) pisma procesowe w innych sprawach, w których prokurator nie jest zobowiązany do podejmowania czynności,

9) pisma i zawiadomienia przekazywane bezzwłocznie innym jednostkom prokuratury lub innym organom.

2. Wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 3 w sprawach uprzednio rejestrowanych w repertorium „Ds", kieruje się do jednostki nadrzędnej pod dotychczasowym numerem tego repertorium.

1) sprawy o wykroczenia skarbowe prowadzone przez finansowy jak i niefinansowy organ postępowania przygotowawczego, w których organ ten zwrócił się do prokuratora z wnioskiem o podjęcie czynności wskazanych w art. 122 § 2 k.k.s.,

2) sprawy, w których prokurator został zawiadomiony o wniesieniu aktu oskarżenia w postępowaniu przygotowawczym prowadzonym przez finansowy organ postępowania przygotowawczego,

3) sprawy, w których zachodzi potrzeba uchylenia na podstawie art. 328 k.p.k. prawomocnego postanowienia o umorzeniu postępowania przygotowawczego, zatwierdzonego przez organ nadrzędny nad finansowym organem postępowania przygotowawczego, prowadzonego o przestępstwo podlegające rozpoznaniu w trybie uproszczonym.

4) zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia skarbowego oraz pozostałe pisma i wnioski w tych sprawach, przekazane według właściwości innym uprawnionym organom.

2. Do rejestru „Ko/kw" wpisuje się sprawy o wykroczenia, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds", w tym:

1) zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia,

2) pisma prokuratora zlecające Policji przeprowadzenie czynności wyjaśniających w sprawach tego rodzaju (art. 56 k.p.w.),

3) pozostałe pisma i wnioski stron w sprawach o wykroczenia przekazywane według właściwości sądowi, organom Policji lub innym uprawnionym organom (art. 9, 10 i 17 k.p.w.),

4) wnioski Policji o wydanie postanowienia o przeszukaniu lub o zatwierdzenie takiej czynności (art. 44 k.p.w.).

3. Rejestry „Ko/kks" i „Ko/kw" mogą być prowadzone łącznie, jeżeli liczba spraw w jednostkach prokuratury nie wymaga odrębnego ich prowadzenia, z oznaczeniem przy numerze sprawy – odpowiednio wymienionych symboli.

2. Do rejestru „ENA-UE" wpisuje się informacje dotyczące europejskich nakazów aresztowania wystawionych i skierowanych do Polski przez właściwe organy innych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz dane o sposobie ich rozpoznania i wykonania w Polsce.

1) pisma uprawnionych organów skierowane do prokuratorów okręgowych w celu uzyskania pisemnej zgody na wystąpienie z wnioskiem do sądu o zarządzenie kontroli operacyjnej – art. 19–19b ustawy o Policji i art. 9e, art. 9f, art. 9g ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 234, poz. 1997, z późn. zm.¹⁰),

2) przekazane prokuratorowi przez Policję, Straż Graniczną i inne uprawnione organy materiały zgromadzone podczas stosowania kontroli operacyjnej z wnioskiem o wszczęcie postępowania.

2. Rejestracja materiałów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, w repertorium „Ds" i innych urządzeniach ewidencyjnych odbywa się na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki lub prokuratora prowadzącego postępowanie. Przy ich wpisie należy umieścić adnotację o miejscu przechowywania materiałów w sprawie zawierających informacje niejawne.

2. Niezależnie od kryteriów przyjętych w ust. 1, materiały dochodzenia lub innych postępowań dołącza się do akt śledztwa.

3. Jeżeli połączeniu podlega sprawa, w której zastosowano tymczasowe aresztowanie, należy dołączyć do niej wszystkie inne sprawy, bez względu na daty ich wpisu do repertorium.

4. Przepisów ust. 1, 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli względy procesowe przemawiają za odmiennym sposobem zarejestrowania sprawy.

5. Przy łączeniu spraw wpisanych do innych repertoriów i rejestrów stosuje się zasady określone w ust. 1.

1) sprawy wyłączone ze spraw wcześniej zarejestrowanych,

2) sprawy, które uprzednio były zakończone, a następnie z jakichkolwiek powodów powinny być ponownie prowadzone.

2. Nie wpisuje się jako nowe spraw wyłączonych, przekazywanych według właściwości innym jednostkom lub innym organom oraz spraw ponownie podjętych, podlegających połączeniu z innymi, zarejestrowanymi uprzednio sprawami będącymi w toku.

3. Ponowne zarejestrowanie sprawy powinno być odnotowane w rubryce „uwagi", z uwzględnieniem dotychczasowej i nowej pozycji repertorium lub rejestru.

1) skierowano do sądu: akt oskarżenia, wniosek o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym, wniosek o warunkowe umorzenie postępowania karnego, wniosek o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających, wniosek o zastosowanie amnestii, pozew, wniosek lub inny środek prawny o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu sądowym,

2) skierowano do sądu wniosek o pociągnięcie podmiotu zbiorowego do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary,

3) przekazano sądowi materiały z czynności zleconych w trybie art. 397 § 1 k.p.k.,

4) umorzono śledztwo lub dochodzenie,

5) umorzono postępowanie na podstawie art. 11 § 1 k.p.k.,

6) wydano postanowienie o zawieszeniu postępowania na podstawie art. 11 § 2 k.p.k. lub art. 22 § 1 k.p.k., a także art. 7 ustawy o świadku koronnym i art. 72 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii,

7) odmówiono wszczęcia śledztwa lub dochodzenia,

8) sąd odmówił wydania europejskiego nakazu aresztowania lub uzyskano informację o jego realizacji przez państwo wezwane, bądź też zwrócono materiały jednostce, która z takim wnioskiem wystąpiła („ENA-P"), uzyskano informację o przekazaniu osoby objętej europejskim nakazem aresztowania państwa obcego albo o innym wykonaniu tego nakazu („ENA-UE"),

9) skierowano sprzeciw lub inny środek prawny w postępowaniu administracyjnym,

10) postępowanie w sprawach rejestrowanych w repertoriach „Opz", „Pc", „Pa" i „Pn" zostało zawieszone przez właściwy organ, a prokurator nie podejmuje w czasie zawieszenia tego postępowania własnych czynności,

11) załatwiono sprawę w inny sposób, a w szczególności prokurator odstąpił od dalszego udziału w postępowaniu sądowym w sprawie cywilnej, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych lub administracyjnej, przekazano sprawę innej prokuraturze lub innemu organowi.

2. Zakreślenie sprawy w repertorium lub rejestrze jako zakończonej, skierowanej do sądu z aktem oskarżenia, wnioskiem o warunkowe umorzenie postępowania karnego, wnioskiem o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających, wnioskiem o zastosowanie amnestii, pozwem lub innym środkiem prawnym o rozstrzygnięcie sprawy w postępowaniu sądowym, a także wnioskiem o pociągnięcie podmiotów zbiorowych do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary następuje z datą pokwitowania przez sąd przyjęcia takiej sprawy lub datą nadania jej w urzędzie pocztowym.

3. Zakreślenie sprawy w repertorium „Ds" jako zakończonej, skierowanej do sądu z wnioskiem o rozpoznanie w postępowaniu przyspieszonym, następuje z datą pokwitowania przyjęcia jej przez sąd.

4. Zakreślenie sprawy w repertorium lub rejestrze jako zakończonej, przekazanej innej jednostce prokuratury celem dalszego prowadzenia postępowania, następuje z datą zawiadomienia o przyjęciu jej przez tę jednostkę lub z datą zawiadomienia o rozstrzygnięciu sporu kompetencyjnego przez prokuratora nadrzędnego.

5. Zakreślenie sprawy w repertorium lub rejestrze jako zakończonej następuje z datą otrzymania zawiadomienia o przekazaniu ścigania poza granice kraju.

6. Zakreślenie sprawy jako zakończonej, innej niż wymienione w ust. 2 i 4, następuje z datą podpisania przez prokuratora decyzji kończącej postępowanie w formie wymaganej dla doręczeń stronom procesowym.

7. Wykonanie wszystkich czynności kancelaryjnych związanych z decyzją, o której mowa w ust. 6, w tym zawiadomienie stron procesowych i innych osób uprawnionych o jej wydaniu (art. 305 § 4 k.p.k.), a także przesłanie odpisu tej decyzji stronom, ich obrońcom i pełnomocnikom oraz innym osobom uprawnionym do jej otrzymania, wskazanym w zarządzeniu prokuratora o doręczeniu, powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od daty podpisania tej decyzji.

8. W sprawach wpisanych do repertorium „Opz", „Pc", „Pa" i „Pn" po raz pierwszy wyłącznie w związku z udziałem prokuratora w postępowaniu przed sądem lub innym organem uprawnionym do prowadzenia postępowania, zakreślenie ich następuje z datą wydania orzeczenia kończącego postępowanie lub zakończenia z innych przyczyn udziału prokuratora w tym postępowaniu.

9. W sposób określony w ust. 8 zakreśla się także sprawy zarejestrowane w rejestrze „ENA-P", w których z wnioskiem o wydanie europejskiego nakazu aresztowania zwrócił się sąd.

10. Zakreślenie w repertorium lub rejestrze pozostałych spraw, o których mowa w ust. 1, następuje na podstawie pisemnego zarządzenia prokuratora.

11. Sprawy zarejestrowane w rejestrach „Ko/kw" i „Ko/kks" zakreśla się z datą skierowania do organów właściwych do ich rozpoznania lub zakończenia czynności procesowych będących podstawą wpisu do tych urządzeń.

