Jednym z głównych dokumentów jest protokół. W przypadku gdy przepisy nie nakazują jego sporządzenia, wówczas organ procesowy może sporządzić notatkę służbową.
Protokół jako forma zapisu czynności urzędowych
Podstawowym dokumentem procesowym jest protokół. Zgodnie z treścią przepisu art. 37 p. 1 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, protokół spisuje się z każdej czynności mającej istotne znaczenie dla sprawy, a w szczególności z rozprawy i posiedzenia, a także z dokonanych poza rozprawą czynności dowodowych (chyba że ustawa stanowi inaczej). Wskazany zwrot oznaczać będzie, iż protokół będzie sporządzony w szczególności z następujących czynności:
- z przebiegu rozprawy,
- z przebiegu posiedzenia,
- z przebiegu czynności dowodowych,
- tzw. sądowe czynności wyjaśniające oraz czynności wyjaśniające.
Rodzaje protokołów
Po 1 lipca 2003 procedura w sprawach o wykroczenia przewiduje obok protokołu zwykłego także i tzw. protokół ograniczony (tzw. uproszczony, skrócony). Zgodnie z przyjętym do stosowania art. 148 § 2 zdanie pierwsze kodeksu postępowania karnego, w protokole zwykłym należy zamieścić „z możliwą dokładnością” wyjaśnienia, zeznania, oświadczenia oraz stwierdzenia określonych czynności a w przypadku protokołu uproszczonego można ograniczyć się do „zapisu najbardziej istotnych oświadczeń” osób biorących udział w czynności.
Zobacz serwis: Sprawy karne
Treść protokołu a stenogram
W przypadku, kiedy czynność procesowa została utrwalona za pomocą stenogramu, to protokół można ograniczyć do zapisania najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w niej udział. W wskazanej sytuacji stenograf przekłada stenogram na pismo zwykłe, z tym że czyni wzmiankę, jakim posługiwał się systemem. Równocześnie pierwopis stenogramu zostaje dołączony do protokołu.
Treść protokołu a utrwalania czynności za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk
Należy wskazać, iż przepisy przewidują identyczne uregulowanie dla sytuacji, w której czynność procesową utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz lub dźwięk. W takiej sytuacji również protokół można ograniczyć do zapisania najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących udział w tej czynności zaś zapis obrazu lub dźwięku, a także przekład zapisu dźwięku, zostają załączone do protokołu.
Zobacz serwis: Wykroczenia
Niezbędna treść protokołu oraz kwestia jego podpisania
Protokół powinien być sporządzony w taki sposób aby jak najdokładniej odzwierciedlał przebieg danej czynności. Przykładowo musi on zawierać oznaczenie czynności, jej czasu i miejsca oraz osób w niej uczestniczących, przebieg czynności oraz oświadczenia i wnioski jej uczestników.
Protokół spisuje sekretarz sądowy, aplikant oraz asystent sędziego. Z wyjątkiem protokołu rozprawy lub posiedzenia protokół podpisują osoby biorące udział w czynności. Przed podpisaniem protokołu należy go odczytać osobom obecnym i uczynić o tym wzmiankę (uwaga ta również nie dotyczy protokołu rozprawy oraz posiedzenia)
Osoba uczestnicząca w czynności może podpisując protokół zgłosić jednocześnie zarzuty co do jego treści. Zarzuty te należy wciągnąć do protokołu wraz z oświadczeniem osoby wykonującej czynność protokołowaną (art. 37 § 5 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia w zw. z art. 150 Kodeksu postępowania karnego).
Zobacz: Notatka urzędowa i jej znaczenie procesowe
Druga forma dokumentowania czynności – notatka służbowa
Szersze omówienie problematyki roli i znaczenia notatki urzędowej wymagają odrębnego omówienia. Należy jednak w ramach niezbędnego opracowania podkreślić, iż zgodnie z treścią przepisu art. 37 p. 2 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, notatkę urzędową sporządza się w odniesieniu do czynności co do których nie sporządza się protokołu, a także inne zdarzenia, które mają znaczenie dla postępowania. Notatka urzędowa może być odczytywana na rozprawie, a na okoliczność jej sporządzenia (oraz zawartej w niej treści) może być przesłuchiwana osoba, która sporządziła daną notatkę służbową (co może mieć istotne znaczenie dowodowe).