Dziennik Ustaw - rok 2011 nr 89 poz. 505

Na podstawie art. 12a § 5 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) sposób tworzenia akt spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej „aktami spraw”;

2) warunki i tryb przechowywania akt spraw;

3) warunki i tryb przekazywania akt spraw do archiwów państwowych;

4) warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.

2. Dokumentację w aktach sprawy gromadzi się w porządku chronologicznym.

2. Wyboru postaci tworzenia akt danej sprawy, o których mowa w ust. 1, dokonuje przewodniczący wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w § 2 ust. 1.

2. Karty akt spraw w postaci papierowej numeruje się i trwale łączy, używając środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentacji.

1) akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;

2) akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze względu na występujące w sprawie osoby;

3) akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;

4) akta spraw, w których sąd administracyjny skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;

5) akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowoadministracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych;

6) akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2–5, z każdego roku i z każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd administracyjny, przewidzianych w wykazie symboli spraw sądowoadministracyjnych.

2. Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1:

1) pkt 1 – dokonuje w ciągu 2 lat od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe;

2) pkt 2–5 – dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy lub posiedzenia;

3) pkt 6 – dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 16.

3. Do kategorii A zalicza się również te księgi i urządzenia ewidencyjne, które stanowią repertoria i skorowidze.

4. Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B.

5. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnych.

2. Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie administracyjnym:

1) przez 10 lat – gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;

2) przez 5 lat – gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.

3. Księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do kategorii B przechowuje się przez 10 lat.

2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt spraw liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.

3. Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku zamknięcia danej księgi lub urządzenia ewidencyjnego.

2. Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.

3. Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi sądu do zatwierdzenia.

5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej: B. Komorowski

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. Nr 162, poz. 1692, z 2005 r. Nr 94, poz. 788, Nr 169, poz. 1417, Nr 250, poz. 2118 i Nr 264, poz. 2205, z 2006 r. Nr 38, poz. 268, Nr 208, poz. 1536 i Nr 217, poz. 1590, z 2007 r. Nr 120, poz. 818, Nr 121, poz. 831 i Nr 221, poz. 1650, z 2008 r. Nr 190, poz. 1171 i Nr 216, poz. 1367, z 2009 r. Nr 53, poz. 433, Nr 144, poz. 1179, Nr 178, poz. 1375, Nr 216, poz. 1676 i Nr 221, poz. 1736, z 2010 r. Nr 36, poz. 196, Nr 122, poz. 826, Nr 182, poz. 1228 i Nr 197, poz. 1307 oraz z 2011 r. Nr 6, poz. 18, Nr 34, poz. 173 i Nr 76, poz. 409.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 i Nr 182, poz. 1228.