Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się z wieloma obowiązkami, takimi jak: odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne, wypłatę wynagrodzeń pracownikom czy odprowadzanie podatków. Niestety, często zdarza się, że przedsiębiorca wykonuje pewne czynności faktyczne, w trakcie pozostawania na zwolnieniu chorobowym i pobierania zasiłku z tego tytułu. W świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego, w okresie udokumentowanej niezdolności do pracy wskutek choroby, przedsiębiorca ma obowiązek powstrzymania się od wykonywania zarobkowej działalności gospodarczej, pod rygorem utraty prawa do zasiłku chorobowego. Oznacza to, że przedsiębiorca w czasie przebywania na zwolnieniu chorobowym, nie może obsługiwać klientów czy nadzorować swoich pracowników (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dn. 12.09.2018 r., sygn. akt III UK 124/17; Wyrok SN z dn. 15.03.2018 r., I UK 49/17, LEX nr 2508654; Wyrok SN z 6.05.2009 r., II UK 359/08, OSNP 2011, nr 1-2, poz. 16).
W takiej sytuacji, przedsiębiorca powinien umocować inną osobę do dokonywania czynności prawnych lub faktycznych w imieniu i na jego rzecz, celem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, można skorzystać z instytucji pełnomocnictwa lub prokury. Chociaż obie instytucje są do siebie podobne, ponieważ dotyczą umocowania do dokonywania określonych czynności, to jednak występują między nimi zasadnicze różnice.
Pełnomocnictwo
Po pierwsze, udzielenie pełnomocnictwa w każdym przypadku wymaga określenia przez przedsiębiorcę, zakresu umocowania. Co do zasady, zakres umocowania zależy przede wszystkim od woli przedsiębiorcy (mocodawcy). Niemniej jednak, przepisy Kodeksu cywilnego, wprowadzają pewne ograniczenia, wskazując trzy rodzaje pełnomocnictw:
- Pełnomocnictwo ogólne do czynności zwykłego zarządu (pełnomocnictwo ogólne).
- Pełnomocnictwo do czynności prawnych określonego rodzaju (pełnomocnictwo rodzajowe).
- Pełnomocnictwo do poszczególnej czynności prawnej (pełnomocnictwo szczególne).
Pełnomocnictwo ogólne jest pełnomocnictwem o najszerszym zakresie umocowania. Obejmuje umocowanie do dokonywania czynności zwykłego zarządu, czyli czynności związanych ze sprawami bieżącymi dotyczącymi prowadzenia przedsiębiorstwa.
Jeżeli przedsiębiorca chce upoważnić inną osobę do zarządzania swoją firmą, to odpowiednie będzie właśnie pełnomocnictwo ogólne.
Z kolei, pełnomocnictwo rodzajowe obejmuje umocowanie do dokonania czynności określonego rodzaju (np.: zawierania wszystkich umów sprzedaży w firmie).
Odnośnie do pełnomocnictwa szczególnego, należy zauważyć, że obejmuje ono umocowanie w imieniu mocodawcy (przedsiębiorcy) konkretnej czynności prawnej (np.: do złożenia podpisu pod umową leasingu, zawarcia umowy podnajmu lokalu użytkowego). Takie pełnomocnictwo będzie ważne i skuteczne tylko w tej konkretnej czynności wskazanej w pełnomocnictwie (np.: w przypadku udzielenia pełnomocnictwa szczególnego do złożenia podpisu pod umową o kredyt wyłącznie z bankiem X , pełnomocnik nie będzie mógł zawrzeć umowy o kredyt z innym bankiem Y).
Jaka forma pełnomocnictwa?
W praktyce, do skutecznego udzielenia pełnomocnictwa wystarczy zwykła forma pisemna. Niemniej jednak, jeżeli określona czynność prawna wymaga innej formy niż zwykła pisemna, to pełnomocnictwo również musi być udzielone w tej samej formie.
Na przykład: jeśli pełnomocnik został upoważniony przez przedsiębiorcę, do zawarcia umowy potwierdzonej w formie aktu notarialnego (sprzedaż nieruchomości), to takie pełnomocnictwo także musi być potwierdzone aktem notarialnym.
Zgłoszenie pełnomocnictwa do CEIDG
Generalnie przedsiębiorca nie ma obowiązku zgłaszania swojego pełnomocnika do rejestru przedsiębiorców Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej „CEIDG”. Jednakże, jeżeli pełnomocnik zostanie wpisany do rejestru CEIDG, to wobec organów administracji publicznej (z wyjątkiem urzędu skarbowego) nie musi okazywać pełnomocnictwa. Co więcej, przedsiębiorca nie musi uiszczać opłaty skarbowej od pełnomocnictwa, bowiem wszystkie dane pełnomocnika będą widoczne w rejestrze.
