Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 89

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

1) osoby w ramach struktury organizacyjnej Ministerstwa Finansów, zwanego dalej „Ministerstwem”, upoważnione przez Ministra Finansów, zwanego dalej „Ministrem”, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanym dalej „adresem do kontaktu”;

3) osoby w ramach struktury organizacyjnej Ministerstwa, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;

4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;

6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez osoby, o których mowa w pkt 3;

7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;

8) wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), zwanej dalej „ustawą”;

9) sposób postępowania z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi;

10) zasady ochrony przed działaniami odwetowymi;

11) zasady ochrony danych osobowych w sprawach dotyczących zgłoszeń wewnętrznych;

12) komórkę organizacyjną Ministerstwa prowadzącą rejestr zgłoszeń wewnętrznych;

13) sposób raportowania i monitorowania zgłoszeń wewnętrznych.

1) Koordynatorze - rozumie się przez to pracownika pełniącego funkcję koordynatora do spraw nieprawidłowości;

2) podmiocie wewnętrznym - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa, Komisję Antymobbingową, Komisję do rozpatrywania skarg na działania noszące znamiona zjawisk niepożądanych w Krajowej Administracji Skarbowej, Koordynatora do spraw równego traktowania oraz Koordynatora do spraw dostępności, właściwe merytorycznie do przeprowadzenia czynności wyjaśniających zgłoszenie wewnętrzne lub innych działań, w szczególności takich jak przekazanie zawiadomienia do właściwych organów;

3) pracowniku - rozumie się przez to:

a) członka korpusu służby cywilnej w rozumieniu ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409),

b) funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej pełniącego służbę w komórce organizacyjnej Ministerstwa, funkcjonariusza oddelegowanego do Ministerstwa, w przypadku, o którym mowa w art. 2 ust. 2a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.¹⁾) oraz osobę oddelegowaną do Ministerstwa, o której mowa w art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej,

c) pracownika w rozumieniu ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1917).

1) polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom w Ministerstwie;

2) zasad przeciwdziałania ryzykom związanym z konfliktem interesów oraz zasad przyjmowania i przekazywania prezentów w Ministerstwie;

3) polityki antymobbingowej.

2. W przypadku nieobecności Koordynatora jego zadania realizuje wyznaczona przez niego inna osoba upoważniona.

3. Osoby upoważnione są upoważnione do przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi.

4. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w związku z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.

1) informacje dotyczące naruszenia prawa, w tym opis tego naruszenia oraz kiedy i gdzie naruszono prawo;

2) dane osoby lub osób, co do których zachodzi uzasadnione podejrzenie, że naruszyły prawo, obejmujące imię i nazwisko oraz komórkę organizacyjną Ministerstwa lub innego podmiotu prawnego.

2. Zgłoszenie wewnętrzne może zawierać również w szczególności:

1) dane sygnalisty, obejmujące imię i nazwisko oraz adres do kontaktu;

2) dowody, które mogą potwierdzić zgłoszenie, w szczególności dokumenty, zdjęcia, nagrania;

3) dane osobowe osoby lub osób oraz informacje o podmiocie prawnym, względem których dokonano naruszenia prawa lub dane osobowe świadka naruszenia prawa, jeżeli sygnalista posiada te dane lub informacje.

2. Zgłoszenie wewnętrzne przekazuje się:

1) mailowo na adres poczty elektronicznej - sygnalista@mf.gov.pl;

2) z wykorzystaniem formularza online zamieszczonego na stronie intranetowej Ministerstwa;

3) telefonicznie - w dni robocze w godzinach od 8.15 do 16.15 pod numerem 22 694 46 76;

4) osobiście ustnie bądź w postaci papierowej;

5) umieszczając w wyznaczonej do tego celu skrzynce korespondencyjnej, która znajduje się poza zasięgiem kamer monitoringu;

6) pocztą na adres: Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Finansów 00-916 Warszawa ul. Świętokrzyska 12, z dopiskiem „Do rąk własnych Koordynatora ds. nieprawidłowości”.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, osoba upoważniona ustala termin spotkania, nie później niż w ciągu 14 dni od dnia złożenia prośby o spotkanie.

2. W przypadku braku zgody sygnalisty, o której mowa w ust. 1, zgłoszenie wewnętrzne jest dokumentowane w formie notatki.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera adresu do kontaktu sygnalisty.

