Dziennik Ustaw - rok 1998 nr 136 poz. 884

Na podstawie art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180, z 1988 r. Nr 19, poz. 132, z 1989 r. Nr 29, poz. 154, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1995 r. Nr 83, poz. 417 i z 1998 r. Nr 117, poz. 757) zarządza się, co następuje:

2. Akt stanu cywilnego powinien być sporządzony starannie i czytelnie; pisownia poszczególnych wyrazów nie może budzić wątpliwości i powinna być zgodna z obowiązującą normą ortograficzną, z wyjątkiem pisowni nazwisk, która może uwzględniać również pisownię tradycyjną, używaną przez osobę noszącą określone nazwisko, z zastrzeżeniem § 4 ust. 1.

3. W akcie stanu cywilnego nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisuje się w pełnym brzmieniu bez skrótów. Przy wpisywaniu nazw urzędów, instytucji i aktów prawnych można posługiwać się powszechnie przyjętymi skrótami.

4. Akt zgonu osoby o nie ustalonej tożsamości sporządza się na druku ustalonym dla aktu zgonu, wpisując w poszczególne rubryki aktu dane, o których mowa w art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180, z 1988 r. Nr 19, poz. 132, z 1989 r. Nr 29, poz. 154, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1995 r. Nr 83, poz. 417 i z 1998 r. Nr 117, poz. 757), zwanej dalej „ustawą”, po wykreśleniu rubryk aktu, w których z braku danych nie można dokonać wpisów.

5. Pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreśla się linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce „uwagi”.

2. Numerację aktów stanu cywilnego rozpoczyna się na początku roku kalendarzowego od numeru 1 i kończy numerem nadanym ostatniemu aktowi w danym roku kalendarzowym. Kolejność numeracji aktów stosuje się bez względu na liczbę ksiąg stanu cywilnego obejmujących akty danego rodzaju sporządzone w ciągu roku.

2. Nazwiska zakończone na: -ski, -cki, -dzki wpisuje się z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny.

3. Nazwisko w postaci przymiotnika wpisuje się do aktu stanu cywilnego z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny, z tym że osoby w oświadczeniu o nazwisku (nazwiskach) składanym bezpośrednio po zawarciu małżeństwa albo przed sporządzeniem przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa mogą wskazać pisownię nazwiska bez uwzględnienia formy właściwej dla rodzaju żeńskiego lub męskiego.

4. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio przy wyborze nazwiska dla dzieci oraz przy wpisywaniu zagranicznych aktów stanu cywilnego, dotyczących obywateli polskich, do polskich ksiąg stanu cywilnego.

2. Inne daty w akcie stanu cywilnego i jego odpisie wpisuje się wyłącznie cyframi arabskimi, w kolejności jak w ust. 1, z tym że nazwy miesięcy wpisuje się słownie.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zgłaszającym urodzenie lub zgon jest szpital lub inny zakład.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego podpisuje akt stanu cywilnego niezwłocznie po jego sporządzeniu i pod podpisem odciska pieczątkę ze swoim imieniem i nazwiskiem.

4. Jeżeli akt stanu cywilnego sporządza wójt, burmistrz (prezydent) albo zastępca kierownika urzędu stanu cywilnego, pod podpisem odciska pieczątkę z imieniem, nazwiskiem oraz pełnioną funkcją.

2. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak również w rubryce „uwagi”, zakreśla się po sporządzeniu aktu stanu cywilnego w sposób uniemożliwiający dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów.

2. W wypadkach, o których mowa w art. 41 ust. 2 i art. 54 ust. 2 ustawy, sporządza się notatkę urzędową informującą o treści aktu stanu cywilnego, stanowiącego podstawę dokonania czynności w zakresie rejestracji stanu cywilnego lub sporządzenia innego aktu stanu cywilnego.

2. Akty stanu cywilnego mogą być także sporządzane na luźnych drukach, które łączy się w księgę stanu cywilnego; objętość księgi nie może przekraczać 500 aktów.

2. Nie zapisane kolejno w księgach stanu cywilnego strony z powodu wad technicznych przekreśla się, wpisując adnotację o przyczynie przekreślenia strony.

2. Urząd stanu cywilnego, który w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał wszystkich stron zawartych w księdze stanu cywilnego, może księgę tę wykorzystywać w latach następnych, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat.

3. W wypadku określonym w ust. 2 wpisuje się na następnej stronie, po ostatnim akcie stanu cywilnego sporządzonym w danym roku kalendarzowym, adnotację o zamknięciu księgi na dany rok oraz adnotację o otwarciu księgi na rok następny.

2. Odpisy aktów stanu cywilnego, o których mowa w ust. 1, podpisuje kierownik urzędu stanu cywilnego lub jego zastępca i opatruje pieczęcią urzędową z wizerunkiem orła oraz nazwą urzędu stanu cywilnego umieszczoną w otoku pieczęci. Wzór i wymiary pieczęci określają odrębne przepisy.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego może uwierzytelnić fotokopię lub kserokopię odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego oryginału odpisu aktu stanu cywilnego.

2. Nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w akcie stanu cywilnego lub w jego odpisie w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa.

3. W razie zmiany nazwy miejscowości, adnotację o tej zmianie wpisuje się w akcie stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej.

4. Na wniosek osoby zainteresowanej w odpisie skróconym aktu stanu cywilnego obok aktualnego brzmienia nazwy miejscowości wpisuje się w nawiasie nazwę miejscowości wpisaną w akcie w chwili jego sporządzenia.

2. Dokumenty złożone kierownikowi urzędu stanu cywilnego do wydania zaświadczenia, o którym mowa w art. 4¹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do urzędu stanu cywilnego, w którym sporządzono akt małżeństwa. Dokumenty te podlegają włączeniu do akt zbiorowych danego aktu małżeństwa.

3. Akt zbiorowych nie zamyka się po upływie roku kalendarzowego. Dokumenty mające wpływ na treść lub na ważność aktu stanu cywilnego, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów w księgach stanu cywilnego, włącza się do akt zbiorowych dotyczących danego aktu stanu cywilnego. Akt zbiorowych nie zszywa się ani nie oprawia w sposób trwały.

4. Dokumenty złożone do akt zbiorowych nie podlegają zwrotowi.

5. Na żądanie sądu lub prokuratora albo na wniosek osoby, która wykaże interes prawny, kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z akt zbiorowych zaświadczenie, odpis lub potwierdzoną kserokopię dokumentów znajdujących się w tych aktach. Na wydanym odpisie lub kserokopii dokumentu zamieszcza się adnotację o celu jego wydania.

2. Skorowidze alfabetyczne prowadzi się dla aktów stanu cywilnego, sporządzonych w danym roku kalendarzowym.

2. Dane zgromadzone w systemie komputerowym rejestracji stanu cywilnego podlegają ochronie na podstawie odrębnych przepisów.

3. Komputerowy system rejestracji stanu cywilnego oraz przekazywanie danych za pomocą nośników informatycznych lub urządzeń teletransmisji podlega zabezpieczeniom sprzętowym i programowym uniemożliwiającym dostęp osób nieuprawnionych.

4. Niedopuszczalne jest przekazywanie danych z komputerowego systemu rejestracji stanu cywilnego, z wyjątkiem danych przekazywanych do organu gminy właściwego w sprawach ewidencji ludności. Do tego organu mogą być przekazywane wyłącznie dane zawarte w odpisach skróconych aktów stanu cywilnego.

2. Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa kierownik urzędu stanu cywilnego sporządza w czterech egzemplarzach, z których trzy wydaje nupturientom, celem doręczenia duchownemu.

3. Zaświadczenie stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa duchowny sporządza w trzech egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla kierownika urzędu stanu cywilnego sporządzającego akt małżeństwa, drugi – dla małżonków, a trzeci pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej kościoła lub związku wyznaniowego, w której zawarto małżeństwo.

2. Pomieszczenie, w którym są przechowywane księgi stanu cywilnego, powinno być wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.

3. Księgi stanu cywilnego poddaje się, w razie potrzeby, konserwacji.

2. Do odpisów ksiąg stanu cywilnego, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 22 ust. 2 i 3, § 23 i § 28 ust. 1 i 2.

2. Akty stanu cywilnego, odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od dnia 28 października 1947 r. do dnia 30 kwietnia 1952 r., przechowuje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla dzielnicy Łódź-Śródmieście.

3. Akty stanu cywilnego, odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od dnia 1 maja 1952 r. do dnia 30 września 1954 r., przechowują urzędy stanu cywilnego ówczesnych miast wojewódzkich.

2. Zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego do archiwów państwowych określają odrębne przepisy.

3. Księgi stanu cywilnego, o których mowa w § 27 ust. 1, przekazuje się do Archiwum Głównego Akt Dawnych.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: J. Tomaszewski

Załączniki do rozporządzenia Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 26 października 1998 r. (poz. 884)

Załącznik nr 1

AKT URODZENIA

Załącznik nr 2

AKT MAŁŻEŃSTWA

Załącznik nr 3

AKT ZGONU

Załącznik nr 4

ODPIS ZUPEŁNY AKTU URODZENIA

Załącznik nr 5

ODPIS ZUPEŁNY AKTU MAŁŻEŃSTWA

Załącznik nr 6

ODPIS ZUPEŁNY AKTU ZGONU

Załącznik nr 7

ODPIS SKRÓCONY AKTU URODZENIA

Załącznik nr 8

ODPIS SKRÓCONY AKTU MAŁŻEŃSTWA

Załącznik nr 9

ODPIS SKRÓCONY AKTU ZGONU

Załącznik nr 10

ZAŚWIADCZENIE
stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

Załącznik nr 11

ZAŚWIADCZENIE

Załącznik nr 12

PROTOKÓŁ
zawarcia małżeństwa poza lokalem urzędu stanu cywilnego

Załącznik nr 13

PROTOKÓŁ
zawarcia małżeństwa przed Konsulem RP