Dziennik Ustaw - rok 2014 poz. 1057

1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz. 1172 i Nr 232, poz. 1378) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 maja 2012 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U. poz. 564), z uwzględnieniem zmiany wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2013 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U. poz. 731).

2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U. poz. 731), który stanowi:

„§ 2. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 30 czerwca 2013 r.”.

Minister Sprawiedliwości: M. Biernacki

Załącznik do obwieszczenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 1 lipca 2014 r. (poz. 1057)

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 16 maja 2012 r.

w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru

Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2012 r. poz. 654 i 1514) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej „Rejestrem”, oraz usuwania tych danych z Rejestru.

§ 2. Do zabezpieczenia danych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), z uwzględnieniem warunków, sposobu oraz trybu wynikających z niniejszego rozporządzenia.

§ 3. Osobą nadzorującą przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych w kartotekach i systemie teleinformatycznym, a w szczególności polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane osobowe, jest administrator bezpieczeństwa informacji.

§ 4. Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zgromadzone w Rejestrze przetwarza się z zastosowaniem wysokiego poziomu bezpieczeństwa.

§ 5. 1. Do obsługi kartotek i systemu teleinformatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład dopuszcza się wyłącznie osoby upoważnione przez dyrektora biura informacyjnego, zwane dalej „osobami uprawnionymi”.

2. Zakres odpowiedzialności za ochronę danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem jest określony w indywidualnym zakresie czynności osób uprawnionych.

§ 6. Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi Rejestru i ochrony danych w nim zgromadzonych oraz z polityką bezpieczeństwa i instrukcją zarządzania systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, niezbędnymi do wykonywania pracy na danym stanowisku, co osoba uprawniona potwierdza własnoręcznym podpisem.

§ 7. 1. O każdym przypadku naruszenia kartotek lub systemu teleinformatycznego, w których są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest obowiązana niezwłocznie powiadomić dyrektora biura informacyjnego oraz administratora bezpieczeństwa informacji.

2. W przypadku naruszenia, o którym mowa w ust. 1, osoba uprawniona postępuje w sposób określony przez administratora bezpieczeństwa informacji.

§ 8. 1. Osoba uprawniona wprowadza do bazy danych systemu teleinformatycznego dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych, zawiadomieniach o zmianach ewidencyjnych, zawiadomieniach o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem, a następnie umieszcza je w odpowiedniej kartotece.

2.¹⁾ Nie umieszcza się w kartotekach:

1) kart rejestracyjnych przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2) zawiadomień przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz za pośrednictwem systemu ECRIS.

§ 9. 1. Karty rejestracyjne, zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i zawiadomienia o skazaniu przez sąd państwa obcego usuwa się z kartotek przez fizyczne zniszczenie przez osoby uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą.

2. Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych przetwarzane w bazie danych systemu teleinformatycznego usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego:

1) niezwłocznie po zaistnieniu faktu, który skutkuje obowiązkiem ich usunięcia, w przypadku danych przekazywanych wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

2) niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zatarciu skazania, w przypadku danych przekazywanych za pośrednictwem systemu ECRIS;

3) z chwilą usunięcia kart rejestracyjnych, zawiadomień o zmianach ewidencyjnych i zawiadomień o skazaniu przez sąd państwa obcego, w przypadku pozostałych danych.

3. Zapis informacji dotyczących udostępniania danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego z chwilą usunięcia wszystkich zgromadzonych danych o osobie lub podmiocie zbiorowym.

§ 10. W przypadku każdej osoby i podmiotu zbiorowego, których dane są przetwarzane w Rejestrze, system teleinformatyczny zapewnia odnotowanie:

1) daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych do systemu;

2) identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane;

3) informacji, które dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zostały wprowadzone do Rejestru;

4) źródła danych;

5) informacji komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zostały udostępnione dane zgromadzone w Rejestrze.

§ 11. Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się odpowiednio do zabezpieczenia i przetwarzania danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze.

§ 12. Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 listopada 2003 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U. Nr 198, poz. 1929).

§ 13. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia²⁾.

¹⁾ W brzmieniu ustalonym przez § 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U. poz. 731), które weszło w życie z dniem 30 czerwca 2013 r.

²⁾ Rozporządzenie zostało ogłoszone w dniu 22 maja 2012 r.