To już koniec papierowych paragonów - co teraz na potwierdzenie zakupów, od kiedy e-paragon i w jakiej formie

• Jak będą teraz dokumentowane zakupy - e-paragon
• Koniec papierowych paragonów: jak będzie wydawany e-paragon
• Papierowy paragon fiskalny: kiedy trzeba przechować, gdzie wyrzucać niepotrzebny

Rewolucja: płatności - najpierw zbliżeniowe bez wkładania karty do terminalu, potem kasy samoobsługowe i możliwość płacenia w odroczonym terminie - kup teraz, zapłacić później. Teraz o swoje prawa upomina się też ekologia. Zamiast milionów ton papieru n, wystarczy wygenerować paragon w wersji cyfrowej. Kasa lub kasjerka wyśle go na wskazany adres e-mail lub SMS.

Cyfryzacja wkracza do handlu. Jak e-faktury za pośrednictwem KSeF do całej gospodarki, e-paragony pozwolą zaoszczędzić tysiące ton papieru, na dodatek trudnego w recyklingu. Na finalizację zakupów sprzedawca już nie wyda papierowego potwierdzenia zakupów. W jego zastępstwie kasa wyśle klientowi sms lub e-mail z e-paragonem. Od kiedy?

Paragony fiskalne bardziej potrzebne są fiskusowi niż konsumentom. Idą na nie miliony ton papieru, na dodatek nie nadającego się do recyklingu i zaśmiecającego świat. Ale z tym już koniec. teraz kasy wyślą automatycznie generowane e-paragony. Robiłyby to już teraz, ale wcześniej trzeba wprowadzić e-faktury, a z tym są nieustanne poślizgi.
E-paragony mają być powszechne i całkowicie zastąpić te papierowe, które teraz dostajemy od sprzedawców na finał transakcji. Fiskusowi ułatwi to walkę z szarą strefą, nam kontrolę wydatków i zarządzanie domowym budżetem.
E-paragony będą uzupełnieniem wdrożenia KSeF – wyłącznego wystawiania faktur w wersji cyfrowej i termin całkowitej likwidacji papierowych paragonów fiskalnych związany jest z wdrożeniem systemu e-faktur.
Pierwszy krok został już wykonany i bez trudu dostaniemy w wielu miejscach w wersji cyfrowej paragon dzięki kodom QR.

Jak będą teraz dokumentowane zakupy - e-paragon

E-paragony są elektroniczną wersją tradycyjnych paragonów. Od 21 marca 2020 r. mogą je wystawać użytkownicy kas fiskalnych online, a od 1 czerwca 2020 r. - przedsiębiorcy korzystający z wirtualnych kas fiskalnych w postaci oprogramowania.
Aby ułatwić proces wdrożenia rozwiązania, 15 września 2023 r. Ministerstwo Finansów uruchomiło platformę o nazwie HUB Paragonowy oraz aplikację mobilną e-paragony 2.0. Umożliwiają one anonimowe generowanie e-paragonów poprzez kod kreskowy w aplikacji mobilnej e-paragony 2.0.
Jej użytkownik ma możliwość pobrania paragonu i zapisania go na urządzeniu mobilnym lub w chmurze, a także może on digitalizować w niej paragony papierowe.

Korzystanie z rządowego HUB’u budzi wiele kontrowersji wśród przedsiębiorców. Część z nich wyraża obawy, że wdrażanie tego systemu może prowadzić do zwiększonej kontroli podatkowej.
Dodatkowo, istnieje również niepokój, co do braku anonimowości oraz skuteczności ochrony danych użytkowników.
Warto jednak zwrócić uwagę, że aktualnie korzystanie z rozwiązania proponowanego przez Ministerstwo Finansów jest dobrowolne, a sprzedawcy do wystawiania e-paragonów mogą także stosować własne aplikacje oraz korzystać podobnych rozwiązań firmy technologicznych.
Istnieje również możliwość wystawiania paragonów wyłącznie w formie papierowej, zwłaszcza jeśli sprzedawca nie dysponuje drukarką kompatybilną z rządowym HUB-em.

Koniec papierowych paragonów: jak będzie wydawany e-paragon

Paragon fiskalny jest dokumentem, który potwierdza transakcję. Może być wydany w formie papierowej lub elektronicznej, generowany przez kasę lub drukarkę fiskalną. Sprzedawca ma obowiązek wydać go klientowi najpóźniej w chwili przyjęcia płatności, niezależnie od jej formy.
Należy rozróżnić pojęcie paragonu fiskalnego od paragonu niefiskalnego. Ten ostatni nie stanowi dokumentu sprzedaży i służy do nauki obsługi kasy fiskalnej lub testowania urządzenia, w związku z czym nie może być traktowany jako oficjalny dowód zakupu.

