Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 47

Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598) zarządza się, co następuje:

1) tryb przeprowadzania inwentaryzacji w formie spisu z natury, zwanej dalej „spisem z natury”;

2) skład i zadania Komisji inwentaryzacyjnej w Ministerstwie Finansów powoływanej do przeprowadzania spisu z natury, zwanej dalej „Komisją”, oraz zespołów spisowych przeprowadzających czynności spisowe, zwanych dalej „zespołami spisowymi”;

3) zakres i sposób wykonywania kontroli przeprowadzania czynności spisowych.

1) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Finansów;

2) Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

3) kierowniku jednostki - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;

5) planie inwentaryzacji - rozumie się przez to plan inwentaryzacji na dany rok, opracowany zgodnie z polityką rachunkowości;

6) polu spisowym - rozumie się przez to wydzielony obszar oznaczony pozwalającymi na jego identyfikację nazwą lub numerem, w którym czynności spisowe są przeprowadzane w ciągu jednego dnia roboczego;

7) pracowniku - rozumie się przez to również funkcjonariusza Służby Celno-Skarbowej pełniącego służbę w Ministerstwie oraz funkcjonariusza, o którym mowa w art. 2 ust. 2a ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 615, z późn. zm.²⁾), oddelegowanego do Ministerstwa;

8) pracowniku odpowiedzialnym materialnie - rozumie się przez to magazyniera i kasjera;

9) pracowniku odpowiedzialnym za ewidencję - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za prowadzenie ewidencji składników majątkowych;

10) pracowniku odpowiedzialnym za gospodarowanie mieniem - rozumie się przez to pracownika, któremu powierzono obowiązki i odpowiedzialność za gospodarowanie mieniem w zakresie wydawania i rozliczania składników majątkowych.

1) Przewodniczący Komisji;

2) Zastępca Przewodniczącego Komisji - dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa;

3) członkowie - dyrektorzy komórek organizacyjnych właściwych do spraw gospodarowania mieniem, z wyłączeniem dyrektora komórki organizacyjnej, o którym mowa w pkt 2.

2. Przewodniczącego Komisji wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, może upoważnić pracowników tej komórki organizacyjnej do wykonywania zadań odpowiednio Zastępcy Przewodniczącego Komisji albo członka Komisji, o czym niezwłocznie informuje Przewodniczącego Komisji.

4. W skład Komisji nie może wchodzić:

1) główny księgowy;

2) pracownik odpowiedzialny materialnie;

3) pracownik odpowiedzialny za ewidencję;

4) pracownik odpowiedzialny za gospodarowanie mieniem.

5. Przewodniczący Komisji wyznacza spośród jej członków kontrolerów spisowych do wykonywania kontroli, o której mowa w § 24 ust. 1.

6. Obsługę administracyjną Komisji zapewnia komórka organizacyjna właściwa do spraw zarządzania nieruchomościami Ministerstwa.

1) kierowanie pracami Komisji;

2) przydzielanie zadań poszczególnym członkom Komisji;

3) zapewnienie przeszkolenia członków Komisji oraz zespołów spisowych w zakresie przeprowadzania spisu z natury.

2. Zadania Przewodniczącego Komisji w czasie jego nieobecności wykonuje Zastępca Przewodniczącego Komisji.

2. Członków zespołów spisowych wyznacza, z upoważnienia kierownika jednostki, Dyrektor Generalny na wniosek Przewodniczącego Komisji. Przepis § 3 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku inwentaryzacji doraźnych, o których mowa w polityce rachunkowości, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw gospodarowania mieniem podlegającym spisowi z natury, występuje do Przewodniczącego Komisji z wnioskiem o przeprowadzenie spisu z natury. Przepis ust. 1 zdanie pierwsze stosuje się.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się:

1) przygotowany przez Komisję harmonogram spisu z natury określający terminy przeprowadzenia poszczególnych czynności spisowych;

2) wniosek o wyznaczenie składów osobowych zespołów spisowych.

1) przyporządkowuje pola spisowe do poszczególnych zespołów spisowych;

2) zawiadamia:

a) pracowników użytkujących składniki majątkowe podlegające spisowi z natury zgodnie z ustalonym harmonogramem, w tym pracowników odpowiedzialnych materialnie, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem i pracowników odpowiedzialnych za ewidencję - o zakresie i terminie spisu z natury,

b) pracowników odpowiedzialnych materialnie i pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem - o obowiązku uporządkowania użytkowanych przez nich pól spisowych objętych spisem z natury,

c) członków zespołów spisowych - o zakresie i terminach czynności spisowych.

2. W przypadku nieobecności pracownika odpowiedzialnego materialnie oraz osoby, o której mowa w ust. 1, czynności spisowe przeprowadza co najmniej dwóch członków zespołu spisowego.

1) kolektorów danych lub czytników kodów kreskowych, współpracujących z systemem służącym do ewidencji środków trwałych w Ministerstwie;

2) czytników RFID współpracujących z systemem dedykowanym do obsługi zbiorów bibliotecznych w Ministerstwie - w przypadku zbiorów bibliotecznych;

3) papierowych formularzy arkuszy spisowych wypełnianych ręcznie - w przypadku braku możliwości przeprowadzenia czynności spisowych przy użyciu urządzeń, o których mowa w pkt 1 i 2.

2. W przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie uzyskane dane ujmuje się w protokole spisu z natury gotówki w kasie. Przepisu ust. 1 nie stosuje się.

