w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony
informacji niejawnych oznaczonych klauzulą
„zastrzeżone” w Ministerstwie Sprawiedliwości
Tekst pierwotny
Na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.1) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1.
Zarządzenie określa szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w Ministerstwie Sprawiedliwości.
§ 2.
Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:
1) ustawa – ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych,
2) rozporządzenie w sprawie sposobu oznaczania materiałów – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696),
3) rozporządzenie w sprawie trybu i sposobu przyjmowania materiałów – rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650),
4) sekretariaty – sekretariaty lub kancelarie komórek organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości,
5) Pełnomocnik Ochrony – Pełnomocnika do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych w Ministerstwie Sprawiedliwości,
6) informacje zastrzeżone – informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli „zastrzeżone”,
7) dokument zastrzeżony – każdą utrwaloną informację zastrzeżoną, w szczególności na piśmie lub na elektronicznych nośnikach danych,
8) system Tl MS – system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości, przystosowany do przetwarzania informacji zastrzeżonych,
9) osoba upoważniona – osobę posiadającą odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych odpowiednią klauzulą tajności i przeszkoloną w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz sędziów i asesorów sądowych pełniących czynności sędziowskie, a także prokuratorów i asesorów prokuratorskich pełniących czynności prokuratorskie oraz inne osoby, których dostęp do informacji niejawnych regulują odrębne przepisy,
10) wykonawca – operatora, który wykonuje dokument zastrzeżony z wykorzystaniem systemu Tl MS, lub osobę upoważnioną, która wykonuje dokument zastrzeżony odręcznie,
11) sporządzający – osobę upoważnioną, która opracowuje merytorycznie dokument zastrzeżony.
§ 3.
Kierownicy komórek organizacyjnych sprawują bieżący nadzór i kontrolę nad stanem ochrony informacji zastrzeżonych w podległych komórkach. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, a w szczególności nieuprawnionego ujawnienia treści dokumentu lub jego zagubienia, powiadamiają niezwłocznie Pełnomocnika Ochrony, który podejmuje odpowiednie działania przewidziane w art. 18 ust. 9 ustawy.
§ 4.
Co najmniej raz w roku, w terminie do dnia 31 stycznia, kierownicy komórek organizacyjnych przeprowadzają w podległych komórkach inwentaryzację dokumentów zastrzeżonych za rok ubiegły. O wynikach weryfikacji powiadamiają pisemnie Pełnomocnika Ochrony w terminie do dnia 15 lutego.
§ 5.
Co najmniej raz w roku Pełnomocnik Ochrony przeprowadza okresową kontrolę ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów zastrzeżonych, o której mowa w art. 18 ust. 4 pkt 4 ustawy.
§ 6.
Ochronę treści dokumentów zastrzeżonych zapewnia się poprzez udostępnianie ich wyłącznie osobom upoważnionym, tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nie pracy na zajmowanym stanowisku lub pracy zleconej.
Rozdział 2
Wytwarzanie dokumentów zastrzeżonych
§ 7.
Dokumenty zastrzeżone mogą być wytwarzane przez wykonawcę odręcznie lub z wykorzystaniem stacji roboczej systemu Tl MS.
§ 8.
W celu przygotowania stacji roboczej systemu Tl MS do przetwarzania informacji zastrzeżonych kierownik komórki organizacyjnej występuje z wnioskiem do Pełnomocnika Ochrony, wskazując dane pracownika, który będzie pełnił funkcję operatora, oraz lokalizację stacji roboczej systemu Tl MS.
§ 9.
W pomieszczeniu, w którym znajduje się stacja robocza systemu Tl MS, mogą przebywać wyłącznie osoby upoważnione. Przebywanie personelu pomocniczego (sprzątającego, technicznego) w tych pomieszczeniach jest możliwe pod warunkiem zapewnienia stałego nadzoru tych osób.
§ 10.
