Tematy - Biuro - INFOR.PL

Spotkania biznesowe są na porządku dziennym w każdej firmie. Warto jest zatem wiedzieć jak odpowiednio przygotować biuro do wizyty gości.

Jeśli jesteś asystentką prezesa, to drogę do awansu masz otwartą. Asystentce jest łatwiej niż sekretarce objąć wyższe stanowisko w strukturze firmy.

Jeśli nie wiesz jeszcze na czym polega niezgodność formatów dokumentów, koniecznie prześledź poniższą instrukcję obsługi. Szybko się dowiesz na czym może ona polegać.

Jeśli planujesz przesłać dokument osobie, która korzysta z innego oprogramowania niż ty, koniecznie zapisz go formacie innym niż domyślny.

Aby sprawnie współpracować z osobami korzystającymi z różnego oprogramowania komputerowego, należy wiedzieć czym się różnią formaty dokumentów oraz jak je zmieniać.

Pracując na komputerze należy pamiętać o niebezpieczeństwie utraty sporządzonego dokumentu. Często powodem takiej straty jest awaria zasilania czy zawieszenie pracy edytora.

Ogólnie jest przyjęte, że do redagowania i przygotowywania dokumentów używa się czarnej czcionki. Często jednak bardziej efektywne jest użycie koloru – zwłaszcza, jeśli chcemy zwrócić czyjąś uwagę na konkretny fragment tekstu.

Planując układ dokumentu, często korzystamy z ramek. Czasami jednak wolelibyśmy, aby ich kontury nie były widoczne, a tekst nadal pozostawał uporządkowany. Jest na to prosty sposób – wystarczy skorzystać z opcji – ukryj ramkę.

Nie jest tajemnicą, że w firmach rozmawia się o cechach charakteru i sposobu bycia współpracowników i przełożonych. Stąd też różnorodność poglądów. Jakie są zatem najczęstsze opinie, które można usłyszeć o prezesach firm, a także ich asystentkach?

Ileż papierów ląduje codziennie na Twoim biurku! Poza zwykłą korespondencją są to czasopisma fachowe, różne protokoły będące w obiegu, kopie mało ważnych dokumentów z adnotacją „do wiadomości”. Aby na bieżąco porządkować dokumentację, trzeba na początku ustalić, które dokumenty powinny być przeczytane jako pierwsze, a które mogą być odłożone na później.

Nie tylko konwencjonalna poczta papierowa (dzisiaj określa się ją mianem „hardcopy”) zaśmieca, również elektroniczny śmietnik informacyjny może stać się dużym obciążeniem. Dlatego też należy umiejętnie zarządzać korespondencją, aby nie tracić na tym całego dnia.

System zarządzania dokumentacją jest sam w sobie cudownym wynalazkiem, ponieważ w jednej teczce umieścić można różnoraką dokumentację projektową, ale łatwo może się stać „mogiłą zbiorową” pojedynczych karteczek. I nie pomoże nawet najlepszy system, jeżeli nie utrzymujesz w nim porządku.

Podróż służbowa poza granicami kraju polega na wykonywaniu przez pracownika zadań w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Przy czym pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, a pracodawcą jest każda osoba fizyczna i prawna zatrudniająca pracowników.

Wyjazd służbowy, czyli delegacja jest nierozerwalnie związana z pracownikiem firmy, czyli osobą fizyczną, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, spółdzielczej umowy o prace – bez względu na wymiar pracy.

Do zadań sekretarki należy organizacja wyjazdów służbowych, zarówno krajowych jak i zagranicznych szefa, czyli delegacji.

Do najczęstszych zakłóceń w codziennej pracy biurowej należą rozmowy telefoniczne. Również globalna sieć telekomunikacyjna, osiągalna o każdej porze, ma swoją drugą stronę medalu.

Pisma zaadresowane to dokumenty, w których charakterystycznym elementem jest adres odbiorcy. Pisze się na blankietach korespondencyjnych określonych polską normą PN-76/P-55315 lub na papierze maszynowym.

W korespondencji biznesowej nie ma żadnych norm określających układ pisma zatytułowanego zwyczajowo. Niemniej jednak warto jest zwrócić uwagę na układ stałych elementów dokumentu.

Jeśli piszesz pismo, od Ciebie zależy w jaki sposób naświetlisz i przedstawisz dany temat. Aby osiągnąć cel, możesz tak sformułować pismo, iż odbiorca przyjmie przekazany punkt widzenia za własny.

Formułowanie treści powinno opierać się na określonych zasadach. Redagując pismo służbowe stosujemy styl urzędowy.

Do sekretariatu wpływa korespondencja o różnym charakterze. Segregacja pism jest jednym z obowiązków asystenta zarządu. Dokumenty, które trafiają do biura można podzielić na kilka rodzajów.

