Monitor Polski - rok 2011 nr 13 poz. 137

Przekład

UMOWA W SPRAWIE SEKRETARIATU PARTNERSTWA WYMIARU PÓŁNOCNEGO W ZAKRESIE TRANSPORTU I LOGISTYKI
POMIĘDZY
NORDYCKIM BANKIEM INWESTYCYJNYM, MIĘDZYNARODOWĄ INSTYTUCJĄ FINANSOWĄ, ZAŁOŻONĄ NA PODSTAWIE TRAKTATU,
ZWANYM DALEJ „BANKIEM”,
A
MINISTERSTWEM TRANSPORTU I KOMUNIKACJI KRÓLESTWA NORWEGII,
MINISTERSTWEM TRANSPORTU FEDERACJI ROSYJSKIEJ,
MINISTERSTWEM TRANSPORTU KRÓLESTWA DANII,
MINISTERSTWEM SPRAW GOSPODARCZYCH I KOMUNIKACJI REPUBLIKI ESTOŃSKIEJ,
MINISTERSTWEM TRANSPORTU I KOMUNIKACJI REPUBLIKI FINLANDII W IMIENIU RZĄDU REPUBLIKI FINLANDII,
FEDERALNYM MINISTERSTWEM TRANSPORTU, BUDOWNICTWA I ROZWOJU MIAST REPUBLIKI FEDERALNEJ NIEMIEC,
MINISTERSTWEM TRANSPORTU REPUBLIKI ŁOTEWSKIEJ,
MINISTERSTWEM TRANSPORTU I KOMUNIKACJI REPUBLIKI LITEWSKIEJ,
MINISTERSTWEM INFRASTRUKTURY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ,
RZĄDEM KRÓLESTWA SZWECJI,
MINISTERSTWEM TRANSPORTU I KOMUNIKACJI REPUBLIKI BIAŁORUSI,
ZWANYCH DALEJ „STRONAMI”, LUB OSOBNO „STRONĄ”.

Niniejszym poświadczamy, że jest to wierna kopia oryginału dokumentu.

15 grudnia 2010 roku

Nordycki Bank Inwestycyjny jako depozytariusz.

W nawiązaniu do postanowień Memorandum of Understanding określającego zasady utworzenia Partnerstwa Wymiaru Północnego w Zakresie Transportu i Logistyki (zwanego dalej „Memorandum”), podpisanego w dniu 21 października 2009 r. przez Ministerstwa ds. transportu, infrastruktury i logistyki w Neapolu (Włochy);

Biorąc pod uwagę, że Bank jest międzynarodową organizacją podlegającą prawu międzynarodowemu publicznemu, regulowaną przez swoje dokumenty założycielskie oraz której zostały przyznane niektóre przywileje i immunitety;

Zważywszy, że Bank podjął się zorganizowania Sekretariatu Partnerstwa Wymiaru Północnego w Zakresie Transportu i Logistyki (zwanego dalej „Sekretariatem”) oraz zapewnienia związanej z tym obsługi administracyjnej;

Strony oraz Bank uzgodniły, co następuje:

Terminy „Partnerstwo”, „Komitet Sterujący”, „Spotkanie/Spotkania Wysokiego Szczebla”, „Wymiar Północny”, „Plan Działania” oraz „Sekretariat” będą mieć takie samo znaczenie, jakie zostało im nadane w Memorandum.

1. Sekretariat jest organem roboczym Partnerstwa i zostaje utworzony w celu zapewnienia wsparcia administracyjnego i technicznego pracom prowadzonym w ramach Partnerstwa.

2. Sekretariat zostanie utworzony poprzez podpisanie niniejszej Umowy na Spotkaniu Wysokiego Szczebla. Sekretariat będzie mieścić się w głównej siedzibie Banku w Helsinkach, Finlandia.

