Monitor Polski - rok 2002 nr 6 poz. 115

(Nota japońska)

Jego Ekscelencja
Władysław Bartoszewski
Minister Spraw Zagranicznych
Rzeczypospolitej Polskiej

Ekscelencjo,

Mam zaszczyt nawiązać do niedawnych dyskusji prowadzonych między przedstawicielami Rządu Japonii i Rządu Rzeczypospolitej Polskiej, dotyczących dostarczenia sprzętu audiowizualnego (zwanego dalej „Sprzętem") dla Biblioteki Narodowej i zaproponować w imieniu Rządu Japonii następujące ustalenia:

1. Pragnąc przyczynić się do promocji działalności kulturalnej i naukowej w Rzeczypospolitej Polskiej, Rząd Japonii zgodnie ze stosownymi prawami i przepisami Japonii przyzna Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej dotację w wysokości do czterdziestu jeden milionów dziewięciuset tysięcy jenów (Y 41,900,000) (zwaną dalej „Grantem").

2. (1) Grant zostanie wykorzystany przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej w sposób właściwy i wyłącznie dla celów zakupu sprzętu produkcji japońskiej lub polskiej i usług związanych z nabyciem takich produktów, w tym transportu sprzętu do portów Rzeczypospolitej Polskiej.

(2) Bez względu na postanowienia powyższego punktu (1), jeśli obydwa Rządy uznają to za wskazane, w ramach niniejszego Grantu może być zakupiony sprzęt wyprodukowany w krajach innych niż Japonia lub Rzeczpospolita Polska.

3. Grant zostanie udostępniony w okresie począwszy od daty wejścia w życie niniejszych ustaleń do dnia 31 marca 2001 r., o ile okres ten nie zostanie przedłużony za obustronnym porozumieniem pomiędzy odpowiednimi organami obydwu Rządów.

4. (1) Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ zawrze kontrakty oparte na jenie japońskim z obywatelami Japonii lub osobami prawnymi Japonii, pozostającymi pod zarządem obywateli japońskich, dla celów zakupu sprzętu i usług wymienionych w ustępie 2. Kontrakty te zostaną zweryfikowane przez Rząd Japonii pod kątem zgodności z Grantem.

(2) Po dokonaniu odpowiednich ustaleń z bankiem Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ otworzy rachunek w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej do wykorzystania wyłącznie przy realizacji Grantu w banku japońskim wskazanym przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

(3) Rząd Japonii dokona zapłaty w jenach japońskich, pokrywając w ten sposób zobowiązania zaciągnięte przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub przez wyznaczony przez niego organ w ramach zweryfikowanych kontraktów wymienionych w powyższym punkcie (1), na rachunek wymieniony w powyższym punkcie (2), z chwilą gdy wnioski o dokonanie wypłaty zostaną przedłożone przez bank wymieniony w punkcie (2) Rządowi Japonii, zgodnie z upoważnieniem do wypłaty wydanym przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

5. (1) Rząd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne środki:

(a) by zapewnić natychmiastowy rozładunek i zgłoszenie celne sprzętu w portach wyładunku w Rzeczypospolitej Polskiej oraz transport krajowy sprzętu;

(b) by zwolnić obywateli Japonii lub osoby prawne Japonii, pozostające pod zarządem obywateli japońskich, z opłat celnych, podatków krajowych i innych opłat fiskalnych, które mogłyby zostać nałożone w Rzeczypospolitej Polskiej w związku z dostarczeniem Sprzętu i usług w ramach Grantu;

(c) by zapewnić właściwą i skuteczną konserwację i wykorzystanie sprzętu oraz

(d) by pokryć wszelkie koszty, inne niż te pokrywane w ramach Grantu, niezbędne dla realizacji Grantu.

(2) W odniesieniu do ubezpieczenia przewozowego i morskiego Sprzętu zakupionego w ramach Grantu Rząd Rzeczypospolitej Polskiej powstrzyma się od nakładania jakichkolwiek restrykcji, które mogłyby przeszkodzić uczciwej i wolnej konkurencji pomiędzy towarzystwami ubezpieczeń przewozowych i morskich.

