Monitor Polski - rok 2010 nr 21 poz. 201

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej „CBA”;

2) zasady i tryb brakowania w CBA innej dokumentacji niż materiały archiwalne;

3) zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych CBA do archiwum państwowego;

4) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.²⁾), przekazywanych do archiwum państwowego materiałów archiwalnych CBA utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

1) ustawa – ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

2) ustawa o CBA – ustawę z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. Nr 104, poz. 708, z późn. zm.³⁾);

3) archiwum – archiwum wyodrębnione CBA działające na podstawie przepisów w sprawie organizacji archiwum wyodrębnionego w CBA;

4) brakowanie – ocenę przydatności dokumentacji niearchiwalnej do celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej;

5) dokumentacja – dokumentację wytworzoną w CBA bez względu na jej wartość archiwalną i sposób jej wytworzenia, a także dokumentację, która napłynęła do CBA;

6) dokumentacja niearchiwalna – dokumentację inną niż materiały archiwalne;

7) dyrektor archiwum – kierownika jednostki organizacyjnej CBA właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

8) jednostka archiwalna – odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji, w szczególności księgę, teczkę, fotografię;

9) jednostka organizacyjna – jednostkę organizacyjną, o której mowa w § 3 ust. 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 56 Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 lipca 2009 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 47, poz. 688);

10) klasyfikacja archiwalna – podział dokumentacji na grupy rzeczowe w systemie dziesiętnym ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt CBA, stanowiącym tajemnicę państwową;

11) komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko w jednostce organizacyjnej;

12) kwalifikacja archiwalna – ocenę wartości archiwalnej dokumentacji przez zaliczenie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie właściwych symboli kwalifikacyjnych;

13) materiały archiwalne – dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, zgodnie z art. 1 ustawy;

14) materiały operacyjne – dokumenty i materiały uzyskane w wyniku realizacji czynności, o których mowa w art. 14 ust. 1 pkt 6 ustawy o CBA;

15) niszczenie – zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

2. Dokumentację niearchiwalną, ze względu na okresy przechowywania, oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą brakowaniu po upływie okresu przechowywania;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu przechowywania ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej, zwanej dalej „ekspertyzą”, mającej na celu dokonanie oceny wartości dokumentacji oraz sprawdzenie prawidłowości jej kwalifikacji;

3) symbolem „Bc” – mającą wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla CBA, która nie podlega przekazaniu do archiwum i jest niszczona we własnym zakresie przez wytwórcę.

3. Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia 1 stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy, do której dokumentacja jest prowadzona.

2. W uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu sprawy.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” można:

1) utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania;

2) przedłużyć okres jej przechowywania;

3) zakwalifikować ją do kategorii „A” ze względu na znaczenie określone w art. 1 ustawy.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, wykonuje dyrektor archiwum.

1) spisie zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) odpowiadających jej inwentarzach.

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum i stanowi materiał archiwalny.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 5 ust. 2, informacje o wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację.

2. Dokumentacja niearchiwalną oznaczona symbolem „B” nieprzekazana do archiwum przez jednostkę organizacyjną po upływie okresu jej przechowywania podlega brakowaniu w tej jednostce organizacyjnej.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych wykonuje się w archiwum po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

4. Dokumentacja niearchiwalną oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych, w których dokumentacja jest przechowywana, bezpośrednio po stwierdzeniu utraty przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla CBA.

5. O zamiarze podjęcia czynności brakowania, o której mowa w ust. 1, archiwum powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalną będzie brakowana. Wraz z powiadomieniem archiwum przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 5, nie zajmie stanowiska w terminie 14 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, uznaje się, że nie zachodzą przesłanki wymienione w § 11, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

2. W przypadku zaistnienia przesłanek wymienionych w ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2) wykonanie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji – zwanych dalej „spisem i protokołem”;

3) zatwierdzenie odpowiednio przez:

a) Szefa CBA – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

b) kierownika jednostki organizacyjnej – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 5 i 6 do zarządzenia.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum funkcjonariusze archiwum w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 1 i 3;

2) co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora archiwum lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza, funkcjonariusz archiwum oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana, w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 2 i 4.

3. Komisję, o której mowa w ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana.

2. Dyrektor archiwum lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum spis i protokół, o których mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej niszczącej dokumentację niearchiwalna, drugi w archiwum, a trzeci jest przeznaczony dla instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalna.

2. Wybrakowaną dokumentację niearchiwalna przekazuje do zniszczenia właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka organizacyjna CBA.

3. Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w obecności wszystkich członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 1, lub co najmniej w obecności jej przewodniczącego.

4. Jednostka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie archiwum o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpośrednio w jednostce organizacyjnej, która dokonała wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

2. Ze zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia, który podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do zarządzenia, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi wtacza się do akt sprawy przekazywanych do archiwum.

4. Komisyjne niszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum.

2. Materiały archiwalne, które podlegają przekazaniu do archiwum państwowego, przygotowuje się zgodnie z zasadami określonymi w przepisach w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

1) dokumentu elektronicznego oraz

2) wydruku odpowiadającego treści dokumentu elektronicznego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci dokumentu elektronicznego przekazuje się do archiwum państwowego na informatycznym nośniku danych lub w drodze teletransmisji danych w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego.

3. Dwa egzemplarze wydruku spisu zdawczo-odbiorczego, podpisane przez dyrektora archiwum, przekazuje się do archiwum państwowego wraz z przekazywanymi materiałami archiwalnymi CBA. Jeden egzemplarz wydruku spisu podlega zwrotowi do CBA.

4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do zarządzenia.

5. Informację o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego zamieszcza się w spisach zdawczo-odbiorczych, w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów materiałów przekazanych, którego wzór stanowi załącznik nr 10 do zarządzenia.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230 i Nr 47, poz. 278.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 158, poz. 1122 i Nr 218, poz. 1592, z 2007 r. Nr 25, poz. 162, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r. Nr 18, poz. 97, Nr 85, poz. 716, Nr 105, poz. 880 i Nr 157, poz. 1241.

Załączniki do zarządzenia nr 26 Prezesa Rady Ministrów
z dnia 30 marca 2010 r. (poz. 201)

Załącznik nr 1

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY

Załącznik nr 2

REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Załącznik nr 3

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolami „B” i „BE”, przeznaczonej do zniszczenia

Załącznik nr 4

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Załącznik nr 5

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc”, przeznaczonej do zniszczenia

Załącznik nr 6

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc”

Załącznik nr 7

ZEZWOLENIE NA PRZEKAZANIE WYBRAKOWANEJ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 8

PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA KOMUNIKATÓW ORAZ MATERIAŁÓW Z OBSERWACJI

Załącznik nr 9

ZASADY SPORZĄDZANIA SPISU ZDAWCZO-ODBIORCZEGO MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH CBA PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO

Przykładowy wzór pierwszej strony spisu zdawczo-odbiorczego

Przykładowy wzór kolejnych stron spisu zdawczo-odbiorczego

Załącznik nr 10

REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH