REKLAMA
Dziennik Ustaw - rok 2002 nr 167 poz. 1375
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY
z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r. Nr 76, poz. 806 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarządza się, co następuje:
1) materiały archiwalne – wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2) dokumentację niearchiwalną – inną dokumentację, niestanowiącą materiałów archiwalnych.
2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.
3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, wprowadzają:
1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;
2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych w pkt 1 jednostek organizacyjnych – w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego.
4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, w trybie określonym w ust. 3 pkt 1.
5. Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.
6. Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.
1) jednorazowa;
2) generalna – dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.
2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego.
3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których działają archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy materiały archiwalne tam przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy.
2. Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:
1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie – właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;
2) dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 – archiwum państwowe właściwe ze względu na ich siedzibę.
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, albo spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.
3. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w § 7 ust. 2.
2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy:
1) ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami;
2) materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;
3) materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy.
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
2. W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.
3. Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.
2. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 1.
2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych dyrektor archiwum państwowego sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.
3. Dyrektor archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 15, odmówić ich przejęcia do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.
4. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w ust. 1.
5. Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.
6. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.
2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy – chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.
3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki:
1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;
2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;
3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce;
4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce;
5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym;
6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);
7) liczby stron w teczce.
4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.
5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym lub techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną, jego zapis przekazuje się archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym w formacie określonym przez dyrektora archiwum państwowego.
2. W przypadku konieczności sporządzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum państwowego określa jej formę. W szczególności ewidencja może być sporządzona w formie inwentarza lub skorowidza i wykonana także techniką elektroniczną.
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.
4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:
1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym;
2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.
1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;
2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;
3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych, zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych.
Minister Kultury: W. Dąbrowski
Załączniki do rozporządzenia Ministra Kultury
z dnia 16 września 2002 r. (poz. 1375)
Załącznik nr 1
SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI
1. Symbolem „A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
2. Symbolem „B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem „B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;
2) symbolem „Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
3) symbolem „BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.
Załącznik nr 2
PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH
Tytuł klas l i II rzędu
| 0 | Zarządzanie |
| 00 | Organy kolegialne |
| 01 | Organizacja |
| 02 | Akty normatywne. Pomoc prawna |
| 03 | Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka |
| 04 | Informatyka |
| 05 | Skargi i wnioski |
| 06 | Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja |
| 07 | Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi |
| 08 | Współpraca z zagranicą |
| 09 | Kontrole |
| 1 | Kadry |
| 10 | Ogólne zasady pracy i płac |
| 11 | Zatrudnienie |
| 12 | Ewidencja osobowa |
| 13 | Bezpieczeństwo i higiena pracy |
| 14 | Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników |
| 15 | Metody pracy |
| 16 | Dyscyplina pracy |
| 17 | Sprawy socjalno-bytowe |
| 18 | Ubezpieczenia osobowe |
| 2 | Środki rzeczowe |
| 20 | Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi |
| 21 | Typizacja i normalizacja |
| 22 | Inwestycje i remonty (kapitalne) |
| 23 | Administracja nieruchomości |
| 24 | Gospodarka materiałowa |
| 25 | Źródła zaopatrzenia |
| 26 | Transport i łączność |
| 27 | Gospodarka energetyczna |
| 28 | Ochrona zakładu pracy (mienia) |
| 29 | Ochrona środowiska |
| 3 | Ekonomika |
| 30 | Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe |
| 31 | Finanse, księgowość |
| 32 | Księgowość finansowa |
| 33 | Rozliczenia płac |
| 34 | Księgowość materiałowo-towarowa |
| 35 | Koszty i ceny |
| 36 | Fundusze specjalne |
| 37 | Inwentaryzacja |
|
|
| Kategorie dokumentacji |
| |||||
| merytorycznej* w komórce organizacyjnej jednostki organizacyjnej | w innych ko-mór-kach | |||||||
| Symbole klasyfi-kacyjne | Hasła klasyfikacyjne | tworzą-cej pań-stwowy zasób archi-walny | nie-two-rzącej pań-stwo-wego za-sobu archi-wal-nego |
| Uwagi | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 0 |
|
|
| ZARZĄDZANIE |
|
|
|
|
|
| 00 |
|
| Organy kolegialne |
|
|
|
|
|
|
| 000 |
| Organy uchwałodawcze |
|
|
| Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki |
|
|
|
| 0000 | Posiedzenia | A | B25 | Bc | Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty1, głosy w dyskusji, inne wystąpienia2, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał |
|
|
|
| 0001 | Materiały na posiedzenia | A | B25 | Bc | Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia |
|
|
| 001 |
| Organy zarządzające i wykonawcze |
|
|
| Jak przy klasie 000 |
|
|
|
| 0010 | Posiedzenia | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0000 |
1 Wystąpienia obcokrajowców (referaty), również w tekście oryginalnym.
2 Glosy w dyskusji i inne wystąpienia kwalifikuje się do kategorii B w wyniku zamieszczenia ich treści w stenogramie.
* Komórka merytoryczna oznacza komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt).
|
|
|
| 0011 | Materiały na posiedzenia | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0001 |
|
|
| 002 |
| Komisje własne (stałe i doraźne) | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 000 |
|
|
| 003 |
| Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 002 |
|
|
| 004 |
| Zjazdy, konferencje itp. | A | B25 | Bc | Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał |
|
|
| 005 |
| Udział w obcych organach kolegialnych | A | B25 | Bc | Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania |
|
|
| 006 |
| Narady pracownicze | A | B25 | Bc | Protokoły, sprawozdania, wnioski |
|
|
| 007 |
| Rady pracownicze i inne | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 006 |
|
|
| 008 |
| Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych | Bc | Bc | Bc | Korespondencja operatywna |
|
| 01 |
|
| Organizacja |
|
|
|
|
|
|
| 010 |
| Podstawy prawne działania własnej jednostki organizacyjnej | A | B25 | Bc | Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe itp. dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, m.in. akty erekcyjne |
|
|
| 011 |
| Podstawy prawne działania jednostek podległych | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 010 |
|
|
| 012 |
| Organizacja władz i organów nadrzędnych | B5 | B5 | Bc | Statuty, schematy organizacyjne itp. |
|
|
| 013 |
| Organizacja własnej jednostki | A | B25 | B5 | Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp. |
|
|
| 014 |
| Organizacja jednostek podległych | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 012 oraz ewidencja jednostek podległych |
|
|
| 015 |
| Organizacja innych jednostek | Bc | Bc | Bc | Jak przy klasie 012 |
|
|
| 016 |
| Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka |
|
|
|
|
|
|
|
| 0160 | Przepisy kancelaryjno-archiwalne | A | B25 | B5 | Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, instrukcja o obiegu dokumentacji technicznej, kwalifikatory dokumentacji technicznej itp. |
|
|
|
| 0161 | Formularze | B5 | B5 | Bc | Opracowanie wzorów |
|
|
|
| 0162 | Wzory odciskowe pieczęci | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 0163 | Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
|
| 0164 | Ewidencja archiwum zakładowego | A | B25 | – | Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz (rejestr, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego) |
|
|
|
| 0165 | Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0166 | Udostępnianie akt | B2 | B2 | – | Zezwolenia, karty udostępnienia |
|
|
|
| 0167 | Gromadzenie zbioru bibliotecznego | B5 | B5 | – | Korespondencja |
|
|
|
| 0168 | Ewidencja zbioru bibliotecznego | BE50 | B25 | – | Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotek. W bibliotekach naukowych – kategoria A |
|
|
|
| 0169 | Udostępnianie zbioru bibliotecznego | Bc | Bc | – |
|
|
| 02 |
|
| Akty normatywne |
|
|
|
|
|
|
|
|
| Pomoc prawna |
|
|
|
|
|
|
| 020 |
| Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych | B10 | B10 | Bc |
|
|
|
| 021 |
| Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki | A | B25 | B5 | Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. 1 egz. wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych |
|
|
| 022 |
| Interpretacja przepisów prawnych | A | B25 | Bc | Wykładnia (interpretacja) własnych aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności |
|
|
| 023 |
| Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 024 |
| Opinie prawne | BE5 | B5 | – |
|
|
|
| 025 |
| Sprawy cywilne | B10 | B10 | Bc | Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy |
|
|
| 026 |
| Sprawy gospodarcze | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
| 027 |
| Sprawy karne | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 028 |
| Sprawy o wykroczenia | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
| 029 |
| Sprawy sądowo-administracyjne | B10 | B10 | Bc |
|
|
| 03 |
|
| Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka |
|
|
| Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki |
|
|
| 030 |
| Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej) |
|
|
|
|
|
|
|
| 0300 | Opracowania zewnętrzne | B5 | B5 | Bc | Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych |
|
|
|
| 0301 | Opracowania własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 031 |
| Prognozowanie i planowanie perspektywiczne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0310 | Projekty wstępne | B5 | B5 | Bc | Opracowania własne |
|
|
|
| 0311 | Opracowania robocze | B5 | B5 | Bc | Jak w klasie 0310 |
|
|
|
| 0312 | Wersja ostateczna | A | B25 | Bc | Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające |
|
|
|
| 0313 | Oceny, opinie i uwagi | A | B25 | Bc | Jak w klasie 0310 |
|
|
|
| 0314 | Materiały pomocnicze | A | B10 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe – kategoria B10 |
|
|
|
| 0315 | Opracowania jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów |
|
|
|
| 0316 | Opracowania innych resortów (jednostkowe) | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 032 |
| Plany i sprawozdania wieloletnie |
|
|
|
|
|
|
|