3. Dla uniknięcia wątpliwości postanawia się niniejszym, że Sekretariat nie będzie uznawany za odrębny podmiot prawa, lecz będzie funkcjonować jako jednostka specjalna w ramach Banku. Niemniej jednak, przy sprawowaniu swoich funkcji Sekretariat będzie działać wyłącznie na podstawie instrukcji Komitetu Sterującego Partnerstwa.

4. Pracownicy Sekretariatu będą zatrudnieni przez Bank w oparciu o zasady określone przez Komitet Sterujący. Osobom będącym pracownikami Sekretariatu będą przysługiwać te same prawa i ochrona, jak innym pracownikom Banku oraz będą oni podlegać tym samym przepisom i obowiązkom, co inni pracownicy Banku, jednakże będą oni wykonywać wyłącznie czynności powierzone Sekretariatowi przez Komitet Sterujący.

5. Głównym językiem roboczym Sekretariatu będzie język angielski. Pracownicy Sekretariatu mogą w ramach prowadzonych prac posługiwać się także językiem rosyjskim w celu zapewnienia skutecznego i właściwego zarządzania Sekretariatu.

W celu osiągnięcia zamierzeń, o których mowa w art. 2 ust. 1 niniejszej Umowy, Sekretariat będzie realizować następujące zadania:

1. badać i oceniać wnioski oraz materiały informacyjne przedstawiane w celu ujęcia w porządku obrad, jak również inne dokumenty przedkładane przez uczestników w celu ich dalszego wykorzystania na posiedzeniach Komitetu Sterującego i na Spotkaniach Wysokiego Szczebla;

2. zapewniać organizacyjne i techniczne wsparcie podczas posiedzeń Komitetu Sterującego, Spotkań Wysokiego Szczebla i Grup Roboczych, m.in. przez rozsyłanie powiadomień o terminach spotkań, przygotowywanie i rozsyłanie wstępnego porządku obrad oraz projektów dokumentów, które będą omawiane na wyżej wymienionych posiedzeniach;

3. przygotowywać projekty protokołów z posiedzeń Komitetu Sterującego i Spotkań Wysokiego Szczebla;

4. doręczać członkom Komitetu Sterującego dokumenty mające związek z wynikami posiedzeń;

5. zwracać się do uczestników Partnerstwa, jak również do innych zainteresowanych organizacji z prośbą o informacje oraz inne materiały niezbędne w celu zapewnienia wsparcia pracom Komitetu Sterującego;

6. stworzyć bazę danych na temat zagadnień związanych z zakresem kompetencji Komitetu Sterującego oraz dostarczać te informacje Stronom Memorandum;

7. wspierać Spotkania Wysokiego Szczebla, Komitet Sterujący i Grupy Robocze w zakresie przygotowywania i rozsyłania informacji na temat wstępnej oceny propozycji projektów i materiałów analitycznych związanych z zakresem kompetencji Partnerstwa, jak również informacji o przygotowaniu i ocenie projektów, najlepszych praktyk w obszarze m.in. wąskich gardeł, środków horyzontalnych, inżynierii finansowej i partnerstwa publiczno-prywatnego do rozpatrzenia przez Komitet Sterujący;

8. proponować kryteria monitorowania postępów Partnerstwa w osiąganiu zamierzonych celów oraz w realizacji Planu Działania do rozpatrzenia przez Komitet Sterujący;

9. analizować realizację przez Strony decyzji podejmowanych przez Komitet Sterujący i na Spotkaniach Wysokiego Szczebla oraz dostarczać odpowiednie informacje i propozycje na posiedzenia Komitetu Sterującego;

10. przygotować i przedstawiać, raz w roku, sprawozdania na temat postępów Partnerstwa do zatwierdzenia przez Komitet Sterujący;

11. ułatwiać koordynację i wymianę informacji pomiędzy uczestnikami NDPTL;

12. utworzyć i regularnie aktualizować stronę internetową NDPTL oraz inne rozpowszechniane materiały przedstawiające pracę i osiągnięcia Partnerstwa;

13. przygotowywać informacje, materiały analityczne oraz źródłowe dotyczące rozwoju projektów i działań NDPTL;

14. ułatwiać koordynację i wymianę informacji z organizacjami i forami zainteresowań Partnerstwa;

15. realizować wszelkie inne funkcje na prośbę i zgodnie z instrukcjami Komitetu Sterującego.

