Monitor Polski - rok 2021 poz. 46

Na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171 oraz z 2020 r. poz. 568, 695 i 2320) zarządza się, co następuje:

2. Zespół jest organem pomocniczym Rady Ministrów.

1) Programie - należy przez to rozumieć zbiór powiązanych ze sobą projektów i zadań realizowanych przez Zespół, zmierzających do zapewnienia współpracy organów i jednostek administracji rządowej z Wielkoskalowymi Systemami Informacyjnymi Unii Europejskiej;

2) Systemach - należy przez to rozumieć Wielkoskalowe Systemy Informacyjne Unii Europejskiej budowane, rozwijane i utrzymywane przez Agencję Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości, a w szczególności:

a) System Informacyjny Schengen drugiej generacji (SIS II),

b) Wizowy System Informacyjny (VIS),

c) Europejski Zautomatyzowany System Rozpoznawania Odcisków Palców (Eurodac),

d) System kontroli wjazdu/wyjazdu (EES),

e) Europejski system informacji o podróży oraz zezwoleń na podróż (ETIAS),

f) Scentralizowany system służący do ustalania państw członkowskich posiadających informacje o wyrokach skazujących wydanych wobec obywateli państw trzecich i bezpaństwowców (ECRIS-TCN);

3) Projektach - należy przez to rozumieć przedsięwzięcia związane z budową nowych, modernizacją istniejących i zapewnieniem interoperacyjności Systemów;

4) MasterPlanie - należy przez to rozumieć plan dostosowania organów administracji rządowej do współpracy z Systemami;

5) Interoperacyjności - należy przez to rozumieć ramy interoperacyjności Systemów Wielkoskalowych Unii Europejskiej, w tym narzędzia interoperacyjności takie jak: europejski portal wyszukiwania, wspólny system porównywania danych biometrycznych, wspólne repozytorium danych umożliwiających identyfikację, detektor wielokrotnych tożsamości, które zapewnią dodatkowo odpowiedni dostęp organów krajowych do danych spoza systemów wielkoskalowych UE, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/817 z dnia 20 maja 2019 r. w sprawie ustanowienia ram interoperacyjności systemów informacyjnych UE w obszarze granic i polityki wizowej oraz zmieniające rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008, (UE) 2016/399, (UE) 2017/2226, (UE) 2018/1240, (UE) 2018/1726, (UE) 2018/1861 oraz decyzje Rady 2004/512/WE i 2008/633/WSiSW (Dz. Urz. UE L 135 z 22.05.2019, s. 27) oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/818 z dnia 20 maja 2019 r. w sprawie ustanowienia ram interoperacyjności systemów informacyjnych UE w obszarze współpracy policyjnej i sądowej, azylu i migracji oraz zmieniające rozporządzenia (UE) 2018/1726, (UE) 2018/1862 i (UE) 2019/816 (Dz. Urz. UE L 135 z 22.05.2019, s. 85);

6) Planie projektu - należy przez to rozumieć dokument, który zawiera w szczególności: zakres projektu zadania, zasoby, w tym zasoby ludzkie, harmonogram projektu, oszacowanie kosztów, ryzyka, podmioty zaangażowane w projekt, skład zespołu projektowego.

1) przygotowywanie projektów dokumentów i rozstrzygnięć mających znaczenie dla Systemów oraz ich Interoperacyjności w Rzeczypospolitej Polskiej, przedstawianych Prezesowi Rady Ministrów celem przedłożenia Radzie Ministrów;

2) przygotowanie oraz przedstawienie do akceptacji Radzie Ministrów projektu MasterPlanu;

3) opracowanie harmonogramu prac Zespołu;

4) identyfikacja zadań oraz ustalenie, w celu zarekomendowania Radzie Ministrów, które organy administracji rządowej oraz podległe im jednostki organizacyjne lub przez nie nadzorowane będą realizowały zadania jako wiodące lub współpracujące w kwestiach związanych z Systemami oraz ich Interoperacyjnością;

5) przeprowadzenie szczegółowej analizy zadań administracji rządowej zmierzających do zapewnienia współpracy organów oraz podległych im jednostek organizacyjnych lub przez nie nadzorowanych z Systemami oraz ich Interoperacyjnością;

6) przeprowadzenie analizy kosztów działań związanych z realizacją zadań administracji rządowej zmierzających do zapewnienia współpracy organów oraz podległych im jednostek organizacyjnych lub przez nie nadzorowanych z Systemami oraz ich Interoperacyjnością.

2. Udostępnianie informacji i dokumentów odbywa się w sposób wskazany w art. 10a ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów.

1) Rada Programu;

2) Kierownik Programu - dyrektor albo zastępca dyrektora departamentu właściwego merytorycznie do spraw Wielkoskalowych Systemów Informacyjnych Unii Europejskiej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

3) Komitet Sterujący;

4) Kierownicy Projektów - dyrektorzy albo zastępcy dyrektorów właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych w urzędach obsługujących odpowiednich członków Rady Programu:

a) modernizacji systemu SIS II,

b) modernizacji systemu VIS,

c) modernizacji systemu Eurodac,

d) wdrożenia systemu EES,

e) wdrożenia systemu ETIAS,

f) wdrożenia systemu ECRIS-TCN,

g) dostosowania przepisów prawnych,

h) wdrożenia narzędzi Interoperacyjności Systemów.

1) Przewodniczący Rady Programu - sekretarz albo podsekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji koordynujący działania departamentu właściwego merytorycznie do spraw Wielkoskalowych Systemów Informacyjnych Unii Europejskiej;

2) Zastępca Przewodniczącego Rady Programu - Pełnomocnik Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji do spraw Informatyzacji;

3) członkowie:

a) sekretarz stanu albo podsekretarz stanu wyznaczony przez Ministra Sprawiedliwości,

b) sekretarz stanu albo podsekretarz stanu wyznaczony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych,

c) sekretarz stanu albo podsekretarz stanu wyznaczony przez ministra właściwego do spraw zagranicznych,

d) sekretarz stanu albo podsekretarz stanu wyznaczony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji,

e) przedstawiciel krajowy w Zarządzie Agencji eu-LISA,

f) Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego albo jego zastępca,

g) Komendant Główny Policji albo jego zastępca,

h) Komendant Główny Straży Granicznej albo jego zastępca,

i) Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców albo jego zastępca.

2. Członek Rady Programu, za zgodą Przewodniczącego Rady Programu, może być zastępowany w pracach Rady Programu przez upoważnionego przedstawiciela w randze dyrektora. Upoważnienie do zastępowania wymaga zachowania formy pisemnej. Dopuszcza się przekazanie upoważnienia drogą elektroniczną.

3. Na zaproszenie Przewodniczącego Rady Programu w posiedzeniach Rady Programu mogą uczestniczyć, bez prawa głosu, przedstawiciele innych organów administracji rządowej.

1) przyjęcie projektu MasterPlanu przedłożonego przez Kierownika Programu;

2) przedłożenie projektu MasterPlanu do akceptacji Radzie Ministrów;

3) monitoring realizacji Programu;

4) monitoring działań Kierownika Programu i realizacji poszczególnych Projektów;

5) akceptacja raportów okresowych i raportu końcowego z prac Zespołu;

6) przedłożenie raportu końcowego z prac Zespołu do akceptacji Radzie Ministrów.

2. Pracami Rady Programu kieruje Przewodniczący Rady Programu. W czasie nieobecności Przewodniczącego Rady Programu jego obowiązki wykonuje Zastępca Przewodniczącego Rady Programu.

3. Do zadań Przewodniczącego Rady Programu należy w szczególności:

1) monitorowanie prac Komitetu Sterującego;

2) zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom Rady Programu.

4. Posiedzenia Rady Programu odbywają się nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.

5. Udział w obradach Zespołu może być realizowany także w formie telekonferencji.

6. Rada Programu podejmuje rozstrzygnięcia w formie uchwał na posiedzeniach.

7. Uchwały Rady Programu są podejmowane zwykłą większością głosów, a w przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady Programu.

