Dzienniki Urzędowe - rok 2006 nr 4 poz. 34

Na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1. W Ministerstwie Finansów działa archiwum państwowe wyodrębnione, które wykonuje zadania archiwum wyodrębnionego komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów oraz zadania archiwów wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w urzędach kontroli skarbowej, zwane dalej „archiwum".

2. Archiwum działa w ramach Departamentu Kontroli Skarbowej II Ministerstwa Finansów.

3. Zasady i tryb działania archiwum regulują:

1) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631);

3) niniejsze zarządzenie.

Siedzibą archiwum jest Warszawa.

W zakresie zadań, o których mowa w zarządzeniu, archiwum używa pieczęci okrągłej z godłem państwowym w środku i napisem w otoku „Archiwum Wywiadu Skarbowego".

1. Do zadań ogólnych archiwum należy:

1) kształtowanie zasobu archiwalnego archiwum państwowego wyodrębnionego w zakresie zgodnym z właściwością rzeczową wywiadu skarbowego i nadzór nad nim;

2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

4) wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów, wyciągów, kopii oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w zakresie zgodnym z właściwością rzeczową wywiadu skarbowego;

5) umożliwianie korzystania z materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe komórek wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej;

6) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;

7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

2. Korzystanie z materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe komórek wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej odbywa się za zgodą dyrektora archiwum lub osób przez niego upoważnionych.

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby inne niż wymienione w ust. 1 pkt 5 regulują odrębne przepisy.

Do zadań szczegółowych archiwum należy:

1) w zakresie kształtowania i nadzoru nad zasobem archiwalnym archiwum państwowego wyodrębnionego:

a) opiniowanie projektów aktów prawnych dotyczących zagadnień związanych z pracą archiwum;

b) nadzór nad prawidłowością przygotowania i przekazywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej do archiwum;

c) prowadzenie szkoleń i konsultacji;

2) w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej:

a) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej;

b) przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz zapewnianie im optymalnych warunków przechowywania;

c) profilaktyka i konserwacja materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

d) prowadzenie reprografii zabezpieczającej;

e) ochrona materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed zniszczeniem bądź utratą;

3) w zakresie ewidencjonowania i opracowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej:

a) prowadzenie ewidencji materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

b) opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki;

c) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych;

4) w zakresie przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych:

a) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania,

b) przygotowywanie ewidencji materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.

Funkcję dyrektora archiwum sprawuje dyrektor Departamentu Kontroli Skarbowej II Ministerstwa Finansów.

1. Dyrektor archiwum kieruje całokształtem jego działalności oraz czuwa nad prawidłową realizacją zadań.

2. Do zakresu działania dyrektora archiwum należy w szczególności:

1) kierownictwo w sprawach organizacyjnych, administracyjnych i metodycznych;

2) nadzór nad materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną wywiadu skarbowego;

3) reprezentowanie archiwum na zewnątrz;

4) wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności archiwum;

5) wydawanie regulaminów, instrukcji i wytycznych.

Kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonujących czynności wywiadu skarbowego w Ministerstwie Finansów i urzędach kontroli skarbowej, posiadający w podległych sobie komórkach materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną, są odpowiedzialni za właściwe ich przechowywanie i zabezpieczenie do czasu przekazania ich do archiwum.

Archiwum wykonuje, na polecenie ministra właściwego do spraw finansów publicznych, okresowe sprawozdania dotyczące stanu zasobu archiwalnego.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹⁾ Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej – finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 października 2005 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 220, poz. 1887).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69, Nr 64, poz. 565, Nr 163, poz. 1362 i Nr 175, poz. 1462.