Dziennik Ustaw - rok 2006 nr 112 poz. 765

Na podstawie art. 57 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319 i Nr 104, poz. 708) zarządza się, co następuje:

1) sposób dokumentowania wyników audytu wewnętrznego;

2) szczegółowe warunki planowania audytu wewnętrznego, w tym wzór planu audytu;

3) sposób współpracy z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny;

4) tryb sporządzania oraz elementy sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

2. Imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego powinno zawierać w szczególności:

1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe przeprowadzającego audyt wewnętrzny;

2) nazwy komórek organizacyjnych lub nazwę jednostki sektora finansów publicznych, zwanej dalej „jednostką”, w której będzie przeprowadzany audyt wewnętrzny;

3) informację, czy przeprowadzenie audytu wewnętrznego wynika z planu audytu;

4) termin ważności upoważnienia;

5) podpis ze wskazaniem imienia i nazwiska kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny.

2. Pracownicy jednostki są obowiązani, na żądanie audytora wewnętrznego, udzielać informacji i wyjaśnień, a także potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia, o których mowa w ust. 1. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia powinny być utrwalone na piśmie oraz podpisane przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła, i przez audytora wewnętrznego, albo przez samego audytora wewnętrznego.

2. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę nie jest wiążąca dla audytora wewnętrznego.

1) bieżące akta audytu wewnętrznego, zwane dalej „aktami bieżącymi”, w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych, tj. zespołu działań podejmowanych w ramach audytu wewnętrznego;

2) stałe akta audytu wewnętrznego, zwane dalej „aktami stałymi”, w celu gromadzenia informacji dotyczących obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem audytu wewnętrznego.

2. Akta bieżące obejmują w szczególności:

1) dokumenty zgromadzone przed rozpoczęciem zadania audytowego;

2) dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego i program zadania audytowego;

3) protokoły, o których mowa w § 20;

4) imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego;

5) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie przeprowadzania audytu wewnętrznego;

6) informacje i wyjaśnienia, o których mowa w § 3 ust. 2, oraz oświadczenia, o których mowa w § 18;

7) sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego;

8) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych czynności sprawdzających;

9) inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego.

3. Dokumenty określone w ust. 2 włącza się do akt bieżących w kolejności wynikającej z toku dokonywanych czynności, numerując dokumenty i zamieszczając, na początku każdego tomu akt, wykaz materiałów zawartych w danym tomie, z podaniem ich numeru oraz nazwy.

4. Kierownik jednostki i kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, mają prawo wglądu do akt bieżących.

1) wykaz podstawowych aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych związanych z zakresem działania jednostki oraz regulujących jej funkcjonowanie;

2) wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej;

3) plany audytu wewnętrznego;

4) sprawozdania z wykonania planów audytu;

5) inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka.

2. Akta stałe podlegają aktualizacji.

1) cele i zadania jednostki;

2) przepisy prawne dotyczące działania jednostki;

3) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli;

4) wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej;

5) wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów jednostki;

6) uwagi pracowników jednostki;

7) liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych;

8) możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy;

9) liczbę i kwalifikacje pracowników jednostki;

10) działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną;

11) sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu.

2. Proces analizy obszarów ryzyka powinien być udokumentowany.

1) czas niezbędny dla przeprowadzenia:

a) zadań audytowch,

b) czynności organizacyjnych;

2) czas przeznaczony na szkolenie osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego;

3) dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe;

4) rezerwę czasową na nieprzewidziane działania;

5) szacunkowe koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

2. Wzór planu audytu wewnętrznego określa załącznik do rozporządzenia.

2. Plan audytu, o którym mowa w ust. 1, audytor wewnętrzny przygotowuje w porozumieniu z kierownikami tych jednostek, w których zaplanował przeprowadzenie audytu wewnętrznego w roku, którego plan audytu dotyczy.

3. Plan audytu podpisuje audytor wewnętrzny oraz kierownik jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny.

4. Kopie planu audytu audytor wewnętrzny przekazuje kierownikom wszystkich jednostek, o których mowa w ust. 1.

2. Jeżeli audytor wewnętrzny prowadzi audyt wewnętrzny w jednostkach nadzorowanych lub podległych, informuje kierowników tych jednostek o uzgodnionym zakresie realizacji planu audytu.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy audytor wewnętrzny stwierdzi, że realizacja określonego zadania audytowego zawartego w planie audytu jest niecelowa.

2. Audytor wewnętrzny prowadzący audyt wewnętrzny w jednostce nadzorowanej lub podległej może przeprowadzić audyt wewnętrzny poza planem audytu na wniosek kierownika tej jednostki lub z własnej inicjatywy, w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki, w której jest zatrudniony.

3. Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu stworzy zagrożenie dla jego realizacji, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie kierownika jednostki wnioskującego o przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu oraz kierownika jednostki, w której jest zatrudniony, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 2–20 ustawy, także Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego.

