Monitor Polski - rok 2008 nr 75 poz. 672

Przekład

UMOWA RAMOWA

pomiędzy rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej

RZĄD RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ (zwany dalej „Rzecząpospolitą Polską”)

ORAZ

SZWAJCARSKA RADA FEDERALNA (zwana dalej” Szwajcarią”)

zwane dalej łącznie „Stronami”,

– ŚWIADOME znaczenia rozszerzenia Unii Europejskiej (UE) dla stabilności i dobrobytu w Europie;

– BIORĄC POD UWAGĘ solidaryzowanie się Szwajcarii z działaniami UE mającymi na celu zmniejszenie różnic społeczno-gospodarczych w obrębie UE;

– KONTYNUUJĄC dotychczasową pomyślną współpracę pomiędzy oboma państwami;

– MAJĄC NA WZGLĘDZIE przyjazne stosunki pomiędzy oboma państwami;

– PRAGNĄC wzmocnić powyższe relacje i owocną współpracę pomiędzy oboma państwami;

– CHCĄC promować dalszy społeczny i gospodarczy rozwój Rzeczypospolitej Polskiej;

– ZWAŻYWSZY na to, iż Szwajcarska Rada Federalna, w Memorandum of Understanding podpisanym ze Wspólnotą Europejską w dniu 27 lutego 2006 r., wyraziła wolę, by Szwajcaria przeznaczyła do 1 miliarda franków szwajcarskich (jednego miliarda franków szwajcarskich) na zmniejszenie różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej UE (zwanym później „Memorandum of Understanding”);

uzgodniły, co następuje:

Artykuł 1 - Definicje

Na potrzeby niniejszej Umowy:

– „Pomoc finansowa” oznacza bezzwrotną pomoc finansową przyznaną przez Szwajcarię na mocy niniejszej Umowy;

– „Projekt” oznacza określony projekt lub program lub inne wspólne działania realizowane w ramach niniejszej Umowy. Na program składają się projekty powiązane ze sobą poprzez wspólne cele lub temat;

– „Zaciąganie zobowiązań” oznacza przyznanie pewnej wartości pomocy finansowej na rzecz Projektu zatwierdzonego przez Strony;”

– „Umowa ws. Projektu” oznacza umowę zawartą między Stronami oraz, jeżeli zajdzie konieczność, dodatkowymi stronami umowy w sprawie realizacji Projektu, zatwierdzonego przez Strony;

– „Krajowa Instytucja Koordynująca” (KIK) oznacza polską instytucję odpowiedzialną za koordynację Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

– „Instytucja Pośrednicząca” oznacza utworzoną w sposób prawny instytucję publiczną lub prywatną wskazaną przez Krajową Instytucję Koordynującą, która wykonuje zadania powierzone jej przez KIK lub działa w jej imieniu wobec Instytucji Realizujących, które wdrażają Projekty;

– „Instytucja Płatnicza” oznacza instytucję utworzoną w Ministerstwie Finansów zapewniającą właściwą kontrolę finansową w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

– „Instytucja Audytu” oznacza instytucję utworzoną na szczeblu Ministerstwa Finansów odpowiedzialną za kontrolę wykorzystania środków finansowych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

– „Instytucja Realizująca” oznacza jednostkę sektora publicznego lub prywatnego, jak również jakąkolwiek organizację uznaną przez Strony i upoważnioną do realizacji określonego Projektu finansowanego na mocy niniejszej Umowy;

– „Umowa ws. Realizacji Projektu” oznacza umowę między KIK i/ lub Instytucją Pośredniczącą oraz Instytucją Realizującą zawieraną w celu realizacji Projektu;

– „Grant Blokowy” oznacza fundusz utworzony w jasno określonym celu, zapewniający wsparcie dla organizacji lub instytucji, umożliwiający efektywne kosztowo zarządzanie programami składającymi się z wielu mniejszych projektów;

– „Fundusz na Przygotowanie Projektów” oznacza Fundusz zapewniający wsparcie finansowe dla procesu przygotowania Kompletnych Propozycji Projektów;

– „Fundusz Pomocy Technicznej” oznacza Fundusz powstały w celu dofinansowania zadań wykonywanych przez polskie instytucje dodatkowo i wyłącznie w celu wdrożenia pomocy finansowej;

– „Fundusz Stypendialny” oznacza Fundusz przeznaczony na finansowanie stypendiów dla polskich studentów i naukowców przyjętych na uczelnie i do instytutów badawczych w Szwajcarii.

Artykuł 2 - Cele

1. Strony zobowiązują się promować działania na rzecz zmniejszania różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej UE, poprzez Projekty wspólnie zatwierdzone przez Strony oraz zgodnie z Memorandum of Understanding i Ramami Programowymi dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, o których mowa w Aneksie nr 1 do niniejszej Umowy.

2. Celem niniejszej Umowy jest ustanowienie zasad i procedur ramowych dla programowania i realizacji współpracy pomiędzy Stronami.

Artykuł 3 - Wysokość pomocy finansowej

1. Szwajcaria przyznaje Rzeczypospolitej Polskiej bezzwrotną pomoc finansową w celu zmniejszenia różnic społeczno - gospodarczych w obrębie rozszerzonej UE w wysokości do 489,020 milionów franków szwajcarskich (czterysta osiemdziesiąt dziewięć milionów dwadzieścia tysięcy franków szwajcarskich) w 5-letnim okresie zaciągania zobowiązań i 10-letnim okresie wydatkowania, które rozpoczynają się od daty przyznania pomocy finansowej przez Parlament Szwajcarski, tj. 14 czerwca 2007 r.

2. Szwajcaria przyjmuje Kompletne Propozycje Projektów, zgodnie z postanowieniami Aneksu nr 2, rozdziału 2, przez okres zaciągania zobowiązań do dwóch miesięcy przed zakończeniem okresu zaciągania zobowiązań.

3. Środki finansowe, co do których nie zaciągnięto zobowiązań podczas trwania okresu zaciągania zobowiązań, nie mogą być wykorzystane w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Artykuł 4 - Zakres

Postanowienia niniejszej Umowy będą obowiązywać w stosunku do krajowych i międzynarodowych Projektów finansowanych przez Szwajcarię lub współfinansowanych przez Szwajcarię wraz z wielostronnymi instytucjami i innymi darczyńcami, wdrażanych przez Instytucje Realizujące, zatwierdzonych wspólnie przez Strony.

Artykuł 5 - Wykorzystanie pomocy finansowej

1. Pomoc finansowa zostanie wykorzystana do sfinansowania Projektów i może przyjąć jedną z następujących form:

a) wsparcia finansowego (financial assistance), w tym dofinansowania, linii kredytowych, gwarancji, poręczeń, udziału w kapitale akcyjnym i zadłużeniu (equity and debt participation), pożyczek oraz pomocy technicznej

b) Grantów Blokowych

c) Funduszu na Przygotowanie Projektów

d) Funduszu Pomocy Technicznej

e) Stypendiów.

2. Pomoc finansowa będzie wykorzystywana zgodnie z celami, zasadami, strategiami, obszarami koncentracji geograficznej i tematycznej, o których mowa w Ramach Programowych w Aneksie nr 1.

3. 5% wartości pomocy finansowej będzie wykorzystane przez Szwajcarię do zarządzania niniejszą Umową. W szczególności na wydatki związane z zatrudnieniem personelu i konsultantów, infrastrukturą administracyjną, wizytami, monitoringiem i ewaluacją.

4. Pomoc finansowa, w formie dofinansowania nie może przekroczyć 60% całkowitych kosztów kwalifikowanych Projektu, z wyjątkiem Projektów otrzymujących dodatkowe środki finansowe z budżetu jednostek administracji publicznej szczebla centralnego, regionalnego lub lokalnego, w przypadku których wysokość pomocy finansowej nie może przekroczyć 85 % całkowitych kosztów kwalifikowanych. Projekty dotyczące budowy zdolności instytucjonalnych oraz pomocy technicznej, Projekty realizowane przez organizacje pozarządowe oraz wsparcie finansowe, z którego korzysta sektor prywatny (linie kredytowe, gwarancje, poręczenia, udział w kapitale akcyjnym i zadłużeniu [equity and debt participation]) mogą być całkowicie finansowane z pomocy finansowej.

5. Następujące koszty nie są kwalifikowalne: wydatki poniesione przed podpisaniem odpowiedniej Umowy ws. Projektu przez wszystkie strony, odsetki narosłe od długu, zakup nieruchomości, koszty zatrudnienia urzędników polskich instytucji zaangażowanych we wdrażanie pomocy finansowej i zwracalny podatek VAT, o którym mowa w Artykule 7 niniejszej Umowy.

Artykuł 6 - Koordynacja i Procedury

1. W celu zapewnienia jak największego oddziaływania Projektów oraz uniknięcia sytuacji powielania i pokrywania się z innymi projektami finansowanymi ze środków funduszy strukturalnych i/lub Funduszu Spójności, jak również z innego źródła finansowania, Strony zobowiązują się zapewnić efektywną koordynację i wymianę wszystkich informacji niezbędnych do osiągnięcia tego celu.

2. Cała korespondencja prowadzona przez Strony, włączając w to raporty i dokumentacje projektowe, będzie odbywać się w języku angielskim.

3. Dla każdego Projektu zostanie zawarta Umowa ws. Projektu, która będzie określać warunki przyznania pomocy finansowej, jak również zadania i obowiązki stron umowy.

4. Rzeczpospolita Polska jest odpowiedzialna za identyfikację Projektów, które miałyby być finansowane w ramach pomocy finansowej. Szwajcaria może przedkładać Rzeczypospolitej Polskiej propozycje Projektów do finansowania, w tym Projekty przygotowywane przez instytucje wielostronne, krajowe lub międzynarodowe. Zasady i procedury wyboru i wdrażania Projektów zostały określone w Aneksie nr 2, a zasady i procedury dla Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów, Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego zostały określone w Aneksie nr 3.

5. Wszystkie Projekty powinny uzyskać rekomendację Rzeczypospolitej Polskiej i zostaną zatwierdzone przez Szwajcarię. Strony zwrócą szczególną uwagę na kwestie związane z monitorowaniem, ewaluacją i audytem Projektów oraz Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, o których mowa w Aneksie nr 2. Szwajcaria, lub inna strona umocowana, działająca w jej imieniu, jest upoważniona do przeprowadzania wizyt, monitorowania, dokonywania przeglądu, audytu i ewaluacji wszystkich działań i procedur związanych z wdrażaniem Projektów finansowanych w ramach pomocy finansowej, jakie uzna za stosowne Szwajcaria. Rzeczpospolita Polska dostarczy wszystkie żądane lub przydatne informacje oraz podejmie lub zapewni podjęcie wszelkich działań umożliwiających pomyślną realizację powyższych zadań.

6. Z chwilą wejścia w życie niniejszej Umowy, Rzeczpospolita Polska otworzy odrębny rachunek bankowy w Narodowym Banku Polskim, na którym będą gromadzone środki ze szwajcarskiej pomocy finansowej. Środki na koszty zarządzania ponoszone przez Szwajcarię, o których mowa w Artykule 5, ustęp 3 niniejszej Umowy, nie będą przekazywane przez powyższy rachunek bankowy. Szwajcaria będzie co roku informowana o narosłych odsetkach netto.

7. Procedury dotyczące płatności są określone w Aneksie nr 2, rozdziale 4 niniejszej Umowy.

Artykuł 7 - Podatek VAT oraz inne podatki i opłaty

1. Podatek VAT zostanie uznany za wydatek kwalifikowalny, jeśli jest faktycznie i ostatecznie ponoszony przez Instytucję Realizującą. Podatek VAT, podlegający zwrotowi za pomocą jakichkolwiek dostępnych środków, nie będzie uznany za kwalifikowalny, nawet jeśli nie zostanie faktycznie odzyskany przez Instytucję Realizującą lub odbiorcę końcowego.

2. Inne opłaty lub podatki, w szczególności podatki bezpośrednie i składki ubezpieczeniowe od wynagrodzeń, będą stanowić koszty kwalifikowalne tylko wówczas, gdy są one faktycznie i ostatecznie ponoszone przez Instytucję Realizującą.

Artykuł 8 - Spotkania roczne i raportowanie

1. W celu zapewnienia efektywnego wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Strony będą organizować roczne spotkania. Pierwsze spotkanie będzie miało miejsce nie później niż rok po rozpoczęciu stosowania niniejszej Umowy.

2. Rzeczpospolita Polska będzie organizować spotkania we współpracy ze Szwajcarią. Nie później niż na miesiąc przed każdym spotkaniem, KIK przedstawi raport roczny. Raport roczny będzie obejmował w szczególności kwestie wymienione w Aneksie nr 2.

3. W ciągu trzech miesięcy po dokonaniu ostatniej płatności na mocy niniejszej Umowy, Rzeczpospolita Polska przedstawi Szwajcarii raport końcowy, zawierający ocenę stopnia osiągnięcia celu niniejszej Umowy oraz końcowy raport finansowy z wykorzystania środków pomocy finansowej, sporządzony na podstawie raportów z audytu finansowego Projektów.

Artykuł 9 - Instytucje odpowiedzialne

1. Rzeczpospolita Polska upoważnia Ministra Rozwoju Regionalnego do działania w jej imieniu jako Krajowa Instytucja Koordynująca dla Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. KIK będzie ponosiła ogólną odpowiedzialność za zarządzanie pomocą finansową w Rzeczypospolitej Polskiej, w tym za kontrolę finansową i audyt.

2. Szwajcaria upoważnia:

Ministerstwo Spraw Zagranicznych, działające poprzez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy (SDC)

oraz

Ministerstwo Gospodarki, działające poprzez Państwowy Sekretariat do Spraw Ekonomicznych (SECO)

do działania w jej imieniu podczas wdrażania Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy.

Projekty są przypisane do jednej lub drugiej instytucji w zależności od ich przedmiotowych kompetencji.

3. Ambasada Szwajcarii będzie pełnić funkcję punktu kontaktowego dla KIK, przekazującego oficjalne informacje odnośnie pomocy finansowej. Bieżąca komunikacja między odpowiedzialnymi instytucjami może być prowadzona bezpośrednio.

Artykuł 10 - Przedmiot szczególnego zainteresowania Stron

Strony wyrażają wspólne zainteresowanie przeciwdziałaniem korupcji, która zagraża zasadom dobrego zarządzania oraz właściwemu wykorzystaniu środków niezbędnych do rozwoju, jak również uczciwej i otwartej konkurencji pod względem ceny i jakości. Z tego powodu deklarują wolę połączenia swoich wysiłków w walce z korupcją i w szczególności deklarują, że sytuacja, w której ktokolwiek żąda korzyści, przyjmuje obietnice jej otrzymania lub przyjmuje korzyść za podjęcie działania lub jego zaniechanie w związku z udzieleniem poparcia lub uzyskaniem zamówienia w ramach niniejszej Umowy, zostanie uznana za działanie nielegalne, które nie będzie tolerowane. Jakiekolwiek faktyczne działanie tego typu będzie stanowić wystarczającą i uzasadnioną podstawę do rozwiązania niniejszej Umowy, Umowy ws. Projektu, unieważnienia postępowania przetargowego lub wynikającej z niego umowy, lub do podjęcia środków naprawczych zgodnie z obwiązującymi przepisami prawa.

Artykuł 11 - Postanowienia końcowe

1. Aneksy nr 1, 2 i 3 stanowią integralną część niniejszej Umowy.

2. Wszelkie spory wynikłe z realizacji niniejszej Umowy, będą rozstrzygane środkami dyplomatycznymi.

3. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy są dokonywane na piśmie za zgodną wolą Stron i zgodnie z odpowiednimi procedurami. Wszelkie zmiany Aneksu nr 1, 2 i 3 niniejszej Umowy są dokonywane na piśmie za zgodną wolą odpowiedzialnych instytucji wymienionych w Artykule 9.