2. Zakreślenie sprawy w rejestrze „Ds/z/s-pn" następuje z datą wpływu zawiadomienia z sądu lub prokuratury o rozpoznaniu zażalenia bądź z datą wpływu akt głównych sprawy wraz z decyzją w tym przedmiocie.

3. Zakreślenie sprawy w rejestrze „Ds/z" następuje z datą podpisania przez prokuratora postanowienia rozpoznającego zażalenie na decyzję prokuratora, Policji lub innego organu uprawnionego do prowadzenia postępowania w formie określonej w § 80 ust. 6. Wykonanie czynności kancelaryjnych po wydaniu postanowienia odbywać się powinno w sposób i w terminie wskazanym w § 80 ust. 7.

2. W prokuraturach apelacyjnych i okręgowych, w których w Wydziałach I Organizacyjnych wyodrębniono działy nadzoru, prowadzi się wykazy pomocnicze do rejestru „Dsn"”

– w zakresie sprawowanego zwierzchniego nadzoru służbowego, zleconego odpowiednio przez prokuratora apelacyjnego i okręgowego nad śledztwami i dochodzeniami prowadzonymi w podległych jednostkach,

– nadzoru instancyjnego w przedmiocie środków odwoławczych rozpoznawanych przez prokuratora nadrzędnego, a w razie potrzeby – również inne urządzenia ewidencyjne, zawierające adnotacje dotyczące biegu sprawy oraz rodzaju i terminu decyzji podejmowanych przez prokuratora nadrzędnego.

3. Pisma i wnioski w przedmiocie przekazania sprawy karnej do dalszego prowadzenia innej jednostce prokuratury, bądź ustalenia jednostki prokuratury właściwej do jej prowadzenia, rozpoznawane są pod numerem „Dsn" tylko wówczas, gdy sprawa została uprzednio zarejestrowana w tym rejestrze w związku z wdrożeniem zwierzchniego nadzoru służbowego bądź nadzoru instancyjnego.

4. Sprawy przejęte z innych jednostek organizacyjnych wpisuje się do rejestru „Dsn" tylko wówczas, gdy nadzorowane przez prokuratora nadrzędnego postępowanie przygotowawcze pozostaje w toku lub dokonywane są dalsze czynności procesowe po jego zakończeniu. W przeciwnym wypadku wpisuje się je do rejestru „Ko", z uwzględnieniem wymogów określonych w § 72 ust. 2.

5. W Prokuraturze Krajowej do rejestru „Dsn" wpisuje się ponadto wnioski o uchylenie przez Prokuratora Generalnego prawomocnych postanowień o umorzeniu postępowania przygotowawczego (art. 328 § 1 k.p.k.).

6. Sprawy wpisane do rejestru „Dsn" w związku ze sprawowanym przez prokuratora zwierzchnim nadzorem służbowym lub nadzorem instancyjnym w zakresie wskazanym w ust. 2, zakreśla się z datą otrzymania informacji:

– o zakończeniu śledztwa lub dochodzenia i skierowaniu do sądu aktu oskarżenia, wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego albo wniosku o umorzenie postępowania i zastosowanie środków zabezpieczających,

– o uprawomocnieniu się decyzji o umorzeniu śledztwa lub dochodzenia, bądź decyzji o odmowie wszczęcia śledztwa lub dochodzenia,

– o uprawomocnieniu się decyzji o zawieszeniu postępowania w sprawie nadzorowanej.

2. Zakończenie nadzoru i zakreślenie dotyczącego go wpisu w repertorium „Opz" następuje z datą skierowania do sądu wniosku o pociągnięcie podmiotów zbiorowych do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary.

2. W pozycjach repertoriów i rejestrów oznaczonych symbolami „Sk" i „Sk/I" w rubryce „uwagi" odnotowuje się sygnaturę skargi zarejestrowanej w spisie założonym według zasad określonych w § 135 i § 136.

1) dowody rzeczowe w śledztwach i dochodzeniach wszczętych przez prokuratora lub dochodzeniach przejętych przez niego do prowadzenia, bądź w których prokurator umorzył postępowanie lub zatwierdził postanowienie o umorzeniu postępowania wydane przez inny uprawniony organ, a akta tych spraw przekazano do prokuratury po wykonaniu czynności dochodzeniowo–wykrywczych,

2) dowody rzeczowe w sprawach kierowanych do sądu z wnioskiem o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym,

3) kwoty pieniężne uzyskane ze sprzedaży przedmiotów stanowiących dowody rzeczowe w sprawach wskazanych w pkt 1.

2. Do rejestru „Drz/p" wpisuje się na podstawie wskazanej w ust. 1:

1) pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne, papiery wartościowe i inne środki płatnicze oraz przedmioty ruchome stanowiące poręczenie majątkowe,

2) dokumenty uprawniające do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymane w związku z popełnieniem przestępstwa.

3. Do rejestru „Drz/p" wpisuje się ponadto paszporty i dokumenty uprawniające do przekroczenia granicy, co do których prokurator wydał postanowienie na podstawie art. 277 § 1 k.p.k. lub których zatrzymanie nastąpiło na podstawie art. 277 § 2 k.p.k., choćby postanowienia jeszcze nie wydano.

2. W śledztwach prowadzonych przez prokuratora w sprawach dotyczących funkcjonariuszy Policji lub innych organów uprawnionych do prowadzenia postępowań miejscem przechowywania dowodów rzeczowych, pozostających do jego wyłącznej dyspozycji, są jednostki prokuratury, względnie inne wyznaczone przez prokuratora pomieszczenia poza siedzibą tych organów.

1) pieniądze obiegowe polskie,

2) pieniądze zagraniczne i złote monety,

3) kamienie i metale szlachetne oraz wyroby z tych kamieni i metali,

4) zagraniczne i krajowe papiery wartościowe,

5) weksle, skrypty dłużne, listy gwarancyjne, książeczki oszczędnościowe i czekowe oraz karty płatnicze,

6) inne przedmioty niewymienione w pkt 1–5, jeżeli prokurator tak postanowi.

2. W wypadku gdy przed rejestracją pieniądze przekazano do banku emisyjnego w celu zbadania autentyczności, w rejestrze należy zamieścić informację o liczbie przekazanych banknotów i ich nominale oraz o oznaczeniu pisma, przy którym zostały przesłane.

3. Przedmioty w sprawach z zakresu prawa autorskiego i praw pokrewnych tego samego rodzaju i o identycznej zawartości nośników (np. kasety wideo, płyty CD, CD-ROM) wpisuje się w rejestrze „Drz" zbiorczo, z podaniem ich łącznej liczby, określeniem rodzaju i nazwy tych przedmiotów, a także wskazaniem cech pozwalających na ich identyfikację w przypadku przekazania odpowiednim organom lub wydania uprawnionym osobom.

4. Zbiorczo należy wpisywać do rejestru „Drz" także przedmioty inne niż wymienione w ust. 3, jeżeli są wielokrotnością egzemplarzy tego samego rodzaju. Należy wówczas podać liczbę egzemplarzy i cechy, o których mowa w ust. 3.

5. Wykazy przedmiotów, o których mowa w ust. 1–4, sporządzone przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań, załącza się do akt głównych sprawy.

2. Pokwitowanie odbioru sporządza się:

1) w trzech egzemplarzach, jeżeli dotyczy przedmiotów wartościowych lub dowodów z dokumentów (w tym – jeden przeznaczony do umieszczenia wewnątrz opakowania przedmiotów, drugi – doręcza się przekazującemu przedmioty, trzeci – dołącza się do akt głównych),

2) w dwóch egzemplarzach, jeżeli dotyczy innych przedmiotów (z przeznaczeniem do dołączenia do akt głównych i doręczenia przekazującemu przedmioty).

3. Odbiór dowodów rzeczowych może być dokonany na sporządzonych przez Policję lub inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań wykazach, jeżeli odpowiadają one warunkom określonym w ust. 1 i 2.

2. Pracownik sekretariatu prowadzący agendy dowodów rzeczowych wydaje upoważnionym pracownikom dowody rzeczowe za pokwitowaniem. Do jego obowiązków należy przestrzeganie terminowego zwrotu dowodów rzeczowych wydanych do wykorzystania w toku czynności procesowych.

3. Po wykorzystaniu w toku czynności procesowych dowodu rzeczowego podjętego z banku, pracownik sekretariatu prowadzący agendy dowodów rzeczowych ponownie składa go do banku.

2. Przy przesyłaniu akt sprawy innej prokuraturze lub innemu organowi przedmioty wymienione w ust. 1 mogą być na podstawie zarządzenia prokuratora wyłączone z akt, a następnie załączone do akt po ich zwrocie.

2. Znajdujące się czasowo w prokuraturze przedmioty zaliczane do wartościowych i do dowodów z dokumentów oraz pieniądze obiegowe polskie i zagraniczne powinny być przechowywane w szafie żelaznej.

3. Broń, amunicję, materiały wybuchowe lub łatwopalne, materiały radioaktywne, substancje trujące, duszące lub parzące, środki odurzające, substancje psychotropowe lub prekursory przechowuje się w sposób i miejscu określonym w przepisach w sprawie szczegółowych zasad i miejsca przechowywania tych przedmiotów, substancji, materiałów i prekursorów oraz warunków i sposobu ich zniszczenia, wydanych na podstawie art. 232a § 4 k.p.k.

