Dzienniki Urzędowe - rok 2011 nr 9 poz. 47

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządza się, co następuje:

1. Zarządzenie określa:

1) szczególny sposób organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, o których mowa w art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanych dalej „innymi niż kancelaria tajna komórkami organizacyjnymi”,

2) sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych

– w jednostkach organizacyjnych resortu finansów, zwanych dalej „jednostkami organizacyjnymi”.

2. Przepisy zarządzenia dotyczące kancelarii tajnych stosuje się odpowiednio do innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych utworzonych w jednostkach organizacyjnych.

Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) ustawa – ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;

2) materiał – materiał w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy podlegający rejestracji w kancelarii tajnej;

3) pracownik – osobę zatrudnioną w jednostce organizacyjnej albo funkcjonariusza celnego pełniącego służbę w jednostce organizacyjnej;

4) pracownik kancelarii – kierownika kancelarii tajnej i inne osoby zatrudnione albo pełniące służbę w kancelarii tajnej.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej zapewnia wyodrębnienie organizacyjne i lokalizacyjne oraz obsługę kancelarii tajnej, zwanej dalej „kancelarią”, w sposób umożliwiający jej sprawne i bezpieczne funkcjonowanie.

2. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii.

3. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii, jego obowiązki wykonuje pracownik kancelarii pisemnie wyznaczony przez pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych, zwanego dalej „pełnomocnikiem ochrony”.

1. W przypadku uzasadnionym względami organizacyjnymi kierownik jednostki organizacyjnej może utworzyć oddział kancelarii.

2. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej w jednostce organizacyjnej za ochronę informacji niejawnych.

3. Do funkcjonowania oddziału kancelarii stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące kancelarii.

1. Kierownik kancelarii, w szczególności:

1) nadzoruje obieg materiałów;

2) udostępnia materiały osobom uprawnionym zgodnie z przepisami ustawy;

3) wydaje materiały osobom uprawnionym, które zapewniają warunki ich przechowywania zgodne z przepisami o ochronie informacji niejawnych;

4) egzekwuje zwrot materiałów do kancelarii;

5) przeprowadza kontrole przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania materiałów w kancelarii oraz w jednostce organizacyjnej;

6) nadzoruje pracę oddziałów kancelarii.

2. Przepis ust. 1 pkt 1–5 stosuje się odpowiednio do pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 2.

1. Przekazywanie obowiązków w przypadku zmiany na stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 2 i § 4 ust. 2, następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w obecności pełnomocnika ochrony lub osoby przez niego upoważnionej, osoby przekazującej oraz osoby przyjmującej obowiązki.

2. W przypadku gdy osoby, o których mowa w § 3 ust. 2 i § 4 ust. 2, nie mogą uczestniczyć osobiście w przekazaniu obowiązków, przekazania dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek pełnomocnika ochrony. Komisji przewodniczy pełnomocnik ochrony.

3. Protokół zdawczo-odbiorczy podpisują przekazujący i przyjmujący obowiązki, a zatwierdza pełnomocnik ochrony. Jeden egzemplarz protokołu przechowuje się w kancelarii, drugi przechowuje pełnomocnik ochrony. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, protokół podpisują przewodniczący oraz członkowie komisji, a zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej.

1. Kancelaria prowadzi dzienniki ewidencji określone w przepisach wydanych na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 2 i 7–11 ustawy.

2. Kancelaria może prowadzić dzienniki ewidencji w formie elektronicznych rejestrów.

3. W przypadku przetwarzania w dziennikach ewidencji, o których mowa w ust. 2, wyłącznie informacji jawnych, zapewnia się spełnienie wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.¹⁾).

4. W kancelarii mogą być również prowadzone inne, niż wymienione w ust. 1 i 2, pomocnicze dzienniki ewidencji, usprawniające funkcjonowanie kancelarii.

1. W kancelarii można wydzielić, w sposób umożliwiający stały nadzór ze strony pracowników kancelarii, pomieszczenie lub miejsce, w którym osoby uprawnione mogą zapoznawać się z materiałami.

2. W pomieszczeniu lub miejscu, o którym mowa w ust. 1, zabrania się instalowania systemu nadzoru wizyjnego.

1. Przyjęcie do kancelarii przesyłki zawierającej materiały, zwanej dalej „przesyłką”, następuje po uprzednim sprawdzeniu przez pracownika kancelarii:

1) prawidłowości adresu;

2) całości pieczęci i opakowania;

3) zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;

4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek lub książce doręczeń.

2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania pracownik kancelarii stosuje przepisy wydane na podstawie art. 47 ust. 5 ustawy.

