Monitor Polski - rok 2023 poz. 225

Forum Doradcze jest to coroczne spotkanie przedstawicieli państw członkowskich i obserwatorów Poszerzonego Porozumienia Częściowego Rady Europy w sprawie szlaków kulturowych (zwanego dalej „EPA”), sieci i operatorów szlaków kulturowych Rady Europy, organizacji i platform zajmujących się międzynarodowym dziedzictwem i turystyką, władz lokalnych i regionalnych, organizacji społeczeństwa obywatelskiego, izb handlowych, fundacji i innych organizacji darczyńców oraz organizacji zawodowych działających w dziedzinie turystyki, dziedzictwa i kultury. Doroczne Forum Doradcze jest najważniejszym i najbardziej znaczącym wydarzeniem programu działalności szlaków kulturowych.

12. Doroczne Forum Doradcze Szlaków Kulturowych Rady Europy (zwane dalej „Forum”) odbędzie się w Łodzi w dniach od 20 do 22 września 2023 roku.

Współorganizacja Forum będzie polegać na ścisłej współpracy Sekretariatu EPA z Rządem Rzeczypospolitej Polskiej, reprezentowanym przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego Rzeczypospolitej Polskiej, zwanym dalej „Gospodarzem”.

Przedmiotem niniejszej umowy między Gospodarzem a Sekretariatem EPA (zwanymi dalej „Stronami”) jest określenie zakresu, warunków i odpowiedzialności każdej ze Stron dotyczących przygotowania, koordynacji i zarządzania Forum.

Strony postanawiają ustanowić „Komitet Sterujący”, w skład którego wejdą, w równej liczbie, przedstawiciele Sekretariatu EPA oraz koordynatorzy z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego Rzeczypospolitej Polskiej.

Zadaniem Komitetu Sterującego będzie przygotowanie programu wydarzeń, które będą się odbywać podczas Forum programu „Szlaki Kulturowe”.

Gospodarz informuje, że powołał zespół projektowy do koordynacji, po stronie polskiej, wszystkich działań związanych z organizacją Forum w Łodzi. Do obsługi Forum Gospodarz powinien zapewnić odpowiednie zasoby ludzkie, odpowiadające tym oddelegowanym przez Sekretariat EPA.

1. WKŁAD SEKRETARIATU EPA

Będzie obejmował następujące elementy:

1) PROGRAM

Sekretariat EPA zapewni przygotowanie, w ścisłej współpracy z Gospodarzem: programu Forum, listy prelegentów, dokumentu koncepcyjnego, biogramów prelegentów, programu spotkań towarzyszących.

Wstępny program zostanie przygotowany do 15 lutego 2023 roku. Będzie zawierał tematy sesji tematycznych oraz propozycje nazwisk głównych prelegentów, które zostaną omówione przez Biuro EPA na spotkaniu w marcu 2023 roku.

Kolejna wersja programu zostanie przedstawiona na posiedzeniu Rady Zarządzającej EPA w maju 2023 roku.

Ostateczna wersja programu zostanie przygotowana do 31 lipca 2023 roku.

Dokument koncepcyjny będzie gotowy do 30 czerwca 2023 roku.

Program spotkań towarzyszących będzie gotowy do 31 lipca 2023 roku.

Proponowanym tematem Forum jest „Dziedzictwo poprzemysłowe w przestrzeni miejskiej”. Zostanie on omówiony przez Biuro EPA na spotkaniu w marcu 2023 roku. Następnie zostanie zatwierdzony ostateczny temat Forum.

2) ZAPROSZENIA

Sekretariat EPA przygotuje, w ścisłej współpracy z Gospodarzem:

– projekt zaproszenia;

– listę gości (dostępną online) obejmującą przedstawicieli państw członkowskich EPA, obserwatorów EPA, certyfikowanych szlaków kulturowych, sieci ubiegających się o certyfikat, ekspertów programu, członków sieci uniwersyteckich oraz przedstawicieli organizacji międzynarodowych;

– formularz rejestracyjny online dla uczestników Forum. Sekretariat EPA będzie przekazywał Gospodarzowi listę zarejestrowanych uczestników, raz w tygodniu w ustalonym przez Strony dniu. Wraz ze zbliżaniem się terminu zakończenia rejestracji lista może być przekazywana częściej.

Zaproszenia zostaną podpisane wspólnie przez Gospodarza i Sekretariat EPA. Zaproszenia zostaną rozesłane przez Sekretariat EPA nie później niż do 30 czerwca 2023 roku.

3) UCZESTNICTWO

Sekretariat EPA będzie koordynować przygotowanie i realizację Forum wraz z wyznaczonymi przedstawicielami Gospodarza.

Sekretariat EPA zapewni obecność 5 swoich przedstawicieli podczas trwania Forum.

Sekretariat EPA pokryje koszty podróży i zakwaterowania do 10 głównych prelegentów, wyszczególnionych w programie Forum. Wszyscy pozostali prelegenci oraz wszyscy uczestnicy pokryją koszty podróży i zakwaterowania we własnym zakresie.

4) INFORMACJA

Materiały:

– Sekretariat EPA przekaże do 400 długopisów, notatników i folderów z programami, które zostaną umieszczone w torbie Forum;

– Sekretariat EPA prześle ogólne roll-upy lub materiały wideo do wyświetlenia oraz publikacje organizacji, jak również wybrane roll-upy lub materiały wideo do wyświetlenia na temat szlaków kulturowych.

Internet/strona internetowa:

– Witryna internetowa Rady Europy zapewni widoczność wydarzenia dzięki dedykowanej stronie internetowej zawierającej projekt programu, dokument koncepcyjny, informacje praktyczne oraz formularz rejestracyjny;

– Strona internetowa EPA będzie regularnie przekazywać informacje na temat Forum, w tym poprzez media społecznościowe EPA.

Media i prasa:

– Widoczność będzie również zapewniona przez Radę Europy podczas wydarzenia przez komunikaty prasowe, wywiady, publikowanie wiadomości.

Sekretariat EPA, na żądanie Gospodarza, prześle wszystkie materiały informacyjne na temat Forum (w formacie PDF), do przetłumaczenia na język narodowy i wydrukowania na miejscu.

2. WKŁAD GOSPODARZA

Będzie obejmował następujące elementy:

1) PROGRAM

Gospodarz zapewni, w ścisłej współpracy z Sekretariatem EPA:

– przeprowadzenie, najpóźniej 6 miesięcy przed Forum, wizyty przygotowawczej, w celu omówienia logistyki, programu i wydarzeń Forum, w ramach której pokryje koszty podróży oraz zakwaterowania (2 noclegi) dla maksymalnie 2 przedstawicieli Sekretariatu EPA;

– przekazanie do 1 marca 2023 roku informacji zwrotnej na temat propozycji wstępnego programu, którą Sekretariat EPA powinien przedłożyć nie później niż do 15 lutego 2023 roku,

– przygotowanie, w uzgodnieniu z Sekretariatem EPA, programu kulturalnego Forum, biorąc pod uwagę również program spotkań towarzyszących. Tam, gdzie to możliwe, program kulturalny powinien wiązać się z tematyką szlaków kulturowych Rady Europy przebiegających przez kraj Gospodarza;

– umożliwienie kontaktu z tłumaczami (aby dostarczyć im przed Forum całą dokumentację wytworzoną w związku z Forum w celu ich odpowiedniego przygotowania się).

2) ZAPROSZENIA

Gospodarz, ściśle współpracując z Sekretariatem EPA:

– zapozna się z propozycją zaproszenia, która zostanie przekazana przez Sekretariat EPA nie później niż do 10 marca 2023 roku, i zgłosi ewentualne zmiany do niej do 31 marca 2023 roku;

– przekaże podpisane zaproszenia (lub dostarczy do Sekretariatu EPA w formacie elektronicznym podpisy osób podpisujących je w imieniu Gospodarza) oraz logo instytucji w formacie cyfrowym (w wysokiej rozdzielczości) nie później niż do 31 maja 2023 roku;

– uzgodni nie później niż do 31 marca 2023 roku, jakie informacje mają zostać zebrane za pośrednictwem internetowego formularza rejestracyjnego, przygotowane i gromadzone przez Sekretariat EPA, w szczególności dotyczące spotkań towarzyszących, preferencji żywieniowych, transferu i zakwaterowania;

– przekaże Sekretariatowi EPA, adres poczty elektronicznej, na który będzie przesyłany do wiadomości każdy e-mail z wysyłanym zaproszeniem. Na ten sam adres uczestnicy będą mogli kierować zapytania w kwestiach logistycznych.

