Monitor Polski - rok 1986 nr 4 poz. 31

Na podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) zarządza się, co następuje:

2. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 25 ust. 2 ustawy.

3. Archiwa państwowe nie mające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania danego archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 2. Zasięg terytorialny archiwów państwowych nie mających charakteru centralnego określa załącznik nr 1.

2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych archiwum państwowe sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.

3. Archiwum państwowe może, w razie nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 4. odmówić ich przejęcia i zażądać dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.

2. Archiwum państwowe określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.

3. Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały.

2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą w danej jednostce organizacyjnej instrukcją kancelaryjną, to jest w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być opatrzone kolejną numeracją.

3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:

1) nazwy jednostki .organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której dane materiały powstały,

2) symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt,

3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych,

4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu,

5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie,

6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów - kategoria A,

7) liczby stron w teczce.

4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.

5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 2 ust, 1. wypełnionym pismem maszynowym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem.

2. Archiwum państwowe może polecić sporządzenie dodatkowej ewidencji. zwłaszcza w formie inwentarza kartkowego lub skorowidza.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

4. W razie przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:

1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym,

2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres przechowywania, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje danej jednostki organizacyjnej.

1) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym,

2) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych,

3) spakować w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych: M. Wojciechowski

Załącznik nr 1 do zarządzenia
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 25 lutego 1986 r. (poz. 31)

TERYTORIALNY ZASIĘG DZIAŁANIA ARCHIWOW PAŃSTWOWYCH

Załącznik nr 2 do zarządzenia
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 25 lutego 1986 r. (poz. 31)

WZÓR - SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY