Zgodnie z treścią przepisu art. 37 p. 2 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, notatkę urzędową sporządza się w odniesieniu do czynności co do których nie sporządza się protokołu, a także inne zdarzenia, które mają znaczenie dla postępowania. Notatka urzędowa może być odczytywana na rozprawie, a na okoliczność jej sporządzenia (oraz zawartej w niej treści) może być przesłuchiwana osoba, która sporządziła daną notatkę służbową.
Skazany podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej za zawinione naruszenie, zwane dalej przekroczeniem, nakazów lub zakazów wynikających z ustawy, regulaminu lub innych przepisów, albo też ustalonego w zakładzie karnym lub miejscu pracy porządku. Jeżeli przekroczenie zawiera znamiona wykroczenia, skazany podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej, chyba że wykroczenie popełnione zostało w czasie pobytu poza obrębem zakładu karnego.