REKLAMA

Dziennik Ustaw - rok 2004 nr 46 poz. 443

Tekst pierwotny

Na podstawie art. 53 § 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [Zakres regulacji]

Rozporządzenie określa warunki i zakres przechowywania akt w sądzie przez okres niezbędny ze względu na rodzaj i charakter spraw, terminy przedawnienia, interesy osób biorących udział w postępowaniu i znaczenie materiałów zawartych w aktach jako źródła informacji oraz warunki i tryb przechowywania i przekazywania akt archiwom państwowym, a także warunki i tryb niszczenia akt po upływie okresu ich przechowywania.

§ 2.

Akta spraw sądowych, zwane dalej „aktami", dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B.

§ 3.

Akta kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

§ 4.

Akta kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.

§ 5.

Przepisy dotyczące warunków i trybu przechowywania oraz niszczenia akt stosuje się odpowiednio do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych.

Rozdział 2

Okresy przechowywania akt spraw karnych

§ 6. [Akta spraw zaliczane do kategorii A]

1. Do kategorii A zalicza się akta spraw:

1) o przestępstwa wymienione w rozdziałach XVI, XVII, XXIV, XXXI oraz w art. 140, 226 § 3, art. 254, 256–258, 261 i 265 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.²⁾);

2) o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1–6, art. 47 ust. 1 i art. 48 ust. 1–4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. Nr 29, poz. 154, z 1982 r. Nr 3, poz. 18 oraz z 1989 r. Nr 34, poz. 178);

3) o zbrodnie wojenne i zbrodnie przeciwko ludzkości;

4) w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub karę 25 lat pozbawienia wolności;

5) o odszkodowanie za niesłuszne skazanie lub aresztowanie;

6) o zgodności oświadczeń w postępowaniu lustracyjnym na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 kwietnia 1997 r. o ujawnieniu pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z nimi w latach 1944–1990 osób pełniących funkcje publiczne (Dz. U. z 1999 r. Nr 42, poz. 428, z późn. zm.³⁾);

7) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;

8) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1–7.

2. Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.

§ 7.

Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 6 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału części szczególnej Kodeksu karnego oraz z ustaw szczególnych.

§ 8.

1. Ustala się następujące okresy przechowywania akt:

1) 50 lat – dla akt spraw, w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub karę 25 lat pozbawienia wolności;

2) 30 lat – dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności powyżej 5 lat;

3) 20 lat – dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności do lat 5 bez warunkowego zawieszenia jej wykonania;

4) 10 lat – dla akt spraw, w których wymierzono karę inną niż wymienione w pkt 1–3, wydano wyrok uniewinniający, umorzono postępowanie, uwolniono od kary lub odstąpiono od jej wymierzenia, warunkowo umorzono postępowanie lub darowano karę, oraz dla akt postępowania wykonawczego;

5) 3 lata – dla akt spraw niewymienionych w pkt 1–4.

2. Akta nie mogą być przekazane do zniszczenia przed ustaniem karalności przestępstwa, o które toczyło się postępowanie.

Rozdział 3

Okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia

§ 9. [Akta spraw o wykroczenia zaliczane do kategorii A]

1. Do kategorii A zalicza się akta spraw o wykroczenia:

1) przewidziane w Kodeksie wykroczeń, w szczególności w art. 49 § 1 i 2, art. 50, art. 51 § 1–3, art. 52 § 1 i 2, art. 52a, art. 90 i art. 99 tego Kodeksu oraz w innych ustawach, jeżeli ze względu na osobę sprawcy lub okoliczności popełnienia czynu mogą mieć znaczenie jako źródło informacji historycznej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074 oraz z 2003 r. Nr 137, poz. 1302);

2) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu.

2. Akta spraw niewymienionych w ust. 1 zalicza się do kategorii B.

§ 10.

Do kategorii A zalicza się z każdego sądu rejonowego, poza aktami wymienionymi w § 9 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału Kodeksu wykroczeń oraz z ustaw szczególnych.

§ 11.

Ustala się następujące okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia:

1) 20 lat – dla akt spraw zaliczonych do kategorii A;

2) 5 lat – dla spraw o wykroczenia, w których orzeczono karę aresztu lub środka karnego w postaci zakazu prowadzenia pojazdów lub innego zakazu przewidzianego w przepisach szczególnych;

3) 3 lata – dla akt spraw niewymienionych w pkt 1 i 2.

Rozdział 4

Okresy przechowywania akt spraw cywilnych i gospodarczych

§ 12. [Akta spraw cywilnych i gospodarczych zaliczane do kategorii A]

1. Do kategorii A zalicza się akta spraw:

1) o ochronę praw autorskich i wynalazczych;

2) z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;

3) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;

4) w których wartość przedmiotu sporu w dniu wydania orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, określonego na podstawie odrębnych przepisów;

5) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w nim osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1–4.

2. Do kategorii A zalicza się rejestry podmiotów wpisanych do:

1) rejestru przedsiębiorców;

2) rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

3. Akta niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do kategorii B.

§ 13.

Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 12 ust. 1 i 2, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw cywilnych.

§ 14.

