Monitor Polski - rok 2022 poz. 131

ZWAŻYWSZY, że Program Narodów Zjednoczonych do spraw Osiedli Ludzkich (zwany dalej „UN-Habitat”) wybrał Rzeczpospolitą Polską na gospodarza jedenastej sesji Światowego Forum Miejskiego (zwanego dalej „WUF11”);

ZWAŻYWSZY, że Rząd Rzeczypospolitej Polskiej (zwany dalej „Rządem”) zgodził się współpracować z UN-Habitat (zwane dalej indywidualnie „Stroną”, a łącznie „Stronami”), aby nadać impet na płaszczyźnie lokalnej i międzynarodowej na rzecz WUF11, jako cennej platformie angażującej rządy krajowe, instytucje krajowe, władze lokalne, obywateli i zainteresowane strony na rzecz promocji, artykułowania i wdrażania Nowej Agendy Miejskiej;

ZWAŻYWSZY, że Rząd zaproponował zorganizowanie WUF11 w Katowicach;

ZWAŻYWSZY, że Organizacja Narodów Zjednoczonych i Rząd podpisały w dniu 17 i 24 listopada 2021. Umowę z Krajem-Gospodarzem między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Organizacją Narodów Zjednoczonych dotyczącą Jedenastej Sesji Światowego Forum Miejskiego w 2022 roku w Katowicach (zwaną dalej „Umową z Krajem-Gospodarzem”) mającą zastosowanie do ustaleń dotyczących przywilejów i immunitetów, prawa wjazdu i wyjazdu, przywozu i wywozu, ochrony i bezpieczeństwa oraz innych spraw podczas WUF11, której Artykuł X przewiduje, że Organizacja Narodów Zjednoczonych i Rząd lub ich właściwi przedstawiciele zawrą wszelkie inne umowy dodatkowe dotyczące ustaleń organizacyjnych i spraw finansowych w odniesieniu do WUF11;

ZWAŻYWSZY, że niniejsza Umowa stanowi umowę dodatkową, zgodnie z Artykułem X Umowy z Krajem-Gospodarzem;

UZNAJĄC ponadto, że Rzeczpospolita Polska w związku ze swoim członkostwem w Unii Europejskiej jest zobowiązana do przestrzegania, w stosownych przypadkach, ustawodawstwa Unii Europejskiej przy wykonywaniu swoich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy.

DLATEGO NINIEJSZYM, Organizacja Narodów Zjednoczonych reprezentowana przez UN-Habitat oraz Rzeczpospolita Polska, reprezentowana przez Rząd, uzgodniły, co następuje:

Niniejsza Umowa dotyczy uzgodnień organizacyjnych i spraw finansowych w odniesieniu do WUF11.

1. WUF11 odbędzie się w Międzynarodowym Centrum Kongresowym w Katowicach, plac Sławika i Antalla 1, 40-166 Katowice, w Rzeczypospolitej Polskiej, w czerwcu 2022 roku, przez okres pięciu dni, od 26 do 30 czerwca 2022 roku.

2. Międzynarodowe Centrum Kongresowe, w tym teren i obiekty bezpośrednio w jego sąsiedztwie, zgodnie z opisem w Planie Bezpieczeństwa WUF11 określonym w Artykule VI Umowy z Krajem-Gospodarzem, będzie podlegać bezpośredniemu nadzorowi i kontroli Organizacji Narodów Zjednoczonych i stanowić będzie teren WUF11 (zwany dalej „Terenem WUF11”).

3. W przypadku działania siły wyższej, w szczególności w związku z możliwą trwającą pandemią, Strony skonsultują się i wspólnie uzgodnią, czy WUF11 zostanie przełożone, przeprowadzone w zmodyfikowanym formacie (polegającym na osobistym uczestnictwie i wirtualnym komponencie online w formie uczestnictwa na odległość drogą elektroniczną) lub odwołane. W przypadku takiego przełożenia, zmiany formatu lub odwołania, Strony skonsultują się i wspólnie uzgodnią rozstrzygnięcie wszelkich wynikających z tego faktu kwestii. W przypadku przełożenia lub zmiany formatu niniejsza Umowa pozostanie w mocy i zostanie zmieniona w celu określenia nowych dat i/lub formatu WUF11, po dokonaniu wspólnych uzgodnień, w drodze wymiany not między Stronami.

1. Udział w WUF11 jest otwarty dla osób fizycznych oraz przedstawicieli następujących podmiotów:

a) państw członkowskich Zgromadzenia UN-Habitat;

b) państw członkowskich Organizacji Narodów Zjednoczonych i którychkolwiek z jej Organizacji wyspecjalizowanych;

c) podmiotów, które otrzymały stałe zaproszenie do udziału w charakterze obserwatorów w sesjach i pracach Zgromadzenia Ogólnego Organizacji Narodów Zjednoczonych i Zgromadzeniu UN-Habitat;

d) samorządów lokalnych i regionalnych oraz innych partnerów UN-Habitat;

e) organizacji międzyrządowych, które otrzymały otwarte zaproszenie do udziału w charakterze obserwatorów w sesjach i pracach Zgromadzenia Ogólnego Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz innych organizacji międzyrządowych wyznaczonych ad hoc lub na stałe przez Radę Gospodarczą i Społeczną Organizacji Narodów Zjednoczonych;

f) funkcjonariuszy Organizacji wyspecjalizowanych Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz organizacji powiązanych Organizacji Narodów Zjednoczonych, w tym Międzynarodowej Agencji Energii Atomowej;

g) funkcjonariuszy Organizacji Narodów Zjednoczonych;

h) wybitnych osobistości i ekspertów ze szczególnymi powiązaniami ze zrównoważonym rozwojem miejskim; oraz

i) organizacji pozarządowych, sektora prywatnego, przedsiębiorstw i osób fizycznych, a także innych osób lub organizacji posiadających szczególną wiedzę specjalistyczną, zainteresowania lub doświadczenie w zakresie zrównoważonego rozwoju miast.

2. UN-Habitat, w dostępnym możliwym zakresie, poinformuje uczestników o rejestracji online na co najmniej osiem (8) miesięcy przed WUF11, aby zapewnić im odpowiedni czas na zorganizowanie podróży i uzyskanie niezbędnych dokumentów wymaganych w podróży oraz wiz. Zarejestrowani uczestnicy otrzymają automatycznie wygenerowane potwierdzenie rejestracji i będą zachęcani do ubiegania się o wizę jak najwcześniej. Za uzyskanie wizy odpowiedzialni są uczestnicy. Uczestnictwo w WUF11 jest bezpłatne i nie wymaga formalnego zaproszenia.

3. Spotkania publiczne w ramach WUF11 będą dostępne dla przedstawicieli mediów lokalnych i międzynarodowych akredytowanych przy WUF11, zgodnie ze standardową akredytacją WUF11 dla mediów. Każda oddzielna akredytacja dla mediów wymagana dla WUF11 przez Rząd jest bezpłatna.

4. Obszar wystawienniczy Terenu WUF11 będzie otwarty dla uczestników i publiczności podczas WUF11 i w godzinach otwarcia uzgodnionych między Rządem a UN-Habitat.

5. Baza danych dla rejestracji online i faktycznej akredytacji na miejscu będzie wyłączną własnością UN-Habitat i będzie obsługiwana zgodnie z obowiązującymi przepisami, regulacjami, przepisami administracyjnymi, politykami i procedurami Organizacji Narodów Zjednoczonych. Wszelkie prośby Rządu o udzielenie informacji na temat uczestników WUF11 będą rozpatrywane przez Organizację Narodów Zjednoczonych zgodnie z zasadami, przepisami, politykami i praktykami Organizacji Narodów Zjednoczonych.

6. Obie Strony poczynią uzasadnione wysiłki dla zapewnienia, aby na Terenie WUF11 i w jego sąsiedztwie nie zorganizowano żadnej innej lokalnej, krajowej lub międzynarodowej konferencji / forum, na tydzień przed i przez cały czas trwania WUF11.

1. Oprócz zobowiązań finansowych, o których mowa w Umowie z Krajem-Gospodarzem oraz w innych miejscach niniejszej Umowy, Rząd, zgodnie z rezolucją Zgromadzenia Ogólnego Organizacji Narodów Zjednoczonych 31/140 sekcja I ustęp 5, ponosi wszelkie dodatkowe koszty bezpośrednio lub pośrednio związane z organizacją WUF11 w mieście Katowice w Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Rząd wniesie do UN-Habitat wkład finansowy w wysokości ośmiu milionów dolarów amerykańskich (USD 8,000,000) na wydatki określone w załączniku nr II do niniejszej Umowy, zgodnie z następującym harmonogramem:

a) transza 1; pięćset tysięcy dolarów amerykańskich (USD 500,000) jako dobrowolny wkład, otrzymany przez UN-Habitat od Rządu w dniu 25 lutego 2021 roku przed zawarciem niniejszej Umowy i przeznaczony do wspierania przygotowania i promocji WUF11, w tym w krajach najsłabiej rozwiniętych;

b) transza 2: jeden milion pięćset tysięcy dolarów amerykańskich (USD 1,500,000) trzydzieści (30) dni po podpisaniu niniejszej Umowy;

c) transza 3: trzy miliony dolarów amerykańskich (USD 3,000,000) trzydzieści (30) dni po wypłacie drugiej transzy;

d) transza 4: dwa miliony dolarów amerykańskich (USD 2,000,000) sześćdziesiąt (60) dni po wypłacie trzeciej transzy;

e) transza 5: jeden milion dolarów amerykańskich (USD 1,000,000) wypłacona w 2022 roku i nie później niż pięć (5) miesięcy przed WUF11.

3. Wkład wniesiony zgodnie z niniejszą Umową oraz finansowane z niego działania, w tym wszelki sponsoring, będą zarządzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, zasadami, polityką i procedurami Organizacji Narodów Zjednoczonych, w tym z regulacjami finansowymi i pracowniczymi Organizacji Narodów Zjednoczonych.

4. Rząd przedłoży UN-Habitat sprawozdania swoich właściwych organów finansowych dotyczące wartości pieniężnej swojego wkładu rzeczowego przekazanego w związku z WUF11, jak określono w załączniku nr I do niniejszej Umowy, dotyczące ustaleń organizacyjnych, obejmujących, ale nie ograniczonych do promocji, wyposażenia, pomieszczeń, personelu i usług, w celu zgłoszenia przez UN-Habitat otrzymanych wkładów rzeczowych, zgodnie z wymogami określonymi przez obowiązujące przepisy, zasady, polityki i procedury Organizacji Narodów Zjednoczonych.

5. Środki zdeponowane na rachunkach UN-Habitat będą podlegać kontroli, zgodnie z przepisami i zasadami finansowymi Organizacji Narodów Zjednoczonych, w ramach regularnego corocznego audytu rachunków UN-Habitat, a ostateczne korekty rachunków będą dokonywane z uwzględnieniem wszelkich uwag, jakie mogą wyniknąć z audytu przeprowadzonego przez Radę Audytorów Organizacji Narodów Zjednoczonych, której ustalenia zostaną zaakceptowane jako ostateczne zarówno przez UN-Habitat, jak i przez Rząd. W przypadku, gdy zdeponowane środki nie zostaną w pełni wykorzystane lub zobowiązane do czasu zamknięcia operacyjnego WUF11, UN-Habitat zwróci Rządowi nadwyżkę nie później niż do 31 lipca 2025 roku.

6. W przypadku odwołania WUF11 zgodnie z Artykułem II ustęp 3 niniejszej Umowy, UN-Habitat nie będzie zobligowany do zwrotu funduszy otrzymanych od Rządu na podstawie niniejszego Artykułu IV w zakresie, w jakim środki te zostały już zobowiązane lub wykorzystane przez UN-Habitat.

