Podpis elektroniczny

Od 1 stycznia 2025 r. zmieni się minimalne wynagrodzenie za pracę. Dla działów HR oznacza to konieczność podpisania w krótkim czasie wielu aneksów do umów o pracę. Najnowsze badania przeprowadzone przez KIR pokazują, że e-podpis może znacząco usprawnić pracę kadrowców.

Analizy rynkowe wskazują na istnienie wśród polskich przedsiębiorstw zjawiska „cyfryzacji dwóch prędkości”. Implementacja elementarnych cyfrowych narzędzi, jak podpis elektroniczny czy cyfrowa pieczęć, może stać się pierwszym krokiem w kierunku zniwelowania różnic względem liderów.

Obecnie sprawozdania finansowe można sporządzać jedynie w formie elektronicznej, zgodnie wytycznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów. W tym artykule omówimy, jak prawidłowo podpisywać e-sprawozdania finansowe, aby były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Cyfryzacja życia codziennego prowadzi do tego, że coraz więcej dokumentów podpisywanych jest za pomocą podpisu zaufanego – jednej z funkcji platformy ePUAP. To wygodne rozwiązanie, dzięki któremu możemy przyspieszyć obieg dokumentów. Ale czy każdy dokument podpisany podpisem zaufanym jest tak samo ważny jak dokument podpisany własnoręcznie?

Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) uruchomiła 12 października 2022 r. nową, bezpłatną e-usługę publiczną „Zweryfikuj podpis elektroniczny”. Dzięki tej usłudze można sprawdzić online status podpisu elektronicznego na dokumencie (w formie elektronicznej), który otrzymano z jednostki Krajowej Administracji Skarbowej (np. z urzędu skarbowego) lub Ministerstwa Finansów.

Podpis elektroniczny funkcjonuje w Polsce od ok. dwudziestu lat. W dobie informatyzacji powstanie takiej konstrukcji było nieuniknione. Najważniejszą zaletą jest oszczędność czasu.

W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawił się projekt nowelizacji Kodeksu cywilnego, który m.in. zakłada rozszerzenie o podpis osobisty katalogu podpisów elektronicznych, których użycie umożliwi zachowanie formy elektronicznej czynności prawnej. W ten sposób rozszerzy się funkcjonalność e-dowodu, w którym może być zakodowany podpis osobisty (jako zaawansowany podpis elektroniczny). Projekt nowelizacji kodeksu cywilnego jest przygotowywany w Ministerstwie Sprawiedliwości i ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w IV. kwartale 2022 roku. Zatem nowych przepisów można się spodziewać nie wcześniej niż w 2023 roku.

Podpisem elektronicznym zainteresowanych jest trzech na pięciu Polaków. Z badania, przygotowanego na zlecenie KIR i ZBP wynika, iż większość Polaków jest świadoma możliwości wykorzystania e-podpisu.

Podpis kwalifikowany pod JPK - zmiany od 2022 roku. Ministerstwo Finansów informuje, że pliki JPK, CUK i ALK podpisane podpisem kwalifikowanym z użyciem algorytmu SHA-1 będzie można składać przez Bramkę JPK tylko do końca 2021 roku. Po 1 stycznia 2022 roku przez Bramkę JPK będzie można wysłać plik podpisany podpisem kwalifikowanym, który wykorzystuje algorytm SHA-256.

Zawieranie umów w formie elektronicznej. Tak jak biznesmeni rozpoczynający swoją karierę w latach 80-tych i 90-tych są przyzwyczajeni do noszenia znacznej ilości gotówki w kieszeni, tak prawnicy są przyzwyczajeni do wszystkiego, co jest „na piśmie”, „stwierdzone pismem”, ma „formę pisemną”, itp. Jak słusznie wskazała Rzecznik Generalna TSUE (w swojej opinii w sprawie C-258/16), teksty zapisuje się od tysięcy lat na różnych nośnikach – na glinianych tabliczkach, papirusie, marmurze czy granicie. Współcześnie coraz powszechniej używa się jednak elektronicznych środków przekazu. Odchodzi się od utożsamiania formy pisemnej wyłącznie z formą papierową (wydrukiem papierowym).

E-deklaracje podatkowe mogą być podpisywane także przez pełnomocnika podatnika, płatnika lub inkasenta. W tym celu konieczne jest złożenie formularza UPL-1. Jak ustanowić pełnomocnictwo do podpisywania e-deklaracji? Jak odwołać takie pełnomocnictwo (OPL-1)?

E-podpis. Podpis elektroniczny (e-podpis) jest stosowany w Polsce od 20 lat, ale to w ostatnich miesiącach przeżywa prawdziwy boom. Szczególnie w czasie pandemii stał się rozwiązaniem, które ułatwia wdrożenie na szeroką skalę pracy zdalnej, ale też usprawnia załatwianie spraw urzędowych i bankowych bez wychodzenia z domu. Badania Kantara pokazują, że 28 proc. użytkowników bankowości internetowej chciałoby korzystać z e-podpisu. Dlatego na jego wdrożenie decyduje się coraz więcej firm i instytucji, m.in. największe banki i operatorzy telekomunikacyjni.

