Czy płatnik musi posiadać potwierdzenie odbioru PIT-11? To pytanie zyskało na znaczeniu od czasu, gdy wielu pracowników pracuje zdalnie, a w siedzibie pracodawcy pojawiają się sporadycznie. I choć zgodnie z przepisami potwierdzenia odbioru nie trzeba mieć, to jednak i tak może się to skończyć karą grzywny do 141,40 zł do 25.452,00 zł.
- Co to jest PIT-11?
- W jakiej formie należy przekazać PIT-11?
- Czy płatnik musi posiadać potwierdzenie odbioru PIT-11?
- Za przekazanie formularza po terminie grozi grzywna
Co to jest PIT-11?
Żeby dokonać rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych, podatnicy muszą otrzymać od płatników niezbędne informacje o uzyskanych przychodach i pobranych zaliczkach na podatek. Przekazuje się je na formularzu PIT-11 - informacji o przychodach z innych źródeł oraz dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, składanej przez płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, a także niebędących płatnikami: rolników, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej. To ten dokument stanowi dla podatników źródło wiedzy niezbędnej do sporządzenia zeznań rocznych. Ujmuje się w nim m.in. przychody, koszty, dochody oraz zaliczki z takich źródeł przychodu jak stosunek pracy, stosunek służbowy, działalność wykonywana osobiście, w tym z umowy o dzieło oraz czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, należności z tytułu umowy zlecenia, prawa autorskie, należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich. Wypełniony PIT-11 płatnik ma co do zasady obowiązek przekazać urzędowi skarbowemu do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, czyli za 2023 r. należało zrobić to do 31 stycznia 2024 r. (środa), a podatnikowi do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, czyli do 29 lutego 2024 r. (czwartek).
W jakiej formie należy przekazać PIT-11?
W okresie przed pandemią, gdy praca zdalna była rozwiązaniem spotykanym sporadycznie, przekazywanie pracownikom dokumentacji związanej z zatrudnieniem nie napotykało szczególnie dużych utrudnień. W przypadku dokumentów typu PIT-11 pracownicy odbierali je zazwyczaj osobiście i potwierdzali własnoręcznym podpisem odbiór dokumentu. Ponieważ obowiązujące przepisy nie określają zasad przekazywania podatnikom (pracownikom i zleceniobiorcom) informacji PIT-11 przez płatników, mają oni w tym zakresie dużą dowolność – mogą wybrać formę tradycyjną (papierową) albo elektroniczną przekazania dokumentów. Ta swoboda miała duże znaczenie w czasie pandemii, ale jest istotna także obecnie, gdy wielu pracowników nadal świadczy pracę zdalnie. W ślad za stosowaniem nowych rozwiązań idą jednak wątpliwości.
Czy płatnik musi posiadać potwierdzenie odbioru PIT-11?
Przepisy nie nakładają na płatników obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru informacji PIT-11 przez podatnika. W obowiązujących przepisach wskazano jedynie, że płatnik ma obowiązek sporządzenia we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu. Jednak choć obowiązku posiadania potwierdzenia nie ustanowiono wprost, to jednak analogicznie, jak w wielu innych przypadkach (np. zachowania formy pisemnej umowy), jego posiadania może okazać się korzystne i niezbędne dla celów dowodowych. Jak bowiem wskazują organy podatkowe, wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 grudnia 2019 r., nr 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD).
Za przekazanie formularza po terminie grozi grzywna
Przekazanie PIT-11 po terminie jest wykroczeniem skarbowym zagrożonym grzywną w wysokości do 180 stawek dziennych. Wysokość stawki dziennej jest uzależniona od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, a więc z początkiem 2024 r. wzrosła i w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r. wynosi 141,40 zł (4242 zł ÷ 30). Oznacza to, że za nieprzekazanie w terminie PIT-11 płatnik może zostać ukarany karą w wysokości od 141,40 zł do 25.452,00 zł
Podstawa prawna
art. 42g ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 226)