| 0320 | Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze) | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0321 | Wersje ostateczne planów własnych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0322 | Zmiany ustaleń planowych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0323 | Sprawozdania wieloletnie własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0324 | Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0325 | Sprawozdania zbiorcze | A | B25 | Bc | Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze –kategoria B5 |
|
|
|
| 0326 | Materiały pomocnicze | A | B10 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się oceny, wyjaśnienia, meldunki, korespondencję merytoryczną itp., których treść nie znalazła odzwierciedlenia w sprawozdaniach zbiorczych. Pozostałe – kategoria B10 |
|
|
| 033 |
| Plany i sprawozdania roczne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0330 | Projekty własne planu | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0331 | Wersje ostateczne planów własnych (jednostkowe i zbiorcze) | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0332 | Zmiany ustaleń planowych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0333 | Plany jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0334 | Sprawozdania własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0335 | Sprawozdania jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0336 | Sprawozdania zbiorcze | A | B25 | Bc | Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych. Opracowania robocze – kategoria B5 |
|
|
|
| 0337 | Materiały pomocnicze | A | B10 | Bc | Jak przy klasie 0326 |
|
|
| 034 |
| Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji |
|
|
| Miesięczne, kwartalne, półroczne |
|
|
|
| 0340 | Opracowania własne | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0341 | Opracowania jednostek podległych | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
|
| 0342 | Opracowania zbiorcze | BE5 | B5 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się opracowania półroczne lub kwartalne, gdy brak opracowań rocznych |
|
|
| 035 |
| Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych |
|
|
|
|
|
|
|
| 0350 | Plany pracy | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0351 | Sprawozdania z działalności | A | B25 | Bc | Tylko sprawozdania komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp.) – kategoria B |
|
|
| 036 |
| Statystyka |
|
|
|
|
|
|
|
| 0360 | Źródłowe materiały statystyczne | BE5 | B5 | Bc | Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych |
|
|
|
| 0361 | Statystyczne opracowania cząstkowe | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
|
| 0362 | Statystyczne opracowania końcowe | A | B25 | Bc | Własne i zbiorcze |
|
|
|
| 0363 | Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
| 037 |
| Analizy (kompleksowe i problemowe) |
|
|
|
|
|
|
|
| 0370 | Własne | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0371 | Jednostek podległych | B10 | B10 | Bc | Jak przy klasie 0315 |
|
|
|
| 0372 | Zbiorcze | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0373 | Materiały pomocnicze (robocze) | A | B10 | Bc | Jak przy klasie 0326 |
|
|
| 038 |
| Analizy wycinkowe |
|
|
|
|
|
|
|
| 0380 | Własne | A | B5 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe –kategoria B5 |
|
|
|
| 0381 | Jednostek podległych | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
|
| 0382 | Zbiorcze | A | B5 | Bc | Jak przy klasie 0380 |
|
|
| 039 |
| Meldunki i raporty sytuacyjne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
| 04 |
|
| Informatyka |
|
|
|
|
|
|
| 040 |
| Projektowanie i koordynacja systemów i programów |
|
|
|
|
|
|
|
| 0400 | Organizacja projektowania i programowania | A | B25 | Bc | Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne) |
|
|
|
| 0401 | Spis systemów i programów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0402 | Ogólne schematy systemów i podsystemów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0403 | Oceny systemów i programów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0404 | Słownik terminów i pojęć | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0405 | Koordynacja systemów resortowych i branżowych | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 041 |
| Bank danych | A | B25 | – |
|
|
|
| 042 |
| Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów |
|
|
|
|
|
|
|
| 0420 | Organizacja wdrażania | A | B25 | – | Własne ustalenia |
|
|
|
| 0421 | Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 0422 | Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania i weryfikacji systemów i programów informatycznych | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0423 | Informacje zewnętrzne o tematach opracowywanych lub wdrażanych | B10 | B10 | Bc |
|
|
|
| 043 |
| Przetwarzanie danych |
|
|
| Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania |
|
|
|
| 0432 | Wydruki maszyn elektronicznych | BE10 | B10 | – | Tabulogramy, wydruki statystyczne, wyniki badań – kategoria A |
|
|
|
| 0433 | Materiały pomocnicze do tabulogramów | B10 | B10 | Bc | Instrukcje, wyjaśnienia itp. |