2. Komisja prowadzi ewidencję papierowych formularzy arkuszy spisowych oraz ilościową kontrolę ich zużycia.

3. Ewidencja zawiera w szczególności dane dotyczące:

1) wydania papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę wydania, liczbę wydanych formularzy i ich numery oraz pokwitowanie odbioru;

2) zwrotu papierowych formularzy arkuszy spisowych, w tym datę zwrotu oraz wyszczególnienie formularzy wykorzystanych, niewykorzystanych i anulowanych oraz pokwitowanie zwrotu.

1) Komisja przyjmuje od pracowników odpowiedzialnych za ewidencję, pracowników odpowiedzialnych za gospodarowanie mieniem lub pracowników odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym odpowiednio w załączniku nr 1-3 do zarządzenia;

2) główny księgowy przekazuje Komisji informacje o uzgodnieniu ewidencji ilościowo-wartościowej z ewidencją syntetyczną według stanu na dzień poprzedzający rozpoczęcie spisu z natury.

1) ustala rzeczywistą ilość (liczbę) poszczególnych składników majątkowych;

2) uczestniczy w zamykaniu na czas przerw w czynnościach spisowych pomieszczeń magazynów i kasy objętych spisem z natury oraz ich otwieraniu;

3) weryfikuje stan zabezpieczenia pomieszczeń.

2. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komisji może wyrazić zgodę na przemieszczenie składnika majątkowego objętego spisem z natury, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Ministerstwa.

1) pracownika odpowiedzialnego materialnie, przekazując mu za pokwitowaniem zestawienie tych różnic - w przypadku spisu z natury przeprowadzanego w kasie lub magazynie;

2) pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem - oraz wyjaśnia z tym pracownikiem przyczyny ich powstania i sporządza wnioski dotyczące sposobu rozliczenia tych różnic.

2. Komisja ustalając przyczyny powstania różnic, o których mowa w ust. 1, może w szczególności:

1) żądać dokonania ustaleń i pisemnych wyjaśnień na okoliczność powstałych różnic, w szczególności od pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;

2) korzystać z opinii rzeczoznawców, członków zespołów spisowych i innych osób;

3) zarządzić ponowne przeprowadzenie czynności spisowych - na uzasadniony wniosek pracownika odpowiedzialnego materialnie lub pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem.

1) zostały ustalone na podstawie tych samych czynności spisowych i powstały w tym samym okresie objętym spisem z natury;

2) dotyczą tego samego pracownika odpowiedzialnego materialnie lub tego samego pracownika odpowiedzialnego za gospodarowanie mieniem;

3) powstały w pokrewnych asortymentach składników majątkowych podlegających spisowi z natury.

2. Zaakceptowane przez Komisję kompensaty niedoborów nadwyżkami są przedstawiane we wnioskach końcowych protokołu ze spisu z natury, a po jego zatwierdzeniu są udostępniane komórce organizacyjnej właściwej w sprawach ewidencji składników majątkowych Ministerstwa.

1) sprawozdanie ze spisu z natury zawierające w szczególności opis przebiegu spisu z natury oraz wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury;

2) protokół ze spisu z natury zawierający zestawienie różnic inwentaryzacyjnych oraz informację o sposobie ich rozliczenia.

2. Przewodniczący Komisji przekazuje do zaopiniowania głównemu księgowemu dokumenty, o których mowa w ust. 1.

3. Dyrektor Generalny, z upoważnienia kierownika jednostki, zatwierdza dokumenty, o których mowa w ust. 1, po zaopiniowaniu przez głównego księgowego.

1) przekazuje głównemu księgowemu zatwierdzone dokumenty, o których mowa w § 22 ust. 1;

2) przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym wnioski końcowe z przeprowadzonego spisu z natury, celem ich realizacji w terminie wskazanym w sprawozdaniu ze spisu z natury;

3) powiadamia podmioty powierzające Ministerstwu składniki majątkowe do użytkowania o spisanych w trakcie spisu z natury składnikach majątkowych powierzonych przez te podmioty;

4) przekazuje do właściwej komisji majątkowej wykaz składników majątkowych zakwalifikowanych podczas spisu z natury jako uszkodzone, celem podjęcia dalszych działań.

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności sprawdzenie:

1) pracy zespołów spisowych;

2) prawidłowości i kompletności wypełnionych arkuszy spisowych lub zapisu pamięci urządzeń, o których mowa § 11 ust. 1 pkt 1 i 2.

3. Kontrolujący sporządza protokół z przeprowadzonej wyrywkowej kontroli czynności spisowych.

Minister Finansów: A. Domański

¹⁾ Minister Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 2710).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 556, 558, 641, 658, 760, 996, 1059, 1193, 1195, 1234, 1598, 1723 i 1860.

Załączniki do zarządzenia Ministra Finansów
z dnia 23 kwietnia. 2024 r.
(Dz. Urz. Min. Fin. poz. 47)

Załącznik nr 1

WZÓR - OŚWIADCZENIE WSTĘPNE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO ZA EWIDENCJĘ

Załącznik nr 2

WZÓR - OŚWIADCZENIE WSTĘPNE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO ZA GOSPODAROWANIE MIENIEM

Załącznik nr 3

WZÓR - OŚWIADCZENIE WSTĘPNE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO MATERIALNIE

Załącznik nr 4

WZÓR - OŚWIADCZENIE KOŃCOWE PRACOWNIKA ODPOWIEDZIALNEGO MATERIALNIE