3. Po otwarciu przesyłki pracownik kancelarii:

1) sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;

2) ustala, czy liczba stron lub innych jednostek miary materiałów oraz liczba załączników jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych materiałach.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, pracownik kancelarii sporządza, w dwóch egzemplarzach, protokół zawierający opis tych nieprawidłowości. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje do kancelarii nadawcy, a drugi dołącza do materiału. Fakt sporządzenia protokołu odnotowuje się w odpowiednim dzienniku ewidencyjnym w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.

5. Nie rejestruje się przesyłek, które wpłynęły do kancelarii omyłkowo. Przesyłkę łącznie z pierwotnym opakowaniem pracownik kancelarii przekazuje nadawcy lub, jeżeli jest to możliwe, właściwemu adresatowi, za pokwitowaniem w wykazie przesyłek lub książce doręczeń przesyłek miejscowych.

1. W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych „Do rąk własnych”. W tym przypadku pracownik kancelarii wpisuje w odpowiednim dzienniku ewidencji nadawcę, numer i datę wpływu przesyłki, a w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” odnotowuje, że przesyłka była oznaczona „do rąk własnych”.

2. Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, pracownik kancelarii umieszcza pieczęć wpływu, a w jej obrębie wpisuje datę wpływu, numer pozycji, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje za pokwitowaniem bezpośrednio adresatowi, w przypadku jego nieobecności, osobie pisemnie upoważnionej przez adresata do odbioru przesyłki.

3. Czynności, o których mowa w § 9 ust. 3, w stosunku do przesyłek, oznaczonych „do rąk własnych”, wykonuje adresat.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 1, adresat po wykorzystaniu zwraca do kancelarii w stanie otwartym bądź zamkniętym.

5. Przy zwrocie do kancelarii przesyłki w stanie otwartym, pracownik kancelarii nanosi na materiał dane ewidencyjne, o których mowa w ust. 2, oraz uzupełnia brakujące dane dotyczące przesyłki w dzienniku ewidencyjnym.

6. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki w stanie zamkniętym, czynności, o których mowa w ust. 5, wykonuje się przy udziale adresata. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w rubryce „Informacje uzupełniające/ Uwagi”.

1. Pracownik kancelarii rejestruje przyjęte materiały w dzienniku ewidencyjnym.

2. Dla każdego materiału oznaczonego klauzulami „ściśle tajne” albo „tajne”, z chwilą jego udostępnienia zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do materiału lub przechowuje w oddzielnej teczce.

3. Do zbioru materiałów załącza się jedną kartę zapoznania się z dokumentem. Kartę zapoznania się z dokumentem pozostawia się w jednostce organizacyjnej, w której została założona i przechowuje tak długo, jak dziennik ewidencyjny, w którym dokument został zarejestrowany.

1. Każdą otrzymaną i wysyłaną przesyłkę oraz wytworzony materiał pracownik kancelarii rejestruje odpowiednio w kolejności otrzymania lub wytworzenia jako kolejną pozycję we właściwym dzienniku ewidencyjnym.

2. Wpisów w dziennikach ewidencji dokonuje się atramentem lub tuszem koloru niebieskiego lub czarnego. Zmiany wpisów w dziennikach pracownik kancelarii dokonuje kolorem czerwonym poprzez skreślenie pierwotnego wpisu i umieszczenie obok nowego potwierdzonego datą oraz czytelnym podpisem.

3. Anulowania pozycji w dziennikach ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym, podając powód anulowania oraz umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis pracownika kancelarii dokonującego anulowania.

4. Wycieranie, zamazywanie lub nadpisywanie wpisów w dziennikach ewidencji jest zabronione.

5. W elektronicznych rejestrach, o których mowa w § 7 ust. 2 nie usuwa się zapisów ani nie dokonuje się zmian, o których mowa w ust. 2 i 3. W rejestrach tych zamieszcza się informacje o zmianach i skreśleniach.

1. Pracownik kancelarii udostępnia materiały adresatowi lub osobie upoważnionej w kancelarii, za pokwitowaniem.

2. Udostępnienie materiału oznaczonego klauzulą „ściśle tajne” i „tajne” pracownik kancelarii każdorazowo odnotowuje w karcie zapoznania się z dokumentem, a osoba której udostępniono materiał potwierdza fakt zapoznania się z tym materiałem podpisem i datą.

3. Przesyłki pilne pracownik kancelarii udostępnia adresatom niezwłocznie, odnotowując we właściwym dzienniku ewidencji godzinę doręczenia.