Dokumenty zastrzeżone w wersji roboczej są opracowywane przez sporządzającego odręcznie na luźnych arkuszach, z zachowaniem niejawności sporządzanego dokumentu, a następnie przekazywane operatorowi do wykonania.
§ 11.
Po wykonaniu dokumentu sporządzający sprawdza, parafuje lub podpisuje dokument zastrzeżony i niszczy wersję roboczą dokumentu (luźne arkusze brudnopisu). Wykonany dokument przekazuje się do sekretariatu celem zaewidencjonowania.
§ 12.
Dla dokumentów zastrzeżonych wytworzonych w postaci elektronicznych nośników danych zakłada się każdorazowo metrykę nośnika w dwóch egzemplarzach, z których jeden przesyła się adresatowi, a drugi pozostawia się z drugim egzemplarzem pisma przewodniego. Nośnik oznacza się etykietą. Wzór metryki i etykiety określają załączniki nr 1, 1a i 2.
§ 13.
Wszystkie wytworzone dokumenty normatywne (zarządzenia, instrukcje, wytyczne, decyzje itp.) zawierające informacje zastrzeżone podlegają ewidencji w kancelarii tajnej.
Rozdział 3
Oznaczanie dokumentów zastrzeżonych
§ 14.
Sporządzający klasyfikuje dokument zastrzeżony zgodnie z zasadami określonymi w art. 2 pkt 2 i art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy.
§ 15.
Wykonawca oznacza dokument zastrzeżony zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu w sprawie sposobu oznaczania materiałów. Wzór dokumentu zastrzeżonego określa załącznik nr 3.
§ 16.
Klauzulę tajności dokumentu zastrzeżonego przyznaje osoba upoważniona do jego podpisania, o której mowa w art. 21 ust. 1 ustawy.
§ 17.
Na piśmie przewodnim, którego treść jest jawna, przy którym przesyła się załączniki zawierające informacje zastrzeżone, umieszcza się klauzulę „zastrzeżone” oraz pod numerem egzemplarza napis „jawne po odłączeniu załączników”. Na piśmie nie umieszcza się numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.
§ 18.
Zmiana lub zniesienie klauzuli tajności dokumentu zastrzeżonego przed upływem okresu ochrony, o którym mowa w § 19, może być dokonana wyłącznie w zakresie posiadanego prawa dostępu do informacji niejawnych i za zgodą osoby, o której mowa w § 16, lub za zgodą jej przełożonego. Wzór określa załącznik nr 4.
§ 19.
Dokumenty zastrzeżone podlegają ochronie przez okres 2 lat od daty wytworzenia. Osoba, o której mowa w § 16, może określić krótszy okres ochrony lub po dokonaniu przeglądu dokumentów przedłużyć okres ich ochrony na kolejne okresy nie dłuższe niż 2 lata, nie dłużej jednak niż na okres do 20 lat od daty wytworzenia dokumentu.
§ 20.
Dokumenty zastrzeżone, których okres ochrony uległ skróceniu lub przedłużeniu, oznacza się zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu w sprawie sposobu oznaczania materiałów. O zmianie okresu ochrony powiadamia się adresatów (odbiorców) dokumentu. Wzór określa załącznik nr 5.
§ 21.
Po upływie okresu ochrony, o którym mowa w § 19, dokument zastrzeżony staje się dokumentem jawnym. Na dokumencie skreśla się wszelkie oznaczenia wyróżniające ten dokument od dokumentów jawnych, nad klauzulą tajności umieszcza się napis „jawne” z podaniem na górze pierwszej strony daty, imienia i nazwiska oraz podpisem osoby dokonującej zniesienia klauzuli. Skreśleń i adnotacji dokonuje się kolorem czerwonym. W urządzeniach ewidencyjnych (dziennik korespondencji, dziennik ewidencji wykonanych dokumentów) w odpowiedniej rubryce umieszcza się adnotację, że dokument jest jawny, z podaniem podstawy prawnej zniesienia klauzuli.