Nie można zaprzeczyć, że w niektórych przedsiębiorstwach nadgorliwy szef stał się drugim co do ważności (pierwsze to telefon) źródłem zakłóceń toku pracy. Poza tym zakłócenia powodowane przez szefa mają jedną poważną wadę: telefon można przełączyć na automatyczną sekretarkę, tego samego nie da się zrobić z szefem.

Zadania jakie masz do wykonania zajmują ci dwa razy więcej czasu niż powinny. Stos papierów na biurku powiększa się i na dodatek spóźniasz się na spotkania z klientami. Jeżeli czujesz, że ogarnia cię chaos w pracy – najwyższy czas to zmienić.

Przychodzić jako pierwszy i wychodzić jako ostatni - ten sposób działania przyczynia się do pogorszenia stosunków między wszystkimi kolegami w pracy.

Czy należysz do ludzi, którzy nie potrafią powiedzieć „nie”, gdy miły kolega stoi przed Tobą z bezradnym wzrokiem i nie wie, gdzie może znaleźć akta „Alei Zamkowej”? Jeśli tak, to czas najwyższy by to zmienić. Osoba, która jest asertywna w pracy ma adekwatne podejście do wykonywanych obowiązków.

Do czytania zachęca uporządkowany układ dokumentu. W jaki sposób rozmieścić tekst i obrazki na stronach? Pomocne w tym będą ramki i pola tekstowe.

Czy jesteś typem, któremu wszystko się udaje? Podejmujesz się tego, czego inni nie chcą się podjąć? To, czy uda Ci się robić wszystko tak dobrze, jak myślisz, i tak, jak byś sobie tego życzył, zależy całkowicie od sytuacji, w której się znajdujesz albo w którą się wplątałeś. Gdy zespół ma problemy z rozwiązaniem jakiegoś problemu, wówczas jesteś ich wybawcą.

Współpracownicy mogą spowodować, że Twoja praca stanie się wielką frajdą. Mogą też sprawić, że zamieni się ona w prawdziwy koszmar. Ten, kto jest nowy w firmie albo w zespole, podlega silnej presji dopasowania się.

Obecnie firmy odchodzą od modelu hierarchicznego i kładą coraz większy nacisk na współpracę. W związku z tym relacje między pracownikami firmy w większym stopniu opierają się na oddziaływaniu i perswazji niż na zwierzchności.

Dobra organizacja czasu pracy ma umożliwić efektywne wykorzystanie czasu w godzinach służbowych. Ta umiejętność jest szczególnie ważna dla osób zatrudnionych w sekretariacie.

Słuchanie jest tak samo ważne w pracy sekretarki, jak mówienie. Uważne słuchanie pozwala na szybką ocenę emocji interesanta i prawidłową reakcję, która ułatwi poprowadzenie rozmowy w pożądanym kierunku.

Zakres czynności sporządza się na podstawie regulaminu organizacyjnego, z którego dowiadujemy się jakie są obowiązki pracowników obejmujących poszczególne stanowiska w firmie.

Często musząc zabrać głos podczas spotkań, narad, czy prezentacji odczuwamy tremę. Co zrobić aby wypaść przekonująco, na osobę kompetentną? Trema paraliżuje, masz ściśnięte gardło, drżą ręce i serce.

Pracujemy coraz więcej a to powoduje narastanie zmęczenia, które w rezultacie prowadzi do narastania w firmie konfliktów. Stres jest nieodłącznym elementem pracy, a więc i występowanie konfliktów czasem może być jedyna drogą do poprawienia sytuacji w firmie.

Osoba zajmująca się organizacją przyjęć, narad czy też konferencji w biurze powinna znać zasady savoir-vivre i wykazywać się profesjonalizmem. Przed przystąpieniem do organizacji przyjęcia zastanów się z jakiej okazji jest ono organizowane i jaki jest jego cel.

W celu wypowiadania poglądów lub przy podejmowaniu decyzji w sprawach zawodowych w firmie zwołuje się spotkanie kilku lub większej grupy osób. Są to spotkania które w zależności od celu i charakteru spotkania dzieli się na odprawy, narady, posiedzenia, szkolenia, zebrania i konferencje.

W dzisiejszych czasach nastąpiło pewne rozluźnienie obyczajów dotyczące stroju do pracy. Ubiór starannie dopasowany do pory, miejsca i okoliczności nie tylko zapewnia dobre samopoczucie a świadczy także o zamiłowaniu do porządku i jest oznaką szacunku do innych i siebie samego. Pamiętać należy aby wszystkie części ubioru były bezwzględnie czyste i wyprasowane.

Nie od dziś wiadomo, że zasady dobrego wychowania świadczą o kulturze człowieka. Obowiązują one zarówno w życiu prywatnym jak i zawodowym.

Przed nastaniem porządku jest zawsze wielki chaos: Wszystko trzeba wyrzucić! Na wykonanie pierwszego kroku nie potrzebujesz dużo czasu. Jednak najlepiej będzie, jeśli załatwisz od razu za jednym zamachem krok pierwszy i drugi.