6. Obydwa Rządy będą odbywać konsultacje w odniesieniu do wszelkich spraw, które mogłyby wyniknąć na skutek lub w związku z obecnymi ustaleniami.

Mam ponadto zaszczyt zaproponować, by niniejsza nota oraz nota będąca odpowiedzią Waszej Ekscelencji, potwierdzająca w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej powyższe ustalenia, zostały uznane za umowę pomiędzy obydwoma Rządami, która wejdzie w życie z dniem odpowiedzi Waszej Ekscelencji.

Korzystam z okazji, aby ponowić Waszej Ekscelencji wyrazy mego najwyższego szacunku.

Hideaki Ueda
Ambasador Nadzwyczajny
i Pełnomocny
Japonii w Rzeczypospolitej Polskiej

Protokół w sprawie ustalonych szczegółów proceduralnych

W odniesieniu do ustępu 1, 2 oraz 4 Wymiany Not pomiędzy Rządem Japonii a Rządem Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 6 kwietnia 2001 r. (zwanej dalej „Wymianą Not") w sprawie japońskiej pomocy kulturalnej w postaci Grantu na zakup sprzętu audiowizualnego (zwanego dalej „Sprzętem") dla Biblioteki Narodowej przedstawiciele Rządu Japonii oraz Rządu Rzeczypospolitej Polskiej pragną zapisać następujące szczegóły proceduralne, które zostały ustalone pomiędzy właściwymi organami obydwu Rządów:

1. Przetarg

(1) Grant zostanie wykorzystany w sposób skuteczny i niedyskryminacyjny dla celu zakupu sprzętu i usług wymienionych w ustępie 2 Wymiany Not.

(2) W celu zapewnienia zgodności z tymi kryteriami wymagane jest, aby Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ zatrudniły niezależnego i kompetentnego przedstawiciela, który pomógłby Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu organowi przeprowadzić przetarg na Sprzęt.

Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ powinien więc w okresie jednego miesiąca od daty wejścia w życie Wymiany Not zawrzeć kontrakt wymieniony w punkcie 4 Wymiany Not z Japońskim Międzynarodowym Systemem Współpracy (Japan International Cooperation System — JICS) (zwanym dalej „Przedstawicielem") w celu zapewnienia pomocy Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi, zgodnie z Zakresem Usług Przedstawiciela, sformułowanym w załączniku.

(2) Wyżej wymieniony kontrakt wejdzie w życie po weryfikacji przez Rząd Japonii w formie pisemnej.

2. Wynagrodzenie Przedstawiciela

(1) Kwota wymieniona w ustępie 1 rzeczonej Wymiany Not będzie obejmować wynagrodzenie Przedstawiciela.

(2) Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ wydadzą, zgodnie z wyżej wymienionym kontraktem, upoważnienie do dokonania wypłaty do banku wymienionego w punkcie (2) ustępu 4 Wymiany Not.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

(Zapis z dyskusji)

W związku z Wymianą Not z dnia 6 kwietnia 2001 r. dotyczącą japońskiej pomocy kulturalnej w postaci Grantu na zakup sprzętu audiowizualnego dla Biblioteki Narodowej (zwanej dalej „Wymianą Not") przedstawiciele Delegacji Japońskiej i Delegacji Polskiej pragną zapisać, co następuje:

1. Odnośnie do punktu (1) ustępu 2 Wymiany Not przedstawiciel Delegacji Japońskiej oświadczył, że Rząd Japonii zakłada, iż Rząd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne środki, by zapobiec składaniu wszelkich ofert, prezentów bądź płatności, proponowaniu zapłaty lub korzyści, które byłyby równoznaczne w Rzeczypospolitej Polskiej z praktykami korupcji, a które byłyby podejmowane jako zachęta lub nagroda za przyznanie kontraktów wymienionych w punkcie (1) ustęp 4 Wymiany Not.

2. Przedstawiciel Delegacji Polskiej oświadczył, że jego Delegacja nie ma zastrzeżeń do powyższego oświadczenia przedstawiciela Delegacji Japońskiej.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Załącznik

Zakres Usług Przedstawiciela (Japońskiego Międzynarodowego Systemu Współpracy)

1. Przygotowanie wykazu Sprzętu na podstawie wniosku, który został przedłożony w formie pisemnej do Ambasady Japonii w Rzeczypospolitej Polskiej przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

2. Zbadanie kosztów i wyszczególnienie Sprzętu oraz ustalenie górnej ceny dla przetargu.

3. Przygotowanie projektu dokumentów przetargowych, które będą zawierać warunki przetargu i specyfikacje techniczne w języku japońskim.