|
| 05 |
|
| Skargi i wnioski |
|
|
|
|
|
|
| 050 |
| Przepisy własne i ich interpretacja w sprawach załatwiania skarg i wniosków | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 051 |
| Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio | A | B25 | Bc | W razie masowości tego typu spraw, do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5–10% |
|
|
| 052 |
| Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
| 053 |
| Analizy skarg i wniosków | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 054 |
| Rejestry skarg i wniosków | A | B25 | – |
|
|
| 06 |
|
| Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja |
|
|
|
|
|
|
| 060 |
| Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne, |
|
|
|
|
|
|
|
|
| opracowania problemowe (monograficzne) własne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0600 | Metodologia prac | A | B25 | Bc | Opracowania własne Opracowania zewnętrzne –kategoria B5 |
|
|
|
| 0601 | Wstępne opracowania robocze | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0602 | Opracowania etapowe | A | B5 | Bc | Do kategorii A kwalifikuje się te opracowania, których treść nie znajduje odzwierciedlenia w opracowaniach końcowych. Pozostałe – kategoria B5 |
|
|
|
| 0603 | Opracowania końcowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0604 | Materiały pomocnicze do opracowań własnych | A | B25 | Bc | Ankiety, ekspertyzy itp. Do kategorii A kwalifikuje się te informacje jednostkowe, które nie zostały wykorzystane w opracowaniach syntetycznych. Pozostałe – kategoria B5 |
|
|
| 061 |
| Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0610 | Opracowania na zlecenie własnej jednostki | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 0611 | Inne opracowania zewnętrzne | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 062 |
| Opiniowanie prac naukowo-badawczych (własnych i zewnętrznych) | A | B25 | Bc | Recenzje, koreferaty, opinie itp. |
|
|
| 063 |
| Ewidencja prac naukowo-badawczych |
|
|
|
|
|
|
|
| 0630 | Karty dokumentacyjne | B10 | B10 | – |
|
|
|
|
| 0631 | Serwis bibliograficzny | A | B25 | – |
|
|
|
| 064 |
| Wydawnictwa |
|
|
|
|
|
|
|
| 0640 | Program wydawnictw | A | B25 | Bc | Badania potrzeb i ustalanie tematyki |
|
|
|
| 0641 | Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych | A | B25 | – | Tzw. „teki wydawnicze", zawierające dokumentację każdego tytułu (książki, czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy, opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, interwencje cenzury, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule |
| 0642 | Wykonanie poligraficzne | B2 | B2 | – | ||||
| 0643 | Rozpowszechnianie wydawnictw | B2 | B2 | – | ||||
|
|
| 065 |
| Informacje własne dla prasy, radia i telewizji | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 066 |
| Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne |
|
|
|
|
|
|
|
| 0660 | O działalności własnej | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 0661 | O działalności jednostek podległych | B2 | B2 | – |
|
|
|
| 067 |
| Odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem i przedstawicielami własnej jednostki organizacyjnej | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 068 |
| Kroniki i monografie | A | B25 | Bc | O działalności własnej |
|
|
| 069 |
| Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy |
|
|
| Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe |
|
|
|
| 0690 | Imprezy własne | A | B25 | Bc | Programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty i ulotki propagandowe, własne nagrania dźwiękowe itp. |
|
|
|
| 0691 | Techniczna obsługa wystaw i pokazów | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
|
| 0692 | Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych | A | B25 | Bc | Do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach |
|
| 07 |
|
| Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi |
|
|
| Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas |
|
|
| 070 |
| Z Sejmem i Senatem | A | B25 | Bc | Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów – kategoria A. Pozostałe materiały – kategoria B5 |
|
|
| 071 |
| Z Kancelarią Prezydenta | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 072 |
| Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 073 |
| Z ministerstwami i urzędami centralnymi | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 074 |
| Z terenową administracją rządową | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 075 |
| Z organami samorządu terytorialnego | A | B5 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 076 |
| Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi | B5 | B5 | Bc | Jak przy klasie 070 |
|
|
| 077 |
| Koordynacja branżowa | A | B25 | Bc | Programy, umowy, porozumienia i ich realizacja |
|
|
| 078 |
| Między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki | Bc | Bc | Bc |
|
|
|
| 079 |
| Reprezentacja | B2 | B2 | Bc | Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej |
|
| 08 |
|
| Współpraca z zagranicą |
|
|
|
|
|
|
| 080 |
| Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej | A | B25 | Bc | Opracowania własne. Opracowania zewnętrzne –kategoria B5 |
|
|
| 081 |
| Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 082 |
| Wymiana dokumentacji i informacji | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 083 |
| Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi | A | B25 | Bc | Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe. Referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski |
|
|
| 084 |
| Współpraca dwustronna |
|
|
| Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki |
|
|
|
| 0840 | Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych | A | B25 | Bc | Opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania |
|
|
|
| 0841 | Wspólne przedsięwzięcia | A | B25 | Bc | Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna |
|
|
| 085 |
| Zagraniczne wyjazdy służbowe |
|
|
|
|
|
|
|
| 0850 | Sprawozdania z wyjazdów | A | B25 | Bc | Dotyczy sprawozdań pracowników własnych. Obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów |
|
|
|
| 0871 | Sprawy paszportowo-dewizowe | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 086 |
| Przyjazdy delegacji zagranicznych |
|
|
|
|
|
|
|
| 0860 | Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z przebiegu rozmów | A | B25 | Bc | Obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych |
|
|
|
| 0861 | Obsługa delegacji zagranicznych | Bc | Bc | Bc |
|
|
| 09 |
|
| Kontrole |
|
|
|
|
|
|
| 090 |
| Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli | A | B25 | Bc | Przepisy własne |
|
|
| 091 |
| Kontrole zewnętrzne własnej jednostki (Najwyższa Izba |
|
|
| Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia |
|
|
|
|
| Kontroli itp.) |
|
|
| i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę |
|
|
|
| 0910 | Kompleksowe | A | B25 | Bc | Obejmujące całokształt działalności kontrolowanej jednostki |
|
|
|
| 0911 | Problemowe | A | B25 | Bc | Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a nie usługowych |
|
|
|
| 0912 | Wycinkowe | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0913 | Doraźne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 092 |
| Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych | B5 | B5 | Bc | Jak przy klasie 091 |
|
|
| 093 |
| Kontrole wewnętrzne | B5 | B5 | Bc | Jak przy klasie 091 |
|
|
| 094 |
| Kontrole jednostek podległych i nadzorowanych |
|
|
| Jak przy klasie 091 |
|
|
|
| 0940 | Kompleksowe | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0910 |
|
|
|
| 0941 | Problemowe | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 0911 |
|
|
|
| 0942 | Wycinkowe | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0943 | Doraźne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 0944 | Specjalne | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 095 |
| Książki kontroli | B5 | B5 | – |
|
| 1 |
|
|
| KADRY |
|
|
|
|
|
| 10 |
|
| Ogólne zasady pracy i płac |
|
|
| Dotyczy własnej jednostki i jednostek podległych |
|
|
| 100 |
| Układy zbiorowe i zakładowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 101 |
| Taryfikatory kwalifikacyjne | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 102 |
| Regulaminy pracy | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 103 |
| Zasady wynagradzania i premiowania | A | B25 | Bc | Siatki plac, stawek, dodatki itp. |
|
| 11 |
|
| Zatrudnienie |
|
|
|
|
|
|
| 110 |
| Zapotrzebowanie i werbunek pracowników | B2 | B2 | Bc | Oferty kandydatów – kategoria Bc |
|
|
| 111 |
| Zwalnianie pracowników | B2 | B2 | Bc | Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120) |
|
|
| 112 |
| Opinie o pracownikach | B5 | B5 | – | Jak przy klasie 111 |
|
|
| 113 |
| Rozmieszczenie pracowników | Bc | Bc | – | Przeniesienia, zastępstwa itp. |
|
|
| 114 |
| Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników | B2 | B2 | – | Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp. |
|
|
| 115 |
| Wykazy etatów | A | B25 | – | Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych |
|
|
| 116 |
| Prace zlecone |
|
|
| Umowy o prace zlecone z |
|
|
|
|
|
|
|
|
| własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych |
|
|
| 1160 | ze składką na ZUS | B50 | B50 | – |
| |
|
|
| 1161 | bez składki na ZUS | B5 | B5 | – |
| |
|
| 117 |
| Nagrody, odznaczenia, kary |
|
|
|
| |
|
|
|
| 1170 | Nagrody | B10 | B10 | – | Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 120) |
|
|
|
| 1171 | Odznaczenia państwowe | B5 | B5 | – | Wnioski |
|
|
|
| 1172 | Odznaczenia własne | BE5 | B5 | – |
|
|
|
|
| 1173 | Kary | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 118 |
| Wojskowe sprawy pracowników | B5 | B5 | – |
|
|
| 12 |
|
| Ewidencja osobowa |
|
|
|
|
|
|
| 120 |
| Akta osobowe | BE50 | B50 | – | Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji |
|
|
| 121 |
| Pomoce ewidencyjne do akt osobowych | B50 | B50 | – | Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp. |
|
| 13 |
|
| Bezpieczeństwo i higiena pracy |
|
|
|
|
|
|
| 130 |
| Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy | A | B25 | Bc | Własne |
|
|
