Dziennik Ustaw - rok 2009 nr 47 poz. 384

Na podstawie art. 44 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) tryb postępowania w sprawie wydania dowodu osobistego, dokumenty wymagane do otrzymania dowodu osobistego, wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego oraz wzór dowodu osobistego;

2) tryb postępowania w sprawie wymiany dowodu osobistego;

3) tryb postępowania w sprawie utraty dowodu osobistego oraz wzór zaświadczenia o utracie dowodu osobistego;

4) tryb postępowania w sprawie zwrotu dowodu osobistego;

5) tryb postępowania w sprawie unieważnienia dowodu osobistego.

1) ewidencji – rozumie się przez to ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych;

2) formularzu – rozumie się przez to sporządzony przy użyciu środków informatycznych formularz, będący drukiem ścisłego zarachowania, składający się z części A i B, z których każda posiada numer, nazwę organu wydającego dowód osobisty i jego identyfikator terytorialny;

3) konsulu – rozumie się przez to konsula Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu ustawy z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2002 r. Nr 215, poz. 1823, z późn. zm.²⁾);

4) kopercie dowodowej – rozumie się przez to zbiór dokumentów gromadzonych w związku z wydawaniem osobie pierwszego i kolejnych dowodów osobistych, przechowywanych przez ostatniego wystawcę;

5) organie unieważniającym – rozumie się przez to organ gminy właściwy do unieważnienia dowodu osobistego;

6) ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych;

7) wniosku – rozumie się przez to wniosek o wydanie dowodu osobistego;

8) wystawcy dowodu osobistego – rozumie się przez to organ gminy, który wydał dowód osobisty.

2. Jeżeli nie można ustalić właściwości miejscowej organu w sposób wskazany w ust. 1, wniosek składa się do organu gminy właściwego dla obszaru dzielnicy Śródmieście m.st. Warszawy.

2. Wniosek złożony w trybie, o którym mowa w ust. 1, organ gminy przesyła do właściwego organu gminy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia złożenia.

1) osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia, za którą wniosek składają rodzice lub ustanowieni przez sąd opiekunowie albo jeden z rodziców lub ustanowionych przez sąd opiekunów wraz z pisemną zgodą drugiego z rodziców lub opiekuna ustanowionego przez sąd, poświadczoną za zgodność podpisu przez organ gminy lub notariusza;

2) osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, a nie ma obowiązku posiadania dowodu osobistego, za którą wniosek składa jeden z rodziców lub opiekun ustanowiony przez sąd;

3) osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie pozostającej pod władzą rodzicielską, za którą wniosek składają rodzice albo jeden z rodziców wraz z pisemną zgodą drugiego z rodziców poświadczoną za zgodność podpisu przez organ gminy lub notariusza;

4) osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie niepozostającej pod władzą rodzicielską lub osoby ubezwłasnowolnionej częściowo, za którą wniosek składa odpowiednio opiekun lub kurator ustanowiony przez sąd.

2. Przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego osobom, o których mowa w ust. 1, jest wymagana obecność osoby małoletniej, jeżeli ukończyła 5 lat, osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie oraz osoby ubezwłasnowolnionej częściowo.

3. W przypadku niemożności złożenia wniosku w trybie określonym w ust. 1 z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody, osoba zawiadamia o tym organ gminy, który zapewnia przyjęcie wniosku w miejscu pobytu tej osoby, jeżeli pozwalają na to okoliczności, w jakich się ona znajduje.

2. Wniosek o wydanie dowodu osobistego osobie małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, niemającej obowiązku posiadania dowodu osobistego, podpisuje składający wniosek rodzic lub opiekun ustanowiony przez sąd oraz małoletni. Małoletni składa swój podpis w miejscu przeznaczonym na podpis, a rodzic lub opiekun ustanowiony przez sąd podpisuje wniosek obok tego miejsca.

3. W przypadku braku możliwości złożenia podpisu przez osoby wymienione w ust. 1 i 2, na wniosku zamieszcza się adnotację o braku możliwości złożenia podpisu przez tę osobę.

1) dwie wyraźne i jednakowe fotografie o wymiarach 35 x 45 mm, odzwierciedlające aktualny wizerunek osoby, której wniosek dotyczy, przedstawiające tę osobę bez nakrycia głowy i okularów z ciemnymi szkłami w taki sposób, aby ukazywały głowę w pozycji lewego półprofilu i z widocznym lewym uchem, z zachowaniem równomiernego oświetlenia twarzy;

2) potwierdzenie uiszczenia opłaty za wydanie dowodu osobistego lub dokument uzasadniający zwolnienie z opłaty;

3) odpis skrócony aktu urodzenia – w przypadku osób, które nie zawarły małżeństwa;

4) odpis skrócony aktu małżeństwa.