1) cele zadania;

2) zadania jednostki w obszarze objętym zadaniem;

3) wyniki analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem;

4) wyniki analizy systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem;

5) wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli;

6) wnioski i spostrzeżenia wynikające z przeprowadzonych czynności doradczych;

7) wyniki badań analitycznych określonych problemów;

8) opinie naukowe i specjalistyczne;

9) doświadczenie zawodowe audytorów wewnętrznych i ich kwalifikacje;

10) dostępność dowodów;

11) potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu;

12) datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania.

2. W procesie analizy ryzyka, o której mowa w ust. 1 pkt 3, audytor wewnętrzny powinien zidentyfikować i oszacować ryzyka związane z obszarem działalności jednostki objętym zadaniem. Cele zadania przyjęte w programie zadania powinny odzwierciedlać wyniki analizy ryzyka.

1) oznaczenie zadania, ze wskazaniem jego tematu;

2) cele zadania;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

4) wskazówki metodyczne, w tym:

a) planowane techniki przeprowadzania zadania,

b) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,

c) rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania;

5) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania.

2. Techniki, o których mowa w ust. 1 pkt 4 lit. a, mogą obejmować w szczególności:

1) zapoznawanie się z dokumentami;

2) uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników jednostki;

3) obserwację wykonywania zadań przez pracowników jednostki;

4) przeprowadzanie oględzin;

5) rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń;

6) sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła;

7) porównanie określonych zbiorów danych;

8) graficzną analizę procesów;

9) rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów.

3. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może dokonywać zmian w programie zadania w trakcie jego przeprowadzania. Zmiany programu powinny być udokumentowane.

4. W przypadku utworzenia w jednostce komórki audytu wewnętrznego, program zadania oraz jego zmiany zatwierdza audytor wewnętrzny koordynujący działalność tej komórki lub inny wyznaczony przez niego audytor wewnętrzny.

2. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania.

3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania.

2. W naradzie z pracownikami komórki, o której mowa w ust. 1, może uczestniczyć kierownik tej komórki.

2. W naradzie zamykającej mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, wskazani przez kierownika pracownicy komórki oraz audytor wewnętrzny koordynujący działalność komórki audytu wewnętrznego.

2. Protokoły, o których mowa w ust. 1, podpisuje prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana.

3. W razie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1, przez kierownika komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.

4. W przypadku określonym w ust. 3, kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 1.

2. Sprawozdanie zawiera w szczególności:

1) oznaczenie zadania;

2) datę jego sporządzenia;

3) nazwę i adres komórki, w której przeprowadzane było zadanie;

4) imię i nazwisko audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego;

5) cele zadania;

6) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania;

7) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania;

8) termin, w którym przeprowadzono zadanie;

9) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem;

10) ustalenia stanu faktycznego;

11) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień;

12) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenia usprawnień;

13) opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem;

14) podpisy audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu.

2. W uzasadnionych przypadkach audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności kierowanej przez niego komórki.

3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzane zadanie, może zgłosić na piśmie, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące treści sprawozdania.

4. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności części albo całości dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń – zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania.

5. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, w części albo w całości, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki.

6. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3, oraz kopię stanowiska, o którym mowa w ust. 5, audytor wewnętrzny włącza do akt bieżących.

2. Kierownik komórki, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.

2. Dokonując oceny, o której mowa w ust. 1, audytor wewnętrzny powinien w szczególności uwzględnić ocenę ryzyka występującego w obszarze działalności jednostki objętym zadaniem audytowym.

3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej.

4. Notatkę informacyjną, o której mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzane zadanie.

2. Audytor wewnętrzny prowadzący audyt wewnętrzny w jednostce nadzorowanej lub podległej może wykonywać czynności doradcze na wniosek kierownika tej jednostki za zgodą kierownika jednostki, w której jest zatrudniony.

2. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach audytor wewnętrzny zawiadamia pisemnie kierownika jednostki wnioskującego o wykonanie czynności doradczych oraz kierownika jednostki, w której jest zatrudniony.

3. Kierownik jednostki, w której audytor wewnętrzny jest zatrudniony, może wydać pisemne polecenie wykonania czynności doradczych.

2. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikowi audytowanej komórki organizacyjnej lub kierownikowi jednostki wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki lub jednostki.

3. Kierownik jednostki i kierownik komórki organizacyjnej nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami, o których mowa w ust. 1 i 2.

2. Forma i zawartość sprawozdania z przeprowadzenia czynności doradczych powinny być odpowiednie do rodzaju i charakteru podjętych przez audytora działań.

Minister Finansów: w z. S. Kluza

¹⁾ Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 111, poz. 973).

Załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 24 czerwca 2006 r. (poz. 765)