4. Pieniądze obiegowe, jeżeli nie muszą być zachowane w konkretnych egzemplarzach, a także pieniądze uzyskane ze sprzedaży przedmiotów stanowiących dowody rzeczowe należy wpłacić na rachunek pomocniczy sum depozytowych sądu rejonowego właściwego do rozpoznania sprawy bądź na konto depozytowe prokuratur apelacyjnych lub okręgowych w pozostałych sprawach.

5. Zatrzymane prawo jazdy po zarejestrowaniu i uprawomocnieniu się postanowienia należy niezwłocznie, nie czekając na decyzję kończącą postępowanie w sprawie, przekazać do właściwego wydziału komunikacji.

6. Pozwolenia na prowadzenie pojazdów wydane w państwach obcych, należących do Unii Europejskiej, przekazuje się do organów wymienionych w załączniku nr 5 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 21 stycznia 2004 r. w sprawie wydawania uprawnień do kierowania pojazdami (Dz. U. Nr 24, poz. 215 i Nr 286, poz. 2884 oraz z 2006 r. Nr 73, poz. 514).

7. W odniesieniu do pozostałych państw obcych, w stosunku do których obowiązują przepisy Konwencji o Ruchu Drogowym, sporządzonej w dniu 8 listopada 1968 r. w Wiedniu, pozwolenia na prowadzenie pojazdów przekazywać należy za pośrednictwem Biura Obrotu Prawnego z Zagranicą Prokuratury Krajowej, z wyjątkiem Republiki Białorusi i Ukrainy, do których dokumenty te mogę być przekazywane przez prokuraturę okręgową.

8. Zatrzymany paszport i inny dokument uprawniający do przekroczenia granicy, po zarejestrowaniu i uprawomocnieniu się postanowienia w tym przedmiocie, należy niezwłocznie przekazać organowi, który wydał ten dokument.

9. W sprawach dotyczących cudzoziemców zatrzymany dokument uprawniający do przekroczenia granicy po zarejestrowaniu i uprawomocnieniu się postanowienia niezwłocznie przekazuje się urzędowi konsularnemu państwa obcego, którego obywatelem jest cudzoziemiec.

2. W sprawach przekazywanych przez Policję lub inny organ uprawniony do prowadzenia postępowania z wnioskiem o skierowanie do sądu aktu oskarżenia, wniosku o rozpoznanie sprawy w postępowaniu przyspieszonym, wniosku o warunkowe umorzenie postępowania karnego lub innego wniosku – przejmuje się dowody rzeczowe wskazane w zarządzeniu prokuratora i wpisuje się je do rejestru „Drz".

3. Przy przekazywaniu sprawy sądowi lub innemu uprawnionemu organowi należy przekazać zabezpieczone w formie dowodów rzeczowych przedmioty znajdujące się w prokuraturze oraz przedmioty będące na przechowaniu poza prokuraturą, wykazane w rejestrze „Drz", a także przelać sumy depozytowe znajdujące się na koncie sum depozytowych prokuratury apelacyjnej lub okręgowej.

4. Dowód rzeczowy przekazuje się do dyspozycji sądu także w sprawie umorzonej w prokuraturze, w której skierowano wniosek o przepadek dowodu rzeczowego.

1) wydania uprawnionej osobie przedmiotów przechowywanych w prokuraturze lub dokumentów upoważniających do odebrania przedmiotów przechowywanych poza prokuraturą,

2) doręczenia sądowi lub innemu organowi przedmiotów przechowywanych w prokuraturze,

3) przekazania sądowi przedmiotów przechowywanych poza prokuraturą, w tym także kwot pozostających na rachunku pomocniczym sum depozytowych sądu rejonowego,

4) otrzymania zawiadomienia o dokonaniu przelewu na rachunek pomocniczy sum depozytowych sądu kwot pozostających na koncie sum depozytowych prokuratury apelacyjnej lub okręgowej,

5) zarejestrowania rozdzielonego dowodu rzeczowego pod nowymi pozycjami rejestru „Drz",

6) umorzenia postępowania o fałszowanie znaków pieniężnych w przypadku, gdy z ekspertyzy Narodowego Banku Polskiego wynika, iż przekazane do badań banknoty lub monety zostały tam zatrzymane jako fałszywe,

7) zniszczenia dowodu rzeczowego z przyczyn losowych, potwierdzonego stosownym protokołem,

8) zniszczenia dowodu rzeczowego, po uzyskaniu zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 158 ust. 1, wobec upływu okresu jego przechowywania w archiwum zakładowym.

2. Zakreślenie sprawy w rejestrze „Drz/p" następuje z datą:

1) uchylenia środka zapobiegawczego,

2) przekazania aktu oskarżenia do sądu w sprawie, w której środek został zastosowany,

3) przesłania właściwemu organowi dokumentów wskazanych w § 96 ust. 5–9.

3. O wydaniu dokumentów upoważniających do odebrania przedmiotów przechowywanych poza prokuraturą zawiadamia się za zwrotnym pokwitowaniem odbioru osobę lub instytucję przechowującą te przedmioty.

2. W sytuacji, w której zestawienie opłat i innych wydatków w postępowaniu przygotowawczym, sporządzone przez Policję lub inny organ uprawniony do prowadzenia postępowania, nie nasuwa uwag merytorycznych i formalnych, a koszty tego postępowania w jednostce prokuratury ograniczają się tylko do doręczenia odpisów decyzji merytorycznej kończącej postępowanie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania, można poprzestać na załączeniu do akt głównych i podręcznych wymienionego zestawienia, z dodaniem jednakże kosztów poniesionych przez jednostkę prokuratury.

2. Zasady i sposób ich dołączenia do akt głównych oraz przesyłania w ślad za sprawą regulują przepisy części I – rozdziału 4.

2. W sytuacji, w której rachunki i inne dokumenty nie mogły być uwzględnione w zestawieniu opłat i innych wydatków przesłanym wraz z aktami sprawy do sądu, należy je wykazać w uzupełniającym zestawieniu, przekazanym z wymienionymi dokumentami w ślad za aktami sprawy.

2. W przypadku dokonania w sprawach wymienionych w ust. 1 dalszych czynności procesowych bądź podjęcia na nowo lub wznowienia postępowania przygotowawczego, w sporządzonym uprzednio zestawieniu opłat i innych wydatków poniesionych w tym postępowaniu uwzględnia się pozostałe koszty wynikające z dokonania określonych wyżej czynności.

2. Należności, o których mowa w ust. 1, ponoszone przez Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań wykazuje się na podstawie zestawień sporządzonych przez te organy oraz załączonej do akt sprawy dokumentacji.

2. Za wydanie na wniosek osób uprawnionych oraz za zgodą prokuratora kserokopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłaty kancelaryjne w wysokości określonej przepisami rozporządzenia, o którym mowa w ust. 1.

3. Opłaty kancelaryjnej nie pobiera się od osoby, której należy z urzędu doręczyć odpis postanowienia lub zarządzenia (art. 100 § 2 k.p.k. w zw. z art. 16 k.p.k.), oraz od podejrzanego, któremu na jego żądanie wydano odpis postanowienia (art. 157 § 1 k.p.k.).

4. O wydaniu dokumentów, uwierzytelnionych ich odpisów lub kserokopii z akt sprawy oraz o wysokości pobranych opłat sporządza się adnotację na drugiej stronie okładki akt podręcznych lub notatkę urzędową, którą załącza się do tych akt.

2. W wykazie wskazanym w ust. 1 sumuje się w systemie półrocznym i rocznym poszczególne koszty takich postępowań ponoszone przez jednostkę prokuratury.

3. W przypadku kosztów doręczenia wezwań i innych pism w wykazie kontrolnym odnotowuje się w odrębnych kolumnach zarówno naliczoną sumę ryczałtu w poszczególnych sprawach, jak i koszty z tytułu doręczenia pism tej jednostki naliczane przez pocztę.

– prokuratury rejonowe,

– prokuratury okręgowe – Wydziały V Śledcze i Wydziały VI do Spraw Przestępczości Gospodarczej, natomiast w strukturze bezwydziałowej – działy śledcze w zakresie prowadzonych postępowań karnych, a także pozostające w obszarze działania prokuratur okręgowych ośrodki zamiejscowe,

– wydziały zamiejscowe Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, z działalności podejmowanej przez prokuratora nadrzędnego w sprawach karnych prowadzonych w wydziałach zamiejscowych Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej wypełnia to biuro.

2. Przekazywanie wymienionych formularzy sprawozdawczych następuje w terminie i w sposób uzgodniony z Wydziałem Statystyki Departamentu Organizacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości.

2. W jednostkach organizacyjnych prokuratury może być prowadzony biblioteczny system komputerowy, zawierający całość danych dotyczących zasobów biblioteki.

2. Po zebraniu pełnego rocznika czasopism i zapisaniu go do księgi inwentarzowej, na karcie inwentarzowej w rubryce „uwagi” umieszcza się numer książki inwentarzowej.

3. Księga inwentarzowa i księga ubytków może być prowadzona także w formie elektronicznej.

2. Nie wypożycza się poza obręb biblioteki książek i czasopism o znaczeniu historycznym i wyjątkowym.

3. Osoby spoza prokuratury mogą korzystać z księgozbioru w pomieszczeniach prokuratury. Zgody na korzystanie poza obrębem prokuratury może udzielić wyjątkowo kierownik jednostki.

4. Dla celów statystycznych prowadzi się zeszyt kontrolny osób korzystających z księgozbioru.

2. W bibliotece podręcznej prokuratury rejonowej księgozbiór ewidencjonuje się w dwóch zeszytach: zeszycie wpływu książek i zeszycie wpływu czasopism.

3. Karty zeszytów numeruje się i zaznacza na ostatniej stronie liczbę kart.

4. Książki i czasopisma oznacza się kolejnymi numerami zeszytu wpływu.

2. Wykazy, o których mowa w ust. 1, określają słownie i cyfrowo hasła klasyfikacyjne wszystkich rodzajów spraw z zakresu administracji prokuratora oraz ich kwalifikacje do kategorii materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej, stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹³) oraz wydanych na jej podstawie rozporządzeń właściwego ministra sprawującego nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym.

3. Rzeczowe wykazy akt ustala z właściwym archiwum państwowym:

1) Prokuratura Krajowa w odniesieniu do akt Prokuratury Krajowej i wydziałów zamiejscowych Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej – w uzgodnieniu z Dyrektorem Generalnym Ministerstwa Sprawiedliwości,

2) prokurator apelacyjny – w odniesieniu do akt prokuratury apelacyjnej,

3) prokurator okręgowy – w odniesieniu do akt prokuratury okręgowej i podległych mu prokuratur rejonowych.

2. Zbiór wszystkich „spisów spraw” załatwionych w jednostce prokuratury (jej komórce organizacyjnej) stanowi rejestr spraw.

3. Spisy i rejestry spraw prowadzą wyznaczeni pracownicy sekretariatu.

2. Na znak sprawy w Prokuraturze Krajowej składają się: literowe oznaczenie jednostki – PR, rzymska cyfra oznaczająca biuro Prokuratury Krajowej, rzymski numer wydziału zamiejscowego Biura do Spraw Przestępczości Zorganizowanej Prokuratury Krajowej, liczbowy symbol hasła klasyfikacyjnego ustalonego w wykazie akt, kolejny numer porządkowy i dwucyfrowe oznaczenie roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana (np. PR I 070-20/07 lub PR IVI 070-8/07).

3. Znak jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Wszystkie pisma związane z załatwieniem tej samej sprawy są opatrzone tym samym znakiem i tworzą akta sprawy.

2. W wypadku częściowego lub wstępnego załatwienia sprawy w rubryce uwagi „spisu spraw” czyni się ołówkiem adnotację o terminie wznowienia sprawy. Adnotacje te usuwa się po ostatecznym załatwieniu sprawy.

3. Po zakończeniu roku kalendarzowego należy sporządzić kserokopię poszczególnych spisów spraw i dołączyć je do teczek aktowych odpowiadających danemu hasłu kwalifikacyjnemu.

2. Teczki aktowe przechowuje się w sekretariatach przez okres dwóch lat, licząc od roku następnego po roku, w którym teczkę założono, a następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego. Fakt ten odnotowuje się w „spisie spraw” poprzez podanie daty, numeru wykazu i pozycji, pod którą teczkę wpisano w spisie zdawczo-odbiorczym – odpowiednio do zasad obowiązujących przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego.

2. Poza przypadkiem, o którym mowa w ust. 1, sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego, są załatwiane w latach następnych bez zmiany znaków dotychczasowych i bez ponownego ich rejestrowania w nowych „spisach spraw”.

2. Łączny okres przechowywania spisów spraw w jednostkach organizacyjnych prokuratury, w tym po ich przekazaniu do archiwów zakładowych, wynosi 50 lat.

2. Archiwa zakładowe działają w Prokuraturze Krajowej, prokuraturach apelacyjnych, okręgowych i rejonowych.

1) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych prokuratury (jednostki organizacyjnej),

2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, a w razie konieczności konserwacja zniszczonej dokumentacji w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym,

3) udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,

4) przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne zaliczane do kategorii „A” do właściwego archiwum państwowego,

5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zaliczanej do kategorii „B” i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów (w stanie uniemożliwiającym ich odtworzenie) na makulaturę, po sporządzeniu protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisu tej dokumentacji, przeznaczonej na makulaturę i po uprzednim uzyskaniu jednorazowej zgody na brakowanie archiwum państwowego,

6) utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

1) „A” – dokumentację stanowiącą materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, którą po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego,

2) „B” – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,

3) „BE” – dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

1) w części V niniejszego zarządzenia w odniesieniu do akt prokuratora i urządzeń ewidencyjnych tych akt,

2) w rzeczowych wykazach akt, o których mowa w § 133, w odniesieniu do akt z zakresu administracji prokuratora apelacyjnego, okręgowego i rejonowego.

2. Prokurator Krajowy, apelacyjny i okręgowy w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym może uzupełnić – stosownie do zmieniających się potrzeb – jednolity rzeczowy wykaz akt, oznaczając dla poszczególnych akt kategorie i okresy przechowywania, zaliczyć część dokumentacji kategorii „B” do kategorii „A” lub zmienić okresy przechowywania dokumentacji kategorii „B”.

2. Po upływie okresów przechowywania, o których mowa w ust. 1, materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego.

3. Okresy przechowywania dokumentacji kategorii „B” są oznaczone cyframi arabskimi umieszczonymi obok symbolu „B”, np. „B-5”. Po upływie tych okresów akta podlegają brakowaniu.

2. Jeżeli zachodzi potrzeba łączenia w jednej teczce akt kategorii „A” z aktami kategorii „B”, całą zawartość teczki zalicza się do kategorii „A”. W przypadku połączenia akt w jednej teczce kategorii „B” o różnych okresach przechowywania – całą zawartość teczki zalicza się do najdłuższego z ustalonych okresu przechowywania.

2. Uporządkowanie dokumentacji polega na:

1) ułożeniu pism w poszczególnych aktach spraw zgodnie z przepisami o biurowości oraz ułożenie akt w teczkach, w kolejności zgodnej z numeracją spisu spraw lub numeracją zapisów we właściwym urządzeniu ewidencyjnym (repertorium i rejestrze),

2) opisaniu teczek na tytułowej stronie,

3) zszyciu lub trwałym złączeniu w inny sposób pism znajdujących się w teczkach akt kategorii „A” i ponumerowaniu zapisanych stron w tych aktach,

4) usunięciu z akt części metalowych (zszywki, spinacze, złącza skoroszytowe),

5) zagięciu arkuszy o wymiarach większych od formatu „A-4”, równolegle do brzegów pozostałych kart.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla każdej kategorii akt: w czterech egzemplarzach dla kategorii „A” i w trzech egzemplarzach dla kategorii „B”.

3. Jednostka prokuratury i jej komórka organizacyjna wypełnia rubryki spisu zadawczo-odbiorczego 1–5. Teczki aktowe w spisie powinny być ułożone w kolejności haseł wykazu akt.

2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje jednostka prokuratury i jej komórka organizacyjna przekazująca akta, a dwa egzemplarze pozostawia się w archiwum zakładowym. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii „A” przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu.

3. Treść spisów zdawczo-odbiorczych uzupełnia się przez podanie w rubryce 6 spisu numeru regału i półki, na której akta zostały złożone.

4. Przyjęte akta oznaczone zostają sygnaturą archiwalną składającą się: z oznaczenia literowego „Arch”, kolejnego numeru wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, numeru pozycji spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Układ teczek (akt) i ich segregacja na poszczególnych półkach powinny zapewnić sprawne wyszukiwanie akt i sukcesywne ich brakowanie.

3. W razie potrzeby dokumentację poddaje się zabiegom konserwacyjnym. W przypadku materiałów archiwalnych odbywa się ona według wskazań archiwum państwowego.

4. Pomieszczenia archiwum zakładowego powinny odpowiadać kryteriom zapewniającym warunki właściwego przechowywania dokumentacji i jej zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych.

2. Ewidencję zasobu archiwum zakładowego stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów przekazanych do archiwum zakładowego,

2) wykazy spisów zdawczo odbiorczych,

3) kartoteka udostępnienia akt,

4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego,

5) spisy akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia, wraz z protokołami brakowania akt kategorii „B” i wydanymi przez państwowe archiwum zezwoleniami na zniszczenie akt.

3. Karty udostępnienia akt przechowywane są w archiwum przez okres dwóch lat, pozostałe urządzenia ewidencyjne wymienione w ust. 2 stanowią dokumentację kategorii „A” i przechowywane są w archiwum.

1) zbiór I – stanowią pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone według kolejności numerów porządkowych w poszczególnych latach kalendarzowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów,

2) zbiór II – stanowią egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

2. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się – zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.

3. Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (przed upływem 30 lat od ich wytworzenia) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 oraz z 2006 r. Nr 98, poz. 681).

4. Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych w wypadkach wskazanych w ust. 1, 2 i 3 winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy, oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału.

5. Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych w wypadkach wskazanych w ust. 1, 2 i 3 wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie powinno określać rodzaj i zakres materiałów archiwalnych, które mają być udostępnione, oraz sposób ich udostępnienia osobie wskazanej w ust. 4.

6. Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia. Środki zaskarżenia na odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych w zakresie wskazanym w ust. 1 i 2 wnosi się na zasadach ogólnych, a w wypadku odmowy wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych – w trybie wskazanym w § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wymienionego w ust. 3.

7. Udostępnienie materiałów archiwalnych odnotowuje się w kartach udostępnienia, sporządzanych przez prowadzącego archiwum zakładowe i przechowywanych zgodnie z wymogami § 149 ust. 3.