2. Jeżeli dane zawarte w dokumentach budzą wątpliwość co do obywatelstwa osoby, na żądanie organu gminy, do wniosku dołącza się dokument potwierdzający posiadanie polskiego obywatelstwa.

3. Osoba z wrodzonymi lub nabytymi wadami narządu wzroku może załączyć do wniosku fotografie przedstawiające ją w okularach z ciemnymi szkłami. W takim przypadku do wniosku załącza się również orzeczenie o niepełnosprawności osoby do 16. roku życia lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności osoby, która ukończyła 16 lat, z powodu wrodzonej lub nabytej wady narządu wzroku, wydane zgodnie z przepisami o orzekaniu o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności.

4. Osoba nosząca nakrycie głowy zgodnie z zasadami swojego wyznania może załączyć do wniosku fotografie przedstawiające ją z nakryciem głowy. W takim przypadku do wniosku załącza zaświadczenie o przynależności do wspólnoty wyznaniowej.

5. Osoba ubiegająca się po raz pierwszy o wydanie dowodu osobistego do wniosku nie załącza dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, jeżeli zostały sporządzone w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dowodu osobistego.

6. Do wniosku o ponowne wydanie dowodu osobistego nie załącza się odpisów aktów stanu cywilnego, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, jeżeli dane zawarte w dowodzie osobistym nie uległy zmianie, a w dokumentacji dowodowej znajdują się te odpisy, lub dokumenty te zostały sporządzone w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dowodu osobistego.

7. Wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

2. W części A formularza zamieszcza się dane osobowe oraz zdjęcie wnioskodawcy, termin ważności dowodu osobistego oraz pieczęć wystawcy i podpis upoważnionej osoby sporządzającej formularz.

3. Część B formularza zawiera potwierdzenie złożenia wniosku oraz określa termin odbioru dowodu osobistego.

4. Wzór formularza, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

1) małoletniego, który nie ukończył 13. roku życia;

2) osoby, która nie ma możliwości złożenia podpisu.

2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, miejsce przeznaczone na własnoręczny podpis wnioskodawcy pozostawia się niewypełnione.

2. Część B formularza otrzymuje wnioskodawca.

2. W sytuacji szczególnej, spowodowanej przyczynami niezależnymi od organu gminy, gdy brak jest możliwości sporządzenia formularza, wniosek wraz z załącznikami organ gminy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia wpływu wniosku, przekazuje do ministra właściwego do spraw wewnętrznych w celu sporządzenia dokumentu elektronicznego i wyprodukowania na podstawie danych w nim zawartych dowodu osobistego. Przekazanie wniosku wraz z załącznikami następuje w sposób zapewniający ochronę danych zamieszczonych w tych dokumentach.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, wnioskodawca otrzymuje nieodpłatnie zaświadczenie potwierdzające złożenie wniosku.

2. Na formularzu sporządzonym po wyjaśnieniu niezgodności danych, jeżeli dane zawarte w formularzu są zgodne z danymi zawartymi we wniosku, osoba, której dotyczy wniosek, nie składa wzoru podpisu.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, podpis osoby organ gminy skanuje z wniosku. Przepisy § 10 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku, o którym mowa w § 12 ust. 2, poza wyprodukowanym dowodem osobistym, minister właściwy do spraw wewnętrznych zwraca do wystawcy dowodu osobistego wniosek wraz z załącznikami w sposób określony w ust. 1.

1) dowód osobisty wydany małoletniemu, który nie ukończył 13. roku życia, odbiera jeden z rodziców lub opiekunów ustanowionych przez sąd;

2) dowód osobisty wydany osobie ubezwłasnowolnionej całkowicie pozostającej pod władzą rodzicielską odbiera jeden z rodziców;

3) dowód osobisty wydany osobie ubezwłasnowolnionej całkowicie niepozostającej pod władzą rodzicielską odbiera opiekun ustanowiony przez sąd;

4) dowód osobisty wydany małoletniemu, który ukończył 13. rok życia, niemającemu obowiązku posiadania dowodu osobistego, odbiera osobiście małoletni albo jeden z rodziców lub opiekun ustanowiony przez sąd;

5) dowód osobisty wydany osobie ubezwłasnowolnionej częściowo odbiera ta osoba albo kurator ustanowiony przez sąd.