4. Niniejsza Umowa może zostać rozwiązana w dowolnym czasie przez jedną ze stron z zachowaniem sześciomiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie składane jest w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem. Przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu umowy, Strony przeprowadzą konsultacje, w celu ustalenia, czy fakty będące podstawą tej decyzji są pełne i zgodne z rzeczywistością. W przypadku rozwiązania niniejszej Umowy, jej postanowienia mają zastosowanie dla Umów ws. Projektów zawartych przed rozwiązaniem niniejszej Umowy. Strony zadecydują w drodze porozumienia o innych konsekwencjach rozwiązania Umowy.

5. Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu notyfikacji potwierdzającej zakończenie przez obie Strony właściwych procedur jej zatwierdzenia. Umowa obejmuje 5-letni okres zaciągania zobowiązań i 10-letni okres wydatkowania. Umowa obowiązuje do dnia przekazania przez Rzeczpospolitą Polską raportu końcowego zawierającego ocenę stopnia osiągnięcia celów niniejszej Umowy zgodnie z Artykułem 8, ustęp 3. Okres zaciągania zobowiązań rozpocznie się zgodnie z Artykułem 3, ustęp 1. W przypadku, gdy okres zaciągania zobowiązań rozpocznie się przed wejściem w życie niniejszej Umowy, Strony mogą wstępnie stosować niniejszą Umowę, rozpoczynając od dnia jej podpisania.

Podpisana w Bernie w dniu 20 grudnia 2007 roku, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w języku angielskim.

Aneks nr 1: Ramy Programowe Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy

Ramy Programowe stanowią integralną część Umowy ramowej pomiędzy Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Ramy Programowe określają cele, zasady, strategie, obszary koncentracji geograficznej i tematycznej oraz indykatywny podział alokacji finansowych.

1. Cele

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy zakłada dwa cele:

- przyczynienie się do zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych pomiędzy Rzecząpospolitą Polską a bardziej rozwiniętymi państwami rozszerzonej Unii Europejskiej (UE); oraz

- przyczynienie się do zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej pomiędzy dynamicznymi ośrodkami miejskimi a peryferyjnymi regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym.

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy obejmuje krajowe i międzynarodowe Projekty, które mają na celu wspieranie rozwoju zrównoważonego pod względem ekonomicznym i społecznym.

Pod koniec okresu wdrażania pomocy finansowej, obie Strony wspólnie podejmą decyzję w sprawie przeprowadzenia całościowej oceny efektów osiągniętych w drodze realizacji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

2. Zasady

Współpraca szwajcarsko-polska opiera się na następujących zasadach:

Transparentność. Transparentność i otwartość są kluczowe dla współpracy oraz obowiązują na wszystkich jej poziomach. Szczególny nacisk zostanie położony na transparentność w procesie wyboru projektów, udzielania zamówienia i zarządzania finansowego.

Integracja społeczna. Współpraca ma na celu umożliwienie jednostkom i grupom defaworyzowanym pod względem społecznym i ekonomicznym czerpanie korzyści z rozwoju.

Równe szansę i prawa. Współpraca ma na celu zwiększenie możliwości kobiet i mężczyzn w równym korzystaniu ze swoich praw, poprzez stosowanie podejścia skoncentrowanego na aspekcie równouprawnienia płci.

Zrównoważone środowisko naturalne. Współpraca zakłada zaadoptowanie wymogów związanych ze zrównoważonym środowiskiem naturalnym.

Zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron. Wszystkie instytucje i organy decyzyjne zaangażowane w Szwajcarsko-Polski Program Współpracy zobowiązują się do wydajnego i efektywnego wdrażania zatwierdzonych Projektów.

Subsydiarność i decentralizacja. Współpraca będzie odnosić się do zasad subsydiarności i decentralizacji głównie w Projektach na poziomie lokalnym i regionalnym.

3. Strategie

3.1 Główne aspekty strategiczne

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy stanowi część narodowego planu rozwoju, który obejmuje fundusze strukturalne i Fundusz Spójności UE, jak również Mechanizm Finansowy EOG i Norweski Mechanizm Finansowy. Szwajcarska pomoc finansowa będzie komplementarna w stosunku do powyższych programów i skoncentruje się głównie na Projektach, które nie są finansowane w ogóle lub są finansowane jedynie w części z innych źródeł finansowych.

Główne aspekty strategiczne dotyczą:

a. Koncentracji. Memorandum of Understanding pomiędzy Szwajcarską Radą Federalną a Radą Unii Europejskiej definiuje cztery obszary pomocy finansowej:

- bezpieczeństwo, stabilność i wsparcie reform;

- środowisko i infrastruktura;

- sektor prywatny; oraz

- rozwój społeczny i zasobów ludzkich.

Powyższe obszary i związane z nimi obszary tematyczne stanowią szeroką podstawę do współpracy. W tym kontekście istotna jest wydajność i efektywność oraz troska o zapewnienie optymalnego rozdysponowania i wykorzystania dostępnych środków. Z tego powodu, Szwajcarsko-Polski Program Współpracy ma jasny cel strategiczny, określony przez następujące ramy:

- Koncentracja na maksymalnie ośmiu obszarach tematycznych, w ramach których zostanie wydatkowane przynajmniej 70 % pomocy finansowej (koncentracja tematyczna). Wybór obszarów tematycznych odbędzie się na podstawie analizy potrzeb, z uwzględnieniem specyfiki szwajcarskiego know - how.

- Koncentracja na czterech peryferyjnych i słabo rozwiniętych regionach (NUTS II), w ramach których zostanie wydatkowane przynajmniej 40 % pomocy finansowej (koncentracja geograficzna).

- Koncentracja na stosunkowo małej liczbie Projektów.

b. Podejścia programowego. Na program składają się projekty powiązane ze sobą poprzez wspólne cele lub temat. Programy będą wykorzystywane w obszarach, które wyróżniają się kilkoma z następujących cech: duże finansowe zobowiązania, włączenie instytucji z różnych poziomów (krajowego, regionalnego, lokalnego); różnorodność zaangażowanych instytucji; wpływ na politykę rozwoju; znaczący wpływ na wzmocnienie zdolności instytucjonalnych; stosowanie wspólnych zasad i procedur. Podejście programowe implikuje delegowanie prawa do podejmowania decyzji na poziom pojedynczych projektów. Podejście programowe obejmuje: wstępną ocenę obszaru tematycznego; zdefiniowanie celów, wytycznych i części budżetowej; plan wdrażania programu; oraz koncepcję sektorowego monitorowania i ewaluacji. W celu zapewnienia wydajności i efektywności, wartość dofinansowania danego programu wyniesie minimum 4 miliony franków szwajcarskich.

c. Podejścia projektowego. Podejście projektowe zostanie wykorzystane w obszarach tematycznych, w których wdrażane będą pojedyncze projekty. W celu zapewnienia wydajności i efektywności, wartość dofinansowania każdego projektu wyniesie na ogół minimum 1 milion franków szwajcarskich. Mogą zostać ustalone wyższe poziomy finansowania (patrz rozdział 5 niniejszego Aneksu). Granty Blokowe mogą stanowić sposób na sfinansowanie mniejszych projektów (patrz Aneks nr 3).

d. Projektów międzynarodowych. Pomoc finansowa może zostać wykorzystana do finansowania Projektów międzynarodowych.

e. Partnerów i beneficjentów. Szwajcarsko-Polski Program Współpracy będzie dotyczył partnerów i beneficjentów pochodzących z publicznego i prywatnego sektora, organizacji pozarządowych i innych organizacji w ramach społeczeństwa obywatelskiego.

f. Partnerstw. Partnerstwa pomiędzy szwajcarskimi a polskimi partnerami stanowią istotny element Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Współpraca i partnerstwa są promowane, w szczególności w ramach tych obszarów tematycznych, w których Szwajcaria może wnieść konkretne doświadczenie, know-how i technologie.

g. Elastyczności. Elastyczność i możliwość reagowania na zaistniałe sytuacje wymagają, aby wstępnie jedynie około 80% pomocy finansowej zostało alokowane na poszczególne obszary tematyczne i wybrane cele. W dwa lata po rozpoczęciu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy zostanie przeprowadzony przegląd, który pozwoli określić tematyczne i geograficzne priorytety, przesunąć początkowe finansowe alokacje zgodnie z ustaleniami oraz zidentyfikować priorytety dla nie alokowanej jeszcze części pomocy finansowej.

h. Promocji. Promocja Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy dla polskich i szwajcarskich obywateli stanowi istotną kwestię, która może zostać wzięta pod uwagę podczas wyboru i realizacji Projektów. Obie Strony będą informować na bieżąco o swojej współpracy.