Jak wyjaśnia Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos, w niektórych branżach, zwłaszcza w gastronomii, pojęcie paragonu niefiskalnego jest szczególnie powszechne. Zdarza się wydawanie klientowi potwierdzenia zapłaty kartą płatniczą, jako równoważnika dokumentu fiskalnego.

Warto jednak pamiętać, że wydruk z karty, choć stanowi dowód transakcji, nie pełni takiej roli prawnej jak formalny paragon fiskalny. Takie potwierdzenia są wykorzystywane przez nieuczciwych przedsiębiorców, którzy chcą wykorzystać klientów niezwracających uwagi na takie kwestie – ostrzega Michał Sosnowski, 

Paragon jest oznaczony unikatowym numerem, napisem „PARAGON FISKALNY” oraz zawiera informacje na temat towaru lub usługi, jej cenie oraz ewentualnej promocji lub narzucie. Nie może na nim zabraknąć również numeru kolejnego wydruku, daty i godziny jego wygenerowania, numeru kasy, oznaczenia kasjera (przy wielu stanowiskach kasowych), numeru identyfikacji podatkowej nabywcy na żądanie, loga fiskalnego oraz numeru unikatowego.

Oprócz tego są na nim dane podatnika – jego imię i nazwisko lub nazwa, adres jego punktu sprzedaży lub siedziby i numer identyfikacji podatkowej (NIP).

Producent urządzeń musi także zadbać, aby każdy wydrukowany dokument spełniał konkretne wymagania obejmujące zachowanie określonej kolejności informacji, z wyjątkiem godziny i minuty sprzedaży, które mogą być umieszczone w dowolnym miejscu na paragonie.

Paragon fiskalny stanowi istotne wsparcie w procesie zwrotu towaru oraz realizacji gwarancji. Niemniej jednak, w przypadku jego zgubienia lub zniszczenia, istnieją alternatywne sposoby udowodnienia zakupu, takie jak potwierdzenie płatności na koncie, zdjęcia paragonów, zeznania świadków, a nawet wymiana wiadomości na temat produktu. Choć te metody są bardziej skomplikowane i czasochłonne niż skorzystanie z fizycznej wersji paragonu, prawo przysługujące konsumentom gwarantuje im odpowiednie wsparcie w przypadku problemów z zakupionym produktem.

W niektórych krajach, paragon może być również wykorzystywany do uzyskania zwrotu części kwoty wydanej na zakupy w formie zwrotu podatku. Na terenie Unii Europejskiej wynika to z procedury TAX FREE, dotyczącej osób fizycznych nieposiadających stałego miejsca zamieszkania w UE, które zakupią towary, mające być przewiezione poza jej granice. Aby otrzymać zwrot, podróżny musi przedstawić dokument TAX FREE wraz z załączonym paragonem. W krajach takich jak Polska, Hiszpania, Francja, Włochy, Estonia i Austria obieg dokumentów jest elektroniczny, więc sprzedawca wystawia dowód zakupów online.

Niezależnie czy będzie to groszowa należność czy paragon grozy! Ponadto, przechowywanie dokumentów sprzedaży w wersji cyfrowej może okazać się przydatne w celach kontrolnych związanych z budżetowaniem lub rozliczeniami podatkowymi.

Papierowy paragon fiskalny: kiedy trzeba przechować, gdzie wyrzucać niepotrzebny

Każdego roku w Polsce wydawanych jest około 20 mld paragonów. Po zakupach zwykle trafiają one prosto do kosza albo giną gdzieś na dnie kieszeni.
Tymczasem by paragon fiskalny w przyszłości spełnił swoją rolę jako dokument, ważne jest odpowiednie przechowywanie i unikanie ekspozycji na światło słoneczne.
Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest zapisywanie ich w formie elektronicznej, na przykład poprzez skanowanie, co nie tylko pomaga zaoszczędzić przestrzeń w biurze czy w domu, ale również ułatwia organizację.

– Gdy paragon przestaje być potrzebny, pojawia się pytanie, gdzie go wyrzucić. Nie podlegają one recyklingowi, dlatego powinny trafić do pojemników na śmieci zmieszane. Należy mieć na uwadze, że paragony sklepowe często są drukowane na papierze termicznym, zawierającym substancje chemiczne, co uniemożliwia ich przetworzenie w procesie recyklingu makulatury – dodaje Michał Sosnowski.

Obecnie dostępne są również paragony drukowane na niebieskim papierze, posiadające certyfikat FSC.
Są one bardziej ekologiczne, odporne na działanie światła, wody i oleju, oraz nadają się do recyklingu.
Certyfikat FSC gwarantuje, że papier wykorzystywany do produkcji niebieskich paragonów pochodzi ze zrównoważonych źródeł, co przyczynia się do ochrony zasobów naturalnych.