Monitor Polski - rok 2001 nr 34 poz. 563

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 76, poz. 806) zarządza się, co następuje:

1) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania,

2) zasady i tryb brakowania dokumentacji innej niż materiały archiwalne,

3) zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

1) Archiwum UOP – oznacza to archiwum wyodrębnione UOP, działające na podstawie odrębnych przepisów, w ramach jednostki organizacyjnej właściwej do spraw archiwalnych, z uwzględnieniem działających na podstawie tych przepisów komórek archiwalnych w innych jednostkach organizacyjnych UOP,

2) dyrektorze Archiwum UOP – oznacza to dyrektora jednostki organizacyjnej właściwej do spraw archiwalnych,

3) jednostce organizacyjnej – oznacza to jednostki organizacyjne UOP wymienione w § 3 ust. 1 i 2 statutu Urzędu Ochrony Państwa, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1996 r. (Dz. U. Nr 145, poz. 675, z 1998 r. Nr 113, poz. 721, z 1999 r. Nr 42, poz. 426 i z 2001 r. Nr 32, poz. 367), oraz jednostkę właściwą do spraw współpracy z NATO i ochrony tajemnicy państwowej,

4) komórce organizacyjnej – oznacza to komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko służbowe w jednostce organizacyjnej,

5) ustawie – oznacza to ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

6) ustawie o UOP – oznacza to ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Urzędzie Ochrony Państwa (Dz. U. z 1999 r. Nr 51, poz. 526, Nr 53, poz. 548 i Nr 110, poz. 1255, z 2000 r. Nr 73, poz. 852 oraz z 2001 r. Nr 81, poz. 877 i Nr 106, poz. 1149),

7) dokumentacji bez bliższego określenia – oznacza to dokumenty, bez względu na ich wartość archiwalną, powstałe w UOP, a w szczególności: operacyjne, kodowe i szyfrowe, osobowe, dotyczące spraw obronnych lub administracyjnych oraz dokumenty, które napłynęły do UOP.

2. Dokumentację oznacza się zgodnie z symbolami klasyfikacji rzeczowej, o której mowa w § 6.

2. Dokumentację niearchiwalną, ze względu na okresy przechowywania, oznacza się:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej określającej liczbę lat przechowywania – podlegającą, po upływie okresu przechowywania, brakowaniu,

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfry arabskiej określającej liczbę lat przechowywania – podlegającą, po upływie okresu przechowywania, ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej,

3) symbolem „Bc” – mającą wyłącznie przydatność praktyczną, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla UOP, która nie podlega przekazaniu do Archiwum UOP.

3. Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

1) dokonuje się jej kwalifikacji na kategorie „A” lub „B”,

2) oznacza się dokumentację kategorii „B” symbolami, według zasad określonych w § 5 ust. 2,

3) kwalifikuje się dokumentację zgodnie z symbolami klasyfikacji rzeczowej

– określa ustalony odrębnymi przepisami, stanowiący tajemnicę państwową, oznaczony klauzulą „tajne”, jednolity rzeczowy wykaz akt UOP, zwany dalej „wykazem akt”.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu sprawy.

3. Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za prawidłową kwalifikację dokumentacji gromadzonej w ich jednostkach.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” można:

1) utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania,

2) przedłużyć okres jej przechowywania,

3) zakwalifikować do kategorii „A”, ze względu na jej znaczenie jako źródła informacji określonego w art. 1 ustawy,

4) wybrakować.

3. Po przeprowadzeniu ekspertyzy okres przechowywania dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej może być przedłużony odpowiednio przez:

1) dyrektora Archiwum UOP,

2) dyrektora Zarządu Wywiadu.

4. Tryb określony w ust. 3 stosuje się ze względu na przesłanki, o których mowa w ust. 2 pkt 3, do zmiany kwalifikacji dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej na kategorię „A”.

5. Na wniosek dyrektora Archiwum UOP, uzasadniony przeprowadzoną ekspertyzą, Szef UOP może zmienić kwalifikację materiałów archiwalnych na dokumentację kategorii „B”, a także skrócić okres przechowywania dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej lub symbolem „BE”.

2. W celu przygotowania wniosku, o którym mowa w § 8 ust. 5, dyrektor Archiwum UOP powołuje komisję przeprowadzającą ekspertyzę, złożoną z wyznaczonych funkcjonariuszy Archiwum UOP.

1) przeprowadzenie ekspertyzy dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu,

2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia:

a) oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfry arabskiej i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfry arabskiej oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

– zwanych dalej „spisem i protokołem”,

3) zatwierdzenie odpowiednio przez:

a) Szefa UOP – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a),

b) kierownika jednostki organizacyjnej – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b).

2. Spis i protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a), sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b), sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się po dniu 1 stycznia roku następnego po roku, w którym wygasa okres jej przechowywania, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” można dokonać bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla UOP.

2. Dokumentacja, o której mowa w § 10 ust. 5, podlega, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, brakowaniu w jednostkach organizacyjnych.

3. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, a zwłaszcza konieczna do zachowania do celów kontrolnych i dowodowych, w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

4. Z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 3, właściwy kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej, który decyduje o zakresie i okresie wyłączenia tej dokumentacji z czynności brakowania.

5. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej, pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, dokonuje się w Archiwum UOP, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą:

1) wyznaczeni funkcjonariusze Archiwum UOP w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 1 i 5,

2) co najmniej jeden wyznaczony funkcjonariusz Archiwum UOP oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy z jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalną jest brakowana w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 2.

3. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor Archiwum UOP,

2) ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku brakowania dokumentacji, o której mowa w § 11 ust. 2, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości oceny jej przydatności praktycznej dla UOP, funkcjonariusz Archiwum UOP wchodzący w skład komisji, o której mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Dyrektor Archiwum UOP lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez Archiwum UOP, spis i protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

1) spisie zdawczo-odbiorczym,

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych oraz

3) w odpowiadającym jej inwentarzu.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Rejestr spisów zdawczo-odbiorczych, o których mowa w ust. 1 pkt 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. Ewidencja dotycząca dokumentacji wybrakowanej, bez względu na symbol, którym dokumentacja została oznaczona, jest przechowywana w Archiwum UOP odrębnie i stanowi materiał archiwalny.

1) dyrektor Archiwum UOP lub upoważniony przez niego funkcjonariusz – dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 1, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,

2) dyrektor Zarządu Wywiadu – dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, znajdującej się w tej jednostce organizacyjnej,

3) szef delegatury – dla dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 lit. b), znajdującej się w delegaturze.

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się, z zastrzeżeniem ust. 4, w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację niearchiwalną, drugi jest przeznaczony dla Archiwum UOP, a trzeci dla instytucji fizycznie niszczącej dokumentację niearchiwalną.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Archiwum UOP, zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w Archiwum UOP, a drugi w instytucji fizycznie niszczącej tę dokumentację.

1) dyrektora Archiwum UOP – do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2, z zastrzeżeniem pkt 2 i 3,

2) dyrektora Zarządu Wywiadu – do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2,

3) kierownika jednostki organizacyjnej – do nadzoru nad przekazaniem dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 lit. b).

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do fizycznego zniszczenia w odpowiedniej instytucji organizuje właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka lub komórka organizacyjna, z zastrzeżeniem § 18.

3. Jednostka lub komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie Archiwum UOP o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, najpóźniej w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

4. Fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

2. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1, sporządza się protokół zniszczenia. Protokół, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej niszczenia, natomiast drugi egzemplarz jest włączany do akt sprawy przekazywanej do Archiwum UOP.

3. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Niszczenia dokumentacji kodowej i szyfrowej, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, po ustaniu jej przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco we właściwej komórce organizacyjnej, na podstawie pisemnej decyzji kierownika jednostki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza.

5. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 4, sporządza się protokół zniszczenia. Protokół, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej niszczenia, natomiast drugi jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która dokumentację kodową i szyfrową wytworzyła.

6. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 5, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

7. Niszczenie dokumentacji wytworzonej w związku z wykonywaniem czynności, o których mowa w art. 10 lub art. 10a ustawy o UOP, z pominięciem czynności, o których mowa w § 10 ust. 1, zarządza się w oparciu o pisemną decyzję Szefa UOP, wydaną na podstawie art. 10 ustawy o UOP.

8. Ze zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 7, sporządza się protokół zniszczenia zatwierdzony przez Szefa UOP.

9. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 8, sporządza się według wzorów stanowiących załączniki nr 8, 9 i 10 do zarządzenia.

10. Komisyjne niszczenie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, 4 i 7, odbywa się bez udziału funkcjonariusza Archiwum UOP.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do zarządzenia.

3. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych UOP do archiwów państwowych należy zamieścić w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów teczek przekazanych.

4. Rejestr spisów teczek przekazanych sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 12 do zarządzenia.

2. Urząd Ochrony Państwa zapewnia we własnym zakresie organizację przekazania materiałów archiwalnych UOP do archiwów państwowych.

Prezes Rady Ministrów: J. Buzek

Załączniki do zarządzenia nr 99 Prezesa Rady Ministrów
z dnia 10 października 2001 r. (poz. 563)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

Załącznik nr 7

Załącznik nr 8

Załącznik nr 9

Załącznik nr 10

Załącznik nr 11

Załącznik nr 12