2. Do zadań komisji należy:

1) zakwalifikowanie do zniszczenia wydzielonych akt kategorii „B”, w przypadku których minął okres ich przechowywania,

2) sporządzenie protokołu brakowania akt oraz spisu tych akt.

3. Spis wybrakowanych, przewidzianych do zniszczenia, akt sporządza się w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz spisu wraz z protokołem brakowania przedstawia się archiwum państwowemu w celu uzyskania zezwolenia na zniszczenie akt.

1) wyłączyć z akt przeznaczonych do zniszczenia oryginały dokumentów osobistych (metryki, świadectwa, umowy, akty notarialne),

2) doprowadzić akta do stanu uniemożliwiającego ich odtworzenie,

3) przekazać uzyskaną w ten sposób makulaturę do odpowiedniej składnicy surowców wtórnych, wraz z jednym egzemplarzem zezwolenia archiwum państwowego na zniszczenie akt, lub wyspecjalizowanej firmie zajmującej się profesjonalnym niszczeniem makulatury.

2. Wyłączone z akt dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1, przechowuje się w archiwum zakładowym i zwraca za pokwitowaniem na żądanie uprawnionych osób do ich odbioru.

2. Dwa egzemplarze spisu przedstawia się archiwum państwowemu co najmniej na dwa tygodnie przed uzgodnionym terminem przekazania akt.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza się krótki opis jednostki prokuratury i jej strukturę z okresu, w którym powstały przekazane akta.

2. Na podstawie spisu, o którym mowa w ust. 1, w archiwum zakładowym sporządza się w spisach zdawczo-odbiorczych adnotację o przekazaniu akt do archiwum państwowego, wpisując w uwagach datę przekazania akt.

2. Po upływie okresów przechowywania w prokuraturze akta kategorii „A” przekazuje się do archiwum państwowego, a akta kategorii „B” – do zniszczenia.

1) wykonaniem postanowienia lub zarządzenia kończącego postępowanie, a gdy nie zachodzi potrzeba wykonania, okres ten liczy się od uprawomocnienia się postanowienia lub zarządzenia,

2) uprawomocnieniem się orzeczenia sądowego w sprawach skierowanych przez prokuratora do sądu lub w sprawach, w których prokurator zgłosił swój udział w postępowaniu przed sądem,

3) rozpatrzeniem przez uprawnione organy sprzeciwu lub innego środka prawnego wniesionego przez prokuratora,

4) odmową wniesienia nadzwyczajnego środka prawnego, wniosku o ułaskawienie lub wniosku o wznowienie postępowania,

5) załatwieniem sprawy w inny sposób.

2. Kategorie i okres przechowywania urządzeń ewidencyjnych i innych urządzeń biurowych określa prokurator rejonowy, a w prokuraturze apelacyjnej i okręgowej – wyznaczony prokurator.

2. Komisji powołanej do brakowania akt przewodniczy prokurator. Komisja może dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii „B” na kategorię „A” lub przedłużyć okres przechowywania akt kategorii „B”.

1) akta umorzonych śledztw lub dochodzeń w sprawach:

a) o zbrodnie przeciwko pokojowi, ludzkości oraz zbrodnie wojenne,

b) o przestępstwa wymienione w rozdziale XVII, XXIV i XXXI oraz w art. 253, 256–258 i 265 k.k.,

c) o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1–6, art. 47 ust. 1, art. 48 ust. 1–4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. z 1981 r. Nr 29, poz. 154, z 1989 r. Nr 34, poz. 178 oraz z 1997 r. Nr 88, poz. 554),

d) o wyjątkowym znaczeniu ze względu na zebrany materiał w śledztwie lub dochodzeniu, bądź występujące w sprawie osoby,

2) akta nadzoru:

a) nad wykonaniem kary w sprawach o zbrodnie wojenne i zbrodnie przeciwko ludzkości oraz w sprawach, w których na podstawie obowiązujących uprzednio przepisów prawomocnie orzeczono karę śmierci, a obecnie karę dożywotniego pozbawienia wolności,

b) w sprawach, w których Prokurator Generalny:

– wystąpił do organów państw obcych o ściganie zbrodni wojennych lub zbrodni przeciwko ludzkości popełnionych na szkodę narodu polskiego albo o wydanie sprawców takich przestępstw, przeciwko którym prowadzi się postępowanie w Polsce,

– wniósł rewizję nadzwyczajną lub kasację, żądając rehabilitacji osób niesłusznie skazanych za przestępstwa popełnione z pobudek politycznych.

1) urządzenia ewidencyjne (repertoria i rejestry) przeznaczone do ewidencjonowania akt spraw,

2) akta spraw, w których Prokurator Generalny wystąpił do Prezesa Rady Ministrów lub ministrów z wnioskiem o usunięcie stwierdzonych uchybień lub usprawnienie działalności administracji lub gospodarki.

1) dla akt śledztw umorzonych z innych przyczyn niż określone w art. 17 § 1 pkt 1 i 2 k.p.k.:

– w sprawach o zbrodnie zabójstwa – 40 lat,

– w sprawach o inne zbrodnie – 30 lat,

2) dla akt spraw umorzonych z innych przyczyn niż określone w art. 17 § 1 pkt 1 i 2 k.p.k., gdy czyn stanowi występek zagrożony karą pozbawienia wolności powyżej 5 lat – 25 lat,

3) dla akt spraw umorzonych z innych przyczyn niż określone w art. 17 § 1 pkt 1 i 2 k.p.k., gdy czyn stanowi występek zagrożony karą pozbawienia wolności powyżej 3 lat – 20 lat,

4) dla akt spraw umorzonych z innych przyczyn niż określone w art. 17 § 1 pkt 1 i 2 k.p.k. o pozostałe występki – 10 lat, a także kontrolek oraz wykazów kart. rejestracyjnych i zapytań do Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych,

5) 10 lat dla:

a) akt śledztw i dochodzeń umorzonych warunkowo przed 1 września 1998 r. oraz umorzonych na podstawie art. 17 § 1 pkt 1 i 2 k.p.k. w sprawach o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, akt zakończonych odmową wszczęcia postępowania o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, w których prokurator przekazał informację o pobraniu ze zwłok komórek, tkanek i narządów,

b) akt podręcznych w sprawach, w których prokurator:

– uczestniczył w postępowaniu przed sądem cywilnym ze względu na wyjątkową potrzebę ochrony interesu społecznego lub praworządności, w tym w sprawach o rejestrację organizacji związkowych, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych,

– kierował skargę do ministra oraz skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego lub Naczelnego Sądu Administracyjnego,

– podejmował czynności w ochronie praworządności na wniosek Sejmu, Senatu i ich organów, Prezydenta RP i Prezesa Rady Ministrów,

c) akt głównych i podręcznych spraw, w których prokurator podejmował czynności lub skierował wniosek do sądu o pociągnięcie podmiotu zbiorowego do odpowiedzialności za czyny zabronione pod groźbą kary,

d) akt spraw podlegających rozpoznaniu przez Trybunał Konstytucyjny,

6) 5 lat dla:

a) akt śledztw i dochodzeń umorzonych na podstawie art. 17 § 1 pkt 1 i 2 k.p.k., z wyłączeniem spraw o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym,

b) akt śledztw i dochodzeń umorzonych na podstawie art. 17 § 1 pkt 3 k.p.k.,

c) akt spraw zakończonych odmową wszczęcia śledztwa lub dochodzenia, z wyjątkiem spraw o zdarzenia ze skutkiem śmiertelnym, o których mowa w pkt 5a,

d) akt podręcznych śledztw i dochodzeń, z wyłączeniem spraw umorzonych z powodu niewykrycia sprawców, które przechowuje się w okresach przewidzianych w § 173 pkt 1–4,

e) akt podręcznych spraw rozpoznanych w postępowaniu przyspieszonym,

f) akt nadzoru prokuratora nadrzędnego nad prowadzonymi w podległych prokuraturach postępowaniami w sprawach karnych, cywilnych, administracyjnych oraz w sprawach związanych z wykonaniem wyroków,

g) akt dotyczących:

– rozpatrzonych wniosków o rewizję nadzwyczajną (kasację) oraz udziału prokuratora w postępowaniu kasacyjnym,

– udziału prokuratora w postępowaniu rewizyjnym (apelacyjnym),

– rozpatrzonych wniosków o wydanie przez prokuratora postanowienia o wyznaczeniu cudzoziemcowi miejsca przymusowego pobytu,

– zastosowaniu przez sąd tymczasowego aresztowania w celu wydalenia,

– akt podręcznych postępowania ułaskawieniowego,

– spraw, w których prokurator podejmował czynności w celu ochrony praworządności („Pc” i „Pa”), z wyłączeniem spraw wymienionych w pkt 5b,

h) spraw wpisanych w repertorium „Pn” oraz w rejestrze „Oz” i „Ko”,

7) 2 lata – dla akt spraw niewymienionych w § 169, 170 i 171 pkt 2 oraz w pkt 1–4 niniejszego przepisu oraz pomocniczych urządzeń ewidencyjnych, do których zaliczamy w szczególności: pocztowe książki nadawcze, rejestry „E”, rejestry „Dor”, zbiory wokand, zbiory wyroków, postanowień.

2. Akta spraw, o których mowa w § 72 ust. 2, przejęte z innych jednostek prokuratury, niezależnie od ich podstawy, wpisuje się we właściwym urządzeniu ewidencyjnym i przechowuje w archiwum zakładowym w okresach wskazanych w § 170 i 173, odpowiednio dla każdej z tych spraw.