1. Strony są odpowiedzialne za pokrywanie wszystkich kosztów związanych z utworzeniem i funkcjonowaniem Sekretariatu.

2. Strony zapewnią środki finansowe niezbędne do funkcjonowania Sekretariatu w postaci rocznych składek, określonych szczegółowo w Załączniku 1.

3. Co roku Komitet Sterujący po konsultacji z Bankiem, najpóźniej do dnia 31 marca, zatwierdzi z góry łączną kwotę kosztów związanych z funkcjonowaniem Sekretariatu na kolejny rok kalendarzowy.

4. Odbiorcą składek będzie Bank. Strony dokonają wpłaty należnych składek do Banku w terminie nie późniejszym niż do 31 marca każdego roku kalendarzowego, na oprocentowany rachunek bankowy (zwany dalej „Rachunkiem Bankowym Sekretariatu”) określony na piśmie przez Bank. W przypadku nie dokonania wpłaty przez Stronę, Bank powiadomi o tym Komitet Sterujący określając skutki braku wpłaty na wysokość zatwierdzonej rocznej sumy kosztów Sekretariatu oraz usług świadczonych przez Sekretariat.

5. Rachunek Bankowy Sekretariatu będzie oddzielony od środków własnych Banku, w tym rezerw kapitałowych. Odsetki naliczane od kwot składek na prowadzenie Sekretariatu będą doliczane do Rachunku Bankowego Sekretariatu. Dla uniknięcia wątpliwości uznaje się, że środki pieniężne Sekretariatu będą podlegać zwolnieniom z podatków i opłat na takich samych zasadach, na jakich Bank korzysta z tych zwolnień zgodnie z dokumentami założycielskimi Banku.

6. Bank będzie prowadzić odrębną ewidencję i konta księgi głównej dla środków finansowych zdeponowanych na Rachunku Bankowym Sekretariatu oraz płatności z tego rachunku, a także zlecać badanie wspomnianej ewidencji i rachunków przez niezależnych zewnętrznych audytorów Banku na koniec każdego roku finansowego. Kopie sprawozdań finansowych po ich zbadaniu przez audytorów będą dostarczane Komitetowi Sterującemu w najszybszym możliwym terminie po zakończeniu każdego roku finansowego. Zbadane sprawozdania finansowe powinny obejmować wykaz środków finansowych wykorzystanych w poprzednim roku finansowym oraz wyciąg bankowy z Rachunku Bankowego Sekretariatu.

7. Dyrektor Sekretariatu będzie odpowiedzialny za zarządzanie Rachunkiem Bankowym Sekretariatu. Rachunek Bankowy Sekretariatu będzie zarządzany zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy oraz z taką samą starannością, z jaką Bank zarządza funduszami własnymi.

8. Środki finansowe Sekretariatu mogą obejmować także dobrowolne wpłaty wniesione przez Strony, jak również dotacje lub wszelkiego rodzaju wpłaty dokonane przez międzynarodowe i krajowe organizacje, zarówno publiczne, pół-publiczne, jak i prywatne, w celu rozszerzenia zakresu działalności Sekretariatu.

1. Sekretariat będzie się składać z Dyrektora oraz takiej liczby innych pracowników, jaka jest niezbędna do skutecznego wykonywania jego zadań. Liczba pracowników zostanie określona przez Komitet Sterujący z uwzględnieniem środków finansowych będących w dyspozycji Sekretariatu.

2. Strony mogą delegować ekspertów krajowych do Sekretariatu pod warunkiem ich każdorazowego zatwierdzenia przez Komitet Sterujący. Strona delegująca ponosi wszelkie koszty związane z oddelegowaniem pracownika. Bank oraz Strona delegująca uzgodnią wszystkie szczegóły dotyczące oddelegowania eksperta.