3.2 Strategie wdrażania

a. Identyfikacja Projektów. Proces identyfikacji Projektów w sposób znaczący wpływa na jakość Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Rzeczpospolita Polska jest odpowiedzialna za identyfikację Projektów, które mogą być finansowane z pomocy finansowej. Szwajcaria może przedłożyć Rzeczypospolitej Polskiej propozycje Projektów.

b. Ustalanie kryteriów wyboru Projektów. Wybór Projektu zostanie oparty na jasnym zestawie kryteriów. Ogólne kryteria wyboru będę obejmować:

- Zgodność z celami Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

- Zgodność z zasadami Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy opisanymi w rozdziale 2 niniejszego Aneksu;

- Zgodność z aspektami strategicznymi opisanymi w rozdziale 3.1 niniejszego Aneksu;

- Powiązanie z narodowym planem rozwoju oraz, jeśli to możliwe, Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia oraz odpowiednim Programem Operacyjnym (Programami Operacyjnymi);

- Innowacyjność i/lub potencjał niezbędny do proponowania nowych rozwiązań, które mogą zostać zastosowane na większą skalę (Projekty pilotażowe);

- Zdolności Instytucji Realizującej do wdrażania Projektu;

- Możliwość utrzymania celów Projektu (uruchomienie dodatkowych środków);

- Wykonalność Projektu w określonym czasie; oraz

- Trwałość rezultatów.

Kryteria oceny specyficzne dla każdego obszaru tematycznego mogą zostać sformułowane przed rozpoczęciem wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

c. Wspieranie przygotowania Projektu. Przygotowanie Projektu oraz dokładne zaplanowanie Projektu są niezmiernie istotne z punktu widzenia wydajności i efektywności we wdrażaniu Projektu. Pomoc w przygotowaniu Projektu może zostać udzielona na prośbę Rzeczypospolitej Polskiej lub zalecona przez Szwajcarię i zostanie sfinansowana ze środków Funduszu na Przygotowanie Projektów (patrz Aneks nr 3).

d. Poprawa zdolności do wdrażania Projektu. Pomyślna realizacja Projektu zależy od zdolności organizacji wdrażających i monitorujących. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, poprawa powyższych zdolności może zostać wnioskowana przez Rzeczpospolitą Polską lub zalecona przez Szwajcarię i może zostać sfinansowana z pomocy finansowej, jako integralna część Projektu.

4. Koncentracja geograficzna

Co najmniej 40 % środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy zostanie wydatkowane w województwach: lubelskim, podkarpackim, świętokrzyskim oraz małopolskim.

5. Obszary tematyczne i indykatywne alokacje finansowe

Następujące obszary tematyczne i indykatywne alokacje finansowe zostaną objęte Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy:

¹ Zasady i procedury dla Funduszu Stypendialnego będą różniły się od tych określonych w Aneksie 2.

Aneks nr 2: Zasady i Procedury dla Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy

Aneks nr 2 stanowi integralną część Umowy ramowej pomiędzy Rządem Rzeczpospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o wdrażaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Aneks nr 2 określa procedury kontroli na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, procedury na poziomie Projektu, wymogi dla Propozycji Projektów, zadania i obowiązki oraz specjalne warunki dla pomocy finansowej.

Zasady i procedury dla Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów, Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego zostały opisane w Aneksie nr 3.

1. Procedury kontroli na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy

1.1 Nadzór

Polskie instytucje ponoszą ogólną odpowiedzialność za monitorowanie i nadzór nad Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy. System monitorowania zostanie ustalony wspólnie przez Strony w początkowym okresie wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy i w razie potrzeby będzie modyfikowany w czasie jego realizacji.

1.2 Spotkania roczne

W celu zapewnienia efektywnego wdrażania Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy Strony organizują spotkania roczne. Podczas spotkań rocznych Krajowa Instytucja Koordynująca (KIK) prezentuje raport roczny, który jest rozsyłany uczestnikom nie później niż miesiąc przed planowanym spotkaniem. Będzie on obejmował w szczególności następujące kwestie:

– ogólne doświadczenia i osiągnięte rezultaty;

– postęp we wdrażaniu Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy w stosunku do założeń zawartych w Aneksie nr 1: Ram Programowych Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy;

– raportowanie w sprawie stanu wdrażania Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy, które obejmuje:

o informacje na temat zatwierdzonych Projektów, postępu w naborze/ przygotowaniu Projektów oraz przewidywanej wysokości zaciąganych zobowiązań;

o ogólny raport finansowy zawierający dotychczasowe oraz planowane płatności i zaciągane zobowiązania w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy;

o streszczenie i główne wnioski wynikłe z audytów finansowych Projektów, zgodnie z rozdziałem 3.6;

o dane statystyczne dotyczące przetargów, udzielonych zamówień oraz wyłonionych wykonawców;

o informacje na temat innych istotnych kwestii dotyczących poszczególnych Projektów;

– raportowanie w sprawie Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów, Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego;

– propozycje dotyczące alokowania środków, co do których nie zaciągnięto zobowiązań;

– raportowanie o kwestiach o charakterze administracyjnym dotyczących procesu wdrażania;

– strategia i działania mające na celu informowanie opinii publicznej o Szwajcarsko – Polskim Programie Współpracy i realizowanych Projektach;

– zagadnienia problemowe, zalecenia, planowane działania;

– przegląd oraz, w razie konieczności, modyfikacja aneksów do Umowy.

KIK jest odpowiedzialna za organizację spotkań rocznych. KIK konsultuje z Ambasadą Szwajcarii sprawy organizacyjne, temat spotkań, plan przebiegu, uczestników oraz inne kwestie o charakterze administracyjnym i logistycznym.

KIK lub Szwajcaria mogą w każdej chwili podjąć decyzję o zaproszeniu na spotkania roczne przedstawicieli Instytucji Pośredniczących, Instytucji Realizujących oraz innych instytucji.

Strony mogę zaprosić przedstawicieli Komisji Europejskiej do uczestnictwa w charakterze obserwatorów.

Protokół ze spotkania jest sporządzany przez KIK i przedkładany Szwajcarii do zatwierdzenia w ciągu 15 dni od daty spotkania.

2. Procedury dotyczące wnioskowania o dofinansowanie

Procedura wnioskowania o dofinansowanie składa się z dwóch etapów, co umożliwia uzyskanie pomocy w przygotowywaniu zarysu Projektu w początkowej fazie procesu podejmowania decyzji na jego temat. Na pierwszym etapie przedkładany jest zarys Projektu, co do którego zostaje podjęta decyzja. Po wydaniu pozytywnej decyzji w pierwszej fazie, rozpoczyna się etap drugi. W trakcie drugiego etapu przedstawiana jest Kompletna Propozycja Projektu, co do której decyzję podejmuje Szwajcaria.

2.1 Etap pierwszy: Wnioskowanie i procedura zatwierdzania zarysu Projektu

2.2 Wymogi dla zarysów Projektów

Zarys Projektu (około pięciostronicowy) będzie zawierał wszelkie informacje niezbędne do przeprowadzenia ogólnej oceny proponowanego Projektu.