§ 22.
W stosunku do pism znajdujących się w zbiorach dokumentów zawierających informacje zastrzeżone, wobec których minął ustanowiony okres ochrony, czynności, o których mowa w § 18–21, można dokonać najpóźniej w przypadku ich udostępniania lub przekazywania osobom spoza jednostki lub komórki organizacyjnej.
Rozdział 4
Przyjmowanie i ewidencja dokumentów zastrzeżonych
§ 23.
Przesyłki lub dokumenty zastrzeżone sekretariat pobiera z Kancelarii Głównej za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub bezpośrednio od nadawcy. Przy przyjmowaniu przesyłki lub dokumentu zastrzeżonego sprawdza się:
1) prawidłowość adresu,
2) nienaruszenie pieczęci i opakowania,
3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki organizacyjnej nadawcy,
4) zgodność numerów na przesyłce z numerami w książce doręczeń przesyłek miejscowych.
§ 24.
Sekretariat nie otwiera przesyłek zawierających informacje zastrzeżone oznaczone „do rąk własnych”, wpisując do dziennika korespondencji z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu pisma. W rubryce „Uwagi” odnotowuje się, że przesyłka jest adresowana „do rąk własnych”. Sekretariat otwiera przesyłki zawierające informacje zastrzeżone oznaczone „do rąk własnych” po uzyskaniu upoważnienia adresata.
§ 25.
Po otwarciu przesyłki sprawdza się zgodność zawartości z oznaczeniami na przesyłce, liczbę załączników, liczbę stron lub innych jednostek miary oraz odciska na dokumencie zastrzeżonym pieczęć wpływu i wypełnia wszystkie jej pola.
§ 26.
W przypadku niezgodności liczby stron lub innych jednostek miary dokumentu zastrzeżonego sporządza się protokół niezgodności przesyłki w trzech egzemplarzach, z których jeden przesyła się do nadawcy, a drugi przekazuje Pełnomocnikowi Ochrony. Powyższą niezgodność odnotowuje się w dzienniku korespondencji w rubryce „Uwagi”.
§ 27.
Sekretariaty przyjmują, ewidencjonują, przekazują i wysyłają dokumenty zastrzeżone oraz prowadzą następujące urządzenia ewidencyjne:
1) dziennik korespondencji – zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6,
2) dziennik korespondencji dla oświadczeń majątkowych (OM) – zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6,
3) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów – zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 7,
4) książkę doręczeń przesyłek miejscowych – zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 8.
Urządzenia ewidencyjne wymienione w punktach 1, 2 i 3 ewidencjonuje się w kancelarii tajnej.
§ 28.
Do czasu wyczerpania zapasów, do ewidencji dokumentów zastrzeżonych dopuszcza się wykorzystywanie dzienników oraz książki doręczeń przesyłek miejscowych zgodnie z dotychczas wykorzystywanymi wzorami.
§ 29.
Każdy dokument zastrzeżony otrzymany lub wysyłany (przekazywany) sekretariat ewidencjonuje pod kolejnym numerem zapisu w dzienniku korespondencji.
§ 30.
Dokument zastrzeżony wytworzony w komórce organizacyjnej sekretariat ewidencjonuje w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, a w przypadku gdy dokumentowi nadano bieg korespondencyjny, również w dzienniku korespondencji.
§ 31.
Oświadczenia majątkowe ewidencjonuje się w dzienniku korespondencji, o którym mowa w § 27 pkt 2 Na pierwszej stronie oświadczenia odciska się pieczątkę wpływu komórki organizacyjnej. Nie wpisuje się numeru z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów. Wzór pierwszej strony oświadczenia zawiera załącznik nr 9.
§ 32.
Ewidencjonując dokumenty wysyłane (przekazywane), sekretariaty wpisują w dzienniku korespondencji liczbę stron lub innych jednostek miary dokumentu pozostającego w dyspozycji jednostki organizacyjnej.
§ 33.
Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych oraz adnotacji na dokumentach dokonuje się wyłącznie atramentem lub tuszem koloru niebieskiego lub czarnego. Poprawki nanosi się kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie, wywabianie, zamazywanie lub zaklejanie jest niedozwolone.
§ 34.
Wykonanie kopii, odpisów, wypisów, tłumaczeń dokumentów zastrzeżonych odbywa się na pisemne polecenie kierownika komórki organizacyjnej, które umieszcza się na oryginale dokumentu.
§ 35.
Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach dokumentów zastrzeżonych umieszcza się:
1) na wszystkich stronach w prawym górnym rogu odpowiednio napis: „Kopia”, „Odpis”, „Wypis”, „Wyciąg” lub „Tłumaczenie z języka – (nazwa języka) – (imię i nazwisko tłumacza)”,
2) na pierwszej stronie dodatkowo numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,
3) na ostatniej stronie dodatkowo napis „Za zgodność” i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię odpis, wypis wyciąg lub tłumaczenie.
§ 36.
Zgodność z oryginałem kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu potwierdza podpisem kierownik komórki organizacyjnej albo inna osoba przez niego upoważniona, a tłumaczenia – osoba dokonująca tłumaczenia.
§ 37.
Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, przez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:
1) nazwie komórki organizacyjnej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie,
2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń,
3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,
4) numerze, pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały zaewidencjonowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.
§ 38.
Adnotacje, o których mowa w § 37 pkt 1–3, wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zaewidencjonowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia. Wzór określają załączniki nr 10 i 10a.
Rozdział 5
Przekazywanie dokumentów zastrzeżonych między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa (obieg wewnętrzny)
§ 39.
Dokument zastrzeżony po zaewidencjonowaniu w dzienniku korespondencji przekazuje się, za pokwitowaniem, adresatowi dokumentu, a następnie, zgodnie z dekretacją adresata, innym upoważnionym pracownikom.
§ 40.
Dokumenty zastrzeżone, o których mowa w § 39, w postaci elektronicznych nośników danych mogą być przetwarzane i odtwarzane wyłącznie przy udziale operatorów z wykorzystaniem systemu Tl MS.
§ 41.
Dokumenty zastrzeżone przekazuje się między komórkami organizacyjnymi w budynku Ministerstwa bez wymogu pakowania w koperty Dokumenty przekazuje się osobom prowadzącym ewidencję za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych, przeznaczonej wyłącznie dla dokumentów zastrzeżonych.
§ 42.
Dokumenty zastrzeżone przekazuje się między komórkami organizacyjnymi, zlokalizowanymi poza budynkiem Ministerstwa, za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych, z wykorzystaniem własnych środków transportu. Dokumenty pakuje się na zasadach określonych w rozdziale 6.
§ 43.
Dokumenty zastrzeżone przewozi i ochrania osoba posiadająca poświadczenie bezpieczeństwa, upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej „zastrzeżone”.
Rozdział 6
Przekazywanie dokumentów zastrzeżonych poza Ministerstwo (obieg zewnętrzny)
§ 44.
Dokumenty zastrzeżone przekazywane poza Ministerstwo powinny być:
1) przesyłane jako przesyłki polecone za pośrednictwem państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” lub innych podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług pocztowych,
2) pakowane w dwie nieprzezroczyste i mocne koperty, przy czym na kopertach muszą być umieszczone:
– na wewnętrznej – klauzula „zastrzeżone”, numer, pod którym przesyłka została zaewidencjonowana w dzienniku korespondencji, imienne określenie adresata oraz imię, nazwisko i podpis osoby pakującej,
– miejsca sklejenia koperty wewnętrznej muszą być opieczętowane pieczęcią „do pakietów” lub pieczęcią komórki organizacyjnej i zabezpieczone przezroczystą taśmą samoprzylepną,
– na zewnętrznej – nazwa jednostki organizacyjnej nadawcy, nazwa i adres jednostki organizacyjnej adresata oraz numer z dziennika korespondencji z pominięciem symbolu klauzuli tajności „Z”.
