Tematy - Dowody księgowe

Zgodnie z ustawą o rachunkowości do ksiąg rachunkowych należy wprowadzać (w formie zapisu) zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Nie można jednak ujmować tych wpisywać dowolnie. Zgodnie z decyzją ustawodawcy (patrz art. 20 Ustawy o rachunkowości) podstawą zapisów w księgach rachunkowych muszą być tak zwane „dowody księgowe” - które stwierdzać mają dokonanie operacji gospodarczej. Czym więc ą dowody księgowe, czym się charakteryzują, jakie są ich rodzaje i elementy?

Nie każdy dokument księgowy może stanowić dowód księgowy, który jest podstawą zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pkpir). To do podatnika (oraz ewentualnie jego księgowych lub biura rachunkowego) należy obowiązek odpowiedniej weryfikacji czy dany dokument może stanowić dowód księgowy, oraz jego stosowna kontrola, weryfikacja i zasady dotyczące odpowiedniego przechowywania. Za nieprawidłowości ustawodawca przewidział surowe konsekwencje prawne, w tym nawet karno-skarbowe. Dlatego jednym z podstawowych elementów szkolenia, przy prowadzeniu jakiejkolwiek działalności gospodarczej, winno być zapoznanie się z zasadami praktycznymi dotyczącymi dowodów księgowych w księdze przychodów i rozchodów.

Koszty uzyskania przychodów. 13 stycznia 2021 roku zapadł ważny dla podatników wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w sprawie o sygnaturze III SA/Wa 1259/20. Dotyczy on kwestii winy przy rozliczeniu przez podatników kosztów uzyskania przychodów na podstawie nierzetelnych dowodów księgowych. Orzeczenie to powinno zwrócić uwagę podatników, ponieważ z wydawanych decyzji organów podatkowych, a następnie wyroków sądowych wyłania się dość surowa dla podatników linia orzecznicza. Podatnicy powinni teraz jeszcze bardziej niż do tej pory uważać na kwalifikowanie kosztów i weryfikacje dokumentów księgowych, którymi się posługują, ponieważ mogą ponosić negatywne konsekwencje również działań niezawinionych.

Strata podatnika CIT - termin przechowywania ksiąg podatkowych i faktur. Podatnicy CIT mają wątpliwości jak długo powinni przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (np. faktury i inne dowody księgowe) za lata podatkowe, w których wykazali stratę podatkową. Zdaniem organów podatkowych ci podatnicy powinni przechowywać ww. księgi i dokumenty tak jak inni podatnicy, czyli do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wykazana strata (tj. roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający).

Dowody zgłaszane przez podatnika. W przestrzeni publicznej od już dłuższego czasu pojawiają się zapowiedzi wzmożonych kontroli podatkowych w firmach. I z tego też względu niezwykle istotny jest niedawny wyrok NSA. Fiskus kwestionował realność faktur pochodzących od podzleceniodawców, a przede wszystkim marginalizował inicjatywę dowodową przedsiębiorcy. Natomiast podatnik w toku tego typu postępowań musi mieć zapewnione prawo udowodnienia swoich racji. Eksperci uważają, że orzeczenie może stworzyć bufor ochronny przed zbyt dużą uznaniowością fiskusa. Ale też przestrzegają przed zbyt dużym optymizmem i zarzucaniem organów wnioskami dowodowymi.

Księgi podatkowe posiadają wzmocnioną moc dowodową i skuteczne ich podważenie wymaga dowodów w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Organy podatkowe niejednokrotnie dopuszczają się licznych błędów odnoszących się do oceny dowodów. W takich przypadkach nie dochodzi do obalenia domniemania rzetelności i niewadliwości ksiąg podatkowych.

Pierwszym rodzajem dowodów w postępowaniu podatkowym będą księgi podatkowe. Jeżeli są one prowadzone rzetelnie, stanowią dowód tego, co wynika z ich zapisów. Drugą kategorię dowodów stanowią dokumenty urzędowe. Popularnym rodzajem dowodów są również opinie biegłych.

