Dziennik Ustaw - rok 2018 poz. 1262

Na podstawie art. 3a ust. 3 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o nadzorze nad rynkiem kapitałowym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1480 i 2486 oraz z 2018 r. poz. 650 i 685) zarządza się, co następuje:

1) Komisji – rozumie się przez to Komisję Nadzoru Finansowego;

2) osobie zgłaszającej – rozumie się przez to osobę zgłaszającą Komisji naruszenie lub potencjalne naruszenie przepisów rozporządzenia 596/2014;

3) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę wskazaną przez osobę zgłaszającą jako naruszającą lub potencjalnie naruszającą przepisy rozporządzenia 596/2014;

4) zgłoszeniu – rozumie się przez to zgłoszenie dotyczące naruszenia lub potencjalnego naruszenia przepisów rozporządzenia 596/2014.

1) elektronicznie pod wskazanym przez Komisję adresem poczty elektronicznej Komisji;

2) na piśmie pod wskazanym przez Komisję adresem do korespondencji;

3) telefonicznie pod wskazanym przez Komisję numerem telefonu, z możliwością nagrywania bądź nienagrywania treści rozmowy;

4) osobiście pod wskazanym przez Komisję adresem.

2. Przyjęte przez Komisję środki komunikacji na potrzeby odbierania zgłoszeń i działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, co najmniej:

1) są niezależne od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Komisji i Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego oraz

2) zapewniają kompletność, integralność, bezpieczeństwo i poufność informacji, w tym ich zabezpieczenie przed odsłuchaniem lub odczytaniem przez osoby nieuprawnione, oraz

3) umożliwiają przechowywanie zgłoszeń w sposób zapewniający prowadzenie dalszych czynności wyjaśniających, zgodnie z art. 28 rozporządzenia 596/2014.

3. Telefoniczne lub osobiste zgłoszenia są dokumentowane przez Komisję w postaci nagrania rozmowy z osobą zgłaszającą w formie trwałej i możliwej do wyszukania lub przez sporządzenie przez osobę uprawnioną do obsługi zgłoszeń protokołu z tej rozmowy. W przypadku zgłoszenia, dokumentowanego przez sporządzenie protokołu z rozmowy, osoba uprawniona do obsługi zgłoszeń umożliwia osobie zgłaszającej, która nie zastrzegła anonimowości zgłoszenia, zapoznanie się z protokołem, zgłoszenie do niego poprawek oraz jego zatwierdzenie przez złożenie pod nim podpisu w siedzibie Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego.

4. W przypadku gdy istnieje możliwość kontaktu z osobą zgłaszającą, Komisja niezwłocznie potwierdza otrzymanie zgłoszenia przez przesłanie pisemnego potwierdzenia na adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej wskazany przez osobę zgłaszającą. Jeżeli osoba zgłaszająca sprzeciwia się przesłaniu potwierdzenia lub przesłanie potwierdzenia może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, Komisja odstępuje od jego przesyłania.

5. W przypadku otrzymania przez Komisję zgłoszenia, dokonanego w sposób inny niż wskazany w ust. 1, zgłoszenie to niezwłocznie i bez wprowadzania zmian jest przekazywane w sposób określony w ust. 1 osobie uprawnionej do obsługi zgłoszeń.

2. Urząd Komisji Nadzoru Finansowego przeprowadza szkolenie osób uprawnionych do obsługi zgłoszeń w zakresie procedur oraz regulacji prawnych związanych ze zgłoszeniami, przed podjęciem przez te osoby obowiązków związanych z obsługą zgłoszeń.

1) przekazują osobom zainteresowanym informacje dotyczące procedur przekazywania zgłoszeń;

2) przyjmują i weryfikują zgłoszenia oraz podejmują działania następcze w związku z tymi zgłoszeniami umożliwiające podjęcie działań nadzorczych;

3) utrzymują kontakt z osobą zgłaszającą, która ujawniła swoją tożsamość;

4) na żądanie osoby zgłaszającej, udzielają jej kompleksowych informacji w zakresie trybu i zasad dochodzenia roszczeń z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę lub ochrony przed niesprawiedliwym traktowaniem, w tym procedur dochodzenia odszkodowania pieniężnego, oraz o możliwości uzyskania przez osobę zgłaszającą zaświadczenia potwierdzającego fakt dokonania zgłoszenia.

2. Przed przyjęciem zgłoszenia lub najpóźniej w momencie jego otrzymania osoby uprawnione do obsługi zgłoszeń powiadamiają osoby zgłaszające o udostępnionych przez Komisję na jej stronie internetowej informacjach, o których mowa w § 10 ust. 1.

2. Komisja zapewnia dostęp do przechowywanych dokumentów pisemnych i elektronicznych otrzymanych zgłoszeń, nagrań rozmów z osobami zgłaszającymi oraz protokołów z rozmów z osobami zgłaszającymi wyłącznie członkom Komisji oraz pracownikom Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, którym taki dostęp jest niezbędny do wypełniania przez nich obowiązków zawodowych.

3. Komisja może zwrócić się do osoby zgłaszającej o wyjaśnienia w zakresie przekazanych informacji lub o dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu osoby zgłaszającej, z wykorzystaniem środka komunikacji, za pośrednictwem którego zgłoszenie zostało odebrane, albo z wykorzystaniem adresu korespondencyjnego lub adresu poczty elektronicznej wskazanego przez osobę zgłaszającą.

4. Komisja przekazuje osobie zgłaszającej informacje na temat wyników zgłoszenia naruszenia, jakich może oczekiwać osoba zgłaszająca w związku z tym zgłoszeniem, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od przyjęcia zgłoszenia.

2. Komisja przyjmuje procedury przekazywania informacji związanych ze zgłoszeniem na potrzeby ochrony danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

1) sposób odbierania zgłoszeń wykorzystywany również na potrzeby ewentualnej komunikacji z osobami zgłaszającymi w odniesieniu do działań, jakie mogą być podejmowane przez Komisję po przyjęciu zgłoszenia, ze wskazaniem, że zgłoszenia można dokonać również anonimowo, oraz:

a) numeru telefonu, pod którym można dokonać zgłoszenia, oraz informacji, czy rozmowy są nagrywane, a także godzin, w których takie zgłoszenia są odbierane,

b) adresu do korespondencji i adresu poczty elektronicznej wraz z informacją, że zapewniają one bezpieczeństwo i poufność obsługi zgłoszeń,

c) adresu, pod którym zgłoszenia są odbierane osobiście, oraz godzin, w których takie zgłoszenia są odbierane;

2) procedury mające zastosowanie do obsługi zgłoszeń, w tym informacje o treści § 6 ust. 3 i 4;

3) zasady zachowania poufności mające zastosowanie do zgłoszeń, ze wskazaniem przypadków, w których dane osoby zgłaszającej mogą zostać ujawnione;

4) zasady ochrony osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę;

5) oświadczenie, że osoby zgłaszające nie zostaną pociągnięte do jakiejkolwiek odpowiedzialności w związku z ujawnieniem w zgłoszeniu informacji, których obowiązek zachowania poufności wynika z obowiązujących przepisów prawa lub umowy, w tym informacji podlegających ochronie na podstawie przepisów o tajemnicy zawodowej, a także że zgłoszenie nie będzie stanowić przyczyny rozwiązania z osobą zgłaszającą umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub innej umowy o podobnym charakterze.

2. Wskazanie przypadków, o których mowa w ust. 1 pkt 3, uwzględnia obowiązek poinformowania osoby zgłaszającej o sytuacjach, w których zagwarantowanie poufności danych może nie być możliwe, w tym o przypadkach, w których ujawnienie danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wymaganym przepisami prawa w związku z wszczynanym lub toczącym się postępowaniem administracyjnym, przygotowawczym lub sądowym, bądź w celu zabezpieczenia wolności innych osób, włącznie z prawem do obrony przysługującym osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Minister Finansów: wz. T. Robaczyński

¹⁾ Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 92).

²⁾ Niniejsze rozporządzenie w zakresie swojej regulacji wdraża dyrektywę wykonawczą Komisji (UE) nr 2015/2392 z dnia 17 grudnia 2015 r. w sprawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 596/2014 w odniesieniu do zgłaszania właściwym organom rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń tego rozporządzenia (Dz. Urz. UE L 332 z 18.12.2015, str. 126).

³⁾ Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 171 z 29.06.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 175 z 30.06.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 287 z 21.10.2016, str. 320.

⁴⁾ Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie odbierania przez Komisję Nadzoru Finansowego zgłoszeń naruszeń rozporządzenia 596/2014 (Dz. U. poz. 879), które utraciło moc z dniem 21 kwietnia 2018 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o zmianie ustawy o obrocie instrumentami finansowymi oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 685).