§ 45.
Dokumenty zastrzeżone przekazywane w postaci paczek z zadeklarowaną wartością powinny być opakowane w dwie warstwy mocnego nieprzezroczystego papieru, oznaczone i zabezpieczone jak w § 44 pkt 2.
§ 46.
Przed zapakowaniem sprawdza się prawidłowość oznaczenia dokumentu zastrzeżonego oraz zgodność liczby wysyłanych egzemplarzy, liczby załączników i stron lub innych jednostek miary załączników z liczbą określoną na dokumencie. Zapakowane dokumenty zastrzeżone dostarcza się w celu dokonania wysyłki do Kancelarii Głównej, która oznacza je pieczątką Ministerstwa, za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych.
§ 47.
Przekazywania dokumentów zastrzeżonych do adresatów zewnętrznych na terenie tej samej miejscowości dokonuje się za pośrednictwem Kancelarii Głównej, zgodnie z § 44 i 45, za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wykorzystywanie własnych środków transportu, z zachowaniem zasad określonych w § 43.
Rozdział 7
Przechowywanie dokumentów zastrzeżonych i przekazywanie ich do archiwum
§ 48.
Po ostatecznym załatwieniu sprawy dokument zastrzeżony wpina się do teczki tematycznej, prowadzonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Teczkę oznacza się klauzulą „zastrzeżone”. Wzór określa załącznik nr 11.
§ 49.
Teczki tematyczne ewidencjonuje się w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD) prowadzonym przez kancelarię tajną, w momencie wpięcia do nich pierwszego dokumentu. Wzór określa załącznik nr 12.
§ 50.
W teczkach nie gromadzi się kopert, opakowań itp. korespondencji wchodzącej, chyba że stanowią one dowód zachowania terminu nadania przesyłki bądź jej otwarcia przez osobę nieupoważnioną.
§ 51.
Materiałów dowodowych w postaci kaset, płyt CD itp., ze względu na możliwość uszkodzenia, nie wszywa się do akt sądowych lub prokuratorskich. Stanowią one załącznik do tych akt.
§ 52.
Dokumenty, które nie mogą być włączone do teczek tematycznych w danym roku kalendarzowym, można przerejestrować do dziennika korespondencji roku następnego, dokonując odpowiedniej adnotacji w ewidencji i na dokumencie.
§ 53.
Opis na zewnętrznej stronie teczki tematycznej powinien zawierać:
1) pełną nazwę komórki organizacyjnej,
2) na górze i dole teczki, po prawej stronie – klauzulę tajności,
3) bezpośrednio pod klauzulą tajności na górze strony tytułowej – oznaczenie kategorii archiwalnej dokumentów niejawnych zawartych w teczce, zgodnie z rzeczowym wykazem akt,
4) z lewej strony na górze – symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt,
5) pośrodku teczki – tytuł, tzn. hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt właściwe dla spraw złożonych w teczce, uzupełnione o bliższe wyjaśnienia opisujące zawartość teczki,
6) z lewej strony na dole – numer z rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD), pod którym teczka została zaewidencjonowana,
7) z prawej strony na dole – daty skrajne, tj. roczną datę rozpoczęcia pierwszej i ostatniej sprawy, oraz liczbę kart dokumentów lub w przypadku teczki zawierającej jedną sprawę – analogicznie roczną datę wpięcia do teczki pierwszego i ostatniego dokumentu oraz liczbę kart dokumentów.
§ 54.
W razie konieczności dołączenia lub wyłączenia dokumentu zastrzeżonego z zakończonej teczki tematycznej lub akt sprawy wypełnia się odpowiednie rubryki w wykazie zmian. Wzór określa załącznik nr 13.
§ 55.
Dokumenty zastrzeżone przechowuje się w zbiorze dokumentów jawnych, jeżeli mają one ścisły związek z tym zbiorem.
§ 56.
Dla każdej teczki tematycznej prowadzi się na bieżąco opis spraw znajdujących się w teczce. Wzór określa załącznik nr 14.
§ 57.
Prace związane z kompletowaniem teczek kończy się corocznie w terminie do 31 grudnia. Po zszyciu, strony każdej teczki numeruje się. Na oddzielnym arkuszu A4 wpisuje się liczbę stron i datę zszycia, po czym opieczętowuje i potwierdza podpisem pracownika, w dyspozycji którego teczka pozostaje.
§ 58.
Jeżeli dokumenty o tej samej tematyce nie mieszczą się w jednej teczce, zakłada się następny tom, który należy zarejestrować w kancelarii tajnej, zgodnie z ustaleniami § 49.
§ 59.
W razie konieczności wymiany kart w zakończonej teczce bądź wyłączenia z niej dokumentów, sporządza się pisemną informację, z czyjego polecenia wyjęto dokument zastrzeżony i komu przekazano, wpinając ją w miejsce dotychczasowego dokumentu zastrzeżonego, czyniąc jednocześnie odpowiednią adnotację w rubryce „Uwagi”, w opisie spraw znajdującym się w teczce.
§ 60.
W dziennikach korespondencji, dziennikach ewidencji wykonanych dokumentów i dziennikach korespondencji dla oświadczeń majątkowych (OM), o których mowa w § 27, po zakończeniu roku kalendarzowego dokonuje się adnotacji, na jakiej pozycji zakończono ewidencję dokumentów, z podaniem daty, imienia i nazwiska oraz podpisem osoby prowadzącej ewidencję oraz odciska się pieczęć „Do pakietów”. W dzienniku korespondencji wpisuje się symbol klasyfikacyjny teczki tematycznej i numer teczki z rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD) oraz numery stron w teczce, pod którymi znajdują się dokumenty zastrzeżone.
§ 61.
Przed przekazaniem do archiwum teczek tematycznych dokonuje się ich przeglądu w celu ustalenia zasadności dalszego utrzymywania ich klauzul tajności. Do kancelarii tajnej przekazuje się informacje o dacie rozpoczęcia i zakończenia oraz liczbie stron teczki tematycznej lub urządzenia ewidencyjnego przekazywanych do archiwum.
§ 62.
Po przekazaniu do archiwum teczek tematycznych lub urządzeń ewidencyjnych jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego dostarcza się do kancelarii tajnej, która dokonuje adnotacji o tym fakcie w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD).
§ 63.
Dokumenty zastrzeżone przechowuje się w pomieszczeniach służbowych, w meblach biurowych zamykanych na klucz. Po zakończeniu pracy klucze zdaje się do sekretariatów i odpowiednio zabezpiecza.
§ 64.
Przebywanie personelu pomocniczego (sprzątającego, technicznego) w pomieszczeniach, w których znajdują się dokumenty zastrzeżone, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia stałego nadzoru tych osób.
§ 65.
Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości Nr 26/04/BINiSO z dnia 28 maja 2004 r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w Ministerstwie Sprawiedliwości.
§ 66.
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 30 dni od dnia podpisania.
Minister Sprawiedliwości: Zbigniew Ziobro
1 Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600.
Załącznik 1.
Załączniki do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 kwietnia 2007 r. (poz. 14)
Załącznik nr 1
METRYKA NOŚNIKA NIEJAWNEGO NR DEWD.............
Lp.
Rodzaj informacji
Dane
1.
Rodzaj nośnika
2.
Data zaewidencjonowania
3.
Podstawa zniszczenia nośnika
4.
Sposób zniszczenia
zniszczenie fizyczne
5.
Podpisy osób uczestniczących w zniszczeniu
DANE DOTYCZĄCE ZAPISU NA NOŚNIKU
Lp.
Pełna nazwa pliku wraz z rozszerzeniem/numer DEWD poszczególnych plików