1. Przez okres 50 lat przechowuje się akta spraw:

1) z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;

2) z zakresu prawa spadkowego, z tym że o dział spadku tylko, gdy obejmował nieruchomość;

3) z zakresu prawa rzeczowego dotyczących prawa własności nieruchomości, wydania nieruchomości, o zasiedzenie nieruchomości i zniesienie współwłasności nieruchomości, rozgraniczenia, użytkowania wieczystego, z wyjątkiem roszczeń wymienionych w art. 243 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zrn.⁴⁾);

4) o podział majątku wspólnego obejmującego prawo własności nieruchomości;

5) o usunięcie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym;

6) o egzekucji z nieruchomości.

2. Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:

1) o prawa niemajątkowe, z wyjątkiem akt spraw wymienionych w ust. 1 pkt 1;

2) o rentę;

3) o rozstrzyganie sporów z zakresu przepisów o przedsiębiorstwach państwowych i samorządzie załogi przedsiębiorstwa państwowego;

4) rejestrowych, z zastrzeżeniem ust. 4;

5) upadłościowych i układowych;

6) o dział spadku lub zniesienie współwłasności, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust. 1 pkt 2 i 3;

7) o podział majątku wspólnego, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust. 1 pkt 4.

3. Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw cywilnych i gospodarczych niewymienionych w ust. 1 i 2 oraz spraw rozpoznanych w postępowaniu uproszczonym.

4. Akta spraw z zakresu postępowania o wpis do rejestru zastawów i do rejestru dłużników niewypłacalnych przechowuje się przez okres 2 lat. Okres ten liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym na mocy prawomocnego orzeczenia nastąpiło wykreślenie zastawu rejestrowego z rejestru zastawów lub dłużnika z rejestru dłużników niewypłacalnych.

§ 15.

Okresy wymienione w § 14 ust. 1–3 dotyczą także akt spraw rozstrzygniętych przez sądy polubowne, które przechowywane są w sądach.

Rozdział 5

Okresy przechowywania akt spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych

§ 16. [Akta spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych zaliczane do kategorii A]

1. Do kategorii A zalicza się akta spraw:

1) o unieważnienie małżeństwa, o ustalenie istnienia lub nieistnienia małżeństwa, o przysposobienie, o rozwiązanie przysposobienia, o ustalenie lub zaprzeczenie pochodzenia dziecka, o uznanie dziecka, o unieważnienie uznania dziecka, o nadanie nazwiska, o ustalenie treści aktu urodzenia dziecka nieznanych rodziców, o sporządzenie nowego aktu urodzenia dziecka na podstawie orzeczenia sądu opiekuńczego w razie przysposobienia przez małżonków w sposób określony w art. 121 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59, z późn. zm.⁵⁾);

2) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;

3) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1–2.

2. Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.

§ 17.

Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 16 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw cywilnych rozpoznawanych w sądach rodzinnych oraz z zakresu przepisów ustawy o postępowaniu w sprawach nieletnich.

§ 18.

1. Przez okres 50 lat przechowuje się akta spraw:

1) wymienionych w § 16 ust. 1 pkt 1;

2) z zakresu stosunków majątkowych między małżonkami, a także spraw o rozwód i separację, w których dokonano podziału majątku wspólnego obejmującego nieruchomość.

2. Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:

1) o rozwód i separację;

2) dotyczących alimentów;

3) z zakresu opieki i kurateli;

4) z zakresu czynności przekraczających zwykły zarząd majątkiem osoby podlegającej władzy rodzicielskiej.

3. Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw rozpoznawanych w sądach rodzinnych, niewymienionych w ust. 1 i 2.

Rozdział 6

Okresy przechowywania akt spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

§ 19. [Akta spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych zaliczane do kategorii A]

1. Do kategorii A zalicza się akta spraw:

1) w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;

2) mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby.

2. Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.

§ 20.

Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 19 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

§ 21.

1. Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw dotyczących emerytur i rent.

2. Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw niewymienionych w ust. 1.

Rozdział 7

Okresy przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych

§ 22. [Księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczane do kategorii A i B]

1. Do kategorii A zalicza się repertoria, wykazy akt przekazanych do archiwum i skorowidze akt sądowych.

2. Do kategorii B zalicza się zbiory wokand, kartoteki, kontrolki, wykazy i inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne dotyczące biurowości w sprawach sądowych.

§ 23.

1. Przez okres 50 lat przechowuje się repertoria i urządzenia ewidencyjne, o których mowa w § 22 ust. 1.

2. Przez okres 10 lat przechowuje się kartoteki i wykazy.

3. Przez okres 5 lat przechowuje się kontrolki.

4. Przez okres 3 lat przechowuje się urządzenia ewidencyjne niewymienione w ust. 1.

Rozdział 8

Warunki i tryb przechowywania, niszczenia oraz przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych

§ 24. [Przechowywanie akt zakończonych spraw sądowych]

Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwach zakładowych przez okresy wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.

§ 25.

1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.

§ 26.

1. Po zakończeniu postępowania sądowego przewodniczący rozprawy lub posiedzenia zalicza akta do odpowiedniej kategorii i wskazuje okres ich przechowywania.