4. Publiczne ogłoszenie przetargu i dystrybucja dokumentów przetargowych.

5. Pomoc Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi przy rozpoczęciu przetargu w biurze Przedstawiciela w obecności przedstawicieli firm uczestniczących w przetargu oraz przy ocenie ofert przetargowych i wyznaczeniu zwycięzcy w przetargu.

6. Przygotowanie sprawozdania z oceny przetargu w języku angielskim i przedłożenie sprawozdania Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi.

(Nota polska)

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Jego Ekscelencja
Hideaki Ueda
Ambasador Nadzwyczajny i Pełnomocny
Japonii w Rzeczypospolitej Polskiej

Ekscelencjo,

Mam zaszczyt potwierdzić otrzymanie Noty Waszej Ekscelencji z dnia dzisiejszego, która brzmi, jak następuje:

„Mam zaszczyt nawiązać do niedawnych dyskusji prowadzonych między przedstawicielami Rządu Japonii i Rządu Rzeczypospolitej Polskiej dotyczących dostarczenia sprzętu audiowizualnego (zwanego dalej «Sprzętem») dla Biblioteki Narodowej i zaproponować w imieniu Rządu Japonii następujące ustalenia:

1. Pragnąc przyczynić się do promocji działalności kulturalnej i naukowej w Rzeczypospolitej Polskiej, Rząd Japonii zgodnie ze stosownymi prawami i przepisami Japonii przyzna Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej dotację w wysokości do czterdziestu jeden milionów dziewięciuset tysięcy jenów (Y 41,900,000) (zwaną dalej «Grantem»).

2. (1) Grant zostanie wykorzystany przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej w sposób właściwy i wyłącznie dla celów zakupu Sprzętu produkcji japońskiej lub polskiej i usług związanych z nabyciem takich produktów, w tym transportu Sprzętu do portów Rzeczypospolitej Polskiej.

(2) Bez względu na postanowienia powyższego punktu (1), jeśli obydwa Rządy uznają to za wskazane, w ramach niniejszego Grantu może być zakupiony Sprzęt wyprodukowany w krajach innych niż Japonia lub Rzeczpospolita Polska.

3. Grant zostanie udostępniony w okresie począwszy od daty wejścia w życie niniejszych ustaleń do dnia 31 marca 2001 r., o ile okres ten nie zostanie przedłużony za obustronnym porozumieniem pomiędzy odpowiednimi organami obydwu Rządów.

4. (1) Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ zawrze kontrakty oparte na jenie japońskim z obywatelami Japonii lub osobami prawnymi Japonii pozostającymi pod zarządem obywateli japońskich dla celów zakupu Sprzętu i usług wymienionych w ustępie 2. Kontrakty te zostaną zweryfikowane przez Rząd Japonii pod kątem zgodności z Grantem.

(2) Po dokonaniu odpowiednich ustaleń z bankiem Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ otworzy rachunek w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej do wykorzystania wyłącznie przy realizacji Grantu w banku japońskim wskazanym przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

(3) Rząd Japonii dokona zapłaty w jenach japońskich, pokrywając w ten sposób zobowiązania zaciągnięte przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub przez wyznaczony przez niego organ w ramach zweryfikowanych kontraktów wymienionych w powyższym punkcie (1), na rachunek wymieniony w powyższym punkcie (2), z chwilą gdy wnioski o dokonanie wypłaty zostaną przedłożone przez bank wymieniony w punkcie (2) Rządowi Japonii, zgodnie z upoważnieniem do wypłaty wydanym przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

5. (1) Rząd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne środki:

(a) by zapewnić natychmiastowy rozładunek i zgłoszenie celne Sprzętu w portach wyładunku w Rzeczypospolitej Polskiej oraz transport krajowy Sprzętu;

(b) by zwolnić obywateli Japonii lub osoby prawne Japonii pozostające pod zarządem obywateli japońskich z opłat celnych, podatków krajowych i innych opłat fiskalnych, które mogłyby zostać nałożone w Rzeczypospolitej Polskiej w związku z dostarczeniem Sprzętu i usług w ramach Grantu;

(c) by zapewnić właściwą i skuteczną konserwację i wykorzystanie sprzętu oraz

(d) by pokryć wszelkie koszty, inne niż te pokrywane w ramach Grantu, niezbędne dla realizacji Grantu.