Czy i Ty marzysz o biurze, w którym wszystko masz „na oku”, do wszystkiego masz wgląd i wszystko znajduje się „pod ręką”?

Zapachy unoszące się w biurze mają kilka źródeł – higiena pracowników, stosowane dezodoranty, perfumy i wody kolońskie, schorzenia, na które cierpią pracownicy, posiłki spożywane w miejscu pracy, przy biurku.

Drzwi prowadzące do pokoju służbowego często są zamknięte. Niekiedy pozostaje to w sprzeczności z ideą przepływu informacji w biurze czy koniecznością obsługi interesantów.

Pisałam już o trudnościach jakie mogą się pojawić w relacjach damsko – męskich na płaszczyźnie zawodowej związanych z kulturalnym zachowaniem się obu płci wobec siebie. Szczególnie problematyczne jest to zagadnienie w odniesieniu do kobiet w roli przełożonych.

Wiek to ważny czynnik, który determinuje twój stosunek do innych osób i określa twoją pozycję w kontaktach towarzyskich i zawodowych. Jest to cecha, której nie można ukryć, ani zatuszować.

Znacie się do wielu lat. Pracujecie razem, ale też lubicie się prywatnie. Nawet dwa razy wyjechaliście wspólnie na wakacje zabierając całe rodziny. Wszystko się zmieniło, kiedy jeden z was awansował.

Zgodnie ze starogrecką mitologią Mentor był mieszkańcem Itaki, przyjacielem Odysa. Jemu król Itaki powierzył opiekę nad synem i żoną. Dlatego dziś o opiekunie, nauczycielu mówimy „mentor”.

Z Tomkiem znaliście się od dawna, był niezastąpionym ogniwem całego waszego zespołu. Zawsze życzliwy i uśmiechnięty, a przede wszystkim przygotowany do pracy zyskał sobie sympatię i uznanie wszystkich współpracowników. Niestety odszedł z pracy, a jego miejsce ma zająć ten „nowy”.

Najpierw rozsyłałeś CV, potem entuzjastycznie reagowałeś za każdym razem, gdy słyszałeś dźwięk telefonu, z podnieceniem szedłeś na rozmowę kwalifikacyjną. I pewnego dnia telefon zadzwonił inaczej – „Czy może pan podjąć pracę w naszej firmie z dniem pierwszym …”

W życiu codziennym stosujemy się do ogólnie przyjętych zasad postępowania względem innych osób. Wiele z tych zachowań podyktowanych jest troską mężczyzny o kobietę. Czy w kontaktach biznesowych jest podobnie?

Poprawność językowa w kontaktach międzyludzkich, a szczególnie biznesowych jest bardzo ważna. Od szybkości i trafności ripost słownych może zależeć twój awans zawodowy lub decyzja o powierzeniu ci nowego projektu

Biuro

Rola sekretarki podczas wizyty gości w firmie

Asystentka też ma szansę na awans

Niezgodność formatów dokumentów

Zapisywanie dokumentu w formacie innym niż domyślny

Formaty dokumentów

Gdy awaria zakłóci pracę nad dokumentem

Zmiana koloru wypełnienia tekstowego

Ukryta ramka w dokumencie Word

Szef i asystentka

Zarządzanie dokumentacją

Porządkowanie poczty elektronicznej

Systematyczne sortowanie dokumentacji

Podróż służbowa pracownika poza granice kraju

Wyjazd służbowy pracownika

Organizacja delegacji

Kiedy dzwoniący telefon zakłóca pracę?

Przygotowanie pism zaadresowanych

Sporządzanie pism zatytułowanych

Temat i struktura pisma

Zasady formułowania treści

Segregacja pism

Jak poradzić sobie z nadgorliwym szefem?

Jak zorganizować pracę w biurze?

Jak koledzy mogą odebrać Twoją nadgorliwość?

Naucz się odmawiać w pracy

Jak rozplanowywać dokumenty w Wordzie?

Gdy kobieta jest silnym typem

Pierwszy dzień w pracy

Zgrany zespół

Co wpływa na stratę czasu w godzinach służbowych?

Umiejętność słuchania w pracy sekretarki

Profesjonalny sekretariat

Wystąpienia publiczne

Praca a stres

Organizacja przyjęć w biurze

Organizacja zebrań, konferencji i narad

Praca a ubiór

Kultura pracy

Porządki w biurze: krok po kroku

Porządki w biurze

Zapach w pracy

Drzwi pokoi służbowych

Kiedy szefem jest kobieta

Szef jest szefem bez względu na wiek

Od dziś Pan Dyrektor

Program mentoringu

Jak się zachować wobec nowego pracownika?

Kiedy jesteś tym „nowym”

Etykieta służbowych kontaktów damsko – męskich

Myląca treść wypowiedzi