3) UCZESTNICTWO

Gospodarz:

– pokryje koszty podróży (z i do Strasburga lub Luksemburga) oraz zakwaterowania maksymalnie 5 przedstawicieli Sekretariatu EPA (do 5 noclegów). Organizacja podróży będzie musiała być dokonana w ścisłej współpracy z Sekretariatem EPA;

– zablokuje około 400 pokoi hotelowych, w hotelach różnych kategorii położonych nie dalej niż 5 kilometrów do miejsca Forum, które zostaną zaproponowane uczestnikom. Zarejestrowani uczestnicy są odpowiedzialni za dokonanie swojej rezerwacji noclegów w hotelu i jej opłacenie;

– przygotuje ulotkę z praktycznymi informacjami zawierającą: informacje o wymaganiach wizowych, rekomendacje dotyczące dojazdu do miejsca Forum oraz informacje o hotelach;

– wprowadzi specjalne rozwiązania dla gości VIP (transfer z i na lotnisko lub dworzec, rezerwacja miejsc podczas sesji, lunchów i kolacji, dedykowana pomoc lokalnego personelu).

4) INFORMACJA

Gospodarz, ściśle współpracując z Sekretariatem EPA:

– będzie regularnie informować o wydarzeniu poprzez oficjalne kanały na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym. Komunikaty te mogą być ponownie wykorzystane przez Sekretariat EPA;

– przekaże Sekretariatowi EPA 10 zdjęć przedstawiających miejsce Forum (w tym informacje dotyczące praw autorskich), w wysokiej rozdzielczości, w formacie poziomym, w celu promowania wydarzenia w wiadomościach zamieszczanych na stronie internetowej;

– przed Forum przekaże prasie krajowej i lokalnej informacje o tym wydarzeniu oraz zorganizuje w dniu otwarcia Forum wspólną konferencję prasową z udziałem władz krajowych wysokiego szczebla (na szczeblu ministerialnym) i przedstawicieli Rady Europy;

– przygotuje komunikat prasowy, który będzie dystrybuowany przed Forum;

– zapewni fotografa i kamerzystę do relacjonowania wydarzenia, a po jego zakończeniu udostępni on-line uczestnikom Forum zdjęcia z wydarzenia;

– w razie potrzeby, przetłumaczy na język narodowy i wydrukuje materiały dotyczące szlaków kulturowych Rady Europy (minimum 100 egzemplarzy broszury i 100 egzemplarzy ulotki);

– przygotuje co najmniej 3 roll-upy lub materiały wideo do wyświetlenia, poświęcone wydarzeniu, z logo Rady Europy i Gospodarza, które należy umieścić przed główną salą konferencyjną i innymi miejscami;

– zapewni co najmniej 2 ekrany plazmowe lub podobne do wyświetlania spotów promocyjnych w miejscu przerw kawowych;

– przygotuje co najmniej jeden duży plakat lub materiał wideo do wyświetlenia dotyczący wydarzenia w głównej sali konferencyjnej;

– zleci zaprojektowanie i wyprodukowanie torby dla uczestników Forum, w której zostaną umieszczone materiały informacyjne dotyczące Forum. Toreb powinno być tyle, ilu uczestników Forum. Torba powinna być zaopatrzona w logo szlaków kulturowych Rady Europy i wskazane jest, aby została wyprodukowana w Europie, przy wykorzystaniu zrównoważonych surowców;

– zapewni do 400 smyczy i identyfikatorów dla każdego uczestnika Forum. Identyfikatory powinny nosić logo Rady Europy i Gospodarza.

5) LOGISTYKA

A. SALE KONFERENCYJNE I OBSŁUGA MEDIALNA

Miejsce, w którym odbywa się Forum powinno być łatwo dostępne z hoteli, w których wcześniej zostały zablokowane pokoje dla uczestników Forum. Wszystkie sesje programu Forum (ceremonia otwarcia, sesje plenarne, warsztaty, spotkania towarzyszące) powinny odbywać się w tej samej sali konferencyjnej o minimalnej pojemności 400 miejsc siedzących. Wszystkie sale i przestrzenie konferencyjne powinny być dostępne dla osób z niepełnosprawnością ruchową. Szybka sieć Wi-Fi powinna być dostępna dla wszystkich uczestników we wszystkich salach konferencyjnych.

