Dziennik Ustaw - rok 2015 poz. 225

Na podstawie art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. poz. 1741 i 1888) zarządza się, co następuje:

1) prowadzenia rejestru stanu cywilnego;

2) oznaczania w rejestrze stanu cywilnego aktów stanu cywilnego;

3) prowadzenia akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego;

4) zabezpieczania akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w przypadku, o którym mowa w art. 27 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, zwanej dalej „ustawą”.

2. Oznaczenie numeru domu w rejestrze stanu cywilnego można zamieścić małymi literami.

2. Datę urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok zamieszcza się w akcie stanu cywilnego słownie oraz w nawiasie cyframi arabskimi w formacie daty: dd.mm.rrrr. W zapisie słownym wyrazy oddziela się spacją, nie zamieszcza się wyrazu „rok”, a nazwa miesiąca podlega deklinacji.

3. Daty inne niż data urodzenia, zawarcia małżeństwa, zgonu lub znalezienia zwłok zamieszcza się w akcie stanu cywilnego cyframi arabskimi, z wyjątkiem nazwy miesiąca, która jest zapisywana słownie i podlega deklinacji. Pierwsze dziewięć dni miesiąca oznacza się cyframi od 1 do 9, a rok zamieszcza się w formacie daty: rrrr. Części daty oznaczające dzień, miesiąc i rok oddziela się spacją.

4. Jeżeli w dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia aktu zgonu jako datę zgonu podano okres zdarzenia (datę opisową), to w akcie zgonu jako datę zgonu zamieszcza się ten okres za pomocą przedziału dat wyrażonego jako data początkowa oraz data końcowa okresu, w którym nastąpiło to zdarzenie.

5. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie daty urodzenia rodziców dziecka, daty urodzenia osób, które zawarły małżeństwo, daty urodzenia osoby zmarłej, w akcie stanu cywilnego zamieszcza się wiek osoby, jeżeli jest znany.

6. Godzinę zgonu albo godzinę znalezienia zwłok zamieszcza się w akcie zgonu w formacie daty: hh:mm.

2. Imiona i nazwiska osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych zapisane w alfabecie innym niż alfabet łaciński zamieszcza się z uwzględnieniem sposobu transliteracji określonego w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 maja 2005 r. w sprawie sposobu transliteracji imion i nazwisk osób należących do mniejszości narodowych i etnicznych zapisanych w alfabecie innym niż alfabet łaciński (Dz. U. Nr 102, poz. 855).

3. W treści aktu stanu cywilnego imię (imiona) zamieszcza się w polach przeznaczonych na zamieszczenie odpowiednio: imienia pierwszego, imienia drugiego, imienia kolejnego.

4. W akcie stanu cywilnego w polach przeznaczonych na zamieszczenie imienia i nazwiska kierownika urzędu stanu cywilnego, który zarejestrował zdarzenie, zamieszcza się imię i nazwisko kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego na podstawie złożonego podpisu.

2. Jeżeli matka dziecka nie potwierdziła w terminie, o którym mowa w art. 73 § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2012 r. poz. 788, z późn. zm.³⁾), że mężczyzna, który złożył oświadczenie konieczne do uznania ojcostwa dziecka, jest ojcem dziecka, w rejestrze uznań rejestruje się informację oznaczającą brak ważności uznania ojcostwa dziecka.

2. Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową wpływającą na ważność aktu stanu cywilnego, na podstawie nazwy tej wzmianki dodatkowej zamieszcza się informację dotyczącą ważności aktu stanu cywilnego.

3. Jeżeli do aktu stanu cywilnego dołącza się wzmiankę dodatkową unieważniającą inną wzmiankę dodatkową, należy wybrać wzmiankę dodatkową dołączoną do aktu stanu cywilnego, która podlega unieważnieniu.

1) część, która może być edytowana podczas sporządzania wzmianki dodatkowej, z zamieszczoną informacją o dokumentach lub czynnościach stanowiących podstawę dołączenia wzmianki dodatkowej oraz o organie, którego rezultatem działania jest ta wzmianka dodatkowa;

2) część nieedytowalną z danymi zamieszczanymi w miejsce dotychczasowych danych;

3) dodatkową część edytowalną przeznaczoną do zamieszczenia informacji niezawartych w częściach, o których mowa w pkt 1 i 2;

4) imię i nazwisko kierownika urzędu stanu cywilnego, który dołącza do aktu stanu cywilnego wzmiankę dodatkową, ustalone na podstawie złożonego podpisu.

2. Wzmianka dodatkowa wpływająca na ważność aktu stanu cywilnego oraz wzmianki dodatkowe dołączane do aktu małżeństwa, o których mowa w § 14 ust. 1, nie zawierają części, o której mowa w ust. 1 pkt 2.

2. Jeżeli w dokumentach stanowiących podstawę dokonania przypisku jako datę zgonu podano okres zdarzenia (datę opisową), to w przypisku zamieszczanym przy akcie stanu cywilnego jako datę zgonu zamieszcza się ten okres za pomocą przedziału dat wyrażonego jako data początkowa oraz data końcowa okresu, w którym nastąpił zgon.

2. W rejestrze stanu cywilnego, oddzielnie dla każdego roku kalendarzowego, otwiera się rocznik urodzeń, rocznik małżeństw oraz rocznik zgonów.

2. Rocznikowi, z chwilą jego otwarcia w rejestrze stanu cywilnego, jest nadawane oznaczenie, które składa się kolejno z:

1) siedmioznakowego identyfikatora miejscowości, w której ma siedzibę urząd stanu cywilnego właściwy dla okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnego z krajowym rejestrem urzędowym podziału terytorialnego kraju;

2) dwuznakowego rozszerzenia identyfikatora, o którym mowa w pkt 1, umożliwiającego identyfikację urzędu stanu cywilnego w ramach gminy;

3) dwuznakowego symbolu rodzaju aktów stanu cywilnego, których dotyczy dany rocznik;

4) oznaczenia roku, którego dotyczy dany rocznik;

5) dwuznakowego dodatkowego symbolu cyfrowego.

2. Zamknięcie rocznika powoduje brak możliwości sporządzenia w danym roku aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego.

2. Otwarcie oraz zamknięcie rocznika, o którym mowa w ust. 1, wymaga uwierzytelnienia przez kierownika urzędu stanu cywilnego przez złożenie podpisu.

2. Kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonuje przeniesienia aktu stanu cywilnego, otwiera w rejestrze stanu cywilnego księgę stanu cywilnego w celu umieszczenia w niej aktów przeniesionych z dotychczasowej księgi stanu cywilnego.

2. W przypadku przeniesienia aktów stanu cywilnego z więcej niż jednej księgi stanu cywilnego danego rodzaju w danym roku odróżnienia tych ksiąg w rejestrze stanu cywilnego dokonuje się przez zmianę dwuznakowego dodatkowego symbolu cyfrowego, o którym mowa w § 21 ust. 2 pkt 5.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 zdanie pierwsze, w rejestrze stanu cywilnego dokonuje się przeniesienia roczników i ksiąg stanu cywilnego z urzędów stanu cywilnego, których status został zmieniony na zamknięty, do urzędu stanu cywilnego, który będzie właściwy dla więcej niż jednego okręgu rejestracji stanu cywilnego.

2. Jeżeli ustawa określa termin ważności dokumentu wydawanego z rejestru stanu cywilnego, datę ważności tego dokumentu zamieszcza się cyframi arabskimi w formacie daty: dd.mm.rrrr.

3. W przypadku wydawania z rejestru stanu cywilnego zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, datę urodzenia, datę zawarcia małżeństwa lub datę zgonu zamieszcza się w tym zaświadczeniu zgodnie z zapisem wynikającym z aktu stanu cywilnego.

4. W przypadku wydawania odpisu skróconego aktu stanu cywilnego albo zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego daty w tych dokumentach zamieszcza się cyframi arabskimi, w formacie daty: dd.mm.rrrr.

5. Przepisów ust. 1–4 nie stosuje się do wydawania odpisów wielojęzycznych.

2. Na wniosek podmiotu, o którym mowa w art. 45 ustawy, w odpisie skróconym aktu stanu cywilnego wydawanym z rejestru stanu cywilnego obok aktualnego brzmienia nazwy miejscowości, w której nastąpiło urodzenie, zostało zawarte małżeństwo albo nastąpił zgon, albo znaleziono zwłoki, zamieszcza się w nawiasie nazwę miejscowości z chwili sporządzenia aktu stanu cywilnego, jeżeli jest ona inna od aktualnego brzmienia nazwy tej miejscowości.

2. Przy wydawaniu odpisu aktu stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego nie ma możliwości wprowadzania zmian w treści odpisu, z wyjątkiem:

1) informacji o odpisie dotyczącej opłaty skarbowej w zakresie wysokości uiszczonej opłaty;

2) adnotacji o ustaniu małżeństwa, jego unieważnieniu, ustaleniu nieistnienia małżeństwa, o separacji lub o zniesieniu separacji w odpisie skróconym aktu małżeństwa;

3) innych danych z aktu stanu cywilnego umieszczonych w odpisie wielojęzycznym aktu urodzenia lub odpisie wielojęzycznym aktu małżeństwa.

2. Oznaczenie aktu stanu cywilnego składa się kolejno z:

1) siedmioznakowego identyfikatora miejscowości, w której ma siedzibę urząd stanu cywilnego właściwy dla okręgu rejestracji stanu cywilnego, zgodnego z krajowym rejestrem urzędowym podziału terytorialnego kraju;

2) dwuznakowego rozszerzenia identyfikatora, o którym mowa w pkt 1, umożliwiającego identyfikację urzędu stanu cywilnego w ramach gminy;

3) dwuznakowego symbolu rodzaju aktu stanu cywilnego;

4) czteroznakowego oznaczenia roku, w którym akt jest sporządzany;

5) sześcioznakowego numeru aktu.

3. Z chwilą przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego na podstawie art. 124 lub art. 145 ust. 13 ustawy, jest nadawane w rejestrze stanu cywilnego nowe oznaczenie tego aktu. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

2. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego oznacza się dodatkowo datą sporządzenia aktu stanu cywilnego, którego dotyczą, i prowadzi się je w porządku chronologicznym.

2. Dla zamieszczonych przy akcie stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego sporządzonych w formie dokumentu elektronicznego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego zamieszczonych jako odwzorowanie cyfrowe oraz opisów dokumentów niesporządzonych w formie dokumentów elektronicznych przechowuje się w rejestrze stanu cywilnego informacje o:

1) postaci dokumentu;

2) rodzaju dokumentu;

3) dacie i oznaczeniu dokumentu;

4) nazwie organu, który sporządził dokument;

5) dacie i osobie, która zamieściła dokument przy akcie stanu cywilnego;

6) oznaczeniu aktu stanu cywilnego, którego dokument dotyczy.

2. W przypadku gdy przypisek jest zamieszczany przy akcie stanu cywilnego w wyniku sporządzenia aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego lub dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego, nie wymaga się gromadzenia w aktach zbiorowych dokumentu stanowiącego podstawę przypisku.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 i 2, w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, dotyczących danego aktu stanu cywilnego, gromadzi się adnotację zawierającą oznaczenie innego aktu stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego. Adnotacji nie zamieszcza się, jeżeli z treści wzmianki dodatkowej albo przypisku wynika to oznaczenie.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego umieszcza się w opakowaniu wykonanym z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym, zapewniającym zabezpieczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych.

3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do wynoszenia poza urząd stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w przypadku niebezpieczeństwa zagrażającego tym aktom. W takim przypadku akta zbiorowe umieszcza się w opakowaniu wykonanym z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym, zapewniającym zabezpieczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieuprawnionych, niezwłocznie po ustaniu niebezpieczeństwa lub przeniesieniu akt zbiorowych poza obszar jego oddziaływania.

Minister Spraw Wewnętrznych: wz. P. Stachańczyk

¹⁾ Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. poz. 1265).

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 239, poz. 1593, z 2011 r. Nr 133, poz. 768, Nr 204, poz. 1195 i Nr 288, poz. 1689, z 2012 r. poz. 921 i 1407, z 2013 r. poz. 1650 oraz z 2014 r. poz. 301, 1741 i 1888.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2012 r. poz. 1529, z 2013 r. poz. 1439 oraz z 2014 r. poz. 1188 i 1741.