2.3 Drugi etap:
Wnioskowanie i procedura zatwierdzania Kompletnej Propozycji Projektu

2.4 Wymogi dla Kompletnych Propozycji Projektów

Do Kompletnej Propozycji Projektu należy dołączyć wymagane dokumenty (np. studium wykonalności, dokumentację projektową, ocenę oddziaływania na środowisko), co umożliwi wnikliwą ocenę. Kompletna Propozycja Projektu (licząca od 5 – 10 stron; dla dużych Projektów infrastrukturalnych – od 10 – 20 stron, oraz załączniki) dostarczy wystarczająco szczegółowych informacji dotyczących w szczególności:

3. Procedury wdrażania Projektów

Procedury wdrażania Projektów przedstawiają się następująco:

4. Procedura dokonywania płatności i refundacji

Ministerstwo Finansów Rzeczypospolitej Polskiej pełni funkcję Instytucji Płatniczej w ramach udzielonej pomocy finansowej. Co do zasady, wszelkie płatności w ramach pomocy finansowej są prefinansowane z budżetu Rzeczypospolitej Polskiej. Instytucja Realizująca składa do KIK wnioski o płatność obejmujące wszystkie wydatki kwalifikowalne poniesione w danym okresie bieżącym, wraz z poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami wszystkich dokumentów towarzyszących oraz raportem okresowym. KIK sprawdza kompletność złożonych dokumentów. Instytucja Płatnicza przekazuje wnioski o refundację do Szwajcarii w celu ich zatwierdzenia i wypłaty środków.

Szczegółowe procedury dotyczące refundacji znajdują się w Umowach ws. Projektów i jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, muszą być zgodne z poniższymi procedurami:

W wyjątkowych przypadkach, inne procedury płatności mogą być przyjęte przez Strony w przedmiotowych Umowach ws. Projektów.

Końcowa data kwalifikowalności wydatków zostanie określona w Umowie ws. Projektu. Będzie to 12 miesięcy po planowanej dacie zakończenia realizacji Projektu, jednakże nie później niż dziesięć lat od zatwierdzenia pomocy finansowej przez Parlament Szwajcarski, zgodnie z Artykułem 3 Umowy Ramowej. Ostatnie wnioski o refundację muszą zostać przekazane do Szwajcarii nie później niż w ciągu sześciu miesięcy po końcowej dacie kwalifikowalności.

W przypadku zaistnienia nieprawidłowości, umyślnie lub nieumyślnie spowodowanych w toku postępowania przetargowego, Szwajcaria, po konsultacjach z KIK, ma prawo bezzwłocznie wstrzymać refundację kosztów; poinstruować KIK o konieczności wstrzymania płatności ze szwajcarskiej pomocy finansowej i wystąpić o zwrot nienależnie wypłaconych kwot na każdym etapie Projektu.

5. Zadania i obowiązki

Zadania i obowiązki głównych zaangażowanych instytucji zostały określone w ustępach poniżej. Umowy ws. Projektów będą zawierać bardziej szczegółowy katalog zadań i obowiązków stosownie do indywidualnego przypadku.

5.1 Krajowa Instytucja Koordynująca

KIK ponosi ogólną odpowiedzialność za zarządzanie Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy oraz za nabór, planowanie, wdrażanie, zarządzanie finansowe, kontrolę i ewaluację Projektów, jak również za wykorzystanie środków pomocy finansowej w zgodzie z zapisami Umowy ramowej, w szczególności za:

– zapewnienie przyjęcia krajowych aktów prawnych niezbędnych do wdrażania i monitorowania Projektów;

– koordynację szwajcarskiej pomocy finansowej z innymi programami pomocowymi, Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia oraz innymi programami operacyjnymi;

– zapewnienie odpowiednich środków w Budżecie Państwa w celu zapewnienia niezbędnych środków na rzecz jednostek wnioskujących;

– zapewnienie organizacji naboru Propozycji Projektów, zebrania i dokonania ich oceny;

– powołanie Komitetu Monitorującego, zgodnie z rozdziałem 5.6;

– przekazywanie do Szwajcarii Propozycji Projektów;

– przekazywanie do Szwajcarii wniosków o dofinansowanie wraz z towarzyszącą dokumentacją, przygotowanych w wyniku zatwierdzenia zarysów Projektów;

– nadzór oraz zarządzanie wdrażaniem Projektów zgodnie z Umowami ws. Projektów oraz Umowami ws. Realizacji Projektów poprzez stworzenie odpowiedniego systemu monitorowania i audytu;

– zapewnienie poprawnej weryfikacji faktur bądź dokumentów o równoważnej wartości otrzymanych od Instytucji Realizujących oraz kompletności dokumentacji towarzyszącej;

– zapewnienie braku podwójnego finansowania jakiejkolwiek z części Projektu z jakichkolwiek innych środków pomocowych;

– przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Płatniczej oraz poświadczanie ich poprawności i autentyczności;

– zapewnienie skuteczności i poprawności wykorzystania dostępnych środków finansowych;

– weryfikację każdego Projektu pod kątem możliwości odzyskania podatku VAT przez daną Instytucję Realizującą oraz informowanie o jej wynikach Szwajcarii w formie oświadczenia wnioskodawcy stanowiącego element dokumentacji projektowej;

– zapewnienie kontroli finansowej, w tym kompletnych i wystarczających ścieżek audytu we wszystkich zaangażowanych instytucjach;

– przygotowanie rocznego raportu finansowego w sprawie wszystkich płatności pomiędzy Szwajcarią a Instytucją Płatniczą oraz pomiędzy Instytucją Płatniczą a wszystkimi krajowymi zaangażowanymi instytucjami (np. KIK, Instytucją Pośredniczącą, Instytucją Realizującą.);

– składanie co roku streszczenia zawierającego wnioski i zalecenia ze wszystkich raportów z audytu dla finansowanych Projektów. KIK przedstawia w formie załącznika wszystkie oryginalne wnioski i zalecenia raportów z audytu;

– Zapewnienie omówienia wyników audytu z zaangażowanymi partnerami, w tym ze Szwajcarią oraz wdrożenie decyzji podjętych na podstawie raportu z audytu;

– Zapewnienie regularnego raportowania do Szwajcarii w sprawie wdrażania Projektów wspieranych przez pomoc finansową, jak również natychmiastowego raportowania o nieprawidłowościach;

– Organizowanie spotkań rocznych na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w porozumieniu z Ambasadą Szwajcarii oraz prezentowanie raportu rocznego;

– Odpowiedzialność za zwrot do Szwajcarii nienależnie wypłaconych kwot w ramach pomocy finansowej;

– Zapewnienie informacji i promocji w zakresie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

– Zapewnienie przechowywania wszelkich istotnych dokumentów dotyczących Projektów wdrażanych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przez 10 lat po ich zakończeniu.

KIK może delegować część wyżej wymienionych zadań i obowiązków na jedną lub więcej Instytucji Pośredniczących i Instytucje Realizujące.

5.2 Instytucja Pośrednicząca

Przez Instytucję Pośredniczącą należy rozumieć publiczną lub prywatną instytucję utworzoną w sposób prawny, wskazaną przez KIK, która wykonuje zadania powierzone jej przez KIK lub działa w jej imieniu wobec Instytucji Realizujących Projekty.

Zadaniami Instytucji Pośredniczących są w szczególności:

– ogłaszanie oraz przeprowadzanie naboru Propozycji Projektów, ocena ich zgodności z wymogami dla Propozycji Projektów (rozdział 2) oraz jakości złożonych wniosków w konsultacji z właściwymi ministerstwami;

– przekazywanie Propozycji Projektów wraz z raportami z oceny do KIK;

– nadzór i zarządzanie wdrażaniem Projektów w zgodzie z zapisami Umów ws. Projektów oraz Umów ws. Realizacji Projektów oraz przeprowadzanie niezbędnych kontroli;

– weryfikacja faktur lub dokumentów o równoważnej wartości otrzymanych od Instytucji Realizujących, weryfikacja poprawności złożonych dokumentów jak również kwalifikowalności wydatków zawartych we wnioskach o płatność;

– poświadczanie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości oraz przekazywanie ich do KIK lub Instytucji Płatniczej;

– raportowanie do KIK o postępie we wdrażaniu Projektu;

– wykrywanie nieprawidłowości i raportowanie o nich do KIK;

– zapewnienie przechowywania wszelkich istotnych dokumentów dotyczących Projektów wdrażanych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przez 10 lat po ich zakończeniu;

– uzgadnianie na piśmie z Instytucjami Realizującymi uzasadnionych zmian w zakresie realizacji zatwierdzonych Projektów zgodnie z limitami określonymi w odpowiednich Umowach ws. Projektu;

– zapewnienie promocji i informacji o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy i realizowanych Projektach.