1) podjęcie działań następczych przez komórkę właściwą do spraw kontroli i koordynacji przeciwdziałania nieprawidłowościom;

2) przekazanie zgłoszenia wewnętrznego do właściwego podmiotu wewnętrznego, w przypadku gdy zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach odrębnej procedury wewnętrznej;

3) przekazanie zgłoszenia wewnętrznego do właściwego organu;

4) niepodejmowanie dalszych działań, w szczególności z powodu braku wystarczającego uprawdopodobnienia wystąpienia naruszenia prawa.

2. Osoba upoważniona, w terminie nie dłuższym niż 14 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego, przekazuje notatkę zawierającą informację o przyjętym trybie postępowania z tym zgłoszeniem Dyrektorowi Generalnemu lub członkowi Kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dotyczy zgłoszenie.

1) niezwłocznego przekazania zgłoszenia do osoby upoważnionej;

2) zachowania w tajemnicy informacji dotyczących treści zgłoszenia.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne wpłynie bezpośrednio do podmiotu wewnętrznego właściwego w sprawie.

2. Dyrektor Generalny jest upoważniony do udzielenia członkom zespołu doraźnego upoważnienia do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, jego weryfikacji i podejmowania działań następczych.

3. Do podejmowania działań następczych przez zespół doraźny przepisy § 9-12 stosuje się odpowiednio.

2. Z zespołów, o których mowa w § 13 i § 15, wyłącza się członka zespołu, w odniesieniu do którego istnieją okoliczności, które mogą wywoływać wątpliwości co do jego bezstronności.

1) potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w § 10 ust. 1,

2) upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 10 ust. 1

- przy czym przepisu nie stosuje się do zgłoszeń niezawierających danych kontaktowych.

2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora informację zwrotną przekazuje sygnaliście Dyrektor Generalny.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie są podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego, osoby powiązanej z sygnalistą oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się w przypadku gdy:

1) zgłoszenie wewnętrzne zostało dokonane w złej wierze lub stanowiło nadużycie lub

2) przy dokonywaniu zgłoszenia wewnętrznego celowo i świadomie podano nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd informacje.

2. Do przekazania informacji, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy § 8 ust. 2 pkt 1, 3-6. Informację można także zgłosić przez dedykowany formularz online zamieszczony na stronie intranetowej Ministerstwa.

1) zachowywane są w poufności;

2) mogą być udostępniane pracownikom upoważnionym do prowadzenia działań następczych związanych ze zgłoszeniem wewnętrznym;

3) są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub podjęcia działania następczego.

2. Dane pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

3. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego nie są gromadzone, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu, nie później niż terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

2. Sprawozdanie zawiera w szczególności informacje o:

1) liczbie zgłoszeń wewnętrznych;

2) naruszeniach prawa;

3) działaniach następczych podejmowanych na podstawie zgłoszeń wewnętrznych oraz ich wynikach.

3. Sprawozdanie jest przekazywane przez Koordynatora, za pośrednictwem Dyrektora Generalnego:

1) Ministrowi,

2) Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej - w przypadku gdy sprawozdanie dotyczy komórek organizacyjnych Ministerstwa będących jednostkami organizacyjnymi Krajowej Administracji Skarbowej

- do końca pierwszego kwartału roku następującego po roku, którego to sprawozdanie dotyczy.

1) okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku poprzedniego;

2) poprzednich okresach sprawozdawczych, które zostały zakończone w okresie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku poprzedniego.

2. Koordynator może zwrócić się, w szczególności do podmiotów wewnętrznych, o doprecyzowanie informacji, o których mowa w ust. 1, w zakresie niezbędnym do sporządzenia sprawozdania i monitorowania zgłoszeń.

1) wyniki analizy zgłoszeń dokonanych od dnia 1 stycznia 2024 r. do dnia 24 września 2024 r. na podstawie dotychczasowych przepisów i rezultaty podjętych w związku z nimi czynności wyjaśniających;

2) wyniki analizy zgłoszeń wewnętrznych dokonanych od dnia 25 września 2024 r. i rezultaty podjętych w związku z nimi czynności wyjaśniających w Ministerstwie.

Minister Finansów: w z. J. Drop

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 556, 588, 641, 658, 760, 996, 1059, 1193, 1195, 1234, 1598, 1723 i 1860 oraz z 2024 r. poz. 850, 863, 879 i 1222.