2. W przypadku niemożności odbioru dowodu osobistego w trybie określonym w ust. 1, z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody, osoba zawiadamia o tym organ gminy, który zapewnia odbiór dowodu osobistego w miejscu pobytu tej osoby, jeżeli pozwalają na to okoliczności, w jakich się ona znajduje.

2. W przypadkach, o których mowa w § 12 ust. 3 oraz § 13 ust. 1, osoba odbierająca dowód osobisty zwraca zaświadczenie.

2. Wystawca dowodu osobistego przechowuje część B formularza lub zaświadczenie zawierające pokwitowanie odbioru dowodu osobistego w kopercie dowodowej.

2. Dokumenty potwierdzające legalność pobytu, o których mowa w ust. 1, organ gminy przekazuje niezwłocznie organowi, który dokumenty wydał.

2. Wzór dowodu osobistego określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

2. Za okoliczność utrudniającą ustalenie tożsamości osoby, o której mowa w ust. 1, uznaje się w szczególności:

1) zmianę wizerunku posiadacza dowodu osobistego w taki sposób, że na podstawie zamieszczonej w dowodzie osobistym fotografii nie jest możliwe ustalenie tożsamości tej osoby;

2) fizyczne zużycie dokumentu.

2. Organ wydający nowy dowód osobisty po przedłożeniu dotychczasowego dowodu osobistego dokonuje czynności, o których mowa w § 33, i zwraca unieważniony dokument osobie odbierającej nowy dowód osobisty.

2. Za osobę małoletnią lub ubezwłasnowolnioną, która czasowo przebywa, w szczególności w związku z wypoczynkiem, leczeniem lub nauką, pod opieką innej osoby niż rodzic lub opiekun ustanowiony przez sąd, o utracie dowodu osobistego zawiadamia opiekun faktyczny tej osoby.

3. W przypadku niemożności osobistego stawiennictwa osoby, która utraciła dowód osobisty z powodu choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody, zawiadomienia może dokonać pełnomocnik, po okazaniu pełnomocnictwa udzielonego na piśmie.

4. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, składa się w formie pisemnej. Zawiadamiający jest obowiązany podać imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki posiadacza utraconego dowodu osobistego oraz wystawcę dowodu osobistego.

2. Organ gminy lub konsul wydaje osobie zawiadamiającej wolne od opłaty zaświadczenie o utracie dowodu osobistego zawierające dane identyfikacyjne podane przez zawiadamiającego oraz wzmiankę o podstawie ustalenia tożsamości.

3. Wzór zaświadczenia o utracie dowodu osobistego określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, doręcza się w formie pisemnej po uprzednim przesłaniu telefaksem lub w formie dokumentu elektronicznego doręczanego za pomocą środków komunikacji elektronicznej w sposób określony w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501 oraz z 2008 r. Nr 127, poz. 817).

3. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1 i 2, organ gminy przechowuje w kopercie dowodowej dotyczącej osoby, która utraciła dowód osobisty.

2. Dowód osobisty unieważniony w związku z utratą obywatelstwa oraz zwrócony w trybie § 28 i 29 przechowuje się w kopercie dowodowej.

2. Organami, o których mowa w ust. 1, są:

1) kierownik urzędu stanu cywilnego:

a) rejestrujący zmianę nazwiska wynikającą ze zmiany stanu cywilnego,

b) dokonujący zmiany imienia lub nazwiska w drodze wydanej decyzji administracyjnej,

c) dokonujący zmian w aktach stanu cywilnego,

d) sporządzający akt zgonu posiadacza dowodu osobistego;

2) organ gminy prowadzący ewidencję ludności w zakresie zmiany danych adresowych;

3) minister właściwy do spraw wewnętrznych w zakresie zmiany numeru PESEL – o ile zmiana nie dotyczy daty urodzenia lub płci;

4) właściwy wojewoda w zakresie utraty obywatelstwa polskiego.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lit. a–c, przekazuje wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie zawierające:

1) imię (imiona), nazwisko i nazwisko rodowe posiadacza dowodu osobistego;

2) numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego posiadacza dowodu osobistego, o ile są mu dostępne;

3) zakres i datę dokonanej lub zarejestrowanej zmiany.

4. W przypadku zmiany nazwiska wynikającej z zawarcia małżeństwa przed polskim konsulem lub organem zagranicznym w zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 3, kierownik urzędu stanu cywilnego podaje datę doręczenia osobie, której akt dotyczy, odpisu skróconego aktu małżeństwa.

