E-sprawozdania finansowe

Jak księgowi radzą sobie z e-SF? Uważają, że warto powrócić do wydłużonego okresu składania e-sprawozdań finansowych.

W dobie cyfryzacji, obowiązki przedsiębiorców w zakresie raportowania finansowego ulegają zmianie. E-sprawozdanie finansowe to elektroniczna forma dokumentu, która zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. W Polsce, zgodnie z obowiązującymi przepisami, wiele podmiotów gospodarczych musi składać sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. W tym artykule przyjrzymy się, kto, kiedy i gdzie powinien złożyć e-sprawozdanie finansowe.

Nowelizacja ustawy o rachunkowości. Rada Ministrów przyjęła 24 sierpnia 2021 r. projekt nowelizacji ustawy o rachunkowości. Celem nowelizacji jest m.in. ujednolicenie przepisów w zakresie stosowania jednego formatu elektronicznego przy sporządzaniu sprawozdań finansowych przez emitentów. Zmiany dotyczą ustawy o rachunkowości oraz ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

Z uwagi na epidemię COVID-19, Ministerstwo Finansów oraz Urząd Komisji Nadzoru Finansowego zdecydowały o odsunięciu o rok obowiązku stosowania unijnego rozporządzenia ESEF w sprawozdawczości finansowej emitentów, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym na terytorium UE. Jednocześnie będzie możliwość raportowania w nowym formacie (XHTML) już za rok 2020. Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość sporządzania sprawozdań finansowych za rok 2020 w jednej określonej formie, tj. w stosowanym dotychczas formacie (XML albo dowolny format elektroniczny), bądź w formacie XHTML zgodnym z ESEF (w przypadku emitentów, którzy nie skorzystaliby z ww. odroczenia).

Przedsiębiorcy i organizacje przy tworzeniu raportów za 2020 r. muszą pamiętać m.in. o wykorzystaniu aktualnych struktur logicznych, a także o odpowiedniej kolejności podpisów.

W tym roku przedsiębiorcy kończący rok obrotowy po dniu 29 września 2019 r., jednak nie później niż w dniu 30 kwietnia 2020 r., mają przedłużony o trzy miesiące termin sporządzenia sprawozdań finansowych oraz ich zatwierdzenia.

Przesuwamy obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych na początek lipca - poinformowała minister rozwoju Jadwiga Emilewicz.

Dostępna jest nowa wersja aplikacji do tworzenia i przesyłania e-Sprawozdań Finansowych. Umożliwia ona sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnych ze strukturami logicznymi w nowej wersji, obowiązujących dla sprawozdań sporządzonych od początku września br.

Zawód księgowego zmienia charakter, w przyszłości będzie to praca analityka, doradcy, osoby optymalizującej funkcjonowanie firmy. Dobry księgowy ma dostęp do większości danych i nierzadko to dostęp lepszy niż szefa firmy. Taki księgowy to skarbnica wiedzy w firmie – mówi Jerzy Koniecki, prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, w wywiadzie dla Infor.pl.

Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło możliwość składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Do tego celu służy portal eKRS. Został on dostosowany do przyjmowania sprawozdań finansowych sporządzonych po 1 października 2018 r. w plikach i formatach wskazanych przez Ministerstwo Finansów. Jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe przez portal eKRS?

Podmiot, który nie złożył we właściwym rejestrze sądowym sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności podlega karze grzywny albo ograniczeniu wolności. Oprócz tego sąd rejestrowy wszczyna wobec podmiotu, który nie złożył dokumentacji finansowej, tzw. postępowanie przymuszające, które przewiduje grzywnę przewidzianą przepisami postępowania cywilnego, a która nakładana jest na członka lub członków zarządu.

20 maja 2019 r. Ministerstwo Finansów udostępniło struktury logiczne sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości (czyli przeznaczonych dla jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego), w wersji 1-2, które są obowiązującą formą dla sprawozdań finansowych sporządzonych począwszy od 1 września 2019 roku.

Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą składających sprawozdania finansowe do Szefa KAS.

Jak co roku przedsiębiorcy muszą do końca marca przygotować oraz podpisać roczne sprawozdania finansowe. Jednak od tego roku zmienia się jego forma - zarówno sprawozdanie, jak i podpisy muszą być elektroniczne.

Główny księgowy, jak również wszyscy członkowie zarządu muszą w terminie do końca marca sygnować roczne raporty finansowe za ubiegły rok. Bez tych podpisów przygotowane e-sprawozdanie finansowe jest nieważne.

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii przypomina, że do 31 marca 2019 r. firmy prowadzące księgi rachunkowe muszą sporządzić elektroniczne sprawozdania finansowe za 2018 rok i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym

Ministerstwo Finansów poinformowało, że od 13 marca 2019 r. osoby prawne (działające poza sektorem finansowym) mogą sporządzać sprawozdania finansowe za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.

W roku 2019 większość podmiotów prowadzących księgi rachunkowe będzie musiała po raz pierwszy sporządzić swoje sprawozdania finansowe w określonej formie elektronicznej. Ponadto trzeba (również elektronicznie) podpisać te sprawozdania i przesłać do KRS lub Szefowi KAS. Podpowiadamy, co trzeba zrobić i o co w szczególności zadbać, by prawidłowo wypełnić te nowe obowiązki.

Ministerstwo Finansów przygotowało szczegółową informację, która ułatwia wybór odpowiedniej struktury danych e-sprawozdania finansowego. Zawarte zostały w niej wszystkie obowiązujące rodzaje struktur, ich powiązania i zastosowanie. Firmy muszą dostosować swoje programy finansowo-księgowego (lub pozyskać gotowe narzędzia informatyczne) do sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z daną strukturą.

Od 1 października 2018 r. firmy objęte zostały obowiązkiem raportowania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Cyfryzacja sprawozdań finansowych stałą się więc faktem, wymagającym od przedsiębiorców odpowiedniego dostosowania. Jak prawidłowo wdrożyć procesy sprawozdawcze w firmie zgodnie z nowymi przepisami? Z jakimi problemami mogą się zetknąć przedsiębiorcy przygotowujący e-sprawozdania finansowe?

Wszystkie sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości (czyli tzw. pełną księgowość) sporządzane od 1 października 2018 r. muszą być przygotowane w formie elektronicznej. Sprawozdania te muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Zasady te dotyczą również skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

Ministerstwo Finansów informuje, które podmioty mają obowiązek składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej i wskazuje dane kontaktowe w sprawach dotyczących sprawozdań finansowych wysyłanych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i Krajowego Rejestru Sądowego.

Od 1 października 2018 roku przedsiębiorcy są zobowiązani do sporządzania rocznego sprawozdania finansowego w formie elektronicznej i popisywania go kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP. Oznacza to, że firmy będą musiały przygotować już tegoroczne raporty według nowych schematów. Obowiązek ten nie obejmie firm, które sporządzają sprawozdania wg Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej oraz spółek, których dzień bilansowy wypadał na 30 września 2018 albo wcześniej.

e-Sprawozdania Finansowe to sprawozdania finansowe sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, zgodnie z art. 45 ust. 1g ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, obowiązującym od 1 października 2018 r.