UN-Habitat odpowiada za:

a) organizację i planowanie WUF11 oraz przygotowywanie stosownej dokumentacji, a w stosownych przypadkach – w uzgodnieniu z właściwym Programem lub Agencją Organizacji Narodów Zjednoczonych;

b) wysłanie oficjalnych zaproszeń podpisanych przez UN-Habitat;

c) wybór panelistów, mówców, moderatorów i gości specjalnych, jak wskazano w Artykule III niniejszej Umowy, w uzgodnieniu z Rządem;

d) uzgodnienia administracyjne dotyczące wystawiania biletów lotniczych zgodnie z zasadami i przepisami Organizacji Narodów Zjednoczonych dla personelu Organizacji Narodów Zjednoczonych i sponsorowanych uczestników;

e) przygotowanie Dokumentów Koncepcyjnych (Concept notes), Wstępnego i Końcowego Programu oraz Raportów dotyczących WUF11, w tym w szczególności sprawozdań z wydarzeń i podsumowań dyskusji;

f) wsparcie merytoryczne przed, podczas i po WUF11;

g) zapewnienie wskazówek dotyczących logistyki, komunikacji, wystaw, rejestracji, ogólnej koordynacji, zarządzania i przygotowania WUF11, programu, w tym wszystkich kluczowych obszarów zarządzania wydarzeniem oraz

h) zapewnienie akredytacji uczestników.

1. Rząd zapewni na własny koszt, oprócz wkładów określonych w Umowie z Krajem-Gospodarzem oraz w innych miejscach niniejszej Umowy, niezbędne tereny, w tym Teren WUF11, sale konferencyjne na spotkania formalne i nieformalne, przestrzeń biurową, miejsca do pracy dla personelu UN-Habitat, strefę rejestracji, strefę dla VIP-ów, zintegrowane przestrzenie, jak Voices from Cities, SDG in Action, Urban Library oraz ONE-UN room, live TV shows (na przykład Urban talks), Urban Cinema oraz inne powiązane wyposażenie i przedmioty, jak wyszczególniono w załączniku nr I niniejszej Umowy, w celu zapewnienia skutecznego przeprowadzenia WUF11. Wykaz sprzętu, wyposażenia i szczegóły dotyczące pozycji wskazanych w załączniku nr I podlegają dalszej weryfikacji i uzgodnieniu między Stronami. Główna sala plenarna musi być wystarczająco duża, aby pomieścić wszystkich uczestników i zaspokoić potrzeby WUF11 określone przez UN-Habitat. Wszystkie przestrzenie publiczne i sale spotkań na Terenie WUF11, w tym kanały komunikacyjne, będą w pełni dostępne dla osób z niepełnosprawnościami (to jest zapewniony bezpłatny dostęp dla wózków inwalidzkich, zwierząt asystujących, takich jak psy przewodnicy, pomoc i oznaczenia dla osób z zaburzeniami widzenia, dostęp do określonego sprzętu komputerowego lub usług dla osób z zaburzeniami słuchu podczas sesji). Wszelkie wsparcie, usługi i udogodnienia będą dostępne na Terenie WUF11 bez żadnych opłat ze strony UN-Habitat. Każda sala konferencyjna będzie wyposażona w Wi-Fi i 2 połączenia LAN. Ponadto sale konferencyjne oraz przestrzenie zintegrowane będą mieć wyposażenie do dwustronnego tłumaczenia ustnego symultanicznego (dźwiękoszczelne kabiny tłumaczy ustnych, sprzęt audio i laptopy) w zakresie do 9 języków (liczba sal zostanie określona) oraz do tłumaczenia na międzynarodowy język migowy (ISL) lub komunikacji dostępnej w czasie rzeczywistym w formie tłumaczeń/napisów (CART) oraz wszystkie sale spotkań będą posiadać urządzenia do nagrywania dźwięku w tej liczbie języków na sesjach głównych, a w przestrzeniach zintegrowanych rejestrowanie obrazu i dźwięku. Sale konferencyjne będą też posiadać wyposażenie dla prasy, telewizji, radia i filmowania, zestawy słuchawkowe i mikrofony w zakresie wymaganym przez UN-Habitat. Cały sprzęt i wyposażenie do pracy, takie jak laptopy, kserokopiarki i tym podobne, będą ustawione w języku angielskim.

2. Rząd zapewni, bez żadnych kosztów dla UN-Habitat, w pełni funkcjonalną i wyposażoną technicznie (laptopy/drukarki/telefony) przestrzeń biurową dla goszczenia zespołu przygotowawczego Wydziału UN-Habitat do spraw przygotowań Światowego Forum Miejskiego, umeblowaną i w pełni wyposażoną przez Rząd, zgodnie z załącznikiem nr I niniejszej Umowy, już na trzy (3) miesiące, nie mniej jednak niż jeden (1) miesiąc przed WUF11, oraz zgodnie z wytycznymi UN-Habitat.

3. Pomieszczenia biurowe dla UN-Habitat i Departamentu Bezpieczeństwa i Ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych („UNDSS”) przylegające do Terenu WUF11 zostaną wyznaczone, umeblowane i w pełni wyposażone przez Rząd zgodnie z załącznikiem I, do wykorzystania przez Organizację Narodów Zjednoczonych oraz będą gotowe i dostępne nie mniej niż dziesięć (10) dni przed otwarciem WUF11 lub zgodnie z wytycznymi UN-Habitat. Będą także dostępne przez czterdzieści osiem (48) godzin po zamknięciu WUF11 w celu przygotowania i zamknięcia wszystkich spraw związanych z WUF11.

4. Teren WUF11, inny niż pomieszczenia biurowe, o których mowa w niniejszym Artykule VI ustęp 2, zostanie przekazany, wraz z zainstalowanym wymaganym ogrodzeniem zabezpieczającym, sprzętem do kontroli bezpieczeństwa (skanery rentgenowskie do sprawdzania bagażu, skanery pojedynczych osób, laptopy, biurka – ilość sprzętu zostanie uzgodniona w celu umożliwienia sprawnego wejścia) oraz personelem ochrony, do dyspozycji UNDSS, nie później niż dwadzieścia cztery (24) godziny przed otwarciem procesu akredytacji na miejscu, który to rozpoczyna się trzy (3) dni przed pierwszym dniem WUF11 i pozostaną pod zwierzchnictwem i kontrolą Organizacji Narodów Zjednoczonych do czasu zamknięcia WUF11.

5. Teren WUF11 będzie pozostawać do dyspozycji Organizacji Narodów Zjednoczonych przez dwadzieścia cztery (24) godziny na dobę, na tydzień przed WUF11, przez cały czas trwania WUF11, do czterdziestu ośmiu (48) godzin po zakończeniu wydarzenia, zgodnie z warunkami ustalonymi w Ustaleniach dotyczących współpracy w zakresie bezpieczeństwa, jak określono w załączniku nr III niniejszej Umowy.

6. W każdym biurze przeznaczonym dla UN-Habitat i UNDSS oraz w innych biurach, Rząd zapewni dostępność zamykanego miejsca do przechowywania ogólnych przedmiotów związanych z WUF11 na jeden (1) tydzień przed rozpoczęciem wydarzenia. W gestii Rządu pozostaje zapewnienie, aby kierownictwo konferencji poczyniło przygotowania związane z odbieraniem, zabezpieczaniem i przechowywaniem przedmiotów związanych z WUF11, takich jak obiekty wystawowe wszystkich wystawców lub udostępniło alternatywne miejsce do przechowywania, do czasu przekazania Terenu WUF11 w zarząd Organizacji Narodów Zjednoczonych, jak określono w ustępie 4 niniejszego Artykułu VI. Koszt przechowywania poza przestrzenią wystawienniczą zostanie poniesiony przez wystawcę (patrz także Artykuł VII niniejszej Umowy poniżej) i będzie opłacony zgodnie z warunkami określonymi przez usługodawcę oraz jak przedstawiono w przewodniku wystawcy.

7. W miejscu konferencji Rząd zapewni darmowe Wi-Fi, placówkę bankową na miejscu, bankomat, punkt pocztowy, punkt zakupu kart SIM, a także odpowiednie zaplecze gastronomiczne w zakresie kuchni międzynarodowej i miejscowej, biuro podróży i centrum usług sekretarskich, wyposażone w porozumieniu z UN-Habitat, dla korzystania przez delegacje na WUF11, na zasadach komercyjnych.

8. Rząd zainstaluje na własny koszt wyposażenie (wyposażenie techniczne i fizyczne) do transmisji internetowej na żywo głównych spotkań, w szczególności wyposażenie dla mediów informacyjnych, w zakresie wymaganym przez UN-Habitat. Ponadto Rząd zapewni na własny koszt miejsce do pracy dla prasy, pokój odpraw dla korespondentów, studia radiowe i telewizyjne oraz miejsca na wywiady i przygotowywanie programów z transmisją na żywo do takich obszarów z głównych spotkań i briefingów prasowych.

1. Rząd poniesie koszty i utrzyma w dobrym stanie usługi użyteczności publicznej niezbędne do skutecznego funkcjonowania Terenu WUF11 i przestrzeni, o których mowa w Artykule VI niniejszej Umowy, takich jak woda, gaz, energia elektryczna i telekomunikacja (w tym Internet).

2. Rząd poniesie koszty wszelkich niezbędnych materiałów biurowych i sprzętu, w tym materiałów piśmiennych, laptopów osobistych z dostępem do Internetu, projektorów, drukarek i kserokopiarek oraz połączeń lokalnych i międzynarodowych, wspierających WUF11, zgodnie z załącznikiem nr I mniejszej Umowy.

3. Rząd poniesie również, jak określono w załączniku nr I niniejszej Umowy, koszty komunikacji telefonicznej oraz usług łączności internetowej i rozmów międzynarodowych / krajowych wykonanych z przeznaczonych do tego celu telefonów z wybranych biur UN-Habitat i UNDSS.

4. Rząd będzie odpowiedzialny za to, aby Teren WUF11 posiadał niezbędne urządzenia zapewniające stabilne połączenie Wi-Fi dla co najmniej 25 000 urządzeń, bez żadnych kosztów dla UN-Habitat i dla wszystkich uczestników/wystawców, w całym obiekcie i obszarze wystawienniczym oraz zapewni szybkie łącza internetowe LAN, jak określono w załączniku nr I niniejszej Umowy.

5. Rząd podejmie kroki w celu zapewnienia bezpłatnych usług tłumaczenia ustnego (w tym sprzętu) dla wszystkich głównych sesji WUF11 i we wszystkich sześciu (6) językach urzędowych Organizacji Narodów Zjednoczonych (angielskim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim, arabskim i chińskim) oraz w języku polskim, podczas ceremonii otwarcia/zamknięcia, rozmów, sesji specjalnych, sesji okrągłego stołu i w salach konferencji prasowych, w tym w międzynarodowym języku migowym (ISL), dla osób niedosłyszących lub komunikację dostępną w formie tłumaczenia w czasie rzeczywistym (CART) oraz w trzech (3) językach Organizacji Narodów Zjednoczonych (angielskim, francuskim i hiszpańskim) i w języku polskim, w pomieszczeniach zintegrowanych, takich jak Voices from Cities, SDG in Action, Urban Library i pokój ONE-UN oraz podczas programów telewizyjnych na żywo (na przykład Urban talks), podczas zgromadzeń i innych określonych spotkań, w tym ISL lub CART dla osób niedosłyszących. UN-Habitat zwróci się do Rządu o zapewnienie, w stosownych przypadkach, dodatkowych usług tłumaczenia ustnego podczas ceremonii otwarcia/zamknięcia, a także niektórych innych określonych spotkań, na języki inne niż języki urzędowe Organizacji Narodów Zjednoczonych w przypadku wysokiej frekwencji z takich krajów. Wszystkie kabiny do tłumaczenia ustnego i ich wyposażenie na wszystkich spotkaniach na Terenie WUF11, wymagania techniczne, projektory do prezentacji wideo i z laptopa, ekrany projekcyjne, laptopy i systemy komunikacji publicznej będą dostarczane bezpłatnie dla UN-Habitat i będą w wysokim standardzie technicznym. Wszystkie sale do nawiązywania kontaktów, szkoleniowe i przeznaczone na wydarzenia towarzyszące będą wyposażone w trzy (3) kabiny do tłumaczenia ustnego (lub więcej na prośbę UN-Habitat) i odpowiedni sprzęt bez żadnych kosztów dla UN-Habitat lub organizatorów wydarzeń towarzyszących. Rząd udostępni na cele wszystkich pozostałych spotkań w ramach programu usługi tłumaczenia ustnego w języku polskim i angielskim, bez żadnych kosztów dla UN-Habitat i udostępni na żądanie usługi tłumaczenia ustnego na inne języki, na wydarzenia związane z networkingiem, szkoleniami i wydarzeniami towarzyszącymi, które są częścią oficjalnego programu WUF11, na koszt organizatora networkingu, szkolenia i wydarzenia towarzyszącego.

6. Rząd zapewni wysoki poziom usług tłumaczenia ustnego, a odpowiednie certyfikaty tłumaczy zostaną zweryfikowane przez UN-Habitat. Koszt innych usług tłumaczenia ustnego (potrzebnych podczas określonych wydarzeń, takich jak networking, wydarzenia towarzyszące lub szkolenia, lub na żądanie partnerów) będzie na rozsądnym poziomie, uzgodniony w porozumieniu z UN-Habitat i podany co najmniej osiem (8) miesięcy przed rozpoczęciem WUF11 (patrz załącznik nr I niniejszej Umowy). Jeżeli uzgodnienie takiego kosztu na rozsądnym poziomie ośmiu (8) miesięcy przed wydarzeniem okaże się niemożliwe, znalezieni zostaną inni dostawcy usług tłumaczeniowych w drodze procedury przetargowej przeprowadzonej przez UN-Habitat.

7. Rząd będzie również odpowiedzialny za przedstawienie UN-Habitat kosztu powierzchni wystawienniczej nie później niż siedem (7) miesięcy przed rozpoczęciem WUF11, a cały sprzęt techniczny i inny, jak również nazwa firmy logistycznej/eventowej/brandingowej, firmy rozliczeniowej oraz firmy budującej i zarządzającej wystawą zostanie przedstawiona UN-Habitat nie później niż siedem (7) miesięcy przed rozpoczęciem WUF11.

8. Przestrzeń wystawiennicza, wyposażenie techniczne i inne, a także lokalny transport materiałów wystawowych przybywających do Rzeczypospolitej Polskiej oraz całe miejsce do przechowywania, zostaną zapewnione bezpłatnie dla UN-Habitat; dla gospodarzy poprzednich sesji Światowego Forum Miejskiego i gospodarza przyszłego WUF (liczba metrów kwadratowych zostanie określona); 30 stoisk (9 m² każde) dla organizacji pozarządowych i innych podmiotów non-profit oraz stoisko (9 m² każde) dla każdego z krajów najsłabiej rozwiniętych zainteresowanych wystawianiem się. W przypadku wszystkich innych podmiotów Rząd zapewni, aby koszty wynajmu powierzchni wystawienniczej podczas WUF11 były na rozsądnym poziomie i uzgodnione z UN-Habitat.

9. Rząd będzie współpracować z UN-Habitat we wszystkich aspektach na rzecz skutecznej i pomyślnej realizacji WUF11. W szczególności, Rząd zapewni współpracę centrum konferencyjnego, specjalnie wynajętej firmy logistycznej/eventowej i jakiejkolwiek strony trzeciej, którą Rząd może zaangażować, dla zaspokojenia, w jego imieniu, wszelkich potrzeb logistycznych i operacyjnych związanych z WUF11, zgodnie z zobowiązaniami Rządu wynikającymi z niniejszej Umowy.

1. Rząd podejmie należyte starania w celu zapewnienia uczestnikom WUF11 odpowiedniego zakwaterowania w obiektach hotelowych, określonych w polskich przepisach dotyczących usług hotelarskich, w rozsądnej odległości od Terenu WUF11, po przystępnych cenach komercyjnych. Rząd znajdzie i zaangażuje wyznaczony podmiot do świadczenia usług internetowej rezerwacji zakwaterowania i innych usług związanych z podróżą. Narzędzia do rezerwacji online zostaną udostępnione co najmniej sześć (6) miesięcy przed WUF11, za pośrednictwem linku na oficjalnej stronie internetowej WUF11. Przyjmuje się, że takie rezerwacje nie pociągną za sobą żadnej odpowiedzialności dla Rządu lub UN-Habitat.

2. Rząd zapewni odpowiednie zaplecze medyczne i asystę tłumacza ustnego, dla celów pierwszej pomocy w nagłych wypadkach na Terenie WUF11. W razie poważnych, nagłych wypadków Rząd zapewni natychmiastowy transport i przyjęcie do szpitala. Wszelkie wydatki medyczne poniesione później, w tym w szpitalu i poza nim, ponosi wyłącznie pacjent. Ani Rząd, ani UN-Habitat nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek wydatki medyczne jakiegokolwiek uczestnika, a także będą zachęcać uczestników za pośrednictwem strony internetowej i innymi dostępnymi drogami do posiadania własnego ubezpieczenia medycznego.

3. Rząd zapewni dostępność odpowiedniego transportu publicznego lub prywatnego na rozsądnych zasadach komercyjnych dla wszystkich uczestników WUF11, w tym funkcjonariuszy Organizacji Narodów Zjednoczonych, na i z lotniska – przed, w trakcie i po WUF11, a także do i z głównych hoteli (które będą musiały zostać ustalone wspólnie z UN-Habitat i UNDSS) oraz na Teren WUF11 na czas trwania WUF11.

4. Rząd zapewni punkty informacyjne z personelem i materiałami informacyjnymi w Międzynarodowym Porcie Lotniczym Katowice i na innych lotniskach tranzytowych na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, które mają udzielać wskazówek zagranicznym uczestnikom dotyczących w szczególności transferu z i na lotnisko.

5. Rząd zapewni, na własny koszt, obsługę w zakresie protokołu dyplomatycznego dla głów państw, szefów rządów, ministrów spraw zagranicznych i ministrów innych resortów, funkcjonariuszy Organizacji Narodów Zjednoczonych wysokiego szczebla oraz innych dygnitarzy wysokiego szczebla, zgodnie z ustaleniami poczynionymi z UN-Habitat.

6. Ustalenia dotyczące podróży funkcjonariuszy Organizacji Narodów Zjednoczonych potrzebnych do planowania lub obsługi WUF11, a także wysyłki wszelkiego niezbędnego wyposażenia i zaopatrzenia, będą dokonane przez UN-Habitat zgodnie z przepisami i zasadami pracowniczymi oraz finansowymi Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz obowiązującymi przepisami, zasadami, procedurami i praktykami administracyjnymi Organizacji Narodów Zjednoczonych, dotyczącymi standardów podróży, limitów bagażu, kosztów utrzymania i transferu.

1. We wszystkich komunikatach publicznych i materiałach związanych z WUF11 oraz w komunikatach medialnych i oświadczeniach prasowych związanych z WUF11, Rząd będzie używać oficjalnie uznanego logo i nazwy WUF11, to jest „Jedenasta Sesja Światowego Forum Miejskiego”.

2. Logo WUF11 zostanie opracowane przez Rząd w oparciu o uniwersalny logotyp WUF, dostarczony przez UN-Habitat. W porozumieniu z UN-Habitat, Rząd zleci, bez żadnych kosztów dla UN-Habitat, renomowanej firmie projektowej opracowanie logo WUF11, identyfikacji marki i wytycznych w ścisłej konsultacji z UN-Habitat.

3. Oficjalne logo WUF11 zostanie zaprojektowane zgodnie z wytycznymi UN-Habitat. Logo WUF11 może być powielane zgodnie ze specyfikacją UN-Habitat, która zostanie przekazana po podpisaniu niniejszej Umowy. We wszystkich publicznych materiałach informacyjnych związanych z WUF11 oraz w komunikatach prasowych i briefingach, razem z nazwą i logo UN-Habitat (w wersji angielskiej), może być też używana nazwa Rządu, ministerstwa odpowiedzialnego za organizację WUF 11 oraz oficjalne logo WUF11, a także dowolne inne logo kampanii instytucjonalnej zatwierdzone na piśmie przez UN-Habitat, UN-Habitat i Rząd będą koordynować i uzgadniać sposób, w jaki odpowiednie nazwy i logo będą wykorzystywane w oficjalnych komunikatach zgodnie z regulacjami Organizacji Narodów Zjednoczonych.

4. Po podpisaniu niniejszej Umowy, co najmniej dziewięć (9) miesięcy przed wydarzeniem, rozpocznie się opracowywanie i/lub eksponowanie oficjalnego logo UN-Habitat, logo Rządu i Miasta Katowice oraz oficjalnego logo WUF11, w publicznych materiałach informacyjnych i materiałach WUF11, w audycjach krajowych i zagranicznych, w komunikatach prasowych i briefingach dotyczących WUF 11, w brandingu wewnątrz i na zewnątrz terenu WUF11 na obszarach otwartych podczas WUF11 oraz w widocznych obszarach miasta.

5. Wytyczne dotyczące oznakowania centrum konferencyjnego, punktu rejestracji, sal wystawowych, sal posiedzeń i konferencji prasowych, centrum prasowego, przestrzeni zintegrowanych, strefy networkingu / saloników, korytarzy, biur, oznakowań i innych widocznych obszarów wewnątrz, na zewnątrz i wokół Terenu WUF11, zostaną dostarczone przez UN-Habitat po podpisaniu niniejszej Umowy i po przeprowadzeniu oceny. Ogólny branding, oznakowanie i branding tła wymienione powyżej zostaną zapewnione dla UN-Habitat przez Rząd bezpłatnie. Wszystkie oficjalne sale spotkań, konferencji prasowych, centrum prasowego, przestrzeni zintegrowanych i wszystkie aranżacje podium będą opatrzone tylko logiem WUF11 i UN-Habitat.

6. Wszelkie międzynarodowe materiały publiczne dotyczące WUF11, w tym informacje prasowe, powinny być autoryzowane i zatwierdzane przez UN-Habitat.

7. Flagi Organizacji Narodów Zjednoczonych i Rzeczypospolitej Polskiej będą eksponowane w widocznym miejscu przy wejściu na Teren WUF11 od dnia otwarcia do końca wydarzenia, zgodnie z regulacjami Organizacji Narodów Zjednoczonych, i mogą być wystawiane w innych wyznaczonych miejscach na Terenie WUF11, zgodnie z ustaleniami Rządu i UN-Habitat.

8. Rząd zapewni UN-Habitat, bezpłatnie, odpowiednią liczbę zawodowych operatorów kamer i fotografów (nie mniej niż trzydzieści (30) osób), którzy będą nagrywać (wideo/audio) wszystkie główne sesje zgodnie z wytycznymi UN-Habitat oraz wykonywać zdjęcia wszystkich spotkań/obszarów/przestrzeni/wystaw dla celów rejestracji i informacyjnych. Wszystkie nagrania i zdjęcia będą codziennie przekazywane do UN-Habitat. Organizacja Narodów Zjednoczonych będzie właścicielem powiązanych z nimi praw autorskich i niniejszym przyznaje Rządowi nieodwołalną, niewyłączną i nieodpłatną ogólnoświatową licencję w odniesieniu do powiązanych praw autorskich. UN-Habitat dostarczy wytyczne dla kamerzystów i fotografów dotyczące sposobu robienia filmów i zdjęć, dokumentowania i przesyłania ich.

9. Wszelkie oficjalne informacje dotyczące WUF11 i różnych spotkań podczas WUF11 zostaną udostępnione w języku angielskim i polskim na stronie internetowej prowadzonej przez UN-Habitat, co najmniej dziewięć (9) miesięcy przed wydarzeniem. Tłumaczenie polskie będzie zapewnione przez Rząd. W miarę możliwości strona internetowa WUF11 zostanie utworzona, z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym niedowidzących.

10. Przez cały czas trwania WUF11 UN-Habitat, na własny koszt, dostarczy i będzie utrzymywać aplikację mobilną.

11. Rząd, na swój koszt, powinien zapewnić dobrą ekspozycję identyfikacji wizualnej WUF11 w eksponowanych obszarach miasta, w tym na lotnisku. Ponadto, Rząd może dostarczyć na własny koszt materiały informacyjne w celach reklamowych do miejsc skupiających zainteresowanie ludzi, takich jak hotele, centra handlowe, muzea, restauracje i inne.

12. Rząd i UN-Habitat będą współpracować w zakresie strategii medialnych, w tym głównych komunikatów prasowych, zasięgu geograficznego mediów i patronów medialnych w Europie i na świecie.

13. Zakładana jest ścisła współpraca Rządu i UN-Habitat w zakresie promocji WUF11 w mediach społecznościowych.

1. Rząd powoła Miejscowy Komitet Organizacyjny, w którego skład wejdą przedstawiciele Rządu i miasta Katowice ze wszystkich szczebli, w tym szczebla krajowego, regionalnego, lokalnego i miejskiego, a także przedstawiciel(e) innych właściwych instytucji i organizacji, dla celów organizacji WUF11. Umowa między Rządem a wyznaczoną firmą logistyczną i/lub eventową zostanie podpisana w ciągu sześciu (6) miesięcy od podpisania niniejszej Umowy i zostanie ona przygotowana/sporządzona w porozumieniu z UN-Habitat.

2. W ciągu trzech (3) miesięcy od podpisania niniejszej Umowy Rząd wyznaczy urzędnika, który będzie działał jako oficer łącznikowy między Miejscowym Komitetem Organizacyjnym a UN-Habitat oraz będzie odpowiedzialny, w porozumieniu z Dyrektor Wykonawczą UN-Habitat lub osobą przez nią wyznaczoną, za wprowadzanie lokalnych uzgodnień koordynacyjnych na potrzeby WUF11, zgodnie z wymogami niniejszej Umowy.

3. Rząd zatrudni i zapewni, na własny koszt, oraz przekaże do dyspozycji Dyrektor Wykonawczej UN-Habitat lub osób przez nią wyznaczonych dodatkowy personel miejscowy wymagany dla prawidłowego funkcjonowania WUF11, w tym: (i) oficera koordynującego wydarzenie, kierownika projektu; (ii) oficerów łącznikowych w miejscu konferencji do koordynacji zarządzania salami i aspektów technicznych przed, podczas i po WUF11; (iii) pracownika do spraw technicznych do koordynacji aspektów logistycznych przed, podczas i po WUF11; (iv) oficjalnego oficera łącznikowego do spraw wiz, który będzie pomagał uczestnikom w składaniu wniosków wizowych i udzielał pomocy; (v) świadczenie usług w zakresie tłumaczeń ustnych podczas WUF11 dla polskich uczestników; (vi) punkt kontaktowy do obsługi mówców w celu identyfikacji, współpracy i zarządzania wszystkimi mówcami z Rzeczypospolitej Polskiej; (vii) punkt kontaktowy do prowadzenia rejestracji i wydawania akredytacji uczestników zgodnie z zasadami Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz we współpracy z UN-Habitat podczas WUF11; (viii) specjalistę do spraw komunikacji, kontaktów i mediów; oraz (ix) oficerów łącznikowych do asystowania ministrom i wiceministrom spraw zagranicznych, dostojnikom i innym VIP-om, którzy będą uczestniczyć w WUF11. Rząd będzie dalej angażować i zapewniać, na swój koszt, dodatkowy personel miejscowy i wolontariuszy potrzebnych do pomocy w prawidłowym przebiegu WUF11.

4. Rząd zapewni dostępność personelu miejscowego, o którym mowa w ustępie 3 niniejszego Artykułu X, do pracy przez cały czas trwania WUF11 oraz, w razie potrzeby, przed WUF11 (to jest personelu ochrony, personelu do prowadzenia rejestracji, managerów sal, opiekunów wolontariuszy, techników, pracowników do przeprowadzek, personelu sprzątającego i tym podobne).

5. Rząd, na wniosek Dyrektor Wykonawczej UN-Habitat lub innej wyznaczonej przez nią osoby, zapewni dodatkowy personel miejscowy, o którym mowa w ustępie 3 niniejszego Artykułu X, zgodnie z wymaganiami UN-Habitat, który to:

a) będzie dostępny przez określony czas, zgodnie z ustaleniami z UN-Habitat, przed otwarciem i po zamknięciu WUF11; lub

b) będzie dostępny w celu świadczenia usług nocnych w związku z usługami wymaganymi i wspólnie uzgodnionymi przez Rząd i UN-Habitat.

1. Wszelkie spory dotyczące interpretacji lub stosowania niniejszej Umowy, z wyjątkiem sporu objętego postanowieniami Rozdziału VIII, paragrafu 30 Konwencji dotyczącej przywilejów i immunitetów Narodów Zjednoczonych, zatwierdzonej przez Ogólne Zgromadzenie Narodów Zjednoczonych dnia 13 lutego 1946 roku, do której Rzeczpospolita Polska przystąpiła 8 stycznia 1948 roku, lub jakiejkolwiek innej obowiązującej umowy, będą rozstrzygane, o ile Strony nie uzgodnią inaczej, w drodze negocjacji.

2. Każdy taki spór, który nie zostanie rozstrzygnięty w drodze negocjacji lub innego uzgodnionego sposobu rozstrzygania, zostanie przedłożony na wniosek którejkolwiek ze Stron, w celu podjęcia ostatecznej decyzji, trybunałowi złożonemu z trzech arbitrów, z których jeden zostanie wyznaczony przez Sekretarza Generalnego Organizacji Narodów Zjednoczonych, jeden przez Rzeczpospolitą Polską, a trzeci, który będzie Przewodniczącym wybranym przez dwóch pozostałych arbitrów. Jeżeli którakolwiek ze Stron nie wyznaczy arbitra w ciągu trzech (3) miesięcy od podania przez drugą Stronę nazwiska swojego arbitra lub jeżeli dwóch pierwszych arbitrów w ciągu trzech (3) miesięcy od powołania lub nominacji drugiego z nich nie wyznaczy Przewodniczącego, wówczas taki arbiter zostaje mianowany przez Prezesa Międzynarodowego Trybunału Sprawiedliwości na wniosek którejkolwiek ze Stron sporu.

3. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, trybunał przyjmuje swój regulamin wewnętrzny, zapewni zwrot kosztów członkom i podział wydatków między Strony oraz podejmuje wszelkie decyzje większością dwóch trzecich głosów. Jego decyzja w sprawie wszelkich kwestii proceduralnych i merytorycznych będzie ostateczna i nawet jeżeli zapadnie pod nieobecność jednej ze Stron, będzie wiążąca dla obu Stron.

Załączniki do niniejszej Umowy stanowią jej integralną część i, o ile wyraźnie nie postanowiono inaczej, odniesienie do niniejszej Umowy stanowi jednocześnie odniesienie do jej wszystkich Załączników.

1. Niniejsza Umowa zostanie podpisana przez obie Strony. Wejdzie ona w życie w momencie podpisania przez drugą Stronę i pozostanie w mocy przez czas trwania WUF11 oraz przez taki następny okres, jaki zostanie do jej rozwiązania w drodze wymiany not wystawionych przez Strony, obie noty potwierdzające, że wszystkie sprawy oraz obowiązki organizacyjne i zobowiązania finansowe wynikające z jej postanowień, w tym z Artykułu IV, zostały w pełni zrealizowane. W takim przypadku za datę rozwiązania niniejszej Umowy będzie uważać się datę otrzymania noty wystawionej przez drugą Stronę.

2. Niniejsza Umowa może zostać zmieniona w drodze pisemnego porozumienia między Stronami. Wszelkie sprawy nieobjęte niniejszą Umową będą rozstrzygane między Stronami polubownie, z uwzględnieniem odpowiednich uchwał i decyzji właściwych organów Organizacji Narodów Zjednoczonych. Każda ze Stron w sposób kompleksowy i ze zrozumieniem rozważy każdą propozycję przedstawioną przez drugą Stronę zgodnie z niniejszym ustępem.

NA DOWÓD CZEGO niżej podpisani, należycie umocowani przez ich odpowiednie Strony, podpisali niniejszą Umowę.

Podpisano w Nairobi oraz Warszawie (miasto) w dniu 17 i 24 (dzień) listopada (miesiąc) 2021 roku, w dwóch (2) oryginalnych egzemplarzach, każdy w językach polskim i angielskim, przy czym oba teksty są jednakowo autentyczne. W przypadku rozbieżności między obydwoma tekstami, dla celów interpretacji stosuje się wersję angielską.

Wersja w języku angielskim

ZAŁĄCZNIK I¹

Lista sprzętu, wyposażenia i personelu, które mają zostać zapewnione przez Rząd na własny koszt i nie stanowią części wkładu Rządu na rzecz UN-Habitat wynoszącego osiem milionów dolarów amerykańskich (USD 8 000 000):

Sprzęt, wyposażenie i personel (w tym uzgodniona liczba miejscowych pracowników ochrony pomagających zgodnie z wnioskiem Departamentu Bezpieczeństwa i Ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych („UNDSS”) do obsługi wejścia (wejść) na Teren WUF11:

1. Tymczasowe (jeśli nie są zainstalowane) barierki odgradzające od tłumu (metalowe) na terenie całego obiektu.

2. Słupki (liczba określona).

3. Zamykane bramki dostępu.

4. Odpowiednia liczba skanerów rentgenowskich bagażu (około 14 lub więcej, w zależności od uzgodnionych punktów wejścia/wyjścia w obiekcie) do kontroli toreb, w tym sprzęt techniczny i inny (na przykład stoły, krzesła).

5. Odpowiednia liczba indywidualnych bramek skanujących (około 30 lub więcej w zależności od uzgodnionych punktów wejścia/wyjścia w obiekcie),

6. Około 30–40 stanowisk odczytu identyfikatorów (lub więcej) do kontroli bezpieczeństwa identyfikatorów WUF11 przy wejściach do obiektu i na wystawę (to jest czytniki identyfikatorów UHF RFID, słuchawki, laptopy i stoły).

7. Odpowiednia liczba mobilnych wykrywaczy metali u osób.

8. Elektroniczny system liczenia (z laptopem podłączonym do LAN) uczestników w każdym punkcie dostępu za pomocą inteligentnej karty identyfikatora z chipem i gości na wystawie.

9. Personel ochrony,

10. Pomieszczenia do przechowywania bagażu (przy wejściach).

11. Namiot pierwszej pomocy przy wejściach/wyjściach i w innych określonych miejscach,

12. Maszty flagowe.

13. Znaki informacyjne, w różnych językach, w alfabecie Braile'a, i tym podobne

14. Namioty obejmujące wszelkie obszary na zewnątrz, gdzie odbywają się kontrole bezpieczeństwa.

15. Pomieszczenia do kontroli osobistej (zamknięte) dla kobiet i mężczyzn w strategicznych punktach.

Sprzęt, wyposażenie i personel pomagający w rejestracji i akredytacji (proces nadzorowany przez UN-Habitat):

16. Niezależny szybki dostęp LAN z co najmniej 1,25 Gbit (nie mniej niż 50 punktów dostępowych LAN) do obszaru rejestracji.

17. Stoiska rejestracyjne na miejscu (około 12 stanowisk, 6 stołów, 24 krzesła z odpowiednim oświetleniem) i poczekalnia przed kolejką rejestracyjną (50 krzeseł) oraz w pobliżu stanowiska rejestracji na miejscu (30 krzeseł) z personelem.

18. Stoiska akredytacyjne (nie mniej niż 40) wyposażone w laptopy, aparaty fotograficzne. Światła, stoły, 2 krzesła na każdy stół i 10 dodatkowych stołów wraz z personelem.

19. Odgrodzone, zamykane bezpieczne miejsce dla serwer IT do rejestracji z dostępem do LAN.

20. Wystarczająca liczba słupków w obszarze rejestracji/akredytacji.

21. Puste identyfikatory ze zdjęciem z wbudowanym chipem, etui na identyfikatory i smycze oznaczone logo WUF (minimum 30 000 wstępnie zaprogramowanych kart RFID (w tym pracownicy obsługujący WUF11), liczba ta zostanie zwiększona, jeśli będzie to wymagane na podstawie liczby rejestracji).

22. Sprzęt do produkcji identyfikatorów ze zdjęciem (to jest 40 kolorowych drukarek kart RFID Zebra ZXP SERIES 3, 70 laptopów – liczba drukarek i taśm do ustalenia).

23. 3 serwery, 3 zapasowe laptopy.

24. 62 kamery internetowe (specyfikacje zostaną przekazane).

25. 500 kolorowych i 50 czarnych taśm Zebra (do drukarek).

26. Sprzęt i personel bezpieczeństwa (wolontariusze/technicy) dla wszystkich obszarów i zadań.

27. Odpowiedni i wystarczający sprzęt informatyczny i wyposażenie, w tym oświetlenie na każdym stoisku (około 60 biurek, 100 krzeseł i 60 stołów).

28. Materiały biurowe.

29. Telekomunikacja i połączenie internetowe, drukarki i laptopy.

30. Stoiska informacyjne i personel.

31. Torby dla delegatów (minimum 25 000 szt., w razie potrzeby liczba zostanie zwiększona zgodnie z liczbą rejestracji) gotowe 2 tygodnie przed WUF11.

32. Programy WUF11 (minimum 25 000 szt., w razie potrzeby liczba zostanie zwiększona zgodnie z liczbą rejestracji) gotowe 2 tygodnie przed WUF11.

33. Punkt dystrybucji toreb dla delegatów (z zamykanym miejscem i odpowiednią przestrzenią do pakowania zawartości i miejscem do przechowywania) oraz 8 czytników identyfikatorów UHF RFID podłączonych do laptopów, wraz z personelem.

34. Biuro/a bezpieczeństwa (patrz specyfikacja poniżej).

35. W przybliżeniu 4 punkty pierwszej pomocy w obrębie miejsca konferencji ze standardowym wyposażeniem.

36. Biuro/a rzeczy znalezionych (z zamykanym miejscem wyposażonym w półki/lokalizacja zostanie ustalona).

37. Przechowalnia bagażu i szatnia.

38. Biuro/a informacyjne (liczba i lokalizacja do ustalenia).

Sprzęt, wyposażenie i personel do założenia placówki bankowej na miejscu, poprzez:

39. Otwarcie rachunku bankowego i oddziału operacyjnego na miejscu.

40. Zapewnienie skarbca z sejfem, telewizją przemysłową i personelem oraz powiązanej przestrzeni jako pokoju płatności.

Sprzęt, wyposażenie i personel do wszystkich sal posiedzeń:

41. Wszystkie sale posiedzeń odpowiednio wygłuszone zgodnie ze standardami ISO.

42. Dodatkowy sprzęt, wyposażenie i personel na ceremonię otwarcia i zamknięcia.

43. Miejsca siedzące dla mówców i uczestników, w tym podium na wszystkich wydarzeniach w każdej sali posiedzeń (jak określono).

44. Systemy komunikacji publicznej o wysokim standardzie (słuchawki (około 6000), głośniki, mikrofony – ostateczna liczba zostanie określona po ukończeniu projektu programu WUF11) i na sesji głównej dostępny ekran w miejscach tego wymagających ze względu na układ pomieszczenia.

45. Sprzęt audiowizualny, laptopy, do prezentacji wideo i z laptopa, ekrany projekcyjne o ustalonym wymiarze na wydarzenia szkoleniowe.

46. Pracownicy do dystrybucji dokumentów i osoby sadzające gości.

47. Układ ze stołami lub bez nich w salach posiedzeń zgodnie z ustaleniami oraz 2 dodatkowe stoły, 4 krzesła dla osób piszących sprawozdania w każdej sali.

48. Personel ochrony do kontroli identyfikatorów w wyznaczonych punktach, w razie potrzeby.

49. Personel wsparcia technicznego dla systemu audiowizualnego i komunikacji publicznej w każdej sali posiedzeń i biurze.

50. Elektroniczne systemy liczenia uczestników (z laptopem i LAN) przy każdym wejściu do obiektu, wejściu na wystawę i w każdej sali posiedzeń, wykorzystujące inteligentne karty z chipami w identyfikatorach (około 90 czytników XPORTAL RFID z laptopami, podłączonych do Internetu za pośrednictwem LAN) lub wykorzystujące inteligentne karty z chipami w identyfikatorach.

51. Usługi tłumaczenia ustnego, w tym tłumaczenia na międzynarodowy język migowy lub komunikacja dostępna w formie tłumaczenia/napisów w czasie rzeczywistym (CART), dla wszystkich głównych wydarzeń WUF11 w języku angielskim i wszystkich innych językach urzędowych Organizacji Narodów Zjednoczonych (jak określono w Umowie) oraz w języku polskim.

52. Kabiny do tłumaczenia ustnego o wysokim standardzie i z wyposażeniem, wymagane na wszystkie wydarzenia.

53. Odpowiednie oświetlenie do transmisji spotkań za pośrednictwem transmisji na żywo (liczba do ustalenia).

54. Telekomunikacja i stabilne połączenia internetowe.

55. Pracownicy zajmujący się przenoszeniem mebli, aby zmienić konfigurację sal posiedzeń (w razie potrzeby).

56. Darmowe Wi-Fi z co najmniej 1,25 Gbit i 2 połączenia (co najmniej 300 Mbit) z Internetem LAN (na podium) w każdej sali posiedzeń.

57. Sala szkoleniowa, każda wyposażona w 6 papierowych tablic typu flipchart z markerami w różnych kolorach, ekrany o dużych rozmiarach, aby można je było łatwo oglądać w poszczególnych pomieszczeniach.

Sprzęt i wyposażenie dla prelegentów:

58. Pokoje prelegentów dla około 50 osób.

59. Około 8 laptopów z pakietem Microsoft Office 365 dla prelegentów do przygotowania prezentacji.

60. 2 punkty połączenia internetowego LAN (co najmniej 300 Mbit).

61. Około 2 drukarki i kserokopiarki.

62. Personel pomocniczy dla prelegentów.

63. Szafki.

Wyposażenie i udogodnienia sali dla tłumaczy ustnych (liczba sal i wyposażenie do ustalenia):

64. Stoły i krzesła do pisania dla około 30 osób.

65. Sofy/krzesła.

66. Około sześciu biurek.

67. Około 6 laptopów z pakietem Microsoft Office 365.

68. Materiały biurowe.

Sprzęt, wyposażenie do biur Dyrektor Wykonawczej (ED) UN-Habitat, Zastępcy Dyrektor Wykonawczej (DED), 4 starszych kierowników, Przewodniczącego Zgromadzenia UN-Habitat oraz dodatkowych 6 biur dla innych pracowników wysokiego szczebla (takie same wymagania jak w przypadku ED/DED):

Liczba takich biur dyrektorskich dla powyższych osób zostanie określona. W przypadku Dyrektor Wykonawczej UN-Habitat i Zastępcy Dyrektor Wykonawczej wymagana jest sąsiadująca recepcja (w tym poczekalnia). W każdym biurze wymagane są:

69. 2 limuzyny z kierowcami do dyspozycji ED/DED i 2 dodatkowe samochody dla personelu UN-Habitat w trybie gotowości, dostępne przez dwadzieścia cztery (24) godziny od jednego (1) tygodnia przed i przez czas trwania Forum.

70. 2 biura z meblami dla kadry kierowniczej o wysokim standardzie, zestawy wypoczynkowe, stoliki nocne, stoliki kawowe (stoły konferencyjne każdy z około 10 krzesłami dla każdego biura).

71. Około 14 krzeseł obrotowych Executive Swivel.

72. Około 2 laptopy podłączone do sieci LAN (co najmniej 300 Mbit) i drukarki

73. Około 10 biurek i 6 laptopów do osobistej pomocy w recepcji.

74. Około 14 telefonów obsługujących darmowe połączenia międzynarodowe i krajowe (lokalizacja do ustalenia).

75. Około 2 szybkie drukarki sieciowe/kserokopiarki/skanery i materiały biurowe (papier, koperty, zszywacz, nożyczki, taśma i tym podobne).

76. Poczekalnia dla około 10 osób.

77. 2 sale z salą konferencyjną na około 30–40 osób (jedna w sąsiedztwie biura dyrektora, inne zlokalizowane w innym miejscu w obiekcie do spotkań dwustronnych), wyposażoną w ekran, projektor i laptop.

78. 6 biur dla przyjeżdżających głów państw, ze standardowymi meblami dla kadry kierowniczej, poczekalnią, recepcją.

79. 4 biura dla starszych dyrektorów z meblami dla kadry kierowniczej, biurkiem, krzesłami obrotowymi i kompletem wypoczynkowym pełniącym funkcję salonu konferencyjnego.

80. 1 gabinet Przewodniczącego Zgromadzenia UN-Habitat, z meblami dla kadry kierowniczej, biurkiem, krzesłami obrotowymi i kompletem wypoczynkowym pełniącym funkcję salonu spotkań.

81. Materiały biurowe.

82. Usługi cateringowe przez cały dzień.

Sprzęt, wyposażenie wspierające personel UN-Habitat:

83. Około 14 laptopów z połączeniem do Internetu LAN (co najmniej 300 Mbit) z pakietem Microsoft Office 365.

84. Dodatkowe 40 połączeń LAN (co najmniej 300 Mbit) w różnych biurach (lokalizacja do ustalenia).

85. Około 8 szybkich drukarek sieciowych/kserokopiarek/skanerów i materiały biurowe (papier, koperty, zszywacz, nożyczki, taśma i tym podobne) do mniejszych nakładów wydruków.

86. Około 8 telefonów obsługujących darmowe połączenia międzynarodowe i krajowe (lokalizacja do ustalenia).

87. Około 20 telefonów obsługujących połączenia krajowe (lokalizacja do ustalenia).

88. Około 60 kart SIM i/lub wypożyczonych telefonów komórkowych z wstępnie załadowanym nieograniczonym czasem rozmowy i danymi dla pracowników WUF11 (dostępnych na 1 tydzień przed WUF11, a wcześniej dla zespołu przygotowawczego, liczba do uzgodnienia przez strony). Liczba kart SIM/wypożyczonych telefonów komórkowych z wstępnie załadowanym dostępem do połączeń międzynarodowych z nieograniczonym czasem rozmowy i danymi z 60 kart SIM będzie przekazana przed faktycznymi datami WUF11.

89. Około 120 krótkofalówek (radio HT, Avantel) do komunikacji w obiekcie (dostępnych na 1 tydzień przed WUF11, liczba zostanie uzgodniona przez Strony), w tym do wykorzystania przez UNDSS.

90. Zapewnienie kolorowych drukarek z możliwością drukowania materiałów promocyjnych, w tym broszur, plakatów, oznakowań (liczba drukarek do ustalenia).

91. Materiały biurowe.

92. 80 szafek.

Zespół przygotowawczy UN-Habitat (przybywa w przybliżeniu od 3 miesięcy do 1 miesiąca przed WUF11):

93. Wszystkie wizy, jeśli są wymagane, są wydawane bezpłatnie i tak szybko, jak to możliwe, zgodnie z odpowiednimi obowiązującymi procedurami i przepisami, nie później niż dwa (2) tygodnie przed datą otwarcia WUF11, pod warunkiem że wniosek wizowy zostanie złożony nie później niż dwa (2) tygodnie przed zamierzonym wjazdem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Okres ważności wydanych wiz oraz długość uprawnionego pobytu pozwolą na pełne wykonanie powierzonych zadań.

94. Około 8 laptopów z połączeniem internetowym LAN z pakietem Microsoft Office 365.

95. Około 8 laptopów z bezprzewodowym połączeniem internetowym.

96. Około dwie (2) szybkie drukarki/kserokopiarki/skanery i materiały biurowe (papier, koperty, zszywacz, nożyczki, taśma i tym podobne) do mniejszych nakładów wydruków.

97. 4–10 biurek z krzesłami obrotowymi, jeden stół konferencyjny dla 6 osób i krzesła oraz standardowe materiały biurowe,

98. 2 telefony obsługujące darmowe połączenia międzynarodowe i książki telefoniczne z numerami kluczowych organizatorów na WUF11.

99. Karty SIM i/lub wypożyczone telefony komórkowe dostępne na okres wskazany powyżej.

100. Możliwość drukowania materiałów promocyjnych, w tym broszur, plakatów, oznakowania.

Sprzęt, wyposażenie wspierające personel UN-Habitat podróżujący na WUF11:

101. Przestrzeń biurowa dla około 50 osób, ze stołami, krzesłami i tym podobne.

102. Jeden wyznaczony pokój dla osób piszących sprawozdania dla około 12 osób z układem sali konferencyjnej i fotelami wypoczynkowymi.

103. Około 50 laptopów z połączeniem internetowym LAN z pakietem Microsoft Office 365.

104. Dodatkowe 40 połączeń LAN (co najmniej 300 Mbit) w różnych biurach (lokalizacja zostanie ustalona).

105. Około 4 szybkie drukarki sieciowe/kserokopiarki/skanery i materiały biurowe (papier, koperty, zszywacz, nożyczki, taśma i tym podobne) do mniejszych nakładów wydruków.

106. Szafki w każdym biurze (około 50).

Sprzęt, wyposażenie sali do wypłaty dziennej diety (DSA) dla UN-Habitat, składającej się z zamykanego pomieszczenia głównego i oddzielnego zaplecza:

107. Słupki (liczba do ustalenia).

108. Około 4 lady jako zewnętrzna recepcja.

109. Zamykany oddzielny pokój za ladą.

110. Około 6 biurek wewnątrz i 8 krzeseł.

111. Około 4 laptopy z pakietem Microsoft Office 365.

112. Około 2 szybkie drukarki/kserokopiarki/skanery.

113. Jeden zamykany sejf, telewizja przemysłowa, personel.

114. Materiały biurowe.

115. Poczekalnia dla 20 osób z recepcją.

Sprzęt, wyposażenie wspierające Radę Doradczą WUF11:

Jedna sala posiedzeń wyposażona w:

116. Stół konferencyjny i krzesła dla co najmniej 30 osób, z dodatkowymi 20 krzesłami.

117. Usługi cateringowe.

118. Materiały biurowe.

119. Laptop z połączeniem LAN i podłączoną drukarką

Sprzęt, wyposażenie dla działalności mediów:

120. Pomieszczenie na konferencje prasowe: podium z 3 stołami i krzesłami dla 6–8 osób i 1 mównicą z mikrofonem (biurko prelegentów), 3 bezprzewodowe mikrofony, sprzęt audio, słuchawki i kabina do tłumaczenia ustnego i sprzęt, 100 krzeseł.

121. Studio telewizyjne i pomieszczenia do edycji przeznaczone dla UN WEB TV, z 4 laptopami podłączonymi do sieci LAN (co najmniej 300 Mbit) (do kodowania + do edycji wideo + do zamieszczania w Internecie, każdy laptop ze słuchawkami), 4 biurkami, 8 krzesłami i możliwością transmisji strumieniowej na żywo do Centrum Medialnego i na stronę internetową (szczegóły techniczne zostaną podane), 1 drukarka sieciowa, 4 zamykane szafki.

122. Centrum Medialne z miejscem do pracy dla co najmniej 100 przedstawicieli prasy (20 laptopów z niezawodnym zabezpieczonym połączeniem internetowym, dostępnych tylko dla przedstawicieli prasy). Centrum Medialne dostępne tylko dla akredytowanych mediów. Bezpłatna woda, kawa i herbata wraz z cateringiem dostępne przez cały czas w Centrum Medialnym.

123. Około 20 telefonów, 2 drukarki podłączone do laptopów i odpowiedni papier do kserokopiarki na żądanie.

124. Mechanizm powiadamiania/rozpowszechniania zarządzany przez zespół koordynatorów mediów UN-Habitat. Usługa monitoringu mediów międzynarodowych i krajowych.

125. Media drukowane: Wszystkie gazety krajowe i najważniejsze międzynarodowe gazety. Media elektroniczne: Wszystkie raporty z wydarzenia.

126. Odpowiednia liczba kamerzystów i fotografów (patrz: szczegóły w umowie o konferencji, a ostateczna liczba zostanie ustalona na późniejszym etapie).

127. 2 osoby personelu pomocniczego, które pomogą w kontaktach z miejscowymi i międzynarodowymi mediami.

128. Pokój do wywiadów: cichy, co najmniej 20 m², dobre warunki oświetlenia, niezawodne i szybkie połączenie z Internetem.

129. Biuro zespołu mediów UN-Habitat wyposażone w 10 laptopów z Microsoft Office 365, 2 drukarki sieciowe, 1 skaner/kserokopiarkę, 2 telefony z linią międzynarodową, niezawodne połączenie internetowe tylko dla zespołu medialnego i 8 szafek.

130. Kabina do tłumaczenia ustnego i usługi w sali konferencji prasowych dla co najmniej 3 języków z możliwością dodatkowych języków.

131. Około 3 ekrany telewizyjne w centrum medialnym do transmitowania działań z głównych posiedzeń.

132. Półka na książki lub półka wystawowa do wystawiania informacji prasowych.

Sprzęt, wyposażenie i personel dla VIP-ów, głów państw, w tym uczestników na szczeblu ministerialnym, szefów agencji, funduszy i programów Organizacji Narodów Zjednoczonych (do doprecyzowania na późniejszym etapie):

133. Pokoje dla VIP-ów (6)/powierzchnia dla usadzenia około 60 VIP-ów, z recepcją.

134. Około 4 biura dla VIP-ów z recepcją, w pełni wyposażone w meble dla kadry kierowniczej i sprzęt informatyczny. Punkt informacyjny dla VIP-ów na lotnisku, w hotelach i w miejscu rejestracji.

135. Transport i oprawa protokolarna dla VIP-ów na lotnisko i z lotniska oraz miejsca konferencji z głównych hoteli/hosteli.

136. Około 4 dodatkowe sale posiedzeń przylegające do pokoju dla VIP-ów zarządzane przez UN-Habitat, jeśli nie można korzystać z sal konferencyjnych.

137. Odpowiednia liczba personelu pomocniczego zapewnionego przez Rząd dla VIP Hospitality na lotnisku, z towarzyszeniem personelu UN-Habitat.

138. Około 2 komputery z połączeniem internetowym.

139. Odpowiednia liczba rozkładanych foteli i stolików kawowych.

Sprzęt, wyposażenie biur bezpieczeństwa UNDSS (podzielone na około 6 pomieszczeń/obszarów), specyfikacje i rozkład do ustalenia na późniejszym etapie:

140. Około 12 laptopów z połączeniem internetowym LAN (co najmniej 300 Mbit) z pakietem Microsoft Office 365.

141. Około 30 laptopów z bezprzewodowym połączeniem z Internetem.

142. Około 2 szybkie drukarki/kserokopiarki/skanery i materiały biurowe (papier, koperty, zszywacz, nożyczki, taśma i tym podobne) do mniejszych nakładów.

143. Około 4 telefony obsługujące darmowe połączenia międzynarodowe i książki telefoniczne z numerami kluczowych organizatorów na WUF11.

144. Stół konferencyjny dla 30 osób (z krzesłami).

145. Około 12 indywidualnych biurek.

146. Szatnia.

147. Odrębna zbrojownia z sejfem na broń (zgodnie ze specyfikacją, która zostanie przekazana), z zamykaną półką na broń.

148. 2 szatnie i 1 pokój do odpoczynku z 4 dużymi sofami.

149. Około 3 oddzielne biura dla ESC i zastępcy ESC.

150. Około 60–80 zamykanych szafek.

Sprzęt, wyposażenie i personel dla wszystkich uczestników:

151. Odpowiednia liczba punktów gastronomicznych (z kuchnią międzynarodową) w obrębie i wokół obiektu.

152. Odpowiednia liczba wózków inwalidzkich w strategicznych punktach do użytku przez uczestników.

153. Strefa odpoczynku dla psów przewodników w strategicznych punktach.

154. Punkt informacyjny na lotnisku (lotniskach), w hotelach, kluczowych lokalizacjach w mieście oraz w strefie rejestracji.

155. Oznakowanie i możliwość drukowania oznakowań wskazujących gdzie odbywają się posiedzenia, w tym w miarę możliwości alfabetem Braille'a/dotykowe.

156. Biuro dystrybucji zestawów informacyjnych w miejscu WUF11/personel (w wyznaczonych punktach).

157. System ekranów do transmitowania posiedzeń i informowania o programie.

158. Centrum wiadomości dla uczestników.

159. Bankomat, bank, dostawca usług telefonicznych, biuro podróży, przychodnia, gaśnice i ochrona.

160. Miejscowe punkty kontaktowe dla wynajmowania tłumaczy ustnych na żądanie (wg specyfikacji).

161. Wspomagana rezerwacja hotelu przez Internet.

162. Dostępność dla osób z niepełnosprawnościami.

163. Miejscowy punkt kontaktowy do organizacji miejsca wydarzenia, cateringu i innego wyposażenia na imprezy zamknięte.

164. Oznakowanie, banery, słupy z informacjami w całym obiekcie wskazujące wszystkie lokalizacje, na lotnisku i w mieście, zgodnie z ustaleniami, w miarę możliwości także alfabetem Braille'a/dotykowe.

165. Duże banery na budynkach informujące, możliwość robienia zdjęć, w konkretnej lokalizacji w obiekcie, to jest wejście na WUF11, Akredytacja i tym podobne.

Specyfikacja Wi-Fi i LAN w całym obiekcie i obszarze wystawienniczym dla co najmniej 25 000 urządzeń:

166. Darmowa specyfikacja Wi-Fi i LAN w całym obiekcie i obszarze wystawienniczym.

167. 2 połączenia LAN (co najmniej 300 Mbit) w każdej sali spotkań, przestrzeniach zintegrowanych, wystawach UN-Habitat (biura jak określono w innym miejscu w dokumencie).

168. Odpowiednia liczba routerów bezprzewodowych.

169. Co najmniej 1 punkt dostępu na 50 metrów kwadratowych lub więcej zależnie od potrzeb.

170. Wi-Fi o prędkości co najmniej 1,25 Gbit dla otwartej sieci dla odwiedzających.

171. Lokalna sieć komputerowa (LAN) o prędkości co najmniej 300 Mbps dla wszystkich biur i sal spotkań.

Obszar/obiekty wystawiennicze:

172. Elektroniczny system (z laptopem podłączonym do LAN) liczenia uczestników i gości.

173. Kiosk/punkty gastronomiczne serwujące przekąski i tym podobne w rozsądnych cenach i ze specjalną zniżką dla UN-Habitat oraz miejscowego personelu i wolontariuszy.

174. Miejsce na stoisko UN-Habitat.

175. Około 10 ekranów wokół powierzchni wystawienniczej.

176. Miejsce do przechowywania dla wszystkich wystawców.

Poczęstunek (napoje i jedzenie podawane w naczyniach nadającym się do recyklingu):

177. Bezpłatna woda pitna we wszystkich salach posiedzeń/powierzchni wystawienniczej/biurach i innych wyznaczonych punktach, a także na każdym podium dla moderatorów/prelegentów/panelistów.

178. Punkty z bezpłatną wodą pitną w całym obiekcie dla wszystkich uczestników.

179. Woda, herbata/kawa, przekąski w ciągu dnia we wszystkich biurach UN-Habitat i UNDSS, gdy tylko zaczną działać, a także w biurach kraju gospodarza.

180. Restauracje w obiekcie (lunch/obiad) w rozsądnych cenach.

Sprzęt, wyposażenie dla innych obszarów i pomieszczeń (zostaną ustalone i uzgodnione przez strony dla głównych wydarzeń WUF11):

181. Jedna duża sala posiedzeń dla około 6000 osób (może zostać wydzielona po otwarciu – układ audytorium).

182. 2 pomieszczenia dla 1000 osób (zmienny/ruchomy układ).

183. 6 pomieszczeń dla 250–350 osób (zmienny/ruchomy układ).

184. 2–3 pomieszczenia z dużym okrągłym stołem, maksymalnie dla 350 osób.

185. 25 pomieszczeń dla 100 osób (układ audytorium).

186. 15 pomieszczeń dla 50 osób (przygotowanych do przeprowadzenia szkolenia, z krzesłami / stołami).

187. Urban Cinema (układ zostanie określony) wyposażone w ekran kinowy (dźwiękoszczelne) oraz sprzęt projekcyjny (audio/ekrany/i tym podobne) z 60 krzesłami.

188. Zintegrowane przestrzenie, takie jak:
sala ONE-UN (co najmniej dla 200 osób),
sala Voice from Cities (co najmniej dla 100 osób),
sala SDG in Action (co najmniej dla 100 osób), oraz
Urban Library (co najmniej dla 60 osób).

189. 2 pokoje do modlitwy.
Odpowiednia przestrzeń do modlitwy.
Podłoga wyłożona dywanem.
Obszar dla kobiet i mężczyzn wyraźnie oddzielony.
Oznaczenie gwiazdy norweskiej w każdym pokoju.
Oddzielne miejsce na buty.
2 sofy i 2 krzesła w każdym pokoju.