3. Rekrutacja na stanowisko Dyrektora oraz pozostałych pracowników Sekretariatu będzie prowadzona w sposób bezstronny, zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi i etycznymi. Komitet Sterujący określi wymagany poziom kwalifikacji zawodowych i osobistych oraz wyważone zróżnicowanie geograficzne pracowników Sekretariatu w taki sposób, by przynajmniej jeden pracownik mówił płynnie w języku rosyjskim, w celu zapewnienia skutecznego i właściwego zarządzania Sekretariatu.

4. Bank przeprowadzi rekrutację pracowników Sekretariatu zgodnie ze zwyczajną procedurą rekrutacji. W ramach procedur rekrutacyjnych, Bank będzie publikować ogłoszenia o wolnych stanowiskach, gromadzić i analizować zgłoszenia na podstawie wymaganego poziomu kwalifikacji i przedstawiać opinie doradcze na temat kandydatów Komitetowi Sterującemu. Jeżeli Bank uzna, że kandydat nie spełnia wymogów niezbędnych, by zostać pracownikiem Banku, w ramach powierzonej mu zawodowej i etycznej oceny kandydatów Bank przedstawi swoją opinię Komitetowi Sterującemu wraz z uzasadnieniem. Bank nie będzie zobowiązany do zatrudnienia osoby, która w zasadnej ocenie Banku nie kwalifikuje się do zatrudnienia przez Bank w charakterze członka personelu. Takie same kryteria kwalifikacji stosuje się do pracowników oddelegowanych do Sekretariatu.

5. Komitet Sterujący może przeprowadzić z kandydatami rozmowy kwalifikacyjne i dokona wyboru kandydata, którego uzna za najbardziej odpowiedniego. Kandydat (kandydatka) na stanowisko Dyrektora Sekretariatu zostanie zaproponowany (zaproponowana) przez Komitet Sterujący na podstawie decyzji osiągniętej w drodze konsensusu oraz – po zatwierdzeniu tej kandydatury na Spotkaniu Wysokiego Szczebla – zostanie mianowany (mianowana) przez Bank. Pozostali pracownicy Sekretariatu będą nominowani przez Komitet Sterujący na podstawie decyzji osiągniętej w drodze konsensusu oraz mianowani przez Bank.

6. W ramach wykonywania swoich obowiązków w związku z działalnością Sekretariatu, pracownicy będą niezależni od innych struktur Banku i nie będą zwracać się z prośbą o instrukcje od Banku ani ich przyjmować.

7. Każda ze Stron będzie z szacunkiem odnosić się do statusu i niezależności pracowników Sekretariatu i nie będzie wywierać na nich wpływu w związku z wykonywaniem powierzonych im obowiązków. W ramach wykonywania swoich obowiązków Dyrektor ani pozostali pracownicy nie będą zwracać się z prośbą o instrukcje do żadnej ze Stron ani ich przyjmować. Będą oni działać na rzecz najlepszych interesów Partnerstwa w sposób bezstronny, niezależnie od swojej narodowości. W okresie zatrudnienia w Sekretariacie, pracownicy będą pracować wyłącznie na rzecz Sekretariatu oraz nie będą realizować żadnych działań handlowych bądź innych przedsięwzięć nakierowanych na własny zysk.

1. Strony zgadzają się zwolnić z odpowiedzialności, chronić i zabezpieczyć Bank przed wszelkimi roszczeniami, odpowiedzialnością, stratami lub kosztami (w tym zasadnymi kosztami z tytułu obsługi prawnej) związanymi z działalnością Sekretariatu, wynikłymi w związku z naruszeniem lub powstałymi w wyniku naruszenia przez Stronę przyjmującą odpowiedzialność odszkodowawczą jakichkolwiek przepisów prawa lub aktów administracyjnych, bądź jakiegokolwiek prawomocnego orzeczenia, decyzji lub postanowienia wydanego przez sąd, władze administracyjne lub trybunał arbitrażowy.