5.3 Instytucja Realizująca

Przez Instytucję Realizującą należy rozumieć instytucję państwową, jednostkę publiczną lub prywatną, jak również jakąkolwiek organizację uznaną przez Strony i upoważnioną do realizacji danego Projektu finansowanego na mocy Umowy ramowej. W konsekwencji, Instytucja Realizująca jest odpowiedzialna za przeprowadzenie postępowania przetargowego, jeśli postępowanie występuje, oraz jest stroną umów o zakup usług i dostaw zawieranych w ramach zatwierdzonych Projektów.

Umowa ws. Projektu będzie zawierać nazwę Instytucji Realizującej. Jej zadania i obowiązki zostaną określone w Umowie ws. Realizacji Projektu.

5.4 Instytucja Płatnicza

Instytucja Płatnicza odpowiada za zapewnienie należytej kontroli finansowej nad wykorzystaniem pomocy finansowej. Zadaniami Instytucji Płatniczej są w szczególności:

– weryfikacja zgodności wniosków o płatność z finansowymi ustaleniami zawartych umów;

– potwierdzanie zapewnienia współfinansowania zgodnie z zasadami zawartymi w Umowie ws. Projektu;

– przekazywanie odpowiednich wniosków o refundację do Szwajcarii;

– przechowywanie dowodów wszystkich wniosków o refundację przekazanych do Szwajcarii;

– raportowanie okresowe do KIK o przepływach finansowych.

Ponadto, Instytucja Płatnicza zapewnia, że zwyczajowe standardy i procedury obowiązujące dla środków publicznych są stosowane w zarządzaniu środkami pomocy finansowej. Weryfikuje ich stosowanie przez KIK, Instytucje Pośredniczące i Instytucje Realizujące. Instytucja Płatnicza zapewnia, że płatności są dokonywane na rzecz jednostek wnioskujących w określonych terminach.

5.5 Instytucje uprawnione do prowadzenia audytu

Instytucja Audytu, utworzona na szczeblu Ministerstwa Finansów, kontroluje wykorzystanie środków w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy.

Na podstawie analizy ryzyka, zostanie sporządzony roczny plan systemu audytu. Oprócz tej analizy ryzyka, Szwajcaria może wprowadzić wymogi, które zostaną wzięte pod uwagę w rocznym planie systemu audytu. Zgodnie z planowaniem, Instytucja Audytu, ustanowiona na szczeblu Ministerstwa Finansów i upoważnione instytucje audytujące (np. jednostka kontroli w Instytucji Pośredniczącej) przeprowadzą kontrolę i audyt zgodnie z prawem krajowym.

Zadaniami Instytucji Audytu są w szczególności:

1. zapewnienie, że audyt jest przeprowadzany w celu weryfikacji efektywnego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

2. przygotowywanie rocznych planów z audytu i podsumowań raportów z audytu oraz przekazywanie ich do KIK;

3. kontrola regularności wydatków kwalifikowanych na podstawie 5 % reprezentatywnej próby zatwierdzonych działań;

4. zapewnienie wydajnego i sprawnego dochodzenia każdego podejrzanego i faktycznego przypadku oszustwa i nieprawidłowości, wykrytych podczas kontroli skarbowej, oraz raportowanie na ich temat do KIK;

5. zapewnienie pomocy szwajcarskim audytorom lub audytorom upoważnionym do występowania w ich imieniu;

6. weryfikacja okresowych raportów o nieprawidłowościach w celu zidentyfikowania obszarów ryzyka i ujęcia ich w planach kontroli;

7. przygotowywanie rocznych raportów z audytu dla KIK i rocznego podsumowania zawierającego wnioski i rekomendacje wszystkich raportów z audytu dla finansowanych Projektów. Instytucja Audytu przedstawi w postaci załącznika wszystkie oryginalne wnioski i rekomendacje z raportu z audytu.

Dodatkowo, Instytucja Realizująca zapewni przeprowadzenie końcowego audytu finansowego z realizacji Projektu po jego zakończeniu, na podstawie określonej dokładnie w Umowie ws. Projektu. Koszty audytu zewnętrznego podlegają refundacji i muszą zostać włączone do budżetu Projektu. Koszty audytu wewnętrznego są ponoszone przez właściwą instytucję audytującą w ramach Projektu. Instytucja audytująca będzie przeprowadzać audyt Projektów zgodnie z zakresem wymagań oraz Międzynarodowymi Standardami Audytu (ISA). Dokonując tego, będzie ona weryfikować poprawne wykorzystanie środków finansowych, sporządzać zalecenia w celu poprawy systemu kontroli oraz raportować o każdym faktycznym lub domniemanym przypadku oszustwa lub nieprawidłowości.

Raporty z audytu są przekazywane do KIK. Odpowiedzialne instytucje, przy pełnym wsparciu ze strony Rządu Rzeczypospolitej Polskiej, będą przeprowadzać dochodzenia w sprawie domniemanych przypadków oszustwa lub nieprawidłowości. W sytuacji udowodnionych przypadków oszustwa zostaną podjęte działania zgodnie z istniejącymi przepisami prawnymi.

5.6 Komitet Monitorujący

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego utworzy Komitet Monitorujący odpowiedzialny za monitorowanie wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Komitet Monitorujący będzie składał się z 10 – 12 członków reprezentujących:

* KIK

* właściwe ministerstwa

* właściwe regionalne i lokalne władze samorządowe

* organizacje pozarządowe

* partnerów społecznych i gospodarczych

Ambasada Szwajcarii może brać udział w posiedzeniach Komitetu jako obserwator.

Komitet Monitorujący będzie, między innymi, odpowiedzialny za następujące zadania:

* wskazywanie kryteriów wyboru Projektów oraz zatwierdzanie kryteriów wyboru wskazanych w ogłoszeniach o naborze,

* dokonywanie przeglądu procesu wyboru Projektów,

* monitorowanie zgodności z regulacjami i procedurami,

* okresowe badanie postępu w realizacji Projektów i osiągania przez nie założonych celów,

* monitorowanie realizacji celów na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy,

* sprawdzanie i opiniowanie raportów rocznych z wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, przygotowywanych przez KIK,

* zapewnienie efektywności i skuteczności wykorzystania środków finansowych dostępnych w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy

Posiedzenia Komitetu Monitorującego będą odbywały się okresowo, co najmniej cztery razy do roku.

5.7 Ambasada Szwajcarii

Ambasada Szwajcarii jest oficjalnym przedstawicielem Szwajcarii. W odniesieniu do wdrażania Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, do jej zadań należy:

– ułatwianie kontaktów, zapewnienie związków oraz związków pomiędzy partnerami;

– informowanie oraz doradzanie partnerom w sprawie procedur i warunków uzyskania środków z pomocy finansowej;

– przekazywanie oficjalnych informacji oraz propozycji do i od szwajcarskich władz;

– organizowanie, we współpracy z KIK, wizyt delegacji szwajcarskich;

– uczestniczenie w spotkaniach poświęconych Szwajcarsko-Polskiemu Programowi Współpracy;

– informowanie opinii publicznej o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy i pomocy finansowej;

– uczestniczenie w Komitecie Monitorującym w roli obserwatora.

5.8 Szwajcarska Agencja Rozwoju i Współpracy (SDC) oraz Sekretariat Stanu do Spraw Gospodarczych (SECO)

Po stronie szwajcarskiej, znajdują się dwie instytucje odpowiedzialne za Szwajcarsko-Polski Program Współpracy: SDC oraz SECO. Do ich zadań należy w szczególności:

– zapewnienie strategicznego i operacyjnego zarządzania na poziomie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

– uczestniczenie w spotkaniach rocznych organizowanych przez KIK;

– angażowanie się w regularną współpracę z KIK i innymi zaangażowanymi partnerami poświęconą identyfikowaniu oraz wdrażaniu Projektów oraz postępom w realizacji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

– zapewnienie wsparcia dla procesu identyfikacji i przygotowania Projektów;

– podejmowanie decyzji o przyznaniu dofinansowania poszczególnym Projektom;

– podejmowanie decyzji o ogólnych kwestiach związanych ze Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy;

– nadzór nad rozwojem Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy poprzez kontrole na miejscu i przeglądy;

– współpraca z krajowymi i międzynarodowymi instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy;

– zarządzanie Szwajcarsko-Polskim Programem Współpracy ze Szwajcarią.