2. Zaliczenia do kategorii A akt wymienionych w § 7, 10, 13, 17 i 20 dokonuje co 5 lat sędzia wyznaczony do tej czynności przez prezesa sądu.

3. Akta spraw o uznanie i wykonanie orzeczeń sądów zagranicznych oraz ugód zawartych przed takimi sądami kwalifikuje się, biorąc pod uwagę przedmiot orzeczenia sądu zagranicznego lub ugody zawartej przed takim sądem.

§ 27.

1. Zarządzenie o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia wydaje prezes sądu.

2. Przed przekazaniem akt do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia.

3. Komisja może w uzasadnionych wypadkach dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt kategorii B. Komisja nie może natomiast dokonać zmiany kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii A.

4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół i przedstawia prezesowi do zatwierdzenia.

5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.

§ 28.

Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia, nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub do zniszczenia.

§ 29.

Przekazanie akt do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.

Rozdział 9

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 30. [Akta spraw zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia]

Akta spraw zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia kwalifikuje się według przepisów dotychczasowych, chyba że przepisy rozporządzenia stanowią inaczej.

§ 31.

Akta spraw o rozwód zakończonych do dnia 18 czerwca 1989 r. zaliczonych do kategorii A na podstawie przepisów obowiązujących do tego dnia, z wyłączeniem akt spraw zakończonych przed dniem 1 stycznia 1946 r. oraz zakończonych w roku: 1950, 1955 i 1960, zostają zaliczone do kategorii B i przechowuje się je przez okres 30 lat.

§ 32.

Akta zakończonych do dnia 18 grudnia 1975 r. spraw: ze stosunków rodzinnych z wyłączeniem spraw o rozwód; spadkowych i o własność nieruchomości i prawa rzeczowe ograniczone na nieruchomościach, niezaliczone do kategorii A na podstawie przepisów obowiązujących po tym dniu, zostają zaliczone do kategorii A i przechowuje się je przez okres 50 lat.

§ 33.

Zachowane akta spraw o wykroczenia rozpoznawane przez kolegia do spraw wykroczeń z lat 1990–1998 oraz akta spraw o wykroczenia zakończonych po dniu 17 października 2002 r. przechowuje się i przekazuje archiwom państwowym zgodnie z przepisami rozdziału 3.

§ 34.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Minister Sprawiedliwości: G. Kurczuk

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 154, poz. 1787, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, Nr 213, poz. 1802 i Nr 240, poz. 2052, z 2003 r. Nr 188, poz. 1838 i Nr 228, poz. 2256 oraz z 2004 r. Nr 34, poz. 304.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1997 r. Nr 128, poz. 840, z 1999 r. Nr 64, poz. 729 i Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 48, poz. 548, Nr 93, poz. 1027 i Nr 116, poz. 1216, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071, z 2003 r. Nr 111, poz. 1061, Nr 121, poz. 1142, Nr 179, poz. 1750, Nr 199, poz. 1935 i Nr 228, poz. 2255 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1999 r. Nr 57, poz. 618, Nr 62, poz. 681 i Nr 63, poz. 701, z 2000 r. Nr 43, poz. 488 i Nr 50, poz. 600, z 2002 r. Nr 14, poz. 128, Nr 74, poz. 676, Nr 84, poz. 765, Nr 153, poz. 1271 i Nr 175, poz. 1434, z 2003 r. Nr 44, poz. 390 i Nr 99, poz. 921 oraz z 2004 r. Nr 25, poz.219.

⁴⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1971 r. Nr 27, poz. 252, z 1976 r. Nr 19, poz. 122, z 1982 r. Nr 11, poz. 81, Nr 19, poz. 147 i Nr 30, poz. 210, z 1984 r. Nr 45, poz. 242, z 1985 r. Nr 22, poz. 99, z 1989 r. Nr 3, poz. 11, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, Nr 55, poz. 321 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 107, poz. 464 i Nr 115, poz. 496, z 1993 r. Nr 17, poz. 78, z 1994 r. Nr 27, poz. 96, Nr 85, poz. 388 i Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, Nr 139, poz. 646 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 272, Nr 115, poz. 741, Nr 117, poz. 751 i Nr 157, poz. 1040, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 117, poz. 758, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, poz. 271, Nr 74, poz. 855 i 857, Nr 88, poz. 983 i Nr 114, poz. 1191, z 2001 r. Nr 11, poz. 91, Nr 71, poz. 733, Nr 130, poz. 1450 i Nr 145, poz. 1638, z 2002 r. Nr 113, poz. 984 i Nr 141, poz. 1176 oraz z 2003 r. Nr 49, poz. 408, Nr 60, poz. 535, Nr 64, poz. 592 i Nr 124, poz. 1151.

⁵⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1975 r. Nr 45, poz. 234, z 1986 r. Nr 36, poz. 180, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1998 r. Nr 117, poz. 757, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 122, poz. 1322, z 2001 r. Nr 128, poz. 1403 oraz z 2003 r. Nr 83, poz. 772 i Nr 130, poz. 1188.

Metryka