2. W systemie informatycznym, o którym mowa w ust. 1, nie przetwarza się danych oznaczonych klauzulą tajności w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych.

1) system informatyczny – system informatyczny służący do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, przetwarzania w formie elektronicznej danych gromadzonych w tych urządzeniach dla potrzeb spraw karnych oraz prowadzenia akt elektronicznych w tych sprawach, wdrożony w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury zarządzeniem Prokuratora Krajowego,

2) dane – wszelkie informacje przetwarzane w systemie informatycznym,

3) baza danych – uporządkowany zbiór danych przechowywany na informatycznych nośnikach danych,

4) przetwarzanie danych – rejestracja, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, przekazywanie, opracowywanie, edycja, usuwanie i udostępnianie danych zgromadzonych w systemie informatycznym,

5) rejestracja danych – wprowadzanie danych do systemu informatycznego,

6) edycja danych – uzupełnianie i zmienianie danych w systemie informatycznym,

7) usuwanie danych – usuwanie danych błędnie zarejestrowanych w systemie informatycznym,

8) użytkownik – osoba uprawniona do korzystania z określonych funkcji w systemie informatycznym,

9) uprawnienia – wykaz funkcji i danych, udostępnionych użytkownikowi w systemie informatycznym, uzależniony od przynależności do określonej grupy użytkowników,

10) pilotażowe wdrożenie systemu informatycznego – podjęcie przetwarzania danych o prowadzonych postępowaniach w sprawach karnych w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury, z wykorzystaniem Systemu Informatycznego Prokuratury „Libra”, w celu zaznajomienia prokuratorów i pracowników sekretariatu z zasadami pracy w tym systemie i jego funkcjami oraz wypracowanie właściwych zasad organizacji pracy, prowadzących do pełnego wdrożenia systemu informatycznego,

11) wdrożenie systemu informatycznego – wprowadzenie w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury Systemu Informatycznego Prokuratury „Libra” jako podstawowego sposobu przetwarzania danych o prowadzonych postępowaniach i prowadzenie urządzeń ewidencyjnych wyłącznie w systemie informatycznym.

2. Tryb i zasady wdrażania Systemu Informatycznego Prokuratury „Libra” w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury określa Prokurator Krajowy w drodze zarządzenia.

2. Zasady bezpieczeństwa przy przetwarzaniu danych w systemie informatycznym określa Prokurator Krajowy w drodze zarządzenia.

1) repertoria:

– „Ds” – dla postępowań i czynności w sprawach karnych określonych w § 58 ust. 1 pkt 1,

– „Ps” – dla postępowań w sprawach karnych przed sądem I i II instancji,

2) rejestry:

– „D” – dla wpływających do prokuratury akt spraw, pism i przesyłek,

– „E” – dla ekspedycji z prokuratury akt spraw, pism i przesyłek,

– „Ws” – dla wokand sądowych w postępowaniach w sprawach karnych.

– „Drz” – dla dowodów rzeczowych,

– „Psz” – dla przedmiotów stanowiących poręczenie majątkowe oraz paszportów lub innych dokumentów uprawniających do przekroczenia granicy,

– „Zpj” – dla dokumentów uprawniających do prowadzenia pojazdów mechanicznych, zatrzymanych w związku z popełnieniem przestępstwa,

– „TA” – dla osób tymczasowo aresztowanych,

– „Zm” – dla zabezpieczeń majątkowych,

– „E/l” – dla eksportu lub importu danych do bazy danych systemu informatycznego,

– „Archiwum” – dla spisów zdawczo-odbiorczych zarchiwizowanych akt spraw.

2. Na podstawie danych przetwarzanych w repertorium „Ps” w systemie informatycznym prowadzi się rejestr „Ds/u” dla czynności wykonywanych w związku z postanowieniem sądu wydanym na podstawie art. 397 § k.p.k.

2. Kierownik jednostki prokuratury, w której nastąpiło wdrożenie systemu informatycznego, może w uzasadnionym przypadku zarządzie równoległe prowadzenie urządzeń ewidencyjnych w formie nieelektronicznej na czas oznaczony, jednakże nie dłuższy niż 12 miesięcy.

1) identyfikacji sprawy,

2) opisu czynu lub treści zarzutu,

3) uczestników postępowania wskazanych w § 190,

4) dowodów rzeczowych,

5) środków przymusu,

6) wyłączenia materiałów do odrębnego postępowania, połączenia postępowań lub dołączenia materiałów do prowadzonego postępowania,

7) zwierzchniego nadzoru służbowego oraz nadzoru instancyjnego w zakresie środków odwoławczych rozpoznawanych przez prokuratora nadrzędnego,

8) postępowania mediacyjnego,

9) czynności profilaktycznych,

10) opinii biegłych,

11) opłat i innych wydatków poniesionych w postępowaniu przygotowawczym,

12) pobrania ze zwłok narządów, tkanek i komórek,

13) przekazania bądź udostępnienia akt głównych i podręcznych sprawy,

14) sposobu zakończenia sprawy.

1) podstawowym – dla spraw podlegających wpisowi do repertorium „Ds” według zasad określonych w § 63,

2) uzupełniającym – dla spraw zarejestrowanych w repertorium „Ds” w formie nieelektronicznej przed wdrożeniem systemu informatycznego w jednostce prokuratury.

2. Rejestracja spraw w trybie uzupełniającym jest fakultatywna Zakres spraw objętych rejestracją określa zarządzeniem kierownik jednostki prokuratury.

1) numeru repertorium,

2) daty i podstawy rejestracji sprawy,

3) daty wpływu dokumentu będącego podstawą rejestracji sprawy,

4) kwalifikacji prawnej czynu,

5) opisu sprawy,

6) formy postępowania przygotowawczego,

7) daty wszczęcia śledztwa lub dochodzenia bądź dokonania pierwszej czynności procesowej przed wszczęciem,

8) wskazania prokuratora prowadzącego lub nadzorującego postępowanie,

9) wskazania organu prowadzącego postępowanie.

2. Sprawy karne rejestruje się w trybie uzupełniającym przez wprowadzenie sygnatury akt oraz danych określonych w ust. 1 pkt 2–9.

3. W sprawach określonych w § 63 ust. 1 pkt 7 do sytemu informatycznego wprowadza się ponadto:

1) datę podjęcia decyzji będącej podstawą jej dalszego prowadzenia,

2) informacje o sprawie uprzednio zakończonej, w tym:

– nazwę jednostki prokuratury uprzednio prowadzącej postępowanie,

– sygnaturę akt tej sprawy,

– datę pierwszego wpływu sprawy do jednostki prokuratury,

– imię i nazwisko prokuratora uprzednio prowadzącego lub nadzorującego postępowanie,

– ostatnią formę postępowania,

– datę i sposób zakończenia sprawy,

– procesowy okres trwania postępowania, liczony według zasad określonych w § 185 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 sierpnia 2007 r. – Regulamin wewnętrznego urzędowania powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury.

4. W przypadku podjęcia czynności w sprawie zakończonej, zarejestrowanej na podstawie § 63 ust. 1 pkt 7, przekazanej przez inną jednostkę prokuratury, informacje określone w ust. 3 pkt 2 można wprowadzić do systemu informatycznego poprzez import z pliku eksportu, wygenerowanego przez tę jednostkę.

1) daty rejestracji czynu,

2) daty popełnienia czynu,

3) miejsca popełnienia czynu,

4) przyjętej kwalifikacji prawnej.

2. Rejestracja zarzutu wymaga ponadto wprowadzenia daty wydania postanowienia o przedstawieniu zarzutów lub daty czynności procesowej stanowiącej podstawę tej rejestracji (powiadomienia podejrzanego o treści zarzutu wpisanego do protokołu przesłuchania go w tym charakterze).

2. Rejestracja danych dotyczących osób i instytucji określonych w ust. 1 następuje poprzez wskazanie imienia i nazwiska osoby bądź nazwy instytucji, charakteru, w jakim uczestniczą w postępowaniu karnym, oraz innych informacji identyfikujących te podmioty.

3. W przypadku ustalenia, iż osobę wskazaną w ust. 1 zarejestrowano pod innym imieniem lub nazwiskiem, edytuje się zapis w tym zakresie, a dotychczasowe dane oznacza się jako dane nieprawdziwe.

1) dowody rzeczowe,

2) dokumenty uprawniające do prowadzenia pojazdów mechanicznych,

3) paszporty i inne dokumenty uprawniające do przekroczenia granicy,

4) przedmioty stanowiące zabezpieczenie majątkowe,

5) przedmioty stanowiące korzyść majątkową uzyskaną z popełnienia przestępstwa.

2. Dokumenty i przedmioty wymienione w ust. 1 rejestruje się poprzez określenie ich rodzaju oraz innych danych pozwalających na ich identyfikację.

3. Rejestracja dowodów rzeczowych następuje według zasad określonych w części II rozdziału 5 zarządzenia. Wymaga ona ponadto wprowadzenia daty uznania przedmiotu za dowód rzeczowy i wskazania miejsca jego przechowywania.

4. Rejestracja dokumentu uprawniającego do prowadzenia pojazdów mechanicznych wymaga wskazania daty zatrzymania dokumentu, nazwy organu, który dokument zatrzymał, oraz daty jego wpływu do jednostki prokuratury.