Projekt nowej Ordynacji podatkowej, znajdujący się obecnie na etapie opiniowania, określany jest jako innowacyjny. Nie wszystkie jednak propozycje są rewolucyjne. Część z nich jest jedynie drobną korektą obowiązujących przepisów, dotyczy to m.in. czynności sprawdzających.

Przedsiębiorcy używający w działalności samochodów firmowych, ponoszą z tego tytułu różnego rodzaju koszty, związane z zakupem paliwa, naprawami, przeglądami, a także obowiązkowymi opłatami drogowymi za przejazdy autostradami. Jak zatem prawidłowo zaksięgować paragon za przejazd autostradą w kosztach firmowych?

Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, w tym warunki jakim powinny odpowiadać dowody księgowe, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, zostały wskazane w przepisach ustawy o rachunkowości. W świetle tych regulacji dowody księgowe powinny być rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych oraz zawierać określone przez ustawodawcę elementy.

Przedsiębiorca prowadzący własną działalność gospodarczą może podjąć współpracę z kontrahentami zagranicznymi. Jeżeli taka współpraca będzie miała miejsce, kontrahent może poprosić przedsiębiorcę o wystawianie faktur w języku obcym. Jednakże, czy ma do tego prawo?

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu każdego zdarzenia gospodarczego, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Jak dokładnie powinny wyglądać takie zapisy i na podstawie jakich dowodów?

Resort rozwoju i finansów wprowadza zmianę w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir), która wynika z konieczność dostosowania do nowych przepisów w zakresie płatności. Zmiana, która wejdzie w życie 1 stycznia 2017 r., poszerza katalog dowodów o dokument dotyczący zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów) wynikających z nieprawidłowo dokonanej płatności.

Do udokumentowania nieodpłatnego wprowadzenia środka trwałego do ewidencji i na stan majątku trwałego jednostki służy protokół przekazania - przejęcia środka trwałego, czyli dokument PT. Jakie elementy powinien zawierać i jak prawidłowo go wypełnić?

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych. Jakiego rodzaju mogą to być dokumenty, jakie dane powinny zawierać, a także jak można je korygować?

Dane w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego przesyłane za pomocą oprogramowania interfejsowego, które ma być dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów, należy opatrywać podpisem elektronicznym. Od 1 lipca 2016 r. zasady dotyczące podpisu elektronicznego reguluje unijne rozporządzenie eIDAS.

Zasady dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych oraz ochrony danych związanych z dokumentacją określa ustawa o rachunkowości. W zakresie przechowywania dokumentacji księgowej zastosowanie mają również przepisy zawarte w innych aktach prawnych, do których należy ustawa Ordynacja podatkowa.

Organy podatkowe będą miały prawo żądać przekazania całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych podatnika w formie elektronicznej dostosowanej do wymogów organu kontrolującego podatnika. Przepisy nakładające ten obowiązek wejdą w życie dopiero 1 lipca 2016 r. Od tej daty będą jednak obowiązywały tylko tzw. dużych przedsiębiorców.

Kiedy fiskus wszczyna w naszej sprawie postępowanie podatkowe, nie musimy pozostawać bierni. Podatnik ma prawo przedstawić własne dowody. Organ podatkowy z kolei nie uwzględni tylko tych, które będą powielały wykazane już tezy.

Problem ten dotyczy dowodów znajdujących się w posiadaniu podatnika. Przez dowód należy rozumień wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem (art. 180 §1 Ordynacji podatkowej, Dz.U. 1997 nr 137 poz. 926 ze zm.) W szczególności będą to więc księgi podatkowe, złożone przez podatnika deklaracje, wystawione lub otrzymane faktury, potwierdzenia dokonania przelewów, wyjaśnienia etc.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie precyzuje również jakie rodzaje dowodów mogą być podstawą zapisów w księdze podatkowej.

Wszystkie operacje gospodarcze muszą być udokumentowane w księgach rachunkowych właściwym dowodem źródłowym. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy brak jest obcego dokumentu źródłowego, a trzeba zamknąć okres sprawozdawczy. W takim wypadku można zastosować dowód zastępczy.

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów służy bieżącej ewidencji operacji gospodarczych w uproszczonej formie, czyli w systemie księgowości pojedynczej. Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir), szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. 2014 poz. 1037).

Nota księgowa (inaczej obciążeniowa, uznaniowa lub obciążeniowo-uznaniowa) jest dokumentem rozliczeniowym jednostki. Stosuje się ją przy dokumentowaniu transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o podatku VAT. Dodatkowo transakcje dokumentowane notą obciążeniową nie mogą dotyczyć sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników, potwierdzanych w postaci rachunku wystawianego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej.

Czy paragony fiskalne dokumentujące transakcje nabycia towarów za granicą, stanowiących następnie towar handlowy w działalności gospodarczej, można traktować jako dowody księgowe będące podstawą zapisu w pkpir?

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W związku z tym, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, każde zdarzenie jest udokumentowane dowodami księgowymi, które potwierdzają dokonanie operacji gospodarczej, a zarazem są podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

Od 1 stycznia 2016 r. zacznie obowiązywać ujednolicona forma elektroniczna w postaci plików o formacie strukturalnym (standard XML) ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, w której przedsiębiorcy będą obowiązani przekazywać dane na żądanie organu podatkowego - takie rozwiązanie zakłada projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej oraz niektórych innych ustaw.

Międzynarodowe firmy to również obcojęzyczni pracownicy, którzy nierzadko, w zależności od zajmowanego stanowiska, chcą mieć wgląd do rożnych ewidencji, najchętniej we własnym języku, a przynajmniej w języku angielskim. Warto zatem zadbać o możliwość łatwego i szybkiego tłumaczenia dokumentacji księgowej/kadrowej na dowolny język używany w firmie.

Istotą dokumentów księgowych jest pisemne utrwalenie zdarzeń zachodzących w procesach gospodarczych firmy, które są przedmiotem ewidencji księgowej. Od poprawności ich sporządzenia zależy wiarygodność informacji przekazanych do działu księgowego.

Stosownie do art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe. Wpisów do kpir dokonuje się na podstawie dowodów księgowych.

Dowody księgowe

Dowody księgowe w ustawie o rachunkowości – przepisy, zasady, rodzaje, przykłady

Dowody księgowe w księdze przychodów i rozchodów - praktyka i zasady

Koszty uzyskania przychodów na podstawie nierzetelnych dowodów księgowych a wina podatnika

Jak długo trzeba przechowywać księgi podatkowe i dowody księgowe?

Podatnik ma prawo udowodnić swoje racje - wyrok NSA

Domniemanie rzetelności i niewadliwości ksiąg podatkowych

Rodzaje dowodów w postępowaniu podatkowym

Nowa Ordynacja podatkowa - czynności sprawdzające

Jak zaksięgować opłatę za przejazd autostradą?

Jakie dokumenty mogą stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych

Wystawianie faktur w języku obcym

Jakie są rodzaje dowodów księgowych i co powinny zawierać?

Nowy dokument w pkpir od 1 stycznia 2017 r.

Jak sporządzić dokument PT (protokół przekazania - przejęcia środka trwałego)

Dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych

Jednolity Plik Kontrolny – potrzebny podpis elektroniczny

Jak archiwizować dokumenty księgowe

IFK poleca: Jednolity plik kontrolny nie dla małych i średnich firm

Dowody zgłaszane przez podatnika w postępowaniu podatkowym

Termin na przekazanie dowodu

Dokumentacja na potrzeby pkpir

Księgowy dowód zastępczy

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – druk

Nota obciążeniowa jako dokument księgowy

Czy można dokumentować w pkpir zakup towarów paragonami fiskalnymi

Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego

Standard XML dla ksiąg podatkowych i dowodów księgowych

Tłumaczenie dokumentów księgowych

Dokumenty w księgowości

Dowody księgowe jako podstawa zapisów w kpir