| 131 |
| Środki ochronne | A | B25 | Bc | Projekty własne |
|
|
| 132 |
| Wypadki przy pracy |
|
|
|
|
|
|
|
| 1320 | Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo | A | B25 | Bc | Dotyczy wypadków podczas pracy |
|
|
|
| 1321 | Inne wypadki | B10 | B10 | Bc |
|
|
|
|
| 1322 | Analiza wypadków i chorób zawodowych | A | B25 | Bc |
|
|
| 14 |
|
| Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników |
|
|
|
|
|
|
| 140 |
| Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego |
|
|
|
|
|
|
|
| 1400 | Zasady, formy, metody i treści szkolenia i wychowania | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
|
| 1401 | Plany i programy nauczania | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 1400 |
|
|
| 141 |
| Rekrutacja uczestników szkolenia | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
| 142 |
| Pomoce szkoleniowe i naukowe | A | B25 | Bc | Własne opracowania lub na własne zlecenie oraz uwagi i opinie |
|
|
| 143 |
| Dobór kadr pedagogicznych | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
| 144 |
| Baza szkoleniowa własna | A | B25 | Bc | Ewidencja ośrodków szkoleniowych, polityka nadzoru nad ośrodkami itp. |
|
|
| 145 |
| Ewidencja szkolonych | B50 | B25 | – |
|
|
|
| 146 |
| Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki | B50 | B50 | – |
|
|
|
| 147 |
| Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacja | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 148 |
| Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych | Bc | Bc | – |
|
|
| 15 |
|
| Metody pracy |
|
|
|
|
|
|
| 150 |
| Podstawowe zasady | A | B25 | Bc | Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp. |
|
|
| 151 |
| Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza |
|
|
|
|
|
|
|
| 1510 | Polityka w zakresie wynalazczości | A | B25 | Bc | Ustalenia własne |
|
|
|
| 1511 | Tematyka wynalazczości | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 1510 |
|
|
|
| 1512 | Konkursy wynalazcze | A | B25 | Bc | Program i podsumowanie wyników |
|
|
|
| 1513 | Projekty racjonalizatorskie | BE10 | B10 | – | Zgłoszenia projektów i ich ocena, zgłoszone i opatentowane projekty zalicza się do kategorii A |
|
|
|
| 1514 | Rozpowszechnianie projektów wynalazczych | B3 | B3 | Bc |
|
|
|
|
| 1515 | Postępowanie patentowe | BE10 | B10 | Bc | Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego |
|
|
|
| 1516 | Ewidencja wynalazków i wniosków | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 1517 | Wynagrodzenia za projekty wynalazcze | B5 | B5 | – | Wnioski, odwołania |
|
| 16 |
|
| Dyscyplina pracy |
|
|
|
|
|
|
| 160 |
| Dowody obecności w pracy | Bc | Bc | – | Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe |
|
|
| 161 |
| Absencja | B3 | B3 | – | Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności – kategoria Bc |
|
|
| 162 |
| Urlopy pracownicze | B2 | B2 | – | Listy i karty urlopowe |
|
|
| 163 |
| Ewidencja delegacji służbowych | Bc | Bc | – | Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych – kategoria B3 |
|
|
| 164 |
| Zezwolenia na prace dodatkowe | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 165 |
| Analizy efektywnego czasu pracy | A | B25 | – |
|
|
| 17 |
|
| Sprawy socjalno-bytowe |
|
|
|
|
|
|
| 170 |
| Podstawowe zasady | A | B25 | Bc | Własne ustalenia jednostki |
|
|
| 171 |
| Mieszkania pracownicze | B5 | B5 | Bc | Obejmuje mieszkania zastępcze, służbowe, hotele pracownicze, spółdzielcze |
|
|
| 172 |
| Ogródki działkowe | B5 | B5 | – | Podania, przydziały |
|
|
| 173 |
| Dojazdy do pracy | Bc | Bc | – |
|
|
|
| 174 |
| Zaopatrzenie rzeczowe pracowników | B3 | B3 | – | Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie reglamentowane itp. |
|
|
| 175 |
| Wczasy pracownicze | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 176 |
| Opieka nad pracownikami | B2 | B2 | – | Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami |
|
|
| 177 |
| Oświata i kultura pracowników | B2 | B2 | – | Zakładowe domy kultury, świetlice, biblioteki, imprezy kulturalne, obchody |
|
|
| 178 |
| Realizacja spraw socjalno- bytowych |
| B25 | – | Analizy, sprawozdania, oceny itp. |
|
| 18 |
|
| Ubezpieczenia osobowe |
|
|
|
|
|
|
| 180 |
| Przepisy ubezpieczeniowe | B5 | B5 | – | Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych |
|
|
| 181 |
| Ubezpieczenia społeczne | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 182 |
| Legitymacje ubezpieczeniowe | B5 | B5 | – | Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów |
|
|
| 183 |
| Dowody uprawnienia do zasiłków | B5 | B5 | – | Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe |
|
|
| 184 |
| Emerytury i renty | B2 | B2 | – | Wnioski |
|
|
| 185 |
| Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych | B10 | B10 | – | Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej |
| 2 |
|
|
| ŚRODKI RZECZOWE |
|
|
|
|
|
| 20 |
|
| Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
| 21 |
|
| Typizacja i normalizacja |
|
|
|
|
|
|
| 210 |
| Ogólne zasady typizacji |
|
|
|
|
|
|
|
| 2100 | Metodyka i programowanie typizacji | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 2101 | Typizacja obiektów i elementów | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 211 |
| Ogólne zasady normalizacji | A | B25 | Bc | Własne ustalenia i wytyczne |
|
|
| 212 |
| Znak jakości | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 213 |
| Zbiory norm |
|
|
|
|
|
|
|
| 2130 | Normy państwowe (PN) | B5 | B5 | – | Kategoria A – w Polskim Komitecie Normalizacyjnym |
|
|
|
| 2131 | Normy resortowe (RN) | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 2132 | Normy branżowe (BN) | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 2133 | Normy zakładowe (ZN) | A | B25 | – |
|
|
|
|
| 2134 | Normy innych resortów | B3 | B3 | – |
|
|
|
|
| 2135 | Normy zagraniczne | B25 | B25 | – | Dotyczące zakresu działania jednostki organizacyjnej. Inne – kategoria B5. Nie dotyczy Polskiego Komitetu Normalizacyjnego |
|
|
|
| 2136 | Normy międzynarodowe | B25 | B25 | – | Jak przy klasie 2135 |
|
|
|
| 2137 | Ewidencja norm | B5 | B5 | – |
|
|
| 22 |
|
| Inwestycje i remonty (kapitalne) |
|
|
|
|
|
|
| 220 |
| Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów | A | B25 | Bc | Wytyczne własne, analizy potrzeb |
|
|
| 221 |
| Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych |
|
|
| Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę |
|
|
|
| 2210 | Budowle typowe | BE5 | B5 | Bc | Dokumentacja projektowa biura projektów – kategoria A. Dotyczy również inwestorów zastępczych. U użytkownika okres przechowywania – cały okres eksploatacji obiektu |
|
|
|
| 2211 | Budowle nietypowe i zabytkowe | A | B25 | Bc | |
|
|
| 222 |
| Organizacja i programowanie prac projektowych | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
| 223 |
| Prace studialne |
|
|
|
|
|
|
|
| 2230 | Tematyka i zakresy opracowań projektów | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 2231 | Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki techniczno-ekonomiczne | A | B25 | Bc | Własne ustalenia Zewnętrzne – kategoria B5 |
|
|
|
| 2232 | Projekty zewnętrzne | BE5 | B5 | – | Projekty budowli nietypowych i zabytkowych podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu ich zachowania u inwestora |
|
|
| 224 |
| Ewidencja inwestycji | A | B25 | – |
|
|
|
| 225 |
| Wykonawstwo i odbiór inwestycji | B5 | B5 | – | Umowy, harmonogramy robót, protokoły zaawansowania prac projektowych, narady autorskie itp. |
|
|
| 226 |
| Przetargi | B3 | B3 | – | Oferty i korespondencja merytoryczna |
|
| 23 |
|
| Administracja nieruchomości |
|
|
|
|
|
|
| 230 |
| Nabywanie i zbywanie nieruchomości | A | B25 | – | Dokumentacja prawna i techniczna |
|
|
| 231 |
| Przydział i najem nieruchomości | B5 | B5 | – | Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu |
|
|
| 232 |
| Eksploatacja nieruchomości | B2 | B2 | – | Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. |
|
|
| 233 |
| Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym | B5 | B5 | – | Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu |
|
|
| 234 |
| Podatki i opłaty publiczne | B10 | B10 | – | Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) |
|
| 24 |
|
| Gospodarka materiałowa |
|
|
| Obejmuje zaopatrzenie w maszyny, narzędzia, materiały, opakowania i inne ruchomości |
|
|
| 240 |
| Organizacja gospodarki materiałowej | A | B25 | Bc | Przepisy i ustalenia własne |
|
|
| 241 |
| Zaopatrzenie | B5 | B5 | Bc | Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki |
|
|
| 242 |
| Magazynowanie i użytkowanie | B5 | B5 | Bc | Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy, eksploatacja |
|
|
| 243 |
| Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) | B2 | B2 | Bc |
|
|
|
| 244 |
| Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń | B10 | B10 | – |
|
|
|
| 245 |
| Paszporty maszyn i urządzeń | A | B25 | – | Nie dotyczy biur konstrukcyjnych i projektowych. Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny |
|
|
| 246 |
| Konserwacja i remonty środków trwałych | B3 | B3 | Bc |
|
|
| 25 |
|
| Źródła zaopatrzenia | B2 | B2 | Bc | Dostawcy krajowi, zagraniczni, dostawy z |
|
|
|
|
|
|
|
|
| własnej produkcji. Dotyczy również zamówień publicznych |
|
| 26 |
|
| Transport i łączność |
|
|
|
|
|
|
| 260 |
| Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych | B2 | B2 | – | Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp. |
|
|
| 261 |
| Eksploatacja środków łączności | B2 | B2 | – | Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja przemysłowa itp. |
|
| 27 |
|
| Gospodarka energetyczna |
|
|
|
|
|
|
| 270 |
| Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwami | A | B25 | Bc | Przepisy własne |
|
|
| 271 |
| Limitowanie paliw i energii | B3 | B3 | – |
|
|
| 28 |
|
| Ochrona zakładu pracy (mienia) |
|
|
|
|
|
|
| 280 |
| Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna | B2 | B2 | – |
|
|
|
| 281 |
| Ubezpieczenia rzeczowe | B10 | B10 | – | Od ognia, kradzieży itp. |
|
| 29 |
|
| Ochrona środowiska |
|
|
|
|
|
|
| 290 |
| Ochrona atmosfery | A | B25 | – | Przepisy własne i analizy |
|
|
| 291 |
| Gospodarka wodno-ściekowa | A | B25 | – | Jak przy klasie 290 |
| 3 |
|
|
| EKONOMIKA |
|
|
|
|
|
| 30 |
|
| Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe |
|
|
|
|
|
|
| 300 |
| Systemy ekonomiczno-finansowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 301 |
| Systemy informacyjno– dewizowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 302 |
| Systemy i metody analiz | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 303 |
| Metody rachunku ekonomicznego | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 304 |
| Metody analizy wartości | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 305 |
| System ewidencji i plan kont | A | B25 | – |
|
|
| 31 |
|
| Finanse, księgowość |
|
|
|
|
|
|
| 310 |
| Obrót gotówkowy | B2 | B2 | – | Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy |
|
|
| 311 |
| Finansowanie i kredytowanie |
|
|
|
|
|
|
|
| 3110 | Rozliczenia z budżetem | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3111 | Finansowanie własnej jednostki | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3112 | Finansowanie jednostek podległych | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3113 | Zasady kredytowania, współpraca z bankiem | B5 | B5 | Bc |
|
|
|
|
| 3114 | Finansowanie inwestycji | B5 | B5 | Bc |
|
|
| 32 |
|
| Księgowość finansowa |
|
|
| Plany, sprawozdania i analizy finansowe – klasa 03 |
|
|
| 320 |
| Dowody księgowe | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 321 |
| Dokumentacja księgowa | B5 | B5 | – | Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe |
|
|
| 322 |
| Rozliczenia | B5 | B5 | – | Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. |
|
|
| 323 |
| Windykacja należności | B5 | B5 | – | Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności |
|
|
| 324 |
| Uzgadnianie sald | Bc | Bc | Bc | Korespondencja |
|
|
| 325 |
| Ewidencja syntetyczna lub analityczna | B5 | B5 | – | Księgi lub kartoteki finansowe |
|
| 33 |
|
| Rozliczenia płac |
|
|
|
|
|
|
| 330 |
| Dokumentacja płac | B5 | B5 | – | Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) |
|
|
| 331 |
| Deklaracje podatkowe | Bc | Bc | – |
|
|
|
| 332 |
| Listy zaliczek na płace | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 333 |
| Listy płac | B50 | B50 | – |
|
|
|
| 334 |
| Karty zbiorcze płac | B50 | B50 | – |
|
|
|
| 335 |
| Zaświadczenia o płacach | Bc | Bc | – | Kopie zaświadczeń lub ich rejestry |
|
|
| 336 |
| Dowody księgowe | B3 | B3 | – |
|
|
|
| 337 |
| Dokumentacja księgowa | B5 | B5 | – | Jak przy klasie 321 |
|
| 34 |
|
| Księgowość materiałowo-towarowa |
|
|
|
|
|
|
| 340 |
| Dowody księgowe | B5 | B5 | – | Faktury własne i obce |
|
|
| 341 |
| Dokumentacja księgowa | B5 | B5 | – | Karty ilościowo-wartościowe, analityczne, księgi, rejestry i inne |
|
| 35 |
|
| Koszty i ceny |
|
|
|
|
|
|
| 350 |
| Kalkulacja kosztów |
|
|
|
|
|
|
|
| 3500 | Ogólne zasady | A | B25 | Bc | Własne wytyczne i ustalenia |
|
|
|
| 3501 | Kalkulacje planowe i wynikowe | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 3502 | Analiza kosztów własnych | A | B25 | Bc |
|
|
|
| 351 |
| Kalkulacja cen |
|
|
|
|
|
|
|
| 3510 | Polityka cen | A | B25 | Bc | Własne ustalenia, zasady i opracowania |
|
|
|
| 3511 | Analizy cen | A | B25 | Bc |
|
|
|
|
| 3512 | Koordynacja międzyresortowa cen | BE5 | B5 | Bc |
|
|
|
| 352 |
| Ceny |
|
|
|
|
|
|
|
| 3520 | Ceny zaopatrzeniowe | A | B25 | Bc | Uchwały, zarządzenia, decyzje |
|
|
|
| 3521 | Ceny zbytu | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3520 |
|
|
|
| 3522 | Ceny wyrobów importowanych | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3520 |
|
|
|
| 3523 | Wyceny eksportu | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3520 |
|
|
|
| 3524 | Katalogi cen i ich aktualizacja, cenniki pomocnicze | A | B25 | Bc | Własne. Zewnętrzne –kategoria B5 |
|
|
|
| 3525 | Ustalenia narzutów | A | B25 | Bc | Podstawowych, wyrównawczych i ryzyka, stosowanie wynagrodzenia ryczałtowego oraz dodatków do cen |
|
|
| 353 |
| Zmiany cen |
|
|
|
|
|
|
|
| 3530 | Mnożniki przeliczeniowe | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
|
| 3531 | Zasady elastyczności cen | A | B25 | Bc | Jak przy klasie 3530 |
|
|
|
| 3532 | Skutki zmian cen | A | B25 | Bc | Własne analizy |
|
| 36 |
|
| Fundusze specjalne |
|
|
|
|
|
|
| 360 |
| Zasady gospodarowania funduszami | A | B25 | Bc | Własne ustalenia |
|
|
| 361 |
| Fundusze specjalne | B5 | B5 | Bc | Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp. |
|
| 37 |
|
| Inwentaryzacja |
|
|
|
|
|
|
| 370 |
| Ogólne zasady | A | B25 | Bc | Własne wytyczne |
|
|
| 371 |
| Spisy i protokoły remanentowe | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 372 |
| Zestawienie resortowe (zbiorcze) wyników powszechnej inwentaryzacji | A | B25 | – |
|
|
|
| 373 |
| Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne | B5 | B5 | – |
|
|
|
| 374 |
| Wycena i przecena | B10 | B10 | Bc |
|
Załącznik nr 3
Załącznik nr 4
Załącznik nr 5
Załącznik nr 6
- Data ogłoszenia: 2002-10-09
- Data wejścia w życie: 2002-10-24
- Data obowiązywania: 2002-10-24
- Dokument traci ważność: 2015-11-01
REKLAMA
Dziennik Ustaw
REKLAMA
REKLAMA