Minimalne wynagrodzenie za pracę - czy trzeba uczyć się go na nowo? Co się zmieni od 2026 roku?

• Aktualne zasady ustalania wynagrodzenia minimalnego
• Proponowane zmiany w ustalaniu płacy minimalnej
• Wpływ na proces naliczania wynagrodzeń
• Składniki wynagrodzeń powiązane z płacą minimalną
• Skutki dla pracodawców i pracowników
• Wyzwania i rekomendacje związane z nowym ustalaniem minimalnego wynagradzania
• Jaka płaca minimalna od 2026 roku? Podsumowanie

Aktualne zasady ustalania wynagrodzenia minimalnego

Obecnie wysokość minimalnego wynagrodzenia jest ustalana w drodze negocjacji w ramach Rady Dialogu Społecznego, w której uczestniczą przedstawiciele rządu, związków zawodowych i organizacji pracodawców. Jeśli strony nie dojdą do porozumienia, ostateczną decyzję podejmuje Rada Ministrów w drodze rozporządzenia. Wysokość minimalnego wynagrodzenia jest ogłaszana do 15 września roku poprzedzającego rok, którego dotyczy. Brak jest jednak zasad, w ramach których strony negocjują wzrost minimalnego wynagrodzenia.

Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 30,50 zł

Proponowane zmiany w ustalaniu płacy minimalnej

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy wprowadzający istotne modyfikacje w systemie ustalania minimalnego wynagrodzenia. Celem tego projektu jest wyznaczenie pewnych ram, które dadzą podstawę do obliczenia poziomu minimalnego, następnie podlegającego negocjacją w ramach Rady Dialogu Społecznego.

Kluczowe zmiany, które potencjalnie, od roku 2026, proponuje omawiany projekt ustawy to m.in. wprowadzenie pojęć:
1. wartość referencyjna - proponuję się ustalenie jej na poziomie 55% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej;
2. wynagrodzenie zasadnicze - projekt wprowadza zrównanie minimalnego wynagrodzenia z wynagrodzeniem zasadniczym. Oznacza to, że pracodawca nie będzie mógł wliczać do płacy minimalnej dodatków, premii i innych składników wynagrodzenia.

Proponowane zmiany mają na celu wprowadzenie czytelnego mechanizmu waloryzacji płacy minimalnej o wskaźnik inflacji oraz określony procent realnego wzrostu przeciętnego wynagrodzenia. Takie rozwiązanie ma zapewnić większą przewidywalność zmian oraz lepsze dostosowanie wysokości płacy minimalnej do sytuacji gospodarczej.

Wpływ na proces naliczania wynagrodzeń

Wprowadzenie proponowanych zmian będzie miało istotny wpływ na proces naliczania wynagrodzeń w przedsiębiorstwach. Z jednej strony wydaje się, iż pozwoli na większą przewidywalność kosztów - mechanizm waloryzacji pozwoli pracodawcom lepiej planować koszty wynagrodzeń w perspektywie długoterminowej, co może ułatwić proces budżetowania. Z drugiej jednak strony, obliguje do monitorowania zmian - działy kadrowo-płacowe będą musiały na bieżąco śledzić publikowane wskaźniki inflacji i wzrostu przeciętnego wynagrodzenia, aby prawidłowo naliczać wynagrodzenia.

Składniki wynagrodzeń powiązane z płacą minimalną

Należy pamiętać, iż wysokość minimalnego wynagrodzenia ma wpływ na wiele składników wynagrodzenia oraz świadczeń pracowniczych, gdyż stanowi podstawę ich obliczania. Kluczowe składniki oraz świadczenia to:
- wynagrodzenie za czas przestoju;
- dodatek za pracę w porze nocnej;
- kwota wynagrodzenia wolna od potrąceń;
- odszkodowania za naruszenie zasady równego traktowania;
- odprawy pieniężne;
- podstawa wymiaru zasiłków.

Jednocześnie, projekt ustawy nie przewiduje zmian w zakresie innych składników, których nie należy uwzględniać przy naliczaniu minimalnego wynagrodzenia tj.:
- nagrody jubileuszowej;
- odprawy emerytalno-rentowej;
- wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych;
- dodatku za pracę w porze nocnej;
- dodatku stażowego.

Skutki dla pracodawców i pracowników

Wprowadzenie czytelnego mechanizmu waloryzacji płacy minimalnej będzie miało różnorakie konsekwencje dla obydwu stron relacji prawno-pracowniczych:
Dla pracodawców:
- zwiększy przewidywalność kosztów pracowniczych,
- powinien umożliwić lepsze planowania budżetów wynagrodzeń, ale jednocześnie,
- może wpłynąć na potencjalny wzrost kosztów pracy.

Dla pracowników:
- zwiększa pewność odnośnie wzrostu wynagrodzeń;
- powoduje lepszą ochronę siły nabywczej wynagrodzeń;
- wprowadza automatyczną waloryzację powiązanych składników wynagrodzenia.

Wyzwania i rekomendacje związane z nowym ustalaniem minimalnego wynagradzania

Przy założeniu, że przepisy wejdą w życie w proponowanym lub zbliżonym kształcie, może to przed pracodawcami postawić wyzwania organizacyjne np.: konieczność aktualizacji oprogramowania kadrowo-płacowego, niedostateczna wiedza na temat naliczania wynagrodzeń po stronie pracowników, monitoring prawidłowości naliczania wynagrodzeń.

Mając na uwadze nadchodzące zmiany należałoby rozważyć, jak pracodawcy mogą się do nich zacząć przygotowywać, tak aby nie robić tego na ostatnią chwilę. Działania jakie można podjąć to:
1. przeprowadzenie audytu obecnego systemu wynagrodzeń i zidentyfikować obszary wymagające dostosowania;
2. zaplanowanie procesu wdrożenia zmian w systemach kadrowo-płacowych;
3. przygotowanie harmonogramu szkoleń dla pracowników odpowiedzialnych za naliczanie wynagrodzeń;
4. opracowanie strategii komunikacji zmian w organizacji;
5. zabezpieczenie odpowiednich środków finansowych na dostosowanie systemów i potencjalny wzrost kosztów wynagrodzeń.

Jaka płaca minimalna od 2026 roku? Podsumowanie

Planowane zmiany w systemie ustalania płacy minimalnej stanowią istotną reformę prawa pracy. Zrównanie minimalnego wynagrodzenia z wynagrodzeniem zasadniczym oraz wprowadzenie wartości referencyjnej na poziomie 55% przeciętnego wynagrodzenia będzie całkowicie nowym rozwiązaniem. Efektem zmian będzie czytelny mechanizm waloryzacji, która może przyczynić się do większej przewidywalności i transparentności procesu naliczania wynagrodzeń. Jednocześnie wymaga to od pracodawców odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i technicznego. Kluczowe znaczenie będzie miało właściwe dostosowanie systemów kadrowo-płacowych oraz przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za naliczanie wynagrodzeń.

Skuteczne wdrożenie nowych zasad będzie wymagało systematycznego podejścia i odpowiedniego przygotowania ze strony pracodawców. W dłuższej perspektywie zmiany mogą jednak przyczynić się do usprawnienia procesów kadrowo-płacowych i lepszego planowania kosztów pracowniczych w przedsiębiorstwach.

Michał Balicki, Counsel w CRIDO
Michał Grzybowski, Partner w CRIDO

Źródło: Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (UC62).