Dziennik Ustaw - rok 2018 poz. 1995

Na podstawie art. 8 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy (Dz. U. z 2018 r. poz. 754, 1000 i 1349) zarządza się, co następuje:

1) do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

2) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

3) do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej;

4) do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego;

5) wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

2. Udostępnianie dokumentów i danych, o których mowa w ust. 1, następuje przez umożliwienie zapoznania się, w sposób określony w rozporządzeniu, z odpowiadającymi tym dokumentom lub danym dokumentami w postaci papierowej.

2. Po zakończeniu postępowań, o których mowa w ust. 1, do postępowania z dokumentami z wyborów stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczące odpowiednio materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej.

1) spis zdawczo-odbiorczy zawierający:

a) nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego,

b) nazwę i adres urzędu obsługującego depozytariusza, w przypadku gdy depozytariuszem jest kapitan polskiego statku morskiego – jego imię i nazwisko oraz oznaczenie statku, w przypadku gdy przekazującym dokumenty jest dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego – adres delegatury Krajowego Biura Wyborczego, w przypadku gdy przekazującym jest Szef Krajowego Biura Wyborczego – adres Krajowego Biura Wyborczego,

c) datę wyborów,

d) datę sporządzenia spisu,

e) imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów,

f) dla każdej pozycji spisu:

– liczbę porządkową,

– tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów,

– roczną datę lub roczne daty krańcowe,

– liczbę teczek, a jeżeli jej ustalenie jest niemożliwe ze względu na sposób przechowywania – liczbę metrów bieżących,

– oznaczenie kategorii archiwalnej,

– adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum,

– adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego;

2) dla dokumentów z wyborów stanowiących dokumentację niearchiwalną, o których mowa w art. 79 § 1 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy, zbiorczy protokół zdawczo-odbiorczy zawierający:

a) nazwę i adres urzędu obsługującego depozytariusza, a w przypadku gdy depozytariuszem jest kapitan polskiego statku morskiego – jego imię i nazwisko oraz oznaczenie statku,

b) datę wyborów,

c) datę sporządzenia protokołu,

d) imię, nazwisko i podpis osoby, która protokół sporządziła, oraz osoby przekazującej wraz z datą przekazania,

e) dla każdej pozycji protokołu:

– liczbę porządkową,

– nazwy obwodowych komisji wyborczych z terytorialnego zakresu działania depozytariusza,

– liczbę opakowań zbiorczych,

– oznaczenie identyfikujące poszczególne opakowania zbiorcze.

2. Udostępnianie przez depozytariusza dokumentów z głosowania organom, o których mowa w art. 79 § 3 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy, następuje po sporządzeniu protokołu potwierdzającego, które dokumenty zostały udostępnione. Jeden egzemplarz protokołu depozytariusz przekazuje do wiadomości dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

1) rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 1–3,

2) wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów – od upływu terminu zgłaszania protestów

– dokumenty z głosowania, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ust. 2 oraz § 3, w opakowaniach zbiorczych, o których mowa w art. 79 § 1 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy, depozytariusz na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego za pośrednictwem urzędu go obsługującego przekazuje na przechowywanie do właściwego miejscowo archiwum państwowego, w którym są przechowywane przez okres co najmniej 5 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po roku przekazania dokumentów; po upływie tego okresu dokumenty te podlegają brakowaniu; o brakowaniu dokumentów z głosowania i sposobie ich zniszczenia decyduje dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego, po uzyskaniu opinii dyrektora delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Po upływie terminów, o których mowa w ust. 1, depozytariusz za pośrednictwem urzędu go obsługującego przekazuje, w sposób zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem, dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego następujące dokumenty z wyborów, stanowiące materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego:

1) protokoły głosowania w obwodzie;

2) protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty oraz inne dokumenty dotyczące obsługi obwodowej komisji wyborczej;

3) dokumenty dotyczące powołania obwodowych komisji wyborczych.

2. Udostępnienie dokumentów z wyborów, o których mowa w ust. 1, organom, wymienionym w art. 79 § 3 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy, następuje po sporządzeniu protokołu potwierdzającego, które dokumenty zostały udostępnione. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do wiadomości dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Jeżeli urzędnik wyborczy przechowywał dwa egzemplarze dokumentów z wyborów, przekazaniu dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego podlega jeden egzemplarz, a po zakończeniu przekazywania drugi egzemplarz może podlegać brakowaniu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

3. Kopia protokołu głosowania w obwodzie, o którym mowa w art. 77 § 3 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. – Kodeks wyborczy, przekazywanego do wójta podlega brakowaniu, po upływie 30 dni od dnia przekazania.

2. Przekazanie, o którym mowa w ust. 1, następuje na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3. Przekazaniu nie podlegają:

1) wykazy podpisów osób popierających:

a) utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b) listę kandydatów na posłów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej,

c) zgłoszenie kandydata na senatora,

d) listę kandydatów na posłów do Parlamentu Europejskiego,

e) listę kandydatów na radnych,

f) zgłoszenie kandydata na wójta (burmistrza, prezydenta miasta);

2) następujące dokumenty dołączone do sprawozdań finansowych komitetów wyborczych, umożliwiające weryfikację podanych w sprawozdaniu informacji:

a) dokumenty bankowe dotyczące każdego wydatku i wpływu na rachunek komitetu wyborczego,

b) protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego,

c) umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków,

d) pokwitowania odbioru materiałów wyborczych (np. plakatów, ulotek) przez komitet wyborczy,

e) umowy rachunku bankowego,

f) umowy kredytu (w przypadku uzyskania kredytu),

g) umowy poręczenia (w przypadku zawarcia umowy poręczenia).

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, podlegają brakowaniu po upływie 10 lat od dnia wyborów.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, mogą podlegać brakowaniu po upływie okresów przechowywania wynikających z przepisów o rachunkowości, ale nie wcześniej niż po upływie 5 lat od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym odbyły się wybory.

6. Brakowanie, o którym mowa w ust. 4 i 5, przeprowadza się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Udostępnieniu, o którym mowa w ust. 1, nie podlegają dokumenty, o których mowa w § 13 ust. 3.

3. Przekazanie informacji zawartych w dokumentach z wyborów w postaci reprodukcji tych dokumentów, w tym reprodukcji uwierzytelnionych, albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie wymaga zgody dyrektora delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

1) wykazów podpisów osób popierających:

a) utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b) zgłoszenie kandydata na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

2) dokumentów wymienionych w § 13 ust. 3 pkt 2.

2. Przekazanie następuje na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2. Dokumenty, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 2, po upływie okresów przechowywania wynikających z przepisów o rachunkowości, ale nie wcześniej niż po upływie 5 lat od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym odbyły się wybory, mogą podlegać brakowaniu przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego.

3. Brakowanie, o którym mowa w ust. 1, przeprowadza się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego: P. Gliński

¹⁾ Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. poz. 2321).

²⁾ Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów (Dz. U. poz. 1488), które utraciło moc z dniem 1 sierpnia 2018 r. na podstawie art. 18 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu zwiększenia udziału obywateli w procesie wybierania, funkcjonowania i kontrolowania niektórych organów publicznych (Dz. U. poz. 130 i 1349).