8. Uchwały Rady Programu mogą być też poddane pod głosowanie w trybie obiegowym, przy użyciu poczty elektronicznej.

1) opracowanie projektu MasterPlanu, na podstawie planów projektów przedstawionych przez Kierowników Projektów;

2) monitorowanie i identyfikowanie ryzyk w Programie oraz planowanie i monitorowanie skuteczności działań podejmowanych w odpowiedzi na ryzyko;

3) monitorowanie działań w poszczególnych Projektach;

4) zwoływanie i przewodniczenie posiedzeniom Komitetu Sterującego;

5) przekazywanie Radzie Programu informacji o postępach Programu i poszczególnych Projektów oraz o istotnych zagadnieniach i zagrożeniach w ich realizacji, wraz z propozycjami działań niezbędnych do osiągnięcia oczekiwanych celów i korzyści Programu;

6) opracowywanie raportów okresowych obejmujących trzymiesięczny okres sprawozdawczy i przedstawianie ich na posiedzeniach Rady Programu;

7) przygotowanie raportu końcowego Programu i przedstawienie Radzie Programu do akceptacji.

2. Kierownik Programu może powoływać grupy robocze, które będą funkcjonować w ramach Programu.

3. W skład grup roboczych mogą wchodzić przedstawiciele komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, jednostek organizacyjnych podległych ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych albo przez niego nadzorowanych oraz przedstawiciele innych organów administracji rządowej.

4. Pracami grup roboczych kierują przewodniczący grupy wyznaczani przez Kierownika Programu.

5. Zakres prac oraz sposób funkcjonowania grup roboczych określa Kierownik Programu.

1) Przewodniczący Komitetu Sterującego - Kierownik Programu;

2) pracownik właściwej merytorycznie komórki do spraw Wielkoskalowych Systemów Informacyjnych Unii Europejskiej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

3) Kierownicy Projektów, o których mowa w § 5 pkt 4, lub upoważnione przez nich osoby.

2. W pracach Komitetu Sterującego mogą uczestniczyć, na wniosek Kierownika Programu lub Kierowników Projektów, z głosem doradczym, przedstawiciele innych organów administracji rządowej.

3. Posiedzenie Komitetu Sterującego zwołuje Przewodniczący Komitetu Sterującego albo jego zastępca, w terminach wynikających ze stanu realizacji Programu, nie rzadziej jednak niż raz na trzy miesiące.

4. Kierownicy Projektów mogą wnioskować do Przewodniczącego Komitetu Sterującego o zwołanie posiedzenia Komitetu Sterującego.

5. Z każdego posiedzenia Komitetu Sterującego właściwa merytorycznie komórka do spraw Wielkoskalowych Systemów Informacyjnych Unii Europejskiej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji sporządza notatkę przedstawiającą przebieg dyskusji i podjęte uchwały.

1) identyfikacja i dokumentowanie potencjalnych problemów, opóźnień i zagrożeń w realizacji Projektów, ustalanie przyczyn ich powstania oraz opracowywanie planów naprawczych;

2) bieżące identyfikowanie zagadnień projektowych, w celu zapewnienia kontroli nad działaniami wykonanymi w zakresie przedmiotu prac;

3) prowadzenie repozytorium wiedzy o realizowanych Projektach.

1) zapewnianie realizacji zadań, zgodnie z zakresem i harmonogramem Projektu;

2) planowanie i organizowanie pracy w ramach Projektu;

3) sporządzenie i aktualizacja planu Projektu i przekazywanie go do Kierownika Programu;

4) odpowiedzialność za realizację całości zadań Projektu;

5) przekazywanie Kierownikowi Programu informacji o kluczowych terminach realizacji poszczególnych zadań wykonywanych w ramach Projektu;

6) monitorowanie i przekazywanie niezwłocznie Kierownikowi Programu informacji o postępach w realizacji Projektu oraz informacji o zagrożeniach w jego realizacji, w szczególności mogących stanowić ryzyko dla osiągnięcia oczekiwanych celów i korzyści Projektu;

7) monitorowanie i identyfikowanie ryzyk w obszarze odpowiedzialności oraz planowanie działań w odpowiedzi na zidentyfikowane zagrożenia;

8) przekazywanie Kierownikowi Programu informacji o ryzykach i problemach występujących w realizacji Projektu, które wymagają podjęcia decyzji lub działań przez Kierownika Programu, wraz z propozycjami działań naprawczych;

9) przekazywanie informacji, na podstawie których Kierownik Programu sporządza raport okresowy i raport końcowy, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 6 i 7.

1) prowadzenie dokumentacji Zespołu;

2) wsparcie merytoryczne i administracyjne Kierownika Programu;

3) przygotowywanie materiałów informacyjnych dotyczących prac Zespołu;

4) realizacja innych zadań delegowanych przez Kierownika Programu.

Prezes Rady Ministrów: M. Morawiecki