Strony potwierdzają, że EC1 Łódź – Miasto Kultury spełnia warunki konieczne do organizacji Forum.

Gospodarz udostępni:

– salę plenarną mieszczącą co najmniej 400 osób, z podium lub sceną, na której można ustawić 8 foteli wraz z niskimi stolikami, mównicę z laptopem podłączonym do projektora, oraz z kabinami do tłumaczeń i całym potrzebnym do tego sprzętem;

– otwartą przestrzeń przed salą plenarną, w której będą odbywały się przerwy kawowe i będą prezentowane materiały informacyjne szlaków kulturowych Rady Europy i sieci ubiegających się o certyfikat oraz umieszczone zostaną co najmniej 4 stoły do wyłożenia broszur Rady Europy. Wydzielone miejsce tej otwartej przestrzeni przeznaczone będzie na stoiska, na których szlaki kulturowe Rady Europy i państwa członkowskie EPA będą mogły prezentować swoją działalność (po zgłoszeniu zapotrzebowania);

– profesjonalny sprzęt wideo z systemem nagrywania i nadawania obsługiwany przez firmę medialną, który umożliwi edycję i transmisję na żywo różnych prezentacji sesji Forum, wykorzystując do tego dedykowaną platformę on-line, aby umożliwić interakcję z zarejestrowanymi uczestnikami on-line;

– przynajmniej jedno miejsce recepcyjne dla uczestników, w którym będą mogli się zarejestrować i odebrać swój identyfikator oraz torbę Forum, przy którym będzie również zlokalizowana szatnia oraz biuro rzeczy znalezionych;

– jedną salę na spotkania towarzyszące mieszczącą co najmniej 100 osób oraz dwie sale mieszczące co najmniej 50 osób, wszystkie z komputerem podłączonym do projektora;

– pomieszczenie dla gości VIP mieszczące 10 foteli, stolik kawowy, miejsce na materiały informacyjne (ogólne materiały Rady Europy, materiały ogólne dotyczące szlaków kulturowych, broszury krajowe i lokalne, jeden roll-up na temat wydarzenia lub urządzenie do wyświetlania materiałów wideo);

– pomieszczenie biurowe na sekretariat, mieszczące 6 stanowisk, z dostępem do Internetu i komputerem podłączonym do drukarki (co najmniej jedna kserokopiarka drukująca dwustronnie o średniej szybkości) oraz materiały biurowe;

– pomieszczenie dla prasy, mieszczące do 10 osób, w którym są stanowiska pracy podłączone do drukarek oraz przestrzeń, w której można przeprowadzać wywiady (TV, radio), wyposażona w co najmniej jeden roll-up na temat wydarzenia i ogólny roll-up dotyczący programu „Szlaki Kulturowe” lub Rady Europy albo urządzenia do wyświetlania takich materiałów wideo.

B. CATERING

Gospodarz zapewni następujące wyżywienie:

– lunch dla maksymalnie 60 osób w pierwszym dniu (20 września 2023 roku). Ten lunch będzie przewidziany tylko dla przedstawicieli państw członkowskich EPA i obserwatorów;

– uroczystą kolację otwarcia dla maksymalnie 400 osób (20 września 2023 roku);

– lunch roboczy dla maksymalnie 400 osób (21 września 2023 roku);

– kolację dla maksymalnie 400 osób (21 września 2023 roku);

– lunch roboczy dla maksymalnie 350 osób (22 września 2023 roku);

– kolację pożegnalną dla maksymalnie 350 osób (22 września 2023 roku);

– minimum 5 przerw kawowych (rano 20 września 2023 roku przy okazji spotkań towarzyszących, po południu 20 września 2023 roku podczas rejestracji oraz przed ceremonią otwarcia oraz 21 i 22 września 2023 roku podczas sesji Forum). Przerwy kawowe powinny być przewidziane dla 400 osób.

Przy zamawianiu wyżywienia na Forum należy uwzględnić informacje o alergiach, nietolerancjach pokarmowych oraz preferencjach żywieniowych zebrane w formularzu rejestracyjnym.