Szwajcaria może delegować niektóre z powyższych zadań na Ambasadę Szwajcarii.

6. Specjalne Warunki dla Pomocy Finansowej

Spłaty lub wykupienie środków pochodzących z instrumentów finansowych wykorzystywanych przez sektor prywatny (włączając w to linie kredytowe, gwarancje, poręczenia, udział w kapitale akcyjnym i zadłużeniu oraz pożyczki) są dokonywane w następujący sposób:

– Pod warunkiem, że dofinansowanie do pomocy finansowej zostanie spłacone (linie kredytowe, udział w kapitale akcyjnym i zadłużeniu oraz pożyczki), wartość kapitału zostanie przekazana w terminie dokonywania płatności do instytucji zmierzającej do realizacji tego samego ogólnego celu, zatwierdzonego przez obie Strony.

– Powyższe będzie mieć zastosowanie do kwot, co do których zaciągnięto zobowiązania jako gwarancje pod warunkiem, że nie zażądano zwrotu środków w czasie funkcjonowania instrumentu.

Sposoby postępowania w powyższym zakresie, włączając w to przeniesienie własności, powinny zostać zawarte w odpowiedniej Umowie ws. Projektu lub w drodze wymiany listów.

Aneks nr 3: Zasady i Procedury dla Grantów Blokowych, Funduszu na Przygotowanie Projektów, Funduszu Pomocy Technicznej oraz Funduszu Stypendialnego w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy

Aneks nr 3 stanowi integralną część Umowy ramowej pomiędzy Rządem Rzeczpospolitej Polskiej a Szwajcarską Radą Federalną o Wdrażaniu Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy. Aneks nr 3 określa przedmiotowe pojęcia i cel ogólny, sposób wyboru Operatorów, treść poszczególnych umów, katalog kosztów kwalifikowalnych oraz poziomy dofinansowania, jak również zadania i obowiązki w ramach:

A. Grantu Blokowego

B. Funduszu na Przygotowanie Projektów

C. Funduszu Pomocy Technicznej

D. Funduszu Stypendialnego

A. Grant Blokowy

1. Definicja i cel

Granty Blokowe są to fundusze utworzone w jasno określonym celu, zapewniające pomoc finansową dla organizacji lub instytucji, umożliwiające efektywne kosztowo zarządzanie programami składającymi się z wielu mniejszych projektów.

Granty Blokowe mogą zostać utworzone na szczeblu krajowym, regionalnym lub lokalnym. Umożliwiają one organizacjom lub instytucjom: przeprowadzanie danych przedsięwzięć poprzez realizację mniejszych projektów, jak również wzmocnienie ich zdolności instytucjonalnych.

Co do zasady, mniejsze projekty będą miały charakter non-profit, a wartość dofinansowania będzie wynosić od 10 000 do 100 000 franków szwajcarskich.

2. Wybór Operatora Grantu Blokowego

Operator Grantu Blokowego będzie instytucją sektora publicznego lub prywatnego lub organizacją pozarządową działającą w interesie publicznym. Operator będzie utworzony w sposób prawny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Co do zasady, Operator Grantu Blokowego powinien mieć silne powiązania z sektorem lub/i z regionem geograficznym, w którym Grant Blokowy będzie wdrażany.

Wybór Operatora Grantu Blokowego może odbywać się w dwustopniowym postępowaniu uzgodnionym pomiędzy Krajową Instytucją Koordynującą (KIK) a Szwajcarską Agencją Rozwoju i Współpracy (SDC). Instytucje ubiegające się o funkcję Operatora mogą złożyć zarys planowanego Grantu Blokowego przed przedłożeniem kompletnej aplikacji. Zarysy i kompletne aplikacje zostaną zaopiniowane przez KIK i przekazane do SDC do zatwierdzenia.

SDC oceni, czy dany Operator Grantu Blokowego jest kompetentny, aby udzielać pomoc finansową, oraz czy proponowany system wdrażania jest poprawny. Na podstawie powyższej oceny, SDC przekaże swoje stanowisko KIK i Operatorowi Grantu Blokowego oraz podejmie decyzję w sprawie finansowania Grantu Blokowego.

3. Umowa ws. Grantu Blokowego

Dla każdego Grantu Blokowego, zostanie przygotowana przez KIK Umowa ws. Grantu Blokowego, w oparciu o standardową Umowę ws. Grantu Blokowego przygotowaną przez SDC. Umowa ws. Grantu Blokowego zostanie podpisana przez KIK, SDC oraz wybranego Operatora Grantu Blokowego. Umowa ws. Grantu Blokowego będzie m.in. zawierać:

– Cele Grantu Blokowego;

– Strukturę organizacyjną, zadania i obowiązki (w tym powołanie komitetu sterującego ds. zatwierdzania mniejszych projektów);

– Procedury oceny i wyboru mniejszych projektów (w tym kryteria wyboru);

– Zasady i procedury dotyczące poziomów dofinansowania;

– Harmonogram wdrażania;

– Budżet i plan finansowy (zawierający m.in. koszty zarządzania);

– Procedury dotyczące wydatkowania i audytu;

– Monitoring i nadzór;

– Raportowanie;

– Środki promocji.

4. Kwalifikowalność kosztów i poziom dofinansowania

Koszty kwalifikowalne odnoszące się do zarządzania i administrowania Grantem Blokowym zostaną określone w Umowie ws. Grantu Blokowego.

Mniejsze projekty wdrażane samodzielnie przez Operatora Grantu Blokowego nie mogą zostać sfinansowane ze środków Grantu Blokowego.

Poziom dofinansowania mniejszych projektów ze środków Grantu Blokowego zostanie określony dla każdego z nich oddzielnie i może wynieść do 100 %.

Dofinansowanie oferowane w ramach Grantu Blokowego nie może zastępować innych środków pomocowych i pożyczek bankowych.

5. Zadania i obowiązki

Do zadań i obowiązków KIK należy:

– Proponowanie nowych Grantów Blokowych;

– Zapewnienie utworzenia Grantów Blokowych, w tym zaproszenie do składania wniosków lub organizowanie naboru, wstępny wybór Operatora Grantu Blokowego, przygotowanie umowy;

– Zapewnienie nadzoru nad Grantami Blokowymi poprzez stworzenie odpowiedniego systemu monitorowania, zarządzania i audytu;

– Stworzenie mechanizmów kontroli finansowej;

– Wyznaczenie obserwatora do komitetu sterującego ds. zatwierdzania mniejszych projektów;

– Kontrola wydajnego i efektywnego wykorzystania środków Grantów Blokowych;

– Zapewnienie regularnego raportowania do SDC na temat postępu we wdrażaniu Grantów Blokowych, jak również zapewnienie regularnego raportowania w przypadku nieprawidłowości;

– Zapewnienie audytu i realizacji zaleceń z niego wynikających;

– włączenie Grantów Blokowych do kampanii promocyjnej na temat pomocy finansowej.

Do zadań i obowiązków Operatora Grantu Blokowego należy:

– ogólne zarządzanie Grantem Blokowym;

– powołanie i przewodniczenie komitetu sterującego ds. zatwierdzania mniejszych projektów;

– stworzenie odpowiedniego systemu kontroli finansowej i operacyjnej dla mniejszych projektów;

– organizowanie naboru na mniejsze projekty, ocena ich zgodności z odpowiednimi wymogami oraz opracowanie rekomendacji wyboru;

– przygotowanie warunków umowy z organizacjami i instytucjami realizującymi mniejsze projekty;

– zastosowanie systemu kontroli i interweniowanie, gdy jest to konieczne; bezzwłoczne informowanie KIK o nieprawidłowościach;

– raportowanie do KIK. Raportowanie obejmuje przynajmniej raport roczny z postępów we wdrażaniu Grantu Blokowego oraz sprawozdania finansowe;

– przeprowadzanie kampanii promocyjno – informacyjnej na temat wdrażania Grantu Blokowego.

Do zadań i obowiązków komitetu sterującego ds. zatwierdzania mniejszych projektów należy:

– wybór mniejszych projektów do realizacji;

– omawianie raportów z postępu w realizacji;

– analiza i modyfikacje kryteriów oceny mniejszych projektów.

Do zadań i obowiązków SDC należy:

– akceptacja nowych Grantów Blokowych;

– opiniowanie zarysów Grantów Blokowych;

– podejmowanie decyzji w sprawie przyznania dofinansowania dla Grantów Blokowych;

– wyznaczanie przedstawiciela lub obserwatora do komitetu sterującego ds. zatwierdzania mniejszych projektów;

– monitorowanie postępów w realizacji na poziomie ogólnym;

– ocena i omawianie z KIK postępów w realizacji, w oparciu o roczne raporty przygotowywane przez KIK.

Zadania i obowiązki mogą być przedmiotem okresowych przeglądów. Pierwszy z nich będzie miał miejsce podczas pierwszego spotkania rocznego obu Stron.

B. Fundusz na Przygotowanie Projektów

1. Definicja i cel

"Fundusz na Przygotowanie Projektów" zapewnia wsparcie finansowe dla procesu przygotowania Kompletnych Propozycji Projektów (np. studiów wykonalności, oceny oddziaływania na środowisko, etc.).

2. Procedury wnioskowania i zatwierdzania

Wnioskowanie o wsparcie finansowe w ramach Funduszu na Przygotowanie Projektów musi stanowić część zarysu Projektu (Aneks nr 2, rozdział 2.1).

SDC lub SECO oceni, czy wnioskowane środki finansowe na przygotowanie projektu powinny zostać przyznane.

Decyzja w sprawie przyznania pomocy finansowej na przygotowanie projektu stanowi część ostatecznej decyzji strony szwajcarskiej w sprawie zarysu Projektu.

3. Zarządzanie Funduszem na Przygotowanie Projektów

Operatorem Funduszu na Przygotowanie Projektów jest KIK.

4. Umowa ws. Funduszu na Przygotowanie Projektów

Umowa ws. Funduszu na Przygotowanie Projektów zostanie przygotowana i podpisana przez KIK po stronie polskiej oraz przez SDC / SECO po stronie szwajcarskiej. Treść Umowy ws. Funduszu na Przygotowanie Projektów będzie zawierać m.in.:

– Cele Funduszu na Przygotowanie Projektów;

– Zadania i obowiązki;

– Szczegółową listę kosztów kwalifikowanych;

– Poziom dofinansowania;

– Procedury dotyczące audytu, monitorowania i raportowania.

5. Współfinansowanie

Obok środków finansowych udzielanych w ramach Funduszu na Przygotowanie Projektów, wymagany jest minimalny 15-procentowy wkład odbiorcy pomocy lub osoby trzeciej. Poziom współfinansowania zostanie określony dla każdego przypadku oddzielnie.

C. Fundusz Pomocy Technicznej

1. Definicja i cel

Fundusz Pomocy Technicznej może zostać utworzony w celu dofinansowania dodatkowych wydatków ponoszonych przez Rzeczpospolitą Polską w celu wydajnego i efektywnego wdrożenia pomocy finansowej.

2. Koszty kwalifikowalne

Koszty poniesione przez polskie instytucje na zarządzanie, wdrażanie, monitorowanie i kontrolę pomocy finansowej co do zasady nie kwalifikują się do dofinansowania. Niemniej jednak, niektóre koszty poniesione przez polskie instytucje na zadania realizowane dodatkowo i wyłącznie w celu wdrożenia pomocy finansowej kwalifikują się do dofinansowania, jeśli należą do jednej z poniższych kategorii:

a) Koszty Komitetów Monitorujących i Doradczych dla Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy;

b) Szkolenia dla potencjalnych Instytucji Realizujących w celu przygotowania ich do wnioskowania do Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy;

c) Zatrudnianie konsultantów oraz ekspertów do oceny zarysów Projektów składanych do KIK oraz przygotowywania wniosków o dofinansowanie do Szwajcarii;

d) Zatrudnianie konsultantów oraz ekspertów do przeprowadzania monitoringu i przeglądu Projektów finansowanych w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy;

e) Audyt i kontrole na miejscu w ramach działań związanych z pomocą finansową, gdy dotyczą one czynności leżących ponad i poza zwykłymi zobowiązaniami Rzeczypospolitej Polskiej;

f) Środki promocji odnoszące się do pomocy finansowej;

g) Koszty uczestnictwa w spotkaniach z instytucjami szwajcarskimi, odbywających się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

h) Koszty tłumaczeń ponoszone przez KIK i Instytucje Pośredniczące w trakcie zarządzania szwajcarską pomocą finansową;

i) Dodatkowy sprzęt, w tym oprogramowanie komputerowe, zakupiony specjalnie dla celów wdrażania pomocy finansowej.

3. Operator Funduszu Pomocy Technicznej

Operatorem Funduszu Pomocy Technicznej jest KIK.

4. Umowa ws. Funduszu Pomocy Technicznej

Umowa ws. Funduszu Pomocy Technicznej zostanie przygotowana i podpisana przez KIK po stronie polskiej i SDC / SECO ze strony szwajcarskiej. Umowa ws. Funduszu Pomocy Technicznej będzie m.in. zawierać:

– Cele Funduszu Pomocy Technicznej;

– Szczegółową listę kosztów kwalifikowalnych;

– Strukturę organizacyjną, zadania i obowiązki;

– Procedury;

– Budżet i plan finansowy;

– Procedury dotyczące audytu;

– Monitoring i nadzór;

– Raportowanie.

D. Fundusz Stypendialny

1. Definicja i cel

Zostanie utworzony Fundusz Stypendialny. Zapewni on środki na sfinansowanie stypendiów naukowych i przeznaczonych na badania dla polskich studentów i naukowców przyjętych na uczelnie wyższe i do instytutów badawczych w Szwajcarii.

Stypendia naukowe przyspieszą rozwój wysoko wykwalifikowanych kadr, będą również promować i inicjować współpracę między młodymi naukowcami.

Stypendia przeznaczone na prowadzenie badań będą promować osiąganie jak najwyższej jakości w badaniach, umożliwią wysoki osobisty rozwój młodszych i starszych naukowców/ badaczy, będą również stymulować i wzmacniać szwajcarsko – polską współpracę w dziedzinie badań. Stypendia badawcze mogą zostać powiązane z tworzeniem międzynarodowych zespołów i wspólnych projektów badawczych.

Zasady i Procedury dla Funduszu Stypendialnego będą różnić się od tych wskazanych w Aneksie nr 2.

2. Operator Funduszu Stypendialnego

Operatorem Funduszu Stypendialnego jest szwajcarska instytucja.

3. Umowa ws. Funduszu Stypendialnego

Umowa ws. Funduszu Stypendialnego zostanie przygotowana przez Operatora. Zostanie zawarta przez KIK ze strony polskiej oraz przez SDC ze strony szwajcarskiej. Umowa ws. Funduszu Stypendialnego będzie m.in. obejmować:

– Cele Funduszu Stypendialnego;

– Szczegółową listę kosztów kwalifikowanych;

– Strukturę organizacyjną, zadania i obowiązki;

– Procedury;

– Budżet i plan finansowy;

– Procedury dotyczące audytu;

– Monitoring i nadzór;

– Raportowanie.

4. Koszty kwalifikowalne

Koszty kwalifikowalne obejmują koszty związane z odbywaniem stypendiów, takie jak: przemieszczanie się, koszty utrzymania, ubezpieczenie, opłaty za egzaminy, koszty konkretnych badań i publikacji.

Wersja angielska