190. Dodatkowe 2 sale spotkań dla spotkań dwustronnych (specyfikacje dotyczące układu stołów/krzeseł/zestawów wypoczynkowych zostaną przekazane na późniejszym etapie).

191. Dodatkowe 2 sale spotkań z salą konferencyjną dla 20–30 osób z 10 dodatkowymi krzesłami, w tym ekranem, projektorem i laptopem.

192. Dodatkowe 4 małe biura dla 6 osób, każde ze stolikami/krzesłami.

193. 10 dodatkowych laptopów w gotowości.

194. Pokój dla wolontariuszy (200 osób), szafki, stoły, krzesła.

Uwagi:

a) Ostateczna liczba sal posiedzeń i biur zostanie ustalona po ocenie miejsca i uzgodnieniu programu WUF11. Miasto zgadza się na „budowę” tymczasowych sal posiedzeń, biur (zwłaszcza dla głów państw) i przestrzeni zintegrowanych, zgodnie z wymaganiami technicznymi, w razie potrzeby, i jak wskazano w niniejszej Umowie, bez kosztów dla UN-Habitat.

b) Biura UN-Habitat i stoiska, biura Kraju Gospodarza, sala prelegentów, sala tłumaczy, centrum biznesowe organizatorów wydarzeń, centrum medialne i inne wymienione biura będą wyposażone w typowe materiały biurowe (więcej szczegółów zostanie przekazanych później). Biura i wyposażenie wraz ze wszystkimi urządzeniami komunikacyjnymi będą dostępne na 10 dni przed WUF11 zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez UN-Habitat, jednak wszelkie zmiany w tym harmonogramie będą przekazywane z wyprzedzeniem. Wszystkie powyższe biura powinny mieć numer wewnętrzny dla połączeń telefonicznych na terenie obiektu i mieć zapewniony bezpłatny catering dla UN-Habitat zgodnie z harmonogramem Umowy.

c) Określona ilość sprzętu informatycznego, układ i bardziej szczegółowe wymagania zostaną przekazane i uzgodnione podczas/po oficjalnych wizytach, w oczekiwaniu na ostateczną ocenę miejsca, w oparciu o wzajemne zrozumienie obu Stron, a także postęp technologiczny w tym czasie.

ZAŁĄCZNIK II

Zarys szacunkowego budżetu dla WUF11²

1. Rząd wniesie wkład finansowy w wysokości USD 8,000,000 (osiem milionów dolarów amerykańskich), jak określono w Artykule IV niniejszej Umowy. UN-Habitat wykorzysta tę kwotę na przygotowania, działania i ustalenia związane z WUF11, w sposób określony w poniższych kategoriach i orientacyjnym budżecie.

a) Personel: wykonywanie obowiązków i zadań dotyczących koordynacji i przygotowań, przekazywania informacji i promowania, kompetencje administracyjne, techniczne i merytoryczne oraz inne, potrzebne dla wsparcia WUF11;

b) Raport i ocena: koszty personelu i koszty operacyjne dla przeprowadzenia oceny zewnętrznej i dla raportu końcowego WUF11;

c) Mobilizacja regionalna i promocja: mobilizacja rządów krajowych i lokalnych poprzez krajowe fora miejskie, dobrowolne lokalne przeglądy, działania promocyjne i wspierające, na poziomie globalnym i regionalnym;

d) Inicjatywy w zakresie dziedzictwa: wdrażanie inicjatyw Światowego Forum Miejskiego w zakresie dziedzictwa, w tym wsparcie dla inicjatyw WUF11 w zakresie dziedzictwa;

e) Korporacyjne inicjatywy flagowe: publikacje strategiczne, narzędzia i inicjatywy promujące zrównoważony rozwój miejski, zgodne z Programem WUF11 oraz Światowego Forum Miejskiego;

f) Rejestracja: online oraz rejestracja na konferencję na miejscu, system zarządzania bazą danych Światowego Forum Miejskiego;

g) Wystawa: projekt i realizacja przestrzeni wystawienniczej UN-Habitat oraz innych przestrzeni według potrzeb;

h) Ochrona ONZ: koszty zastępstwa dla funkcjonariuszy UNDSS podczas WUF11;

i) Materiały i wyposażenie: materiały i wyposażenie wspierające przygotowanie i przeprowadzenie WUF11;

j) Podróże: bilety lotnicze, diety dzienne (DSA) oraz koszty transferu w podróży związanej z przygotowaniem, uczestnictwem i działaniami następującymi po WUF11, dla personelu UN-Habitat, personelu UNDSS, wybranych panelistów, prelegentów, moderatorów, gości specjalnych WUF11 i przedstawiciele krajów najsłabiej rozwiniętych (LDC);

k) Koszty wsparcia programu: opłata pobierana jako procent bezpośrednich wydatków celowych przeznaczonych na zwrot dodatkowych kosztów pośrednich związanych ze wspieraniem działań celowych.

2. UN-Habitat jest upoważniony do dokonywania zmian nieprzekraczających 20% w ramach którejkolwiek kategorii budżetowej niniejszej Umowy, pod warunkiem, że nie zostanie przekroczona maksymalna kwota określona w ustępie 1 powyżej. Każda zmiana przekraczająca tę wartość procentową musi zostać uprzednio zatwierdzona przez Strony.

Szacunkowy budżet dla WUF11

ZAŁĄCZNIK III

USTALENIA DOTYCZĄCE WSPÓŁPRACY W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA

1. W niniejszym Załączniku opisano szczegółowo zasady współpracy w zakresie bezpieczeństwa między Rządem, a Departamentem Bezpieczeństwa i Ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych („UNDSS”), o której mowa w Artykule VI (Ochrona i bezpieczeństwo) Umowy z Krajem-Gospodarzem, między koordynatorem do spraw Bezpieczeństwa wydarzenia („ESC”), który jest przedstawicielem UNDSS, a wyższym urzędem Rządu do spraw bezpieczeństwa.

2. ESC w porozumieniu z Organizacją Narodów Zjednoczonych reprezentuje Sekretarza WUF11 (lub wyznaczonego przez niego przedstawiciela) i uczestniczy w razie potrzeby we wszystkich spotkaniach dotyczących wszelkich kwestii bezpieczeństwa związanych z wydarzeniem. Rząd wyznaczy krajowego przedstawiciela do spraw bezpieczeństwa („NSO”), który będzie działał w charakterze przedstawiciela.

3. ESC i NSO pracują w porozumieniu w celu przygotowania Planu Bezpieczeństwa WUF11. Plan Bezpieczeństwa WUF11 opisuje i wyznacza na mapie/planie miejsce WUF11 oraz szczegółowo opisuje zabezpieczenie WUF11, które jest uważane za wspólną operację UNDSS i Rządu.

4. Każda poważna sytuacja związana z bezpieczeństwem, która mogłaby wpłynąć na normalny przebieg WUF11, będzie oceniana w porozumieniu z organami Rządu, a ich zalecenia zostaną przekazane Sekretarzowi WUF11 w celu podjęcia ostatecznej decyzji. Jedynym wyjątkiem będzie powstanie zagrożenia pożarowego, gdzie zastosowanie będzie miał plan przeciwpożarowy i plan ewakuacji, a działania przeciwpożarowe przejmie lokalna straż pożarna.

5. Organy Rządu zapewnią pomoc przy realizacji następujących zadań:

a) zasoby ludzkie;

b) zarządzanie operacjami dotyczącymi bezpieczeństwa i współpraca z ESC;

c) bezpieczeństwo wokół obiektów i nadzór komunikacji na obszarze sąsiadującym;

d) ochrona VIP (UN-Habitat dostarczy listę nazwisk VIP-ów notą dyplomatyczną);

e) wsparcie operacyjne (poszukiwani/neutralizacja bomb, wsparcie w zakresie ochrony i bezpieczeństwa przeciwpożarowego, jak również wsparcie medyczne).

6. Mimo że powyższe określenie odpowiedzialności formalnie przypisuje konkretne obowiązki Stronom, nie wyklucza ono sytuacji, w której którakolwiek ze Stron niniejszej Umowy prosi o pomoc w zakresie bezpieczeństwa w przypisanym jej obszarze odpowiedzialności.

Organizacja dowodzenia

7. Organy Rządu działające na Terenie WUF11 będą koordynowane przez NSO lub jego/jej wyznaczonego delegata/delegatów. NSO będzie jednak ściśle współpracować z ESC w wykonywaniu wszystkich zadań związanych z bezpieczeństwem. Pracownicy ochrony biorący udział we wspólnej operacji, zwłaszcza działający na Terenie WUF11, będą nosić odpowiedni strój. Pracownicy ochrony, których może zatrudnić Rząd, będą działać pod kierownictwem operacyjnym ESC i będą również odpowiednio akredytowani.

8. Plan Bezpieczeństwa WUF11 obejmuje tabelę personelu, przydzielającą obowiązki i uprawnienia poszczególnym pracownikom ochrony. Tabela może być aktualizowana w razie potrzeby za zgodą obu Stron.

Przekazanie odpowiedzialności

9. Z zastrzeżeniem daty dostępności Terenu WUF11, ESC przejmuje formalną odpowiedzialność za Teren WUF11 24 godziny, lub w czasie, który zostanie wspólnie uzgodniony, przed otwarciem procesu akredytacji na miejscu rozpoczynającym się 3 dni przed pierwszym dniem WUF11, aż do zamknięcia WUF11. Odpowiedzialność za ten obszar zostanie formalnie przeniesiona na NSO 48 godzin po oficjalnym zamknięciu programu lub w czasie, który zostanie wspólnie uzgodniony, zależnie od potrzeb WUF11. Przez cały czas przed, w trakcie i po zakończeniu WUF11 Policja Rzeczypospolitej Polskiej dostarczy wystarczającą liczbę funkcjonariuszy, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie WUF11 w atmosferze bezpieczeństwa i spokoju, bez jakichkolwiek zakłóceń.

Łącznicy

10. NSO zapewni tylu oficerów łącznikowych, ilu będzie potrzeba do obsługi wspólnych funkcji. Oficerowie łącznikowi koordynują swoje działania z ESC.

11. UNDSS ustanowi swoją siedzibę w wyznaczonym do tego celu Biurze Organizacji Narodów Zjednoczonych wewnątrz Terenu WUF11. NSO może dołączyć do tego biura lub zająć biuro, które zostanie przydzielone jemu jej i jego/jej zespołowi na Terenie WUF11. Spotkania koordynacyjne będą odbywać się w obu placówkach, za obopólną zgodą i według potrzeb, ale przynajmniej raz dziennie.

Broń palna

12. Pracownicy ochrony pracujący na Terenie WUF11 – z wyjątkiem funkcjonariuszy odpowiedzialnych za ochronę osób, którym została ona przyznana – nie będą nosić broni palnej i nie powinni reagować na sytuacje awaryjne oraz nie mogą neutralizować ryzyka lub bezpośredniego zagrożenia, chyba że zażąda tego Dyrektor Wykonawczy UN-Habitat lub wyznaczony przez nią/niego funkcjonariusz.

13. Funkcjonariusze ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych, pełniąc służbę, będą nosić oficjalną broń służbową Organizacji Narodów Zjednoczonych, która zostanie przywieziona i licencjonowana zgodnie z przepisami Rzeczypospolitej Polskiej. Gdy nie będzie noszona, broń będzie bezpiecznie przechowywana w Biurze Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych, w odpowiednim zabezpieczonym magazynie. Pracownicy ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych będą przestrzegać regulacji Organizacji Narodów Zjednoczonych dotyczących użycia siły fizycznej i śmiercionośnej siły fizycznej. NSO zobowiązuje się do udzielenia pomocy ESC Organizacji Narodów Zjednoczonych w sprawnym przeprowadzeniu odprawy broni służbowej Organizacji Narodów Zjednoczonych i sprzętu bezpieczeństwa, przy wjeździe i wyjeździe, zgodnie z przepisami Rzeczypospolitej Polskiej. Organy Rządu zobowiążą się również do zapewnienia bezpiecznego przechowywania broni Organizacji Narodów Zjednoczonych na lotnisku przylotu/odlotu oraz bezpiecznej eskorty broni pomiędzy lotniskiem a miejscem Konferencji.

Zarządzanie kryzysowe

14. Od rozpoczęcia do zakończenia WUF11 Zespół Kryzysowy, utworzony przez przedstawicieli obu Stron, będzie gotowy do podjęcia działania. Obie Strony zobowiązują się do współpracy w celu zminimalizowania zagrożeń dla życia i mienia. Niezależnie od liczby członków wymienionego Zespołu Kryzysowego, podjęte decyzje będą wynikiem konsensusu. ESC przekaże zalecenia Zespołu Kryzysowego Sekretarzowi WUF11, który zadecyduje o sposobie działania, jeśli kryzys będzie miał wpływ na Teren WUF11.

Bezpieczne środki komunikacji

15. Obie Strony zgadzają się zaakceptować prawo każdej ze Stron do nawiązania i prowadzenia bezpiecznej komunikacji na Terenie WUF11 oraz do umożliwienia funkcjonowania takiej bezpiecznej komunikacji bez zakłóceń, w jakikolwiek sposób, ze strony którejkolwiek ze Stron.

Bezpieczeństwo Sekretarza Generalnego Organizacji Narodów Zjednoczonych i innych osób

16. NSO zobowiązuje się do zapewnienia ESC uzasadnionej pomocy w zapewnieniu ścisłej ochrony VIP-ów uczestniczących w WUF11, w szczególności Sekretarzowi Generalnemu Organizacji Narodów Zjednoczonych podczas pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej, a także eskortę dla innych kluczowych funkcjonariuszy Organizacji Narodów Zjednoczonych, w drodze wzajemnego porozumienia. UN-Habitat przekaże notę dyplomatyczną podającą imiona i nazwiska VIP-ów,

Przyjmowanie VIP-ów i delegatów

17. Obie Strony zgadzają się współpracować w celu zapewnienia odpowiedniego przyjęcia dla wszystkich VIP-ów odwiedzających lub uczestniczących w WUF11. NSO jest obowiązany do udzielenia pomocy odpowiednim funkcjonariuszom Organizacji Narodów Zjednoczonych do spraw bezpieczeństwa i protokołu w uzyskaniu uzasadnionego dostępu do wszystkich obszarów Międzynarodowego Portu Lotniczego Katowice i innych lotnisk tranzytowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w celu ułatwienia przyjmowania VIP-ów i delegacji.

Biuro rzeczy znalezionych

18. ESC funkcjonuje jako Biuro Rzeczy Znalezionych. Wszelkie mienie, które nie zostanie odebrane na zakończenie WUF11, będzie przekazane ESC i NSO do dalszej decyzji.

Wydawanie identyfikatorów konferencyjnych

19. Wszystkie osoby wchodzące na Teren WUF11 muszą być akredytowane i nosić identyfikator Organizacji Narodów Zjednoczonych (identyfikator WUF11 ze zdjęciem) przez cały czas przebywania na obszarze WUF11, chyba że istnieje oddzielne wejście/wyjście z pomieszczeń wystawowych dla publiczności tylko zwiedzającej wystawę (jak określono w niniejszej Umowie). Organizacja Narodów Zjednoczonych będzie odpowiedzialna za produkcję i wydanie wszelkich przepustek do WUF11 na koszt Rządu oraz wszelkich innych identyfikatorów wymaganych dla uzyskania dostępu do WUF11 i obiektów powiązanych. NSO zobowiązuje się honorować wszystkie przepustki Organizacji Narodów Zjednoczonych zgodnie z indywidualnymi wytycznymi wydawanymi dla każdej przepustki. Proponowane wzory identyfikatorów WUF11 ze zdjęciem będą umieszczone w broszurze, która zostanie przekazana władzom Rzeczypospolitej Polskiej. Informacje o uczestnikach mających prawo do akredytacji na WUF11 będą, na specjalne żądanie władz Rzeczypospolitej Polskiej, rozpatrywane przez Organizację Narodów Zjednoczonych zgodnie z zasadami, przepisami, politykami i praktykami Organizacji Narodów Zjednoczonych.

Kwestie bezpieczeństwa

20. NSO zagwarantuje, że wszystkie obiekty WUF11 będą spełniały krajowe normy przeciwpożarowe i dotyczące bezpieczeństwa. Jednocześnie NSO przekaże ESC egzemplarz planu ewakuacji. Obie Strony będą współpracować w przygotowaniu i przeprowadzeniu ćwiczeń przeciwpożarowych przed dniem otwarcia. Wyznaczony zostanie członek personelu bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych do pełnienia funkcji łącznika w zakresie koordynacji służb przeciwpożarowych, ochrony i wsparcia, razem ze swoim odpowiednikiem ze strony Rządu. Wymieniony członek personelu bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych będzie miał między innymi dostęp do pomieszczeń Centrum Kontroli Bezpieczeństwa na Terenie WUF11 i będzie współpracował z jego dyżurnym operatorem bezpieczeństwa.

Współpraca z Centrum Konferencyjnym

Prywatna firma ochroniarska

21. ESC będzie współpracować z kierownictwem każdej prywatnej firmy ochroniarskiej, która będzie prowadziła rutynowe operacje na WUF11, w celu zidentyfikowania funkcji wsparcia, które ta firma i jej pracownicy będą pełnić podczas WUF11. Bez zgody ESC Kierownictwo prywatnej firmy ochroniarskiej i jej pracownicy nigdy nie podejmą decyzji dotyczących bezpieczeństwa, które mogłyby wpłynąć na normalny przebieg WUF11. Pracownicy prywatnej firmy zostaną akredytowani na spotkanie i, jak wskazano powyżej, otrzymają i będą musieli nosić identyfikatory Organizacji Narodów Zjednoczonych. Wszyscy pracownicy ochrony powinni mieć identyfikatory wskazujące na to kim są.

Przekazywanie osób zatrzymanych

22. W przypadku gdy pracownicy ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych zatrzymają jakąkolwiek osobę na Terenie WUF11, sporządzany zostanie raport, który następnie zostanie przekazany do NSO. Na podstawie tego raportu i wszelkich istotnych informacji NSO może zażądać, aby osoba zatrzymana została przekazana odpowiednim organom Rzeczypospolitej Polskiej odpowiedzialnym za bezpieczeństwo. Służby ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych zachowują swobodę decyzji, czy i w jaki sposób taki wniosek zostaje złożony. NSO zobowiązuje się do informowania ESC o wszelkich procedurach prawnych podejmowanych przeciwko osobie przekazanej organom Rzeczypospolitej Polskiej przez służby ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych.

Ocena zagrożenia

23. Przed otwarciem i podczas trwania WUF11 NSO dostarczy dokument oceny zagrożenia, najpierw na poziomie krajowym, a potem lokalnym, który to dokument posłuży za podstawę do dostosowania lub wprowadzenia ewentualnych zmian do, lub wzmocnienia środków bezpieczeństwa zastosowanych w celu zapewnienia niezakłóconego przebiegu WUF11.

Plan Bezpieczeństwa WUF11

24. ESC i NSO będą współpracować w przygotowaniu kompleksowego Planu Bezpieczeństwa WUF11. Plan Bezpieczeństwa WUF11 będzie zawierał opisy i wytyczne przygotowane według mapy/planu Terenu WUF11 i będzie stanowił podstawę wykonywania wszelkich zadań związanych z bezpieczeństwem.

25. Dla celów przygotowania Planu Bezpieczeństwa WUF11 następujące zadania zostały włączone w zakres obowiązków UNDSS. ESC otrzyma wsparcie i pomoc NSO i jego/jej delegatów w celu opracowania każdego z następujących zadań:

a) działania w obszarze akredytacji, z ustanowieniem w ścisłej współpracy z UN-Habitat, jak następuje:

i. nadzór nad utworzeniem obszaru akredytacji;

ii. określenie sposobu zabezpieczenia obszaru akredytacji i dostępów do niego;

iii. usługi wsparcia dla jednostek akredytujących oraz

iv. bezpośredni nadzór nad procesem wydawania identyfikatorów oraz innych produktów akredytacyjnych;

b) działania na Terenie WUF11 obejmują:

i. obsadę osobową biura ochrony Organizacji Narodów Zjednoczonych i współpracę z centrum kontroli WUF11 oraz pomieszczeniem kontroli bezpieczeństwa należącym do Rzeczypospolitej Polskiej;

ii. nadzór nad punktami kontroli dostępu na spotkania WUF11 (obejmie to dostarczenie wymaganej/określonej ilości urządzeń do prześwietlania bagażu i urządzeń do prześwietlania osób);

iii. nadzór nad punktami kontroli dostępu na Teren WUF11;

iv. ogólny nadzór nad Terenem WUF11 i obszarami powiązanymi, poprzez patrole;

v. kontrolę dostępu oraz kontrolę stacjonarną głównej sali posiedzeń oraz innych sal posiedzeń;

vi. zmianę nocną oraz

vii. koordynację służb pomocniczych (wykrywanie ładunków wybuchowych, zabezpieczenie przeciwpożarowe, ochrona, zabezpieczenie medyczne)

Uwaga: Teren WUF11 musi mieć całodobową ochroną wewnątrz (odpowiedzialność po stronie Organizacji Narodów Zjednoczonych) i na zewnątrz (odpowiedzialność po stronie Rządu),

c) inne działania obejmują:

i. udział kompanii honorowej oraz inne działania protokolarne podczas sesji otwarcia i zamknięcia oraz ceremonii podniesieniaopuszczenia flagi;

ii. działania wspierające oraz

iii. koordynacja ochrony VIP-ów.

26. Rząd ma przydzielone następujące zadania, które mogą być wykonywane w ramach wspólnej operacji zapewnienia bezpieczeństwa, niezależnie od pozostałych zadań, które Rząd musi obowiązkowo podjąć poza ramami takiej operacji zgodnie z ustępem 7 niniejszego Załącznika, i które mogą zostać lub nie włączone do niniejszego Planu Bezpieczeństwa WUF11:

a) zadania, które należy uwzględnić w Planie Bezpieczeństwa WUF11:

i. kontrola dostępu pojazdów do terenu sąsiadującego z Terenem WUF11;

ii. dostęp oznakowanych pojazdów VIP do WUF11;

iii. zamknięcie terenów parkingów;

iv. kontrola dostaw pojazdami prowadzona na zewnątrz i autoryzacja w czasie trwania wystawy;

v. działania wspierające związane z ochroną VIP-ów;

vi. organizacja konwojów i eskorty VIP-ów oraz nadzwyczajne środki bezpieczeństwa dotyczące VIP-ów;

vii. operacje wsparcia (oddział zabezpieczenia przeciwwybuchowego, przewodnicy z psami, oddział straży pożarnej);

viii. ochrona hoteli, w których przebywają delegaci i inni uczestnicy;

ix. działania zabezpieczające (pierwsza pomoc, karetka pogotowia, sanitariusze, lekarze, szpital) oraz

x. bezpieczeństwo przewozu delegatów i personelu Organizacji Narodów Zjednoczonych na miejsce;

b) funkcje, które mogą nie być uwzględnione w Planie Bezpieczeństwa WUF11:

i. środki zapewnienia porządku publicznego w otoczeniu Terenu WUF11;

ii. bezpieczeństwo innych miejsc, gdzie mogą odbywać się równolegle wydarzenia oraz

iii. koordynacja działań z innymi oficjalnymi przedstawicielami Rządu lub podmiotami.

27. Po sporządzeniu Plan Bezpieczeństwa WUF11 zostanie przedstawiony UN-Habitat do zatwierdzenia, niezależnie od faktu, że załączniki, które uzupełniają Plan Bezpieczeństwa WUF11, w razie potrzeby mogą zostać zmienione lub uzupełnione o nowe informacje.

28. Wszelkie spory między uczestnikami wspólnej operacji, jakie mogą powstać podczas wykonywania zadań w zakresie bezpieczeństwa, będą niezwłocznie zgłaszane do ESC i NSO.

¹ Wykaz sprzętu, wyposażenia i szczegółowe informacje dotyczące pozycji wskazanych w załączniku nr I mają jedynie charakter orientacyjny i podlegają dalszemu sprawdzeniu i uzgodnieniu między stronami.

² Zgodnie z Artykułem IV ustęp 2. Kwoty podane w budżecie mają charakter orientacyjny.