To czy świadek będzie domagał się zwrotu kosztów swojego stawiennictwa zależy jedynie od woli świadka – nie zaś od stron postępowania.
Informację o możliwości domagania się zwrotu kosztów stawiennictwa zgodnie z art. 262 kpc sąd zamieszcza już w wezwaniu na termin rozprawy. Natomiast materialnoprawną podstawę wyliczenia zwrotu należnych świadkowi kosztów zawarto w art. 85 – 88 ustawy z dnia 28 lipca 2005r. koszty sądowe w sprawach cywilnych.
Zgodnie z powołanymi przepisami koszty stawiennictwa świadka obejmują:
- koszt podróży
- koszt noclegu
- utracony zarobek lub dochód
Zwrot kosztów podróży obejmuje zwrot wydatków związanych z przejazdem z miejsca zamieszkania świadka do miejsca wykonywania czynności sądowej na wezwanie sądu - według zasad obowiązujących przy obliczaniu należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W obecnym stanie prawnym zasady zwrotu kosztów podróży określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).
Taka forma przepisu oznacza, że świadkowi należy się zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przez co należy rozumieć dojazd środkami transportu miejskiego (autobus, tramwaj, trolejbus, metro). Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. W uzasadnionych wypadkach - sąd może również wyrazić zgodę na przejazd świadka do sądu własnym samochodem osobowym i rozliczyć koszty tej podróży według zasad określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
Jeśli osobiste wysłuchanie świadka przez sąd jest niezbędne, a odległość od jego miejsca zamieszkania lub połączenia są na tyle odległe, że uniemożliwia dojazd i powrót w ciągu jednego dnia – sąd zwraca świadkowi również koszt noclegu i dietę.
Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeżeli nie przedłożono rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu (gdy podróż przypadała na noc), a także gdy istniała możliwość wyjazdu i powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu tego samego dnia.
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód za każdy dzień udziału w czynnościach sądowych na wezwanie sądu przyznaje się świadkowi w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. W przypadku świadka pozostającego w stosunku pracy przeciętny dzienny utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop. W każdym jednak przypadku górną granicę należności za utracony dzienny zarobek lub dochód stanowi równowartość 4,6 % kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość, ustaloną według odrębnych zasad, określa ustawa budżetowa.
Zobacz: Kodeks postępowania cywilnego
Zwrot wydatków, utraconego zarobku lub dochodu, wynagrodzenia i kosztów podróży przyznaje się na wniosek świadka złożony na piśmie lub ustnie do protokołu rozprawy (art. 92 u.k.s.c.). Wniosek o przyznanie tych należności powinien być złożony niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu trzech dni po wykonaniu czynności. Osoby, które nie zgłosiły żądania w terminie tracą prawo do przyznania im tych należności. Świadek powinien być pouczony o prawie i sposobie zgłoszenia wniosku o zwrot należności oraz o skutkach niezachowania terminu.
Zgodnie z art. 93 u.k.s.c. przyznaną należność należy wypłacić niezwłocznie. W wypadku niemożności niezwłocznej wypłaty należność przekazuje się przekazem pocztowym lub przelewem bankowym bez obciążania świadka opłatą pocztową lub kosztami przelewu.