Zmiany w ustawie o rachunkowości, które zakłada procedowany obecnie projekt ustawy, dotyczą zasad sporządzania sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności, a także zasad podpisywania sprawozdań. W konsekwencji zmian jednostki zobowiązane będą do sporządzania sprawozdań finansowych w formacie i zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu Komisji (UE) 2019/815. Jakie dokładnie zmiany przewiduje ustawodawca w ustawie o rachunkowości?

Jak przesyłać e-deklaracje podatkowe oraz elektroniczne podania podatkowe? Jak podpisywać deklaracje i podania wysyłane drogą elektroniczną? Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych i w przypadku których deklaracji oraz podań można je stosować?

W ciągu ostatnich sześciu miesięcy pandemia COVID-19 gwałtownie przyspieszyła procesy cyfryzacji w firmach. Większość przedsiębiorstw skupiła się przede wszystkim na umożliwieniu swoim zespołom telepracy i przeniesieniu procesów wewnętrznych do świata on-line.

W celu skorzystania z bonu turystycznego konieczne jest założenie profilu PUE ZUS. Można to zrobić na kilka sposobów. Jak założyć konto w systemie PUE ZUS? Jakie dane są niezbędne przy zakładaniu konta?

Każdy kto prowadzi księgi rachunkowe jest zobowiązany do sporządzania sprawozdania finansowego (e-sprawozdania), którego zatwierdzenie jest podstawą ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego. W tym roku mamy nadzieję, że moment ten nastąpi później niż zazwyczaj. Ale w końcu nastąpi.

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło możliwość składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Do tego celu służy portal eKRS. Został on dostosowany do przyjmowania sprawozdań finansowych sporządzonych po 1 października 2018 r. w plikach i formatach wskazanych przez Ministerstwo Finansów. Jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe przez portal eKRS?

Minister Finansów przygotował projekt rozporządzenia rozszerzającego (już w trakcie 2019 roku) listę deklaracji, informacji i podań w sprawach podatkowych, które mogą być podpisywane danymi autoryzującymi (tzw. inny podpis elektroniczny zapewniający autentyczność deklaracji i podań). W ten sposób będą mogły być podpisywane także informacje w sprawie opłaty paliwowej, opłaty emisyjnej, podania w sprawach dotyczących podatku akcyzowego, deklaracje o wysokości daniny solidarnościowej (DSF-1) oraz zeznania PIT-36S, PIT-36LS i PIT-28S.

Obywatel, który chce wysłać podpisany przez siebie dokument do urzędu może to zrobić elektronicznie – i nie chodzi tu wcale o popularne pismo ogólne. Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało nowe, proste rozwiązanie - "Podpisywarkę". Dzięki niemu można podpisać dokument Profilem Zaufanym, a później wysłać go choćby mailem. To ważna informacja np. dla organizacji takich jak np. stowarzyszenia, czy inne organizacje pozarządowe, które do końca marca, drogą elektroniczną powinny złożyć sprawozdania finansowe.

Podpisem zaufanym potwierdzonym Profilem Zaufanym (eGO) można już podpisywać sprawozdania finansowe przygotowanie w formacie elektronicznym innym niż XML. Czyli np. w PDF, .docx,(Word) czy .xls (Excel). Dotąd nie było można podpisać e-sprawozdania w tych innych formatach.

Przesyłanie szeregu deklaracji i podań drogą elektroniczną będzie możliwe bez konieczności stosowania podpisu kwalifikowanego - takie rozwiązanie przewiduje projekt rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów. Podpis kwalifikowany nie będzie potrzebny m.in. przy składaniu niektórych deklaracji VAT.

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, który przewiduje nową formę uwierzytelniania zaświadczeń lekarskich wystawianych w formie elektronicznej.

Na najbliższym posiedzeniu Sejm zajmie się projektem nowelizacji ustawy Kodeks spółek handlowych. Podstawowym celem projektowanej ustawy jest wyeliminowanie możliwości korzystania ze "zwykłego" podpisu elektronicznego przy zawiązywaniu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie S-24 i podniesienie w ten sposób bezpieczeństwa obrotu prawnego. Do podpisywania umowy spółki z o.o. zawiązywanej w tym trybie, a także do złożenia wniosku o wpis takiej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego stosowane byłyby tylko: kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Przy zakładaniu spółki z o. o. przez internet nie będzie można stosować "zwykłego" podpisu elektronicznego, tylko kwalifikowany lub potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Takie zmiany przewiduje przyjęty przez rząd projekt nowelizacji ustawy – Kodeks spółek handlowych, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.