2. Bank zgadza się zwolnić z odpowiedzialności, chronić i zabezpieczyć Strony przed wszelkimi roszczeniami, odpowiedzialnością, stratami lub kosztami (w tym zasadnymi kosztami z tytułu obsługi prawnej) związanymi z działalnością Sekretariatu, wynikłymi w związku z naruszeniem lub powstałymi w wyniku naruszenia przez Bank jakichkolwiek przepisów prawa lub aktów administracyjnych, bądź jakiegokolwiek prawomocnego orzeczenia, decyzji lub postanowienia wydanego przez sąd, władze administracyjne lub trybunał arbitrażowy.

3. Sekretariat będzie działać w imieniu własnym wobec wszelkich osób trzecich. Bank, Strona, a także żaden urzędnik, pracownik lub przedstawiciel któregokolwiek z wyżej wymienionych nie będzie, z racji pełnienia swojej funkcji w związku z działalnością Sekretariatu w ramach niniejszej Umowy, ponosić jakiejkolwiek osobistej odpowiedzialności wobec osób trzecich. Przyjmuje się, że wszelkie zobowiązania, umowy, akty lub przedsięwzięcia, a także inne działania realizowane w ramach działalności Sekretariatu, zostały podjęte lub zrealizowane przez ww. wykonawców działających w ramach przydzielonych im obowiązków z tytułu pełnienia funkcji urzędników, pracowników lub przedstawicieli Banku.

Wszelkie spory, nieporozumienia, bądź też roszczenia wynikające lub związane z niniejszą Umową, jej naruszeniem, wygaśnięciem lub uznaniem za nieważną, będą rozstrzygane w drodze konsultacji i negocjacji pomiędzy Stronami oraz Bankiem. W przypadku braku osiągnięcia polubownego rozwiązania w terminie 90 dni kalendarzowych od daty rozpoczęcia konsultacji lub negocjacji, spór zostanie rozstrzygnięty w drodze arbitrażu zgodnie z Regulaminem Arbitrażowym UNCITRAL obowiązującym w momencie wejścia w życie niniejszej umowy. Londyński Sąd Arbitrażu Międzynarodowego powoła jednego arbitra. Siedzibą i miejscem arbitrażu będzie Londyn, Anglia, a język angielski będzie językiem używanym w całym postępowaniu arbitrażowym.

Umowa niniejsza wchodzi w życie po jej podpisaniu przez Bank i wszystkie Strony. Każdy z sygnatariuszy zapewnia, że posiada pełnomocnictwo oraz należyte upoważnienie do podpisania i związania Strony, w imieniu której dokonuje podpisania.

1. Umowa niniejsza będzie obowiązywać przez okres 3 lat od dnia jej podpisania, następnie będzie automatycznie przedłużana na 1 rok lub na dłuższy uzgodniony okres, o ile nie zostanie wypowiedziana w formie pisemnej przez Bank lub inną Stronę z (12) dwunastomiesięcznym wyprzedzeniem.

2. Jeżeli doszłoby do sytuacji, w której odpowiednie środki finansowe na funkcjonowanie Sekretariatu nie zostałyby przekazane zgodnie z Artykułem 4 ust. 4, a jednocześnie nie zostałoby osiągnięte porozumienie zatwierdzone przez Komitet Sterujący dotyczące zmiany zakresu działalności Sekretariatu w celu dostosowania jego funkcjonowania do dostępnych środków finansowych, wówczas niniejsza Umowa wygaśnie, a Sekretariat zostanie rozwiązany.

3. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez jedną lub większą liczbę Stron, Bank przeprowadzi konsultacje ze Stronami i Komitetem Sterującym w celu ustalenia, czy pozostające środki są wystarczające na finansowanie działalności Sekretariatu. Jeżeli stwierdzi się, że pozostające środki nie są wystarczające na finansowanie działalności Sekretariatu, Sekretariat zostanie rozwiązany. Jeżeli wypowiedzenie zostanie złożone przez Bank, powiadomienie o wypowiedzeniu zostanie rozesłane do wszystkich Stron i Sekretariat zostanie rozwiązany.

