Dziennik Ustaw - rok 2008 nr 107 poz. 679

Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) umożliwienie zainteresowanym albo ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;

2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie albo w postaci reprodukcji materiałów.

2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu jest podporządkowane archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archiwum”. Zgłoszenie powinno zawierać:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;

5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

3. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.

2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierające chronione dane osobowe osób trzecich, są udostępniane po anonimizacji tych danych.

2. Zgodę na udostępnienie materiałów, o których mowa w ust. 1, wydaje się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu, zwanego dalej „wnioskodawcą”.

3. Wniosek powinien zawierać:

1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne ubiega się osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;

2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne ubiega się osoba prawna lub jednostka organizacyjna;

3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;

4) określenie celu i uzasadnienie wykorzystania materiałów archiwalnych;

5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji niejawnych.

4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, załącza się:

1) kopię ważnego poświadczenia bezpieczeństwa wydanego przez właściwą służbę ochrony państwa lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.²⁾), odpowiedniego do klauzuli tajności materiału archiwalnego, o którego udostępnienie ubiega się wnioskodawca;

2) upoważnienie dla osoby, o której mowa w ust. 3 pkt 1 i 2.

5. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne mogą być udostępnione wnioskodawcy w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu wyrażonego we wniosku, o którym mowa w ust. 3 pkt 4.

6. Materiały, o których mowa w ust. 1, udostępnia się w archiwach, w których są one przechowywane, wyłącznie przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie.

7. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową podlega odnotowaniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

2. Oryginalne materiały archiwalne udostępnia się po nadaniu im paginacji lub foliacji.

3. Wymogi, o których mowa w ust. 2, stosuje się również do kserokopii i fotokopii dokumentów, jeżeli archiwum nie dysponuje oryginalnymi materiałami.

4. Do udostępniania posiadanych przez archiwum środków ewidencyjno-informacyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udostępnienia stosuje się:

1) § 2, 4, 5, 7–9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 oraz § 11–13, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową;

2) § 2–4, § 7–9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2 i 3 oraz § 11–13, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych innych niż wymienione w pkt 1.

1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępniania materiałów archiwalnych;

2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub na wniosku.

2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzone złożeniem przez zgłaszającego lub wnioskodawcę wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych materiałów archiwalnych.

3. W odniesieniu do informacji prawnie chronionych, zgłaszający lub wnioskodawca składa pisemne oświadczenie dotyczące sposobu i zakresu ich wykorzystania.

4. Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych odpowiednio do określonego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa przekraczająca 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku.

1) uzależnić udostępnienie żądanych materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub od przedłożenia przez zgłaszającego lub wnioskodawcę pisma polecającego właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby;

2) udostępnić materiały archiwalne, z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości ich reprodukowania ze względu na:

a) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych,

b) żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę materiałów archiwalnych zbędnych do prowadzenia prac, o których mowa w pkt 1;

3) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.

1) do celów badań naukowych;

2) na potrzeby tworzenia:

a) materiałów prasowych przez czasopisma w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.³⁾),

b) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców radiowych i telewizyjnych;

3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych;

4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udostępnienie materiałów archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.

1) ich zły stan fizyczny;

2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;

3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną przy wykonywaniu jej ustawowych zadań.

2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu jest podporządkowane archiwum, lub osoba przez niego upoważniona informuje o przyczynach ograniczenia zgłaszającego lub wnioskodawcę, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych.

3. Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania.

1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez zgłaszającego;

2) cofnąć wnioskodawcy zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.

2. W przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych w postaci reprodukcji, archiwa pobierają od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę w wysokości określonej w załączniku do rozporządzenia.

3. Zgłaszający lub wnioskodawca wnosi opłatę, o której mowa w ust. 2, przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 25, poz. 162.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770, z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181, z 2005 r. Nr 39, poz. 377 oraz z 2007 r. Nr 89, poz. 590.

Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów
z dnia 3 czerwca 2008 r. (poz. 679)

OPŁATY ZA UDOSTĘPNIANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W POSTACI REPRODUKCJI

1. Opłaty za dwuwymiarowe kopie z materiałów płaskich

2. Opłaty za inne czynności związane z wykonywaniem reprodukcji