Dziennik Ustaw - rok 2005 nr 266 poz. 2242

Na podstawie art. 69 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji (Dz. U. Nr 133, poz. 882, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) repertorium „Kmp” – do rejestrowania spraw o egzekucję świadczeń powtarzających się;

2) repertorium „Kms” – do rejestrowania spraw o egzekucję należności sądowych;

3) repertorium „Km” – do rejestrowania pozostałych spraw;

4) repertorium „Kmn” – do rejestrowania czynności niebędących czynnościami egzekucyjnymi;

5) dziennik „Kmo” – do korespondencji ogólnej;

6) skorowidz alfabetyczny stron;

7) wykaz „OZ” – do ewidencjonowania spraw z elementem zagranicznym, o których mowa w § 15 rozporządzenia;

8) księgę druków ścisłego zarachowania;

9) wykaz „W” – do ewidencjonowania spraw, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy;

10) kontrolkę odpisów skarg na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki – do ewidencjonowania odpisów skarg doręczonych komornikowi w trybie przepisów ustawy z dnia 17 czerwca 2004 r. o skardze na naruszenie prawa strony do rozpoznania sprawy w postępowaniu sądowym bez nieuzasadnionej zwłoki (Dz. U. Nr 179, poz. 1843).

2. Wzory urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 stanowią odpowiednio załączniki nr 1–10 do rozporządzenia.

3. Karty urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w formie ksiąg wymienionych w § 3 powinny być ponumerowane, zaś ich liczba kart poświadczona przez komornika.

2. System informatyczny obsługujący urządzenia ewidencyjne powinien zapewniać przechowywanie wszystkich zapisów w pamięci trwałej systemu oraz ich wydruk. Komornik obowiązany jest przechowywać dwie kopie zbiorów zapisów, każdą na oddzielnym trwałym nośniku danych, odpowiednio oznaczoną i zabezpieczoną przed zniszczeniem oraz użyciem przez osoby nieuprawnione. Kopie zbiorów zapisów na trwałych nośnikach sporządza się w każdym dniu roboczym.

2. W urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym sprostowania dokonuje się przez oznaczenie danego zapisu jako błędnego oraz dokonanie odpowiedniego zapisu korygującego błędny zapis, utrwalając datę dokonania korekty.

3. Zapisów usuwać nie wolno.

2. Tej samej księgi można używać w latach następnych, rozpoczynając numerację wpisów od początku każdego roku.

1) korespondencję do dziennika „Kmo”;

2) sprawozdania statystyczne;

3) protokoły i inne dokumenty dotyczące przeprowadzonych wizytacji, lustracji i kontroli;

4) wyciągi bankowe;

5) odpisy postanowień wydanych wskutek rozpoznania skargi na czynności komornika.

2. Teczki zakłada się na rok kalendarzowy. Dokumenty składane do teczek numeruje się i układa w porządku chronologicznym – od najwcześniejszych do najpóźniejszych. Jeżeli w ciągu danego roku teczka osiągnie 200 kart, urządza się dla niej osobny tom, a w razie potrzeby – dalsze tomy.

3. Na zewnętrznej stronie teczki umieszcza się:

1) tytuł teczki według rodzaju określonego w ust. 1;

2) oznaczenie komornika;

3) oznaczenie tomu cyfrą rzymską, zaś dla teczek kilkutomowych – daty założenia i zamknięcia tomu;

4) kwalifikację archiwalną określoną w przepisach o archiwizacji akt spraw komorniczych i urządzeń ewidencyjnych.

2. Sprawę do repertorium wpisuje się niezwłocznie po wpływie do komornika wniosku o przeprowadzenie egzekucji i o dokonanie zabezpieczenia.

3. Podejmując na nowo postępowanie w sprawie zakończonej, sprawę należy wpisać do repertorium pod nowym numerem, zaznaczając datę pierwotnego wszczęcia postępowania. O ponownym wpisaniu sprawy należy uczynić wzmiankę w repertorium przy poprzednim numerze tej sprawy.

4. Sprawy z repertorium „Kmp” niezałatwione w okresie ostatnich pięciu lat przenosi się do nowego repertorium na strony początkowe oddzielnie dla każdego roku, nie zmieniając numeracji tych spraw. Do nowego repertorium należy przenieść zapisy dotyczące biegu danej sprawy w zakresie niezbędnym do dalszego postępowania.

5. Przepis ust. 4 nie dotyczy urządzeń ewidencyjnych prowadzonych w systemie informatycznym.

2. Ostateczne załatwienie sprawy zaznacza się w repertorium przez zakreślenie numeru sprawy znakiem „L”.

2. W przypadku korespondencji prowadzonej z urzędu nie wypełnia się rubryk 3 i 4, zaś w rubryce 2 wpisuje się skrót „z.u.”.

1) cyfra rzymska odpowiadająca numerowi rewiru komornika, jeżeli przy danym sądzie działa więcej niż jeden komornik;

2) oznaczenie literowe repertorium, do którego sprawę wpisano;

3) numer sprawy, pod którym została wpisana do repertorium.

2. Sprawy z elementem zagranicznym rejestruje się w wykazie „OZ”, niezależnie od rejestracji w odpowiednich repertoriach i skorowidzu alfabetycznym stron.

3. W sprawach, o których mowa w ust. 1, należy umieścić w repertorium, na marginesie z lewej strony obok numeru sprawy, czerwonym kolorem napis „zagr.” oraz wpisać w rubryce „Uwagi” numer wykazu „OZ”. Takie samo oznaczenie wraz z numerem wykazu „OZ” zamieszcza się na okładce akt obok sygnatury.

2. O wszystkich sprawach, w których stroną lub uczestnikiem postępowania jest państwo obce lub jego organy, komornik zawiadamia Ministra Sprawiedliwości, przesyłając jednocześnie akta.

3. Korespondencję niedotyczącą pomocy prawnej, a otrzymaną przez komornika bezpośrednio od sądów i innych organów państwa obcego, albo od cudzoziemców zamieszkałych w Polsce, albo osób zamieszkałych lub mających siedzibę za granicą oraz od obcych przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych mających siedzibę w Rzeczypospolitej Polskiej, w celu nadania dalszego biegu przesyła się do prezesa właściwego sądu okręgowego za pośrednictwem prezesa sądu rejonowego wraz z odpowiedzią przygotowaną w języku polskim.

2. Jeżeli doręczenie następuje inną drogą niż pocztowa i nie jest możliwe uzyskanie potwierdzenia odbioru podpisanego przez adresata, z czynności doręczenia komornik lub upoważniony przez niego pracownik kancelarii sporządza notatkę, w której odnotowuje datę, przedmiot doręczenia, adresata oraz swoje imię i nazwisko.

2. Dla spraw egzekucyjnych przeciwko temu samemu dłużnikowi zakłada się i prowadzi oddzielne akta. W razie połączenia spraw, w repertorium w rubryce „Uwagi” wpisuje się sygnatury akt wszystkich spraw połączonych, sygnatury te umieszcza się w prawym dolnym rogu okładki akt.

3. Karty akt powinny być ponumerowane w kolejności załączania i trwale połączone.

4. Po zakończeniu postępowania na stronie tytułowej okładki akt, w prawej dolnej jej części, zamieszcza się klasyfikację archiwalną akt, którą podpisuje komornik. Na wewnętrznej stronie tylnej okładki wpisuje się liczbę kart zawartych w aktach.

5. Wzór strony tytułowej okładki akt stanowi załącznik nr 11 do rozporządzenia.

2. Do akt sprawy dołącza się oryginały protokołów, postanowień i zarządzeń komornika oraz poświadczone odpisy wysyłanych pism i zwrotne potwierdzenia odbioru doręczeń.

3. Jeżeli protokół czynności dotyczy kilku spraw, oryginał dołącza się do akt sprawy najwcześniej wszczętej, zaś do pozostałych akt dołącza się poświadczone za zgodność odpisy, wskazując sygnaturę sprawy, w której znajduje się oryginał.

2. Komornik prowadzi kartę rozliczeniową dla każdej sprawy oddzielnie.

3. Na karcie rozliczeniowej odnotowuje się każdą pobraną lub wydaną kwotę w dniu pobrania lub wydania. Kartę prowadzi się na bieżąco.

4. W rubryce „Treść operacji” karty rozliczeniowej umieszcza się krótką wzmiankę o tytule wpłaty lub wypłaty, np. „zaliczka”, „zwrot zaliczki”, „opłata”, „wpłata”, „koszty egzekucyjne”, „wierzycielowi”.

5. Wzór karty rozliczeniowej stanowi załącznik nr 12 do rozporządzenia.

2. Przesyłając akta sądowi lub organowi wymienionemu w ust. 1, komornik zakłada akta zastępcze. Akta zastępcze zawierają pismo wzywające do przedstawienia akt, odpis pisma, przy którym przesłano akta, oraz dalszą korespondencję w sprawie. Akta zastępcze prowadzi się aż do zwrotu akt sprawy.

3. Od chwili założenia akt zastępczych stosuje się do nich przepisy o aktach sprawy.

4. Akta zastępcze dołącza się w całości do akt sprawy.

2. Komornik posiada rachunek bankowy, na którym gromadzi środki finansowe i nimi dysponuje.

3. Wszystkie rozliczenia z uczestnikami postępowania egzekucyjnego w zakresie rozchodów komornik przeprowadza za pośrednictwem rachunku bankowego, a wyjątkowo – gotówką.

4. Komornik dokonuje wypłat gotówkowych za pokwitowaniem. Pokwitowanie powinno zawierać następujące dane osoby kwitującej odbiór gotówki: imię i nazwisko, numer dowodu tożsamości, nazwę organu, który wydał dowód tożsamości, adres zamieszkania.

5. Komornik prowadzi odrębną ewidencję wymaganą prawem podatkowym lub przepisami o rachunkowości.

1) księga pieniężna;

2) kwitariusz przychodowy.

2. Urządzenia do ewidencji operacji finansowych komornik prowadzi w formie ksiąg lub w systemie informatycznym.

3. Urządzenia ewidencyjne prowadzone w formie ksiąg wymienione w ust. 1 powinny być oprawione, a karty ponumerowane. Na ostatniej karcie księgi komornik, poprzez oznaczenie liczbowe i słowne, zamieszcza wzmiankę stwierdzającą ilość kart.

4. Wzory księgi pieniężnej i kwitariusza przychodowego prowadzonych w formie ksiąg stanowią odpowiednio załączniki nr 13 i 14 do rozporządzenia.

1) zapisy mogą być dokonywane również z nośników danych lub za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnych, pod warunkiem, że podczas rejestracji operacji finansowych zapisy uzyskują trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu;

2) zapisy mogą być przenoszone między prowadzonymi na różnych nośnikach zbiorami danych składającymi się na urządzenie ewidencyjne, pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów ze zbiorów, w których dokonano ich pierwotnie, a odpowiednie oprogramowanie zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów;

3) zapis zawiera kolejny numer pozycji nadany automatycznie przez system informatyczny, a także dane pozwalające na ustalenie źródła pochodzenia, daty wprowadzenia oraz osoby wprowadzającej zapis do systemu.

2. Komornik prowadzący ewidencję operacji finansowych przy pomocy urządzeń ewidencyjnych w systemie informatycznym zobowiązany jest posiadać dokumentację w języku polskim dotyczącą opisu systemu informatycznego, wykazu programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.

3. Komornik prowadzący ewidencję operacji finansowych w systemie informatycznym obowiązany jest do dokonywania wydruków zapisów operacji finansowych dokonanych w danym dniu. Wydruki te należy z upływem roku oprawić w formie księgi.

1) oznaczony literą „K” – do wpłat przyjmowanych w kancelarii;

2) oznaczony literą „T” – do wpłat przyjmowanych w terenie;

3) oznaczony literą „A” – do wpłat przyjmowanych przez asesora lub aplikanta.

2. Liczbę blankietów w kwitariuszu komornik stwierdza przez zamieszczenie wzmianki: „Kwitariusz zawiera ... blankietów pokwitowań od numeru ... do numeru ...”.

2. Pracownik upoważniony do przyjmowania wpłat przekazuje komornikowi kwitariusz wraz z otrzymaną sumą pieniężną w dniu otrzymania tej sumy, a gdyby to nie było możliwe – w następnym dniu roboczym.

3. Wydawane pokwitowania muszą zawierać oprócz numerów wewnętrznych kwitariusza także numerację ciągłą pokwitowań od początku każdego roku kalendarzowego, przy tym numerację ciągłą pokwitowań prowadzi się dla każdego rodzaju kwitariusza oddzielnie.

4. Wpłacającemu wydaje się oryginał pokwitowania, zaś w kwitariuszu pozostaje druga kopia.

2. W przypadku gdy zlecenie, o którym mowa w ust. 1, nie może być zrealizowane, doręczoną komornikowi przez pocztę kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym należy zaewidencjonować przez kwitariusz przychodowy. W tym przypadku komornik przechowuje w aktach oryginał i kopię pokwitowania kwitariusza przychodowego.

2. Gotówkę i przedmioty wartościowe odebrane od stron, przed ich wydaniem lub zdeponowaniem w sądzie, można tymczasowo przechowywać w kancelarii w przystosowanych do tego celu szafach i kasetach metalowych.

3. Wyegzekwowane należności sądowe, w terminie określonym w art. 22 ustawy, komornik wpłaca na rachunek dochodów budżetowych sądu, wskazując w dowodzie wpłaty tytuł wyegzekwowanej należności, imię i nazwisko osoby, od której ściągnięto należność, oraz odpowiedni paragraf klasyfikacji budżetowej.

2. Po stronie przychodów nie rejestruje się wpłat na rachunek bankowy komornika z tytułu:

1) wpłat własnych;

2) refundacji składek na ubezpieczenie społeczne wypłacanych przez ZUS;

3) innych wpłat niedotyczących postępowania egzekucyjnego, z wyjątkiem opłat i zaliczek za czynności niebędące czynnościami egzekucyjnymi.