4. W przypadku, gdy Sekretariat ma zostać rozwiązany:

1) Bank będzie nadal zapewniać obsługę administracyjną Sekretariatu wyłącznie na potrzeby jego likwidacji, a wszystkie uprawnienia Banku wynikające z postanowień niniejszej Umowy będą pozostawać w mocy do momentu zakończenia likwidacji Sekretariatu;

2) Rachunek Bankowy Sekretariatu zostanie zamknięty, a wszelkie niewykorzystane kwoty (po odliczeniu wszelkich nieopłaconych kosztów lub wydatków Banku oraz po pokryciu lub pozostawieniu kwot na pokrycie wszystkich zobowiązań, a po otrzymaniu wszelkich odszkodowań i zwrotów na podstawie umowy, które Bank może uznać za konieczne dla własnej ochrony) zostaną zwrócone Stronom, proporcjonalnie do składek wpłaconych przez Strony.

Umowa niniejsza może zostać zmieniona na podstawie jednomyślnej decyzji Stron oraz Banku, na wniosek jednej ze Stron lub Banku.

W dowód czego, niżej podpisani upoważnieni przedstawiciele jedenastu Stron i Banku podpisali tę Umowę w jednym oryginalnym egzemplarzu w języku angielskim.

Załącznik 1

Załącznik finansowy
do Umowy w sprawie Sekretariatu NDPTL z dnia [data] 2010 r.

W ramach negocjacji w sprawie utworzenia Sekretariatu Partnerstwa Wymiaru Północnego w Zakresie Transportu i Logistyki (NDPTL) poczyniono następujące uzgodnienia w kwestii finansowania niezbędnego dla funkcjonowania Sekretariatu:

1. Tymczasowa struktura finansowania, wyłącznie na rok 2011:

1) Następujące Strony dokonają wpłat na zasadzie dobrowolności;

2) Dobrowolne składki powinny łącznie wynieść co najmniej 250 000 EUR by móc utworzyć niewielkich rozmiarów Sekretariat.

3) Wielkość Sekretariatu powinna być ograniczona do 1+1 (Dyrektor + pracownik techniczny).

4) Wkład Stron może również przybrać postać pomocy technicznej w pracy Sekretariatu.

2. Ostateczna struktura finansowania:

1) Wszystkie Strony wyrażają zgodę na wpłatę rocznych składek od dnia 1 stycznia 2012 roku.

2) Strony uzgodnią ostateczną strukturę finansowania Sekretariatu w terminie nie przekraczającym 31 października 2010 r. Postanowienia dotyczące ostatecznej struktury finansowania zostaną określone w nowym Załączniku 1, który zostanie podpisany przez Strony oraz Bank w terminie nie przekraczającym 31 marca 2011 r. oraz wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2012 r. W terminie określonym powyżej nowy Załącznik 1 zastąpi niniejszy załącznik.

SOOU 02190

10 grudnia 2010

Zastrzeżenie
do Umowy w Sprawie Sekretariatu Partnerstwa Wymiaru Północnego w Zakresie Transportu i Logistyki

Ustęp 4 artykułu 2 Umowy w Sprawie Sekretariatu Partnerstwa Wymiaru Północnego w Zakresie Transportu i Logistyki w obszarze, w jakim dotyczy praw i ochrony pracowników Sekretariatu Partnerstwa Wymiary Północnego w Zakresie Transportu i Logistyki, będzie obowiązywał na terytorium Republiki Białorusi od daty wejścia w życie i przez okres ważności Umowy Ramowej pomiędzy Republiką Białorusi a Nordyckim Bankiem Inwestycyjnym z dnia 1 czerwca 2010 roku.

Wersja angielska