W przypadku gdy doręczający nie zastanie adresata w mieszkaniu, może doręczyć pismo dorosłemu domownikowi. Należy podkreślić, iż chodzi o domownika dorosłego, w innym przypadku można powoływać się na bezskuteczność doręczenia. Gdyby doręczyciel nie zastał nikogo pod wskazanym adresem, może dokonać doręczenia administracji domu, dozorcy domu lub sołtysowi. Osobom tym można dokonać doręczenia pod warunkiem, że nie są one przeciwnikami adresata w sprawie i jeżeli podejmą się oddania pisma adresatowi.
Jeżeli żaden z powyższych sposobów doręczenia nie jest możliwy, można takowe pismo jeżeli zostało przesłane pocztą, złożyć w placówce pocztowej operatora publicznego. Jeżeli pismo było doręczane w inny sposób, niż za pomocą poczty, należy je złożyć w urzędzie właściwej gminy, umieszczając zawiadomienie o tym fakcie w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej.
Zobacz: Planowane zmiany w procedurze cywilnej
Odmowa przyjęcia pisma
Jeżeli adresat lub jego dorosły domownik odmówi przyjęcia pisma, można pozostawić je w miejscu doręczenia, a gdyby to było niemożliwe, pismo przesłane pocztą składa się, po uprzedzeniu, w placówce pocztowej operatora publicznego. Jeżeli pismo nie było przesłane za pomocą poczty można pozostawić je w urzędzie właściwej gminy.
Jeżeli pismo zaadresowane jest do osoby prawnej, organizacji bądź osoby fizycznej podlegającej wpisowi do rejestru albo ewidencji na podstawie odrębnych przepisów, w przypadku gdy niemożliwym jest doręczenie w sposób opisany powyżej z uwagi na nieujawnienie w rejestrze albo w ewidencji zmiany adresu, a w przypadku osób fizycznych miejsca zamieszkania i adresu, pismo takie pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Pismo nie zostanie złożone do akt ze skutkiem doręczenia jeżeli nowe miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane.
Sądowa służba doręczeniowa
Przepisy prawa procesowego pozostawiają Ministrowi Sprawiedliwości decyzję o utworzeniu sądowej służby do doręczeń. W dniu 31 maja 2011 roku, weszło w życie rozporządzenie Ministra, które sprawi, że sądy będą mogły zrezygnować z usług pocztowych. W konsekwencji rozporządzenia prezes sądu będzie mógł utworzyć taką służbę, jeżeli jej powołanie będzie zasadne, a budżet na to pozwoli. Sądową służbę doręczeniową utworzy lub zniesie Minister Sprawiedliwości na uzasadniony wniosek prezesa sądu. Doręczyciele będą mieli czas pracy również poza godzinami funkcjonowania sądów, a przy wykonywaniu swoich obowiązków będą korzystali z transportu publicznego.
Zobacz: Doręczyciel zamiast listonosza
Postanowienie Sądu Najwyższego
Sąd Najwyