Dziennik Ustaw - rok 2011 nr 165 poz. 988

Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 oraz z 2011 r. Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje:

1) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;

2) instytucie – rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy;

3) ministrze – rozumie się przez to ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego;

4) audytorze – rozumie się przez to osobę upoważnioną przez ministra do przeprowadzenia audytu instytutu;

5) kontrolerze – rozumie się przez to osobę upoważnioną przez ministra do przeprowadzenia kontroli instytutu;

6) organach instytutu – rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego.

2. Minister spośród powołanych osób wyznacza kierownika zespołu kontrolującego.

3. Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1) imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości kontrolera;

2) nazwę i adres instytutu, w którym będzie przeprowadzana kontrola;

3) zakres kontroli oraz okres objęty kontrolą;

4) termin przeprowadzenia kontroli;

5) termin ważności upoważnienia;

6) pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego ministra.

2. W skład zespołu audytowego wchodzą audytorzy, z których każdy spełnia co najmniej jedno z następujących wymagań:

1) wyróżnia się wysokim poziomem wiedzy z zakresu działalności instytutu;

2) posiada doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli lub w dokonywaniu audytu;

3) posiada doświadczenie w zakresie dokonywania czynności rewizji finansowej.

3. Minister spośród powołanych osób wyznacza kierownika zespołu audytowego.

4. Imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu zawiera:

1) imię, nazwisko i określenie dokumentu tożsamości audytora;

2) nazwę i adres instytutu, w którym będzie przeprowadzany audyt;

3) temat audytu;

4) termin ważności upoważnienia;

5) pieczęć nagłówkową urzędu obsługującego ministra.

2. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler lub audytor składa ministrowi pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli lub audycie.

3. Kontroler lub audytor podlega wyłączeniu od udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzędu, jeżeli:

1) wyniki kontroli lub audytu mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli; powody wyłączenia kontrolera lub audytora trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli;

2) w okresie roku przed dniem rozpoczęcia kontroli lub audytu był odpowiedzialny za działalność, która podlega kontroli lub audytowi.

4. Kontroler lub audytor może być wyłączony od udziału w kontroli lub audycie, na wniosek lub z urzędu, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

5. Minister wyłącza kontrolera lub audytora od udziału w czynnościach. W przypadku wyłączenia, minister wyznacza do zespołu kontrolującego lub audytowego innego kontrolera lub audytora i powiadamia o tym dyrektora instytutu.

2. Program audytu określa cel i szczegółowy zakres audytu, kryteria oceny stanu faktycznego oraz termin dokonania audytu.

3. Program audytu podpisuje kierownik zespołu audytowego i przedstawia go do akceptacji ministrowi.

4. Przed przystąpieniem do dokonania audytu kierownik zespołu audytowego pisemnie zawiadamia dyrektora instytutu o zakresie i terminie dokonania audytu.

1) wstępu do pomieszczeń i obiektów związanych z dokonywanym audytem;

2) wglądu do dokumentów i informacji, w tym utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, związanych z dokonywanym audytem;

3) żądania informacji niezbędnych do oceny działalności instytutu, w tym na informatycznych nośnikach danych;

4) sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów, ich odpisów, wyciągów i zestawień z dokumentów będących przedmiotem audytu, w tym na informatycznych nośnikach danych;

5) żądania od pracowników instytutu wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;

6) kontaktowania się z pracownikami instytutu.

1) spis treści, z wymienieniem nazw dokumentów i wskazaniem odpowiednich kart;

2) imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu;

3) dokumenty sporządzone i dokumenty otrzymane przez audytorów w trakcie dokonywania audytu;

4) informacje i wyjaśnienia złożone przez pracowników audytowanego instytutu;

5) projekt sprawozdania z audytu;

6) uwagi i zastrzeżenia do treści projektu sprawozdania z audytu;

7) dokumenty związane z wyjaśnieniem uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania;

8) sprawozdanie z audytu;

9) zalecenia ministra, o których mowa w art. 36 ust. 4 ustawy.

2. Akta audytu przechowuje się w urzędzie obsługującym ministra.

3. Akta audytu udostępnia się osobie upoważnionej przez ministra oraz dyrektorowi instytutu.

2. Sprawozdanie z audytu zawiera:

1) temat i cel audytu;

2) datę rozpoczęcia audytu;

3) imiona i nazwiska audytorów oraz numer i datę upoważnienia do dokonania audytu;

4) ustalenie stanu faktycznego oraz wyniki jego oceny według kryteriów określonych w programie audytu;

5) ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń stanu faktycznego;

6) zalecenia w sprawie wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości lub wprowadzenia usprawnień;

7) informację o sposobie i terminie zgłoszenia umotywowanych uwag i zastrzeżeń;

8) informację o zgłoszeniu umotywowanych uwag i zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich przez zespół;

9) informację o miejscu i dacie sporządzenia sprawozdania;

10) podpisy audytorów.

3. Zespół audytowy w terminie 2 tygodni od zakończenia czynności audytowych przekazuje projekt sprawozdania z audytu dyrektorowi instytutu.

4. Dyrektor instytutu może pisemnie zgłosić umotywowane uwagi i zastrzeżenia do projektu sprawozdania z audytu, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu.

5. Zespół audytowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania umotywowanych uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie. W przypadku stwierdzenia ich zasadności, w części lub w całości, zespół dokonuje zmiany lub uzupełnienia treści projektu sprawozdania.

6. W przypadku nieuwzględnienia uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem dyrektorowi instytutu. Kopię stanowiska zespołu oraz umotywowane uwagi i zastrzeżenia dołącza się do akt audytu.

7. Po rozpatrzeniu uwag i zastrzeżeń do treści projektu sprawozdania zespół audytowy przekazuje sprawozdanie z audytu ministrowi.

2. Program kontroli określa cel i szczegółowy zakres kontroli oraz termin przeprowadzenia kontroli.

2. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler jest obowiązany do okazania upoważnienia.

2. Kontroler niezwłocznie informuje ministra o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

3. Kontroler ma prawo do:

1) żądania informacji niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań, w tym na informatycznych nośnikach danych, oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;

2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;

3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na informatycznych nośnikach danych;

4) żądania od pracowników instytutu wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;

5) kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;

6) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;

7) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.

4. W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i obiektów odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie, które włącza się do akt kontroli.

1) zapewnienia kontrolerowi warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym pomieszczenia wyposażonego w niezbędne urządzenia biurowe;

2) przedstawiania, w terminie określonym przez kontrolera, żądanych dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli;

3) sporządzania potwierdzonych za zgodność z oryginałem odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do kontroli;

4) terminowego udzielania kontrolerowi ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz zapewnienia terminowego udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień przez pracowników instytutu.

1) informacji niejawnych, a kontroler nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa;

2) faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną, dyscyplinarną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień albo jego małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Protokół kontroli zawiera:

1) nazwę i adres instytutu;

2) imię i nazwisko osoby zajmującej stanowisko dyrektora instytutu w okresie objętym kontrolą;

3) zakres kontroli i okres objęty kontrolą;

4) podstawę przeprowadzenia kontroli;

5) imiona i nazwiska kontrolerów oraz numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

6) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;

7) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnione nieprawidłowości i uchybienia, ich zakres i skutki, wskazanie przepisów, które zostały naruszone, oraz osób za nie odpowiedzialnych;

8) omówienia dokonanych w protokole poprawek, skreśleń i uzupełnień;

9) informację o sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń;

10) informację o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;

11) wzmiankę o przekazaniu informacji, o której mowa w § 12 ust. 2;

12) informację o miejscu i dacie podpisania protokołu;

13) informację o doręczeniu egzemplarza protokołu kontrolowanemu instytutowi.

3. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kontrolowanego i zarządzającego kontrolę.

4. Projekt protokołu kontroli podpisują wszyscy kontrolerzy i przekazują projekt, za potwierdzeniem odbioru, dyrektorowi instytutu, w celu jego podpisania.

2. Kontroler w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag dokonuje ich analizy, zajmuje stanowisko i udziela odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi dołącza się do akt kontroli.

3. Zmieniony lub uzupełniony protokół podpisuje się i przekazuje dyrektorowi instytutu, w celu jego podpisania.

2. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli, o których mowa w § 16 ust. 1, termin odmowy podpisania protokołu kontroli wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia organowi instytutu stanowiska, o którym mowa w § 16 ust. 2.

3. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu także zalecenia w sprawie ich usunięcia w określonym terminie.

3. Wystąpienia pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazuje się dyrektorowi instytutu, a drugi pozostawia w aktach kontroli.

2. Minister rozpatruje zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym i przekazuje swoje stanowisko wobec zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania.

3. W przypadku zgłoszenia przez dyrektora instytutu zastrzeżeń do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, termin wykonania zaleceń biegnie od dnia otrzymania stanowiska ministra, o którym mowa w ust. 2.

2. Ustalenia poczynione w trakcie kontroli sprawdzającej zamieszcza się w notatce informacyjnej.

Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego: B. Zdrojewski

¹⁾ Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej – kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595).