Dalej, co istotne takie pełnomocnictwo przedsiębiorca może udzielić niezależnie i jednocześnie kilku osobom. Przykładowo, przedsiębiorca może udzielić pełnomocnictwa ogólnego osobie X do sprawowania zwykłego zarządu nad przedsiębiorstwem, natomiast drugą osobę Y może upoważnić do podpisania umowy o kredyt (pełnomocnictwo szczególne).
Co powinno być zawarte w treści pełnomocnictwa?
Należy zaznaczyć, że nie ma ogólnego obowiązującego wzoru dokumentu pełnomocnictwa. Kluczową kwestią jest, aby taki dokument zawierał wszystkie dane stron i zakres pełnomocnictwa. Dokument pełnomocnictwa powinien zawierać następujące dane:
- Dane osobowe stron (mocodawcy i pełnomocnika) to jest: imię̨/imiona i nazwisko oraz PESEL albo nazwę i nr dokumentu tożsamości.
- Zakres uprawnień pełnomocnika.
- Określenie miejsca i daty sporządzenia pełnomocnictwa.
- Wskazanie daty wygaśnięcia pełnomocnictwa (gdy przedsiębiorca ustanawia pełnomocnika na pewien okres).
Prokura
Prokura jest szczególnym pełnomocnictwem handlowym, które może zostać udzielone przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do CEIGD. Pełnomocnictwo zwykłe, charakteryzuje się tym, że przedsiębiorca ma pewną autonomie w ustaleniu zakresu umocowania pełnomocnika. Natomiast jeżeli chodzi o prokurę to zakres ten jest ustalony ustawowo. Prokura obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, które dotyczą prowadzenia przedsiębiorstwa. Ponieważ prokura nie może być ograniczona ze skutkiem wobec osób trzecich, przepisy przewidują pewne ograniczenia uprawnień prokurenta. Przede wszystkim, Kodeks cywilny przewiduje konieczność uzyskania przez prokurenta, pełnomocnictwa szczególnego dla następujących czynności:
- zbycia przedsiębiorstwa,
- czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
- zbycia i obciążania nieruchomości.
Dodatkowo, prokura od pełnomocnictwa różni się także formą. Prokura musi być udzielona na piśmie pod rygorem nieważności oraz podlega obowiązkowemu wpisaniu do rejestru CEIDG.
Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych. Pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności.
Przedsiębiorca może ustanowić kilku prokurentów. Ponadto, prokura może zostać udzielona na czas określony lub bezterminowo, natomiast przedsiębiorca może odwołać ją w każdym czasie.
Warto również zaznaczyć, że w przypadku utraty przez przedsiębiorcę zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury.
Zarząd sukcesyjny
W tym miejscu należy zadać pytanie, czy ustanowione pełnomocnictwo lub prokura wygasają z chwilą śmierci przedsiębiorcy. Otóż, odnośnie do instytucji prokury, śmierć przedsiębiorcy nie powoduje wygaśnięcia prokury. Dodatkowo, na gruncie art. 9 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 170), przedsiębiorca może powołać zarządcę sukcesyjnego w ten sposób, że zastrzeże, iż z chwilą jego śmierci wskazany prokurent stanie się zarządcą sukcesyjnym. Zadaniem zarządcy sukcesyjnego jest tymczasowego prowadzenia przedsiębiorstwa zmarłego przedsiębiorcy. Instytucja ta, ma wiele zalet. Po pierwsze, zapewnia przedsiębiorstwu możliwość kontynuowania działalności. Po drugie, umowy o pracę, umowy zlecenia oraz inne pozostają w mocy. Po trzecie, jeżeli działalność przedsiębiorstwa opiera się na decyzjach tj. koncesjach czy zezwoleniach, to zarządca może zwrócić się do właściwych organów administracji publicznej, z wnioskiem o przeniesienie na niego ww. decyzji.
Natomiast, w odniesieniu do ustanowionych pełnomocników, to zgodnie z art. 101 § 2 Kodeksu cywilnego, umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Oznacza to, że aby pełnomocnictwo nie gasło ze śmiercią mocodawcy, muszą istnieć kumulatywne dwa warunki: po pierwsze – musi trwać stosunek podstawowy mimo śmierci tego, kto powierzył spełnienie czynności prawnej, i po drugie – ta czynność prawna musi być czynnością w imieniu osoby, która ją powierzyła, bo wtedy trwanie pełnomocnictwa stanowi conditio sine qua non wykonania zobowiązania (wyrok SA w Warszawie z 8.11.2005 r., VI ACa 499/05, LEX nr 198609). Przykładowo, może to być pełnomocnictwo, które zabezpiecza zawarcie umowy przyrzeczonej.
Reasumując, instytucja zarządcy sukcesyjnego pozwoli najbardziej zabezpieczyć losy przedsiębiorstwa, jak również jego pracowników, w przypadku śmierci przedsiębiorcy.
Radca prawny Anna Grabek
www.legalgg.pl
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.).
- Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2296).
- Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 170).