2. Jeżeli zaliczka lub opłata nie została rozchodowana w dniu jej pobrania, sumę zaliczki lub opłaty wpisuje się ponadto w rubryce 18 księgi. W przypadku późniejszego rozchodowania zaliczki albo opłaty lub ich części rozchód rejestruje się w księdze na zasadach ogólnych, a ponadto wpisuje się sumę rozchodu w rubryce 19 księgi.

1) w rubryce 8 – pobierane opłaty;

2) w rubrykach 9 i 10 – wydatki i zwrot kosztów przejazdu obciążające dłużnika;

3) w rubrykach 11 i 12 – wydatki i zwrot kosztów przejazdu obciążające wierzyciela, określone w art. 8 ust. 7 ustawy i innych przepisach;

4) w rubrykach 13, 14 i 15 – sumy wydzielone wierzycielom, w tym w podrubrykach 14a i 14b sumy przeznaczone odpowiednio na spłatę zadłużenia w organie wypłacającym zaliczki alimentacyjne lub funduszu alimentacyjnym;

5) w rubryce 16 – sumy błędnie przyjęte, przekazywane innym komornikom lub zwracane nadawcom;

6) w rubryce 17 – sumy podatku VAT, jeżeli istnieje obowiązek jego uiszczenia;

7) w rubrykach 18 i 19 – pobranie i rozchód zaliczki;

8) w rubryce 20 – różnicę wynikającą z podsumowania rubryk 18–19.

2. Sumy przekazane do depozytu sądowego księguje się odpowiednio w rubrykach 13–15 lub 16, zamieszczając w rubryce „uwagi” adnotację – „do depozytu”.

2. Księgując wyegzekwowane wpłaty w pozostałych sprawach, komornik w pierwszej kolejności pobiera należną opłatę, o której mowa w art. 59 ust. 1 ustawy, księgując kwotę pobranej opłaty w rubryce 8 księgi pieniężnej.

2. Zsumowane kwoty z rubryk 8 do 17 muszą być zgodne z sumą wykazaną w rubryce 7 (suma rozchodu), a łącznie z sumą z rubryki 20 – zgodne z sumą wykazaną w rubryce 6 (suma przychodu).

3. Po upływie miesiąca kalendarzowego komornik porównuje stan kasowy ze stanem rachunkowym i dokonuje rozliczenia.

1) oblicza opłaty egzekucyjne zaksięgowane w danym miesiącu w księdze pieniężnej: odejmuje od sumy wykazanej w rubryce 8 księgi pieniężnej w dniu dokonywania obliczenia sumę z tejże rubryki z ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego; uzyskany wynik jest sumą opłat wyegzekwowanych w danym miesiącu;

2) oblicza wydatki zaksięgowane w danym miesiącu w księdze pieniężnej w rubrykach 10–12, stosując odpowiednio przepis pkt 1.

2. W razie ściągnięcia kosztów, zaliczkę zwraca się sądowi, który ją wpłacił. W przypadku egzekucji bezskutecznej komornik zwraca się do prezesa sądu zobowiązanego o pokrycie pozostałych wydatków.

Minister Sprawiedliwości: Z. Ziobro

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1999 r. Nr 110, poz. 1255, z 2000 r. Nr 48, poz. 554, z 2001 r. Nr 98, poz. 1069 i 1070 i Nr 130, poz. 1452, z 2003 r. Nr 41, poz. 361 i Nr 124, poz. 1152, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2067 i Nr 236, poz. 2356 oraz z 2005 r. Nr 183, poz. 1538.

Załączniki do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 20 grudnia 2005 r. (poz. 2242)

Załącznik nr 1

Repertorium „Kmp”

Załącznik nr 2

Repertorium „Kms”

Załącznik nr 3

Repertorium „Km”

Załącznik nr 4

Repertorium „Kmn”

Załącznik nr 5

Dziennik „Kmo”

Załącznik nr 6

Skorowidz alfabetyczny stron

Załącznik nr 7

Wykaz „OZ”

Załącznik nr 8

Księga druków ścisłego zarachowania

Załącznik nr 9

Wykaz „W”

Załącznik nr 10

KONTROLKA ODPISÓW SKARG W SPRAWACH O NARUSZENIE PRAWA STRONY DO ROZPOZNANIA SPRAWY W POSTĘPOWANIU SĄDOWYM BEZ NIEUZASADNIONEJ ZWŁOKI

Załącznik nr 11

Strona tytułowa okładki akt

Załącznik nr 12

Karta rozliczeniowa

Załącznik nr 13

Karta 1
 

Karta 2
 

Załącznik nr 14

KWITARIUSZ PRZYCHODOWY