C. TŁUMACZENIA

Gospodarz pokryje wszelkie koszty związane z tłumaczeniem podczas wydarzenia:

– koszty tłumaczenia symultanicznego (wynagrodzenie tłumaczy) przez cały czas trwania sesji Forum, w pierwszym dniu (sesja otwierająca) oraz w drugim i trzecim dniu (cały dzień) z i na język angielski i język francuski. Tłumaczenie z i na język Gospodarza zależy od decyzji Gospodarza. Tłumaczenia ustne podczas kolacji i lunchów jest opcjonalne;

– koszty związane z wynajmem sprzętu do tłumaczeń symultanicznych (kabiny do tłumaczeń, mikrofony, słuchawki, nagrywanie wszystkich wystąpień).

Kontakt z tłumaczami nawiąże Gospodarz. Wszystkie materiały przygotowane na Forum (prezentacje, przemówienia i dokumenty) zostaną wcześniej przekazane przez Sekretariat EPA tłumaczom w celu ich optymalnego przygotowania się. Sekretariat EPA może stworzyć wspólną platformę internetową, na której tłumacze mogą gromadzić materiały.

D. ZAKWATEROWANIE I PRZEJAZDY

Gospodarz zarezerwuje i pokryje koszty podróży ze Strasburga lub z Luksemburga do miejsca Forum oraz 5 pokoi hotelowych dla przedstawicieli Sekretariatu EPA na cały czas trwania Forum (może to obejmować przyjazdy od 2 do 3 dni przed Forum). Rezerwacja zakwaterowania będzie musiała zostać dokonana w ścisłym kontakcie z Sekretariatem EPA (rodzaj zakwaterowania, długość pobytu, nazwiska osób).

Gospodarz zablokuje około 400 pokoi hotelowych w hotelach położonych nie dalej niż 5 kilometrów od miejsca Forum. Na wszystkie noclegi podczas Forum powinny być oferowane pokoje w hotelach różnych kategorii.

Gospodarz zapewni zorganizowanie przejazdu z i na lotnisko lub dworzec dla wszystkich przedstawicieli Sekretariatu EPA i gości VIP (do 55 osób). Kontakt z uczestnikami w sprawie godzin przyjazdu i wyjazdu odbywa się bezpośrednio poprzez formularz rejestracyjny.

Transport na wszystkie imprezy towarzyszące organizuje Gospodarz.

W przypadku, gdy jakiekolwiek wydarzenie Forum (kolacja otwarcia lub pożegnalna, inne) będzie odbywało się w innym miejscu niż główne miejsce Forum i wymagało przejazdu, Gospodarz zapewni transport dla wszystkich uczestników.

Wszelkie dodatkowe wymagania, które nie zostały przewidziane w niniejszej umowie, będą omawiane przez obie Strony w celu znalezienia odpowiedniego rozwiązania.

Wszelkie spory dotyczące interpretacji lub stosowania niniejszej Umowy, o ile Strony nie postanowią inaczej, będą rozstrzygane w drodze negocjacji.

Wszelkie poprawki do niniejszej Umowy będą dokonywane za obopólną zgodą Stron w drodze pisemnego porozumienia.

Żadne postanowienie niniejszej Umowy ani z niej wynikające nie będzie uważane za rezygnację z przywilejów i immunitetów Rady Europy.

Umowa niniejsza wchodzi w życie z dniem podpisania i pozostaje w mocy do czasu całkowitego wypełnienia przez Strony wszystkich zobowiązań określonych w jej postanowieniach. Zakończenie obowiązywania Umowy nastąpi w drodze wymiany listów, w których obie Strony potwierdzać będą, że wszelkie zobowiązania wynikające z Umowy, w tym finansowe, zostały wykonane. Za datę zakończenia obowiązywania niniejszej Umowy będzie uważać się datę otrzymania listu drugiej Strony.

Podpisano w Brukseli dnia 29 listopada 2022 roku w dwóch oryginalnych egzemplarzach, każdy w językach polskim i angielskim, przy czym oba teksty są jednakowo autentyczne. W przypadku rozbieżności między obydwoma tekstami, tekst w języku angielskim będzie rozstrzygający.

Wersja w języku angielskim