Dopuszcza się wydawanie materiałów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne” albo „tajne” poza kancelarię na czas niezbędny do załatwienia sprawy, pod warunkiem zapewnienia warunków przechowywania tych materiałów, zgodnych z przepisami o ochronie informacji niejawnych. Żaden wydany materiał o klauzuli „ściśle tajne” albo „tajne” nie może być udostępniony lub przekazany innej osobie bez udziału kancelarii.

1. Materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności przechowuje się w odrębnych szafach lub pomieszczeniach, chyba że wchodzą w skład zbioru dokumentów.

2. Materiały oznaczone różnymi klauzulami tajności mogą być przechowywane w jednej szafie lub pomieszczeniu pod warunkiem ich fizycznego oddzielenia w sposób umożliwiający osobne zamknięcie. W takim przypadku szafa lub pomieszczenie musi spełniać wymagania odpowiednie dla najwyższej klauzuli tajności przechowywanych w nich materiałów.

1. Po zakończeniu pracy pracownik kancelarii sprawdza prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.

2. Wszelkie nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad ochrony informacji niejawnych należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

3. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy do pomieszczeń i szaf kancelarii oraz duplikatów tych kluczy, a także zasady ustalania, zmiany i deponowania haseł lub szyfrów, w przypadku stosowania zamków szyfrowych określa plan ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w art. 15 ust. 1 pkt 5 ustawy.

1. W przypadku likwidacji kancelarii kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję likwidacyjną.

2. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:

1) porównanie stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym materiałów;

2) wyjaśnienie ewentualnych nieprawidłowości w ewidencji;

3) ostateczne zakończenie prowadzenia dzienników ewidencji;

4) przekazanie materiałów zgromadzonych w likwidowanej kancelarii oraz dzienników ewidencji do odpowiedniego archiwum zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach lub następcy prawnemu.

3. Z czynności likwidacyjnych komisja likwidacyjna sporządza szczegółowy protokół.

Informacje niejawne, uwzględniając ich formę i sposób wyrażenia, można przetwarzać w szczególności:

1) ręcznie;

2) z wykorzystaniem mechanicznych lub elektrycznych maszyn piszących;

3) z wykorzystaniem elektronicznych maszyn piszących, pod warunkiem autoryzowanego usunięcia z nich pamięci;

4) w systemach i sieciach teleinformatycznych spełniających wymagania określone w ustawie.

1. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia materiału, a także wydruku z dokumentu elektronicznego następuje na pisemne zlecenie, w formie dekretacji lub odrębnego pisma, osoby podpisującej lub oznaczającej materiał, w przypadku materiału własnego albo adresata, w przypadku materiału nadesłanego. Zlecający określa w zleceniu ilość egzemplarzy oraz wskazuje odbiorców.

2. Kopie materiałów oznaczonych klauzulą „ściśle tajne i „tajne” wykonuje się:

1) w Ministerstwie Finansów – w komórce podległej pełnomocnikowi ochrony lub w Biurze Administracyjnym w Wydziale Poligrafii w obecności wyznaczonego przez pełnomocnika ochrony pracownika;

2) w pozostałych jednostkach organizacyjnych – w wyznaczonym pomieszczeniu i pod nadzorem pracownika kancelarii.

Każdy wykonany materiał, w tym kopia, odpis, wypis, wyciąg, wydruk lub tłumaczenie, bezpośrednio po wykonaniu rejestruje się w odpowiednim dzienniku ewidencji.

1. Materiały, w toku realizowanych spraw, gromadzi się, przechowuje i przekazuje do archiwum w sposób określony w przepisach dotyczących zasad i trybu postępowania z dokumentacją powstającą i nadsyłaną do danej jednostki organizacyjnej, wydanych na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

2. W jednostkach organizacyjnych nieposiadających archiwum zapewniającego warunki przechowywania, zgodne z przepisami o ochronie informacji niejawnych, materiały dotyczące spraw ostatecznie zakończonych przechowuje się w kancelarii, przez okres oznaczony w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

1. Dokument, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, o ile nie stanowi materiału archiwalnego, może zostać zniszczony, z zastrzeżeniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2. Dokument niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub częściowe odtworzenie jego treści.

3. Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu uzupełnia się rejestry, dzienniki i inne informacje dotyczące jego rejestracji.

Sposoby i procedury niszczenia informatycznych nośników danych określa dokumentacja bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2012 r.²⁾

Minister Finansów

w z. Ludwik Kotecki

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65, Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 182, poz. 1228, z 2011 r. Nr 112, poz. 654.

²⁾ Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem Nr 15 Ministra Finansów z dnia 10 lipca 2006 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych resortu finansów.