(2) W odniesieniu do ubezpieczenia przewozowego i morskiego Sprzętu zakupionego w ramach Grantu Rząd Rzeczypospolitej Polskiej powstrzyma się od nakładania jakichkolwiek restrykcji, które mogłyby przeszkodzić uczciwej i wolnej konkurencji pomiędzy towarzystwami ubezpieczeń przewozowych i morskich.

6. Obydwa Rządy będą odbywać konsultacje w odniesieniu do wszelkich spraw, które mogłyby wyniknąć na skutek lub w związku z obecnymi ustaleniami.

Mam ponadto zaszczyt zaproponować, by niniejsza nota oraz nota będąca odpowiedzią Waszej Ekscelencji, potwierdzająca w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej powyższe ustalenia, zostały uznane za umowę pomiędzy obydwoma Rządami, która wejdzie w życie z dniem odpowiedzi Waszej Ekscelencji".

Mam ponadto zaszczyt potwierdzić w imieniu Rządu Rzeczypospolitej Polskiej powyższe ustalenia oraz zgodzić się, iż Nota Waszej Ekscelencji i niniejsza Nota zostaną uznane za umowę pomiędzy obydwoma Rządami, która wejdzie w życie z dniem niniejszej odpowiedzi.

Korzystam z okazji, aby ponowić Waszej Ekscelencji wyrazy mego najwyższego szacunku.

W zastępstwie
Pana Władysława Bartoszewskiego
Ministra Spraw Zagranicznych
Stefan Meller
Podsekretarz Stanu
w Ministerstwie Spraw Zagranicznych
Rzeczypospolitej Polskiej

Protokół w sprawie ustalonych szczegółów proceduralnych

W odniesieniu do ustępu 1, 2 oraz 4 Wymiany Not pomiędzy Rządem Japonii a Rządem Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 6 kwietnia 2001 r. (zwanej dalej „Wymianą Not") w sprawie japońskiej pomocy kulturalnej w postaci Grantu na zakup sprzętu audiowizualnego (zwanego dalej „Sprzętem") dla Biblioteki Narodowej przedstawiciele Rządu Rzeczypospolitej Polskiej oraz Rządu Japonii pragną zapisać następujące szczegóły proceduralne, które zostały ustalone pomiędzy właściwymi organami obydwu Rządów:

1. Przetarg

(1) Grant zostanie wykorzystany w sposób skuteczny i niedyskryminacyjny dla celu zakupu Sprzętu i usług wymienionych w ustępie 2 Wymiany Not. W celu zapewnienia zgodności z tymi kryteriami wymagane jest, aby Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ zatrudniły niezależnego i kompetentnego przedstawiciela, który pomógłby Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu organowi przeprowadzić przetarg na Sprzęt.

Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ powinien więc w okresie jednego miesiąca od daty wejścia w życie Wymiany Not zawrzeć kontrakt wymieniony w punkcie 4 Wymiany Not z Japońskim Międzynarodowym Systemem Współpracy (Japan International Cooperation System – JICS) (zwanym dalej „Przedstawicielem") w celu zapewnienia pomocy Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi, zgodnie z Zakresem Usług Przedstawiciela, sformułowanym w załączniku.

(2) Wyżej wymieniony kontrakt wejdzie w życie po weryfikacji przez Rząd Japonii w formie pisemnej.

2. Wynagrodzenie Przedstawiciela

(1) Kwota wymieniona w ustępie 1 rzeczonej Wymiany Not będzie obejmować wynagrodzenie Przedstawiciela.

(2) Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ wydadzą, zgodnie z wyżej wymienionym kontraktem, upoważnienie do dokonania wypłaty do banku wymienionego w punkcie (2) ustępu 4 Wymiany Not.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

(Zapis z dyskusji)

W związku z Wymianą Not z dnia 6 kwietnia 2001 r. dotyczącą japońskiej pomocy kulturalnej w postaci Grantu na zakup sprzętu audiowizualnego dla Biblioteki Narodowej (zwanej dalej „Wymianą Not") przedstawiciele Delegacji Polskiej i Delegacji Japońskiej pragną zapisać, co następuje:

1. Odnośnie do punktu (1) ustępu 2 Wymiany Not przedstawiciel Delegacji Japonii oświadczył, że Rząd Japonii zakłada, iż Rząd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne środki, by zapobiec składaniu wszelkich ofert, prezentów bądź płatności, proponowaniu zapłaty lub korzyści, które byłyby równoznaczne w Rzeczypospolitej Polskiej z praktykami korupcji, a które byłyby podejmowane jako zachęta lub nagroda za przyznanie kontraktów wymienionych w punkcie (1) ustępu 4 Wymiany Not.

2. Przedstawiciel Delegacji Polskiej oświadczył, że jego Delegacja nie ma zastrzeżeń do powyższego oświadczenia przedstawiciela Delegacji Japońskiej.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Załącznik

Zakres Usług Przedstawiciela (Japońskiego Międzynarodowego Systemu Współpracy)

1. Przygotowanie wykazu Sprzętu na podstawie wniosku, który został przedłożony w formie pisemnej do Ambasady Japonii w Rzeczypospolitej Polskiej przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

2. Zbadanie kosztów i wyszczególnienie Sprzętu oraz ustalenie górnej ceny dla przetargu.

3. Przygotowanie projektu dokumentów przetargowych, które będą zawierać warunki przetargu i specyfikacje techniczne w języku japońskim.

4. Publiczne ogłoszenie przetargu i dystrybucja dokumentów przetargowych.

5. Pomoc Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi przy rozpoczęciu przetargu w biurze Przedstawiciela w obecności przedstawicieli firm uczestniczących w przetargu oraz przy ocenie ofert przetargowych i wyznaczeniu zwycięzcy w przetargu.

6. Przygotowanie sprawozdania z oceny przetargu w języku angielskim i przedłożenie sprawozdania Rządowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi.

His Excellency
Mr. Władysław Bartoszewski
Minister of Foreign Affairs
of the Republic of Poland

Excellency,

I have the honour to refer to the recent discussions held between the representatives of the Government of Japan and of the Government of the Republic of Poland concerning the supply of audio-visual equipment (hereinafter referred to as "the Equipment") to the National Library, and to propose on behalf of the Government of Japan the following arrangements:

1. For the purpose of contributing to the promotion of cultural and scientific activities in the Republic of Poland, the Government of Japan will extend to the Government of the Republic of Poland, in accordance with the relevant laws and regulations of Japan, a grant up to forty-one million nine hundred thousand yen (¥ 41,900,000)(hereinafter referred to as "the Grant").

2. (1) The Grant will be used by the Government of the Republic of Poland properly and exclusively for the purchase of the Equipment, which will be products of Japan or the Republic of Poland, and of services relating to procurement of such products, including the transportation of the Equipment to ports in the Republic of Poland.

(2) Notwithstanding the provisions of sub-paragraph (1) above, when the two Governments deem it necessary, the Equipment which will be products of countries other than Japan or the Republic of Poland may be purchased under the Grant.

3. The Grant will be made available during the period between the date of coming into force of the present arrangements and March 31, 2002, unless the period is extended by mutual agreement between the authorities concerned of the two Governments.

4. (1) The Government of the Republic of Poland or its designated authority will enter into contracts in Japanese yen with Japanese nationals or Japanese juridical persons controlled by Japanese nationals for the purchase of the Equipment and services referred to in paragraph 2. Such contracts shall be verified by the Government of Japan to be eligible for the Grant.

(2) The Government of the Republic of Poland or its designated authority will open through banking arrangements an account to be used only for the purpose of the implementation of the Grant, in the name of the Government of the Republic of Poland in a bank of Japan designated by the Government of the Republic of Poland or its designated authority.

(3) The Government of Japan will make payments in Japanese yen to cover the obligations incurred by the Government of the Republic of Poland or its designated authority under the verified contracts referred to in sub-paragraph (1) above to the account referred to in sub-paragraph (2) above, when payment requests are presented by the bank referred to in sub-paragraph (2) above to the Government of Japan under an authorization to pay issued by the Government of the Republic of Poland or its designated authority.

5. (1) The Government of the Republic of Poland will take necessary measures:

(a) to ensure prompt unloading and customs clearance at ports of disembarkation in the Republic of Poland and internal transportation therein of the Equipment;

(b) to exempt Japanese nationals or Japanese juridical persons controlled by Japanese nationals from customs duties, internal taxes and other fiscal levies which may be imposed in the Republic of Poland with respect to the supply of the Equipment and services under the Grant;

(c) to ensure proper and effective maintenance and use of the Equipment; and

(d) to bear all the expenses, other than those covered by the Grant, necessary for the implementation of the Grant.

(2) With regard to the shipping and marine insurance of the Equipment purchased under the Grant, the Government of the Republic of Poland will refrain from imposing any restrictions that may hinder fair and free competition among the shipping and marine insurance companies.

6. The two Governments will consult with each other in respect of any matter that may arise from or in connection with the present arrangements.

I have further the honour to propose that the present Note and Your Excellency's Note in reply confirming on behalf of the Government of the Republic of Poland the foregoing arrangements shall be regarded as constituting an agreement between the two Governments, which will enter into force on the date of Your Excellency's reply.

I avail myself of this opportunity to extend to Your Excellency the assurance of my highest consideration.

Hideaki Ueda
Ambassador Extraordinary and
Plenipotentiary of Japan
to the Republic of Poland

Agreed Minutes on Procedural Details

With reference to paragraph 1, 2 and 4 of the Exchange of Notes between the Government of Japan and the Government of the Republic of Poland dated April 6, 2001 (hereinafter referred to as "the Exchange of Notes"), concerning the Japanese cultural Grant aid for the supply of audio-visual equipment (hereinafter referred to as "the Equipment") to the National Library, the representatives of the Government of Japan and the Government of the Republic of Poland wish to record the following procedural details which have been agreed upon between the authorities concerned of the two Governments:

1. Tender

(1) The Grant shall be used efficiently and non-discriminately for the purchase of the Equipment and services referred to in paragraph 2 of the Exchange of Notes. In order to ensure compliance with such requirements, it is required that the Government of the Republic of Poland or its designated authority employ an independent and competent agent for assisting the Government of the Republic of Poland or its designated authority to conduct the tender for the Equipment.

The Government of the Republic of Poland or its designated authority shall, therefore, conclude a contract referred to in paragraph 4 of the Exchange of Notes, within one month after the date of coming into force of the Exchange of Notes, with Japan International Cooperation System (JICS) (hereinafter referred to as "the Agent") to assist the Government of the Republic of Poland or its designated authority in accordance with the Scope of the Agent's Services as set forth in Appendix.

(2) The said contract shall become effective upon the verification of the Government of Japan in a written form.

2. The Agent's fee

(1) The amount mentioned in paragraph 1 of the said Exchange of Notes shall include the Agent's fee.

(2) The Government of the Republic of Poland or its designated authority shall issue an authorization to pay, in accordance with the above-mentioned contract, to the bank referred to in sub-paragraph (2) of paragraph 4 of the Exchange of Notes.

Warsaw, April 6, 2001

(Record of Discussions)

In connection with the Exchange of Notes dated April 6, 2001 concerning the Japanese cultural grant aid for the supply of audio-visual equipment to the National Library (hereinafter referred to as "the Exchange of Notes"), the representatives of the Japanese Delegation and of the Polish Delegation wish to record the following:

1. With regard to sub-paragraph (1) of paragraph 2 of the Exchange of Notes, the representative of the Japanese Delegation stated that the Government of Japan understands that the Government of the Republic of Poland will take necessary measures to prevent any offer, gift or payment, consideration or benefit which would be construed as a corrupt practice in the Republic of Poland from being made as an inducement to or reward for the award of the contracts referred to in sub-paragraph (1) of paragraph 4 of the Exchange of Notes.

2. The representative of the Polish Delegation stated that his Delegation has no objection to the statement by the representative of the Japanese Delegation referred to above.

Warsaw, April 6, 2001

Appendix

Scope of the Agent’s Services

1. Preparation of the list of the products to be tendered (hereinafter referred to as "the Equipment") on the basis of the request which was submitted in a written form to the Embassy of Japan in the Republic of Poland by the Government of the Republic of Poland or its designated authority.

2. Surveying the cost and specifications of the Equipment and determining the ceiling price of the tender.

3. Preparation of the draft of tender documents which include terms and conditions of the tender and the technical specifications.

4. Making the public notice of the tender and distributing the tender documents.

5. Assisting the Government of the Republic of Poland or its designated authority to open tender at the office of the Agent in the presence of the representatives of the tenderers and to evaluate the tender and to determine the successful tenderer.

6. Preparation of the tender evaluation report in English language and submission of the report to the Government of the Republic of Poland or its designated authority.

Warsaw, April 6, 2001

His Excellency
Mr. Hideaki Ueda
Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary
of Japan to the Republic of Poland

Excellency,

l have the honour to acknowledge the receipt of Your Excellency's Note of today's date, which reads as follows:

"I have the honour to refer to the recent discussions held between the representatives of the Government of Japan and of the Government of the Republic of Poland concerning the supply of audio-visual equipment (hereinafter referred to as "the Equipment") to the National Library, and to propose on behalf of the Government of Japan the following arrangements:

1. For the purpose of contributing to the promotion of cultural and scientific activities in the Republic of Poland, the Government of Japan will extend to the Government of the Republic of Poland, in accordance with the relevant laws and regulations of Japan, a grant up to forty-one million nine hundred thousand yen (¥ 41,900,000) (hereinafter referred to as "the Grant").

2. (1) The Grant will be used by the Government of the Republic of Poland properly and exclusively for the purchase of the Equipment, which will be products of Japan or the Republic of Poland, and of services relating to procurement of such products, including the transportation of the Equipment to ports in the Republic of Poland.

(2) Notwithstanding the provisions of sub-paragraph (1) above, when the two Governments deem it necessary, the Equipment which will be products of countries other than Japan or the Republic of Poland may be purchased under the Grant.

3. The Grant will be made available during the period between the date of coming into force of the present arrangements and March 31, 2002, unless the period is extended by mutual agreement between the authorities concerned of the two Governments.

4. (1) The Government of the Republic of Poland or its designated authority will enter into contracts in Japanese yen with Japanese nationals or Japanese juridical persons controlled by Japanese nationals for the purchase of the Equipment and services referred to in paragraph 2. Such contracts shall be verified by the Government of Japan to be eligible for the Grant.

(2) The Government of the Republic of Poland or its designated authority will open through banking arrangements an account to be used only for the purpose of the implementation of the Grant, in the name of the Government of the Republic of Poland in a bank of Japan designated by the Government of the Republic of Poland or its designated authority.

(3) The Government of Japan will make payments in Japanese yen to cover the obligations incurred by the Government of the Republic of Poland or its designated authority under the verified contracts referred to in sub-paragraph (1) above to the account referred to in sub-paragraph (2) above, when payment requests are presented by the bank referred to in sub-paragraph (2) above to the Government of Japan under an authorization to pay issued by the Government of the Republic of Poland or its designated authority.

5. (1) The Government of the Republic of Poland will take necessary measures:

(a) to ensure prompt unloading and customs clearance at ports of disembarkation in the Republic of Poland and internal transportation therein of the Equipment;

(b) to exempt Japanese nationals or Japanese juridical persons controlled by Japanese nationals from customs duties, internal taxes and other fiscal levies which may be imposed in the Republic of Poland with respect to the supply of the Equipment and services under the Grant;

(c) to ensure proper and effective maintenance and use of the Equipment; and

(d) to bear all the expenses, other than those covered by the Grant, necessary for the implementation of the Grant.

(2) With regard to the shipping and marine insurance of the Equipment purchased under the Grant, the Government of the Republic of Poland will refrain from imposing any restrictions that may hinder fair and free competition among the shipping and marine insurance companies.

6. The two Governments will consult with each other in respect of any matter that may arise from or in connection with the present arrangements.

l have further the honour to propose that the present Note and Your Excellency's Note in reply confirming on behalf of the Government of the Republic of Poland the foregoing arrangements shall be regarded as constituting an agreement between the two Governments, which will enter into force on the date of Your Excellency's reply."

l have further the honour to confirm on behalf of the Government of the Republic of Poland the foregoing arrangements and to agree that Your Excellency's Note and this Note shall be regarded as constituting an agreement between the two Governments, which will enter into force on the date of this reply.

l avail myself of this opportunity to extend to Your Excellency the assurance of my highest consideration.

For Mr. Władysław Bartoszewski
Minister of Foreign Affairs
Stefan Meller
Undersecretary of State
at the Ministry of Foreign Affairs
of the Republic of Poland

Agreed Minutes on Procedural Details

With reference to paragraph 1, 2 and 4 of the Exchange of Notes between the Government of the Republic of Poland and the Government of Japan dated April 6, 2001 (hereinafter referred to as "the Exchange of Notes"), concerning the Japanese cultural grant aid for the supply of audio-visual equipment (hereinafter referred to as "the Equipment") to the National Library, the representatives of the Government of the Republic of Poland and the Government of Japan wish to record the following procedural details which have been agreed upon between the authorities concerned of the two Governments:

1.Tender

(1) The Grant shall be used efficiently and non-discriminately for the purchase of the Equipment and services referred to in paragraph 2 of the Exchange of Notes. In order to ensure compliance with such requirements, it is required that the Government of the Republic of Poland or its designated authority employ an independent and competent agent for assisting the Government of the Republic of Poland or its designated authority to conduct the tender for the Equipment.

The Government of the Republic of Poland or its designated authority shall, therefore, conclude a contract referred to in paragraph 4 of the Exchange of Notes, within one month after the date of coming into force of the Exchange of Notes, with Japan International Cooperation System (JICS) (hereinafter referred to as "the Agent") to assist the Government of the Republic of Poland or its designated authority in accordance with the Scope of the Agent’s Services as set forth in Appendix.

(2) The said contract shall become effective upon the verification of the Government of Japan in a written form.

2. The Agent's fee

(1) The amount mentioned in paragraph 1 of the said Exchange of Notes shall include the Agent’s fee.

(2) The Government of the Republic of Poland or its designated authority shall issue an authorization to pay, in accordance with the above-mentioned contract, to the bank referred to in sub-paragraph (2) of paragraph 4 of the Exchange of Notes.

Warsaw, .April 6, 2001

(Record of Discussions)

In connection with the Exchange of Notes dated April 6, 2001 concerning the Japanese cultural grant aid for the supply of audio-visual equipment to the National Library (hereinafter referred to as "the Exchange of Notes"), the representatives of the Polish Delegation and of the Japanese Delegation wish to record the following:

1. With regard to sub-paragraph (1) of paragraph 2 of the Exchange of Notes, the representative of the Japanese Delegation stated that the Government of Japan understands that the Government of the Republic of Poland will take necessary measures to prevent any offer, gift or payment, consideration or benefit which would be construed as a corrupt practice in the Republic of Poland from being made as an inducement to or reward for the award of the contracts referred to in sub-paragraph (1) of paragraph 4 of the Exchange of Notes.

2. The representative of the Polish Delegation stated that his Delegation has no objection to the statement by the representative of the Japanese Delegation referred to above.

Warsaw, April 6, 2001

Appendix

Scope of the Agent's Services

1. Preparation of the list of the products to be tendered (hereinafter referred to as "the Equipment") on the basis of the request which was submitted in a written form to the Embassy of Japan in the Republic of Poland by the Government of the Republic of Poland or its designated authority.

2. Surveying the cost and specifications of the Equipment and determining the ceiling price of the tender.

3. Preparation of the draft of tender documents which include terms and conditions of the tender and the technical specifications.

4. Making the public notice of the tender and distributing the tender documents.

5. Assisting the Government of the Republic of Poland or its designated authority to open tender at the office of the Agent in the presence of the representatives of the tenderers and to evaluate the tender and to determine the successful tenderer.

6. Preparation of the tender evaluation report in English language and submission of the report to the Government of the Republic of Poland or its designated authority.