5. W przypadku zmiany imienia lub nazwiska w drodze wydanej decyzji administracyjnej w zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 3, kierownik urzędu stanu cywilnego podaje datę, w której decyzja o zmianie imienia lub nazwiska stała się ostateczna.

6. W przypadku innych zmian w aktach stanu cywilnego w zawiadomieniu, o którym mowa w ust. 3, kierownik urzędu stanu cywilnego podaje datę, w której decyzja stwierdzająca zmianę danych stała się ostateczna, a orzeczenie sądu prawomocne.

7. Kierownik urzędu stanu cywilnego, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lit. d, przekazuje wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie zawierające: imię (imiona), nazwisko i nazwisko rodowe, numer PESEL, serię i numer dowodu osoby zmarłej oraz datę zgonu. Kierownik urzędu stanu cywilnego, któremu osoba obowiązana do zgłoszenia zgonu przedłożyła dowód osobisty osoby zmarłej, odcina jeden z rogów tego dokumentu i zwraca dowód osobisty zgłaszającemu zgon.

8. Jeżeli osoba zawiadamiająca nie odbierze dowodu osobistego osoby zmarłej, dokument ten przechowuje się w kopercie dowodowej.

9. Organ gminy prowadzący ewidencję ludności w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, przekazuje wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie zawierające:

1) numer PESEL;

2) imię (imiona) i nazwisko;

3) dotychczasowy adres miejsca zameldowania zamieszczony w dowodzie osobistym;

4) datę wymeldowania lub datę, w której decyzja o wymeldowaniu stała się ostateczna;

5) serię i numer dowodu osobistego.

10. Minister właściwy do spraw wewnętrznych w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, przekazuje wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie zawierające:

1) dotychczasowy numer PESEL;

2) nowy numer PESEL;

3) imię (imiona) i nazwisko;

4) datę zmiany numeru PESEL;

5) serię i numer dowodu osobistego.

11. Wojewoda w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, przekazuje wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie zawierające:

1) numer PESEL;

2) imię (imiona) i nazwisko;

3) datę utraty obywatelstwa;

4) serię i numer dowodu osobistego.

1) wprowadza do ewidencji informacje o dacie i przyczynie unieważnienia dowodu osobistego w sposób określony w § 34 i 35;

2) odcina jeden z rogów unieważnianego dowodu osobistego o powierzchni co najmniej 1 cm².

1) zawiadomienia o utracie dowodu osobistego,

2) zawiadomienia o zniszczeniu dowodu osobistego,

3) przekazania przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego,

4) utraty obywatelstwa polskiego przez posiadacza dowodu osobistego,

5) zgonu posiadacza dowodu osobistego,

6) odbioru nowego dowodu osobistego w miejsce poprzedniego dowodu osobistego

– organ unieważniający niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentów, wprowadza do ewidencji datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego wynikającą ze zdarzenia stanowiącego podstawę unieważnienia dowodu osobistego.

2. Jeżeli osoba odbierze nowy dowód osobisty przed datą wynikającą z art. 43 ust. 1 pkt 5 lub art. 43 ust. 2 ustawy, organ wydający nowy dowód osobisty wprowadzi do ewidencji datę odbioru nowego dokumentu jako datę unieważnienia poprzedniego dowodu osobistego.

3. O dacie unieważnienia, o której mowa w ust. 2, wystawca nowego dowodu osobistego niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od unieważnienia dokumentu, informuje wystawcę poprzedniego dowodu osobistego, o ile nie jest to ten sam organ.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 144, poz. 1043, z 2007 r. Nr 21, poz. 125, z 2008 r. Nr 70, poz. 416, Nr 171, poz. 1056, Nr 195, poz. 1198 i Nr 220, poz. 1414 oraz z 2009 r. Nr 22, poz. 120.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, z 2007 r. Nr 180, poz. 1280 i Nr 181, poz. 1287 oraz z 2008 r. Nr 216, poz. 1367.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2007 r. Nr 120, poz. 818 i Nr 165, poz. 1170, z 2008 r. Nr 70, poz. 416, Nr 180, poz. 1112, Nr 216, poz. 1367, Nr 227, poz. 1505 i Nr 234, poz. 1570 oraz z 2009 r. Nr 6, poz. 33 i Nr 31, poz. 206.

⁴⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2007 r. Nr 120, poz. 818 oraz z 2008 r. Nr 70, poz. 416, Nr 216, poz. 1367 i Nr 234, poz. 1570.

Załączniki do rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 6 lutego 2009 r. (poz. 384)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4