2. W przypadku rejestracji dowodu rzeczowego w sprawie zarejestrowanej w trybie uzupełniającym wpisuje się ponadto jego numer z rejestru „Drz” prowadzonego w formie nieelektronicznej.

3. Wyrejestrowanie dowodu rzeczowego z rejestru „Drz” następuje według zasad określonych w § 100 ust. 1 pkt 1–8.

2. Wyrejestrowanie dokumentu z rejestru „Zpj” następuje według zasad określonych w § 100 ust. 2 pkt 3.

2. Rejestracja środka zapobiegawczego w postaci tymczasowego aresztowania wymaga wprowadzenia, poza danymi określonymi w § 195, również podstawy rejestracji oraz miejsca osadzenia osoby tymczasowo aresztowanej.

3. Rejestracja europejskiego nakazu aresztowania wymaga wprowadzenia, poza danymi określonymi w § 195, daty wniosku złożonego przez prokuratora oraz informacji o jego realizacji.

4. Przyjęcie poręczenia społecznego albo poręczenia osoby godnej zaufania rejestruje się przez wprowadzenie daty przyjęcia poręczenia oraz wskazanie osoby lub instytucji składającej poręczenie. Rejestracja przyjęcia poręczenia majątkowego wymaga ponadto określenia przedmiotu poręczenia.

5. Zatrzymanie paszportu lub innego dokumentu uprawniającego do przekroczenia granicy, stanowiącego przedmiot środka zapobiegawczego, zastosowanego na podstawie art. 277 § 1 k.p.k., wymaga wprowadzenia danych dotyczących rodzaju dokumentu i daty jego zatrzymania.

6. Rejestracja zabezpieczenia majątkowego, poprzedzonego tymczasowym zajęciem mienia ruchomego, wymaga wprowadzenia, poza danymi określonymi w § 195, również daty zajęcia i nazwy organu, który tej czynności dokonał.

2. Wyrejestrowanie danych z rejestru „TA” następuje z datą uchylenia środka zapobiegawczego w postaci tymczasowego aresztowania, uchylenia i zmiany tego środka na inny środek zapobiegawczy, albo przekazania sprawy wraz z tymczasowo aresztowanym do sądu lub innej jednostki prokuratury.

2. Wyrejestrowanie danych z rejestru „Psz” następuje z datą uchylenia środków zapobiegawczych określonych w art. 266 k.p.k. i art. 277 k.p.k., ich uchylenia i zmiany na inny środek zapobiegawczy, albo przekazania sprawy do sądu lub innej jednostki prokuratury.

2. Wyrejestrowanie danych z rejestru „Zm” następuje z datą uchylenia zabezpieczenia majątkowego, upadku zabezpieczenia, bądź też przekazania sprawy do sądu lub innej jednostki prokuratury.

2. Rejestracja materiałów w zakresie wskazanych w ust. 1 następuje poprzez wprowadzenie danych dotyczących czynu, podejrzanych i przedstawionych im zarzutów oraz stosowanych wobec nich środków przymusu, a także danych dotyczących zarejestrowanych dowodów rzeczowych.

3. W przypadku przekazania akt sprawy bądź materiałów wyłączonych do odrębnego postępowania innej jednostce lub komórce organizacyjnej prokuratury, do przesłanych akt dołącza się informatyczny nośnik danych zawierający wygenerowany plik eksportu i plik raportu. Zasady postępowania z nośnikiem określa zarządzenie Prokuratora Krajowego wskazane w § 178 ust. 2.

4. Przy rejestracji dołączenia lub połączenia zewnętrznego możliwe jest wprowadzenie do systemu informatycznego danych poprzez import z pliku eksportu, wygenerowanego przez jednostkę prokuratury przekazującą materiały lub akta sprawy.

5. Informacje o danych przekazywanych pomiędzy jednostkami lub komórkami organizacyjnymi prokuratury w formie, o której mowa w ust. 3 i 4, przetwarza się w rejestrze „E/l”.

1) datę decyzji o objęciu sprawy zwierzchnim nadzorem służbowym,

2) treść zaleceń wydanych w ramach tego nadzoru,

3) nazwę jednostki prokuratury sprawującej nadzór,

4) sygnaturę akt nadzoru.

2. Rejestracji w systemie informatycznym podlegają również dane dotyczące nadzoru instancyjnego w zakresie środków odwoławczych rozpoznawanych przez prokuratora nadrzędnego.

1) powołanego w sprawie biegłego, instytucji naukowej lub specjalistycznej, w tym dane dotyczące tożsamości i specjalności biegłego, przedmiotu i zakresu opinii,

2) opłat i innych wydatków poniesionych w postępowaniu przygotowawczym,

3) pobranych ze zwłok narządów, tkanek i komórek,

4) przekazania bądź udostępnienia akt głównych i podręcznych śledztw i dochodzeń, w tym daty i powodu przekazania lub udostępnienia akt oraz dane dotyczące osoby lub instytucji, której akta przekazano lub udostępniono.

2. Rejestracja zakończenia sprawy obejmuje wprowadzenie daty i sposobu zakończenia postępowania.

3. W przypadku skierowania do sądu aktu oskarżenia wraz z wnioskiem z art. 335 § 1 k.p.k. i art. 156 k.k.s. lub powództwem adhezyjnym rejestruje się dane dotyczące takiego wniosku bądź powództwa.

4. Jeżeli do aktu oskarżenia dołączono wniosek z art. 333 § 4 k.p.k., rejestruje się dane dotyczące podmiotu zobowiązanego do zwrotu na rzecz Skarbu Państwa uzyskanej korzyści majątkowej oraz rzeczy stanowiącej przedmiot tej korzyści.

2. Rejestracja decyzji określonej w ust. 1 obejmuje wskazanie organu, który ją wydał, daty i treści decyzji.

3. W przypadku uchylenia postanowienia o odmowie wszczęcia śledztwa lub dochodzenia lub o jego umorzeniu rejestruje się sprawę ponownie w repertorium „Ds” w trybie podstawowym jako kontynuację.

2. Wyrejestrowanie pozycji z rejestru „Archiwum” następuje z datą ponownej rejestracji sprawy, przekazania akt do archiwum państwowego, przekazania akt do Instytutu Pamięci Narodowej lub zniszczenia akt.

2. Decyzję o zakładaniu i prowadzeniu akt postępowania sądowego w sprawach karnych „PS” podejmuje kierownik jednostki prokuratury stosownym zarządzeniem.

2. W przypadku zwrotu sprawy na podstawie art. 345 § 1, 517c § 2 i 3, 517d oraz 517h k.p.k. sprawę taką rejestruje się ponownie w repertorium „Ds” w trybie podstawowym jako kontynuację.

3. W przypadku orzeczenia sądu odwoławczego uchylającego zaskarżone orzeczenie i przekazującego sprawę sądowi i instancji do ponownego rozpoznania, następuje ponowna automatyczna rejestracja w repertorium „Ps”.

1) datę wystąpienia do sądu z wnioskiem o nadesłanie odpisu orzeczenia wraz z uzasadnieniem,

2) datę wpływu do prokuratury odpisu orzeczenia wraz z uzasadnieniem,

3) dane o sporządzonym środku odwoławczym, jego rodzaju i zakresie,

4) datę wniesienia tego środka lub podjęcia decyzji o odstąpieniu od jego wniesienia.

2. Wyrejestrowanie danych z rejestru „Ds/u” następuje z datą przekazania sądowi akt sprawy z materiałami z czynności zleconych na podstawie art. 397 § 1 k.p.k.

2. Sprawę, o której mowa w ust. 1, rejestruje się przez wprowadzenie danych dotyczących sygnatury akt prokuratorskich i sądowych, trybu postępowania oraz danych dotyczących prokuratora, który prowadził lub nadzorował postępowanie w tej sprawie.

3. Uzupełnienie rejestru „Ws” poprzez wprowadzenie danych dotyczących prokuratora wyznaczonego do obsady posiedzenia lub rozprawy następuje na podstawie dekretacji kierownika jednostki.

4. Sposób zakończenia rozprawy lub posiedzenia rejestruje się na podstawie adnotacji prokuratora, zamieszczonej w aktach podręcznych sprawy.

2. W rejestrze „E” rejestruje się i przetwarza dane o korespondencji ekspediowanej z jednostki prokuratury lub określonej jej komórki organizacyjnej.

3. W rejestrach, o których mowa w ust. 1 i 2, rejestruje się wpływ i ekspedycję akt głównych i podręcznych spraw oraz pism i przesyłek w sprawach karnych wymagających zwrotnego pokwitowania odbioru.

2. W przypadku korespondencji zawierającej załączniki rejestruje się ich liczbę.

3. Jeżeli korespondencję doręcza się za zwrotnym pokwitowaniem odbioru, rejestruje się datę doręczenia albo datę zwrotu i jego przyczynę bądź datę uznania korespondencji za doręczoną.

2. Dane o dokumentach sporządzonych w formie nieelektronicznej, gromadzonych w aktach głównych sprawy, można wprowadzić do systemu informatycznego wyłącznie jako pozycję w spisie dokumentów akt elektronicznych.

2. Akta umorzonych postępowań przygotowawczych w sprawach karnych o przestępstwa wymienione w art. 1 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 5 kwietnia 1955 r. o przekazaniu sądom powszechnym dotychczasowej właściwości sądów wojskowych w sprawach karnych osób cywilnych, funkcjonariuszy organów bezpieczeństwa publicznego (Dz. U. Nr 15, poz. 83) oraz w sprawach o przestępstwo z art. 275 Kodeksu karnego z dnia 19 kwietnia 1969 r. (Dz. U. Nr 13, poz. 94, z późn. zm.¹⁴) i w sprawach wymienionych w § 168 pkt 1 lit. c – w których postępowanie zostało zakończone przed dniem wejścia w życie zarządzenia – kwalifikuje się ponownie i zalicza się do kategorii „A”, chyba że zostały zaliczone do tej kategorii na podstawie przepisów dotychczasowych.

3. Komisje powołane do brakowania akt kategorii „B”, o których mowa w § 166 ust. 2, dokonują zmian kategorii akt i okresów ich przechowywania stosownie do przepisów zarządzenia.

Minister Sprawiedliwości: Zbigniew Ziobro

¹ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 213, poz. 1802, z 2003 r. Nr 228, poz. 2256, z 2005 r. Nr 130, poz. 1085, Nr 167, poz. 1398 i Nr 169, poz. 1410 i 1417, z 2006 r. Nr 144, poz. 1044 i Nr 218, poz. 1592 oraz z 2007 r. Nr 25, poz. 162, Nr 64, poz. 431, 432 i 433, Nr 73, poz. 484, Nr 85, poz. 571 i Nr 136, poz. 959.

² Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1997 r. Nr 128, poz. 840, z 1999 r. Nr 64, poz. 729, Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 48, poz. 548, Nr 93, poz. 1027, Nr 116, poz. 1216, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071, z 2003 r. Nr 111, poz. 1061, Nr 199, poz. 1935, Nr 228, poz. 2255, Nr 179, poz. 1750, z 2004 r. Nr 25, poz. 219, Nr 69, poz. 626, Nr 93, poz. 889, Nr 243, poz. 2426, z 2005 r. Nr 86, poz. 732, Nr 90, poz. 757, Nr 132, poz. 1109, Nr 163, poz. 1363, Nr 178, poz. 1479 i Nr 180, poz. 1493, z 2006 r. Nr 190, poz. 1409, Nr 218, poz. 1592 i Nr 226, poz. 1648 oraz z 2007 r. Nr 89, poz. 589, Nr 123, poz. 850 i Nr 124, poz. 859.

³ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1999 r. Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 50, poz. 580, Nr 62, poz. 717, Nr 73, poz. 852, Nr 93, poz. 1027, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071, Nr 106, poz. 1149, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, z 2003 r. Nr 17, poz. 155, Nr 111, poz. 1061, Nr 130, poz. 1188, z 2004 r. Nr 51, poz. 514, Nr 69, poz. 626, Nr 93, poz. 889, Nr 240, poz. 2405, Nr 264, poz. 2641, z 2005 r. Nr 10, poz. 70, Nr 48, poz. 461, Nr 96, poz. 821, Nr 141, poz. 1181, Nr 143, poz. 1203, Nr 163, poz. 1363, Nr 169, poz. 1416 i Nr 178, poz. 1479, z 2006 r. Nr 15, poz. 118, Nr 141, poz. 1009 i Nr 226, poz. 1647 i 1648 oraz z 2007 r. Nr 20, poz. 116, Nr 64, poz. 432, Nr 80, poz. 539, Nr 89, poz. 589, Nr 99, poz. 664, Nr 112, poz. 766, Nr 123, poz. 849 i Nr 128, poz. 903.

⁴ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 109, poz. 1031, Nr 213, poz. 2081, z 2004 r. Nr 128, poz. 1351, z 2005 r. Nr 132, poz. 1103, Nr 143, poz. 1203, z 2006 r. Nr 226, poz. 1648 oraz z 2007 r. Nr 89, poz. 589 i Nr 99, poz. 664.

⁵ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711 Nr 149, poz. 1078 oraz Nr 220, poz. 1600.

⁶ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1965 r. Nr 15, poz. 113, z 1974 r. Nr 27, poz. 157 i Nr 39, poz. 231, z 1975 r. Nr 45, poz. 234, z 1982 r. Nr 11, poz. 82 i Nr 30, poz. 210, z 1983 r. Nr 5, poz. 33, z 1984 r. Nr 45, poz. 241 i 242, z 1985 r. Nr 20, poz. 86, z 1987 r. Nr 21, poz. 123, z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 4, poz. 21 i Nr 33, poz. 175, z 1990 r. Nr 14, poz. 88, Nr 34, poz. 198, Nr 53, poz. 306, Nr 55, poz. 318 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 7, poz. 24, Nr 22, poz. 92 i Nr 115, poz. 496, z 1993 r. Nr 12, poz. 53, z 1994 r. Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1996 r. Nr 24, poz. 110, Nr 43, poz. 189, Nr 73, poz. 350 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 270, Nr 54, poz. 348, Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 117, poz. 752, Nr 121, poz. 769 i 770, Nr 133, poz. 882, Nr 139, poz. 934, Nr 140, poz. 940 i Nr 141, poz. 944, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 117, poz. 757, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, poz. 269 i 271, Nr 48, poz. 552 i 554, Nr 55, poz. 665, Nr 73, poz. 852, Nr 94, poz. 1037, Nr 114, poz. 1191 i 1193 i Nr 122, poz. 1314, 1319 i 1322, z 2001 r. Nr 4, poz. 27, Nr 49, poz. 508, Nr 63, poz. 635, Nr 98, poz. 1069, 1070 i 1071, Nr 123, poz. 1353, Nr 125, poz. 1368 i Nr 138, poz. 1546, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 26, poz. 265, Nr 74, poz. 676, Nr 84, poz. 764, Nr 126, poz. 1069 i 1070, Nr 129, poz. 1102, Nr 153, poz. 1271, Nr 219, poz. 1849 i Nr 240, poz. 2058, z 2003 r. Nr 41, poz. 360, Nr 42, poz. 363, Nr 60, poz. 535, Nr 109, poz. 1035, Nr 119, poz. 1121, Nr 130, poz. 1188, Nr 139, poz. 1323, Nr 199, poz. 1939 i Nr 228, poz. 2255, z 2004 r. Nr 9, poz. 75, Nr 11, poz. 101, Nr 68, poz. 623, Nr 91, poz. 871, Nr 93, poz. 891, Nr 121, poz. 1264, Nr 162, poz. 1691, Nr 169, poz. 1783, Nr 172, poz. 1804, Nr 204, poz. 2091, Nr 210, poz. 2135, Nr 236, poz. 2356 i Nr 237, poz. 2384, z 2005 r. Nr 13, poz. 98, Nr 22, poz. 185, Nr 86, poz. 732, Nr 122, poz. 1024, Nr 143, poz. 1199, Nr 150, poz. 1239, Nr 167, poz. 1398, Nr 169, poz. 1413 i 1417, Nr 172, poz. 1438, Nr 178, poz. 1478, Nr 183, poz. 1538, Nr 264, poz. 2205 i Nr 267, poz. 2258, z 2006 r. Nr 12, poz. 66, Nr 66, poz. 466, Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 186, poz. 1379, Nr 208, poz. 1537 i 1540, Nr 226, poz. 1656 i Nr 235, poz. 1699 oraz z 2007 r. Nr 7, poz. 58, Nr 47, poz. 319, Nr 50, poz. 331, Nr 61, poz. 418, Nr 106, poz. 731, Nr 99, poz. 662, Nr 115, poz. 794 i Nr 112, poz. 766.

⁷ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. Nr 93, poz. 889, Nr 191, poz. 1956 i Nr 243, poz. 2442 z 2005 r. Nr 157, poz. 1316, Nr 178, poz. 1479, Nr 180 poz. 1492 i Nr 183, poz. 1538, z 2006 r. Nr 120, poz. 826 oraz z 2007 r. Nr 75, poz. 492.

⁸ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 58, poz. 542, z 2003 r. Nr 137, poz. 1304 i Nr 223, poz. 2217 z 2005 r. Nr 169, poz. 1413, z 2006 r. Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 112, poz. 766.

⁹ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1993 r. Nr 36, poz. 159, z 1995 r. Nr 28, poz. 143, z 1998 r. Nr 97, poz. 604 z 2002 r. Nr 240, poz. 2055 oraz z 2004 r. Nr 273, poz. 2703.

¹⁰ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 90, poz. 757, Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 170, poz. 1218 oraz z 2007 r. Nr 82, poz. 558.

¹¹ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1996 r. Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 769, z 1998 r. Nr 99, poz. 632 i Nr 106, poz. 668, z 2001 r. Nr 100, poz. 1080, z 2003 r. Nr 217, poz. 2125, z 2004 r. Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 163, poz. 1362 oraz z 2006 r. Nr 170, poz. 1217.

¹² Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 2001 r. Nr 129, poz. 1440, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 oraz z 2006 r. Nr 220, poz. 1600.

¹³ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2007 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

¹⁴ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1974 r. Nr 27, poz. 157, z 1979 r. Nr 15, poz. 97, z 1982 r. Nr 16, poz. 125, Nr 40, poz. 271 i Nr 41, poz. 273, z 1983 r. Nr 6, poz. 35 i Nr 44, poz. 203, z 1985 r. Nr 4, poz. 15 i Nr 23, poz. 100, z 1987 r. Nr 14, poz. 83, z 1988 r. Nr 20, poz. 135, z 1989 r. Nr 29, poz. 154 i Nr 34, poz. 180, z 1990 r. Nr 14, poz. 84 i Nr 72, poz. 422, z 1992 r. Nr 24, poz. 101, z 1993 r. Nr 17, poz. 78, z 1994 r. Nr 126, poz. 615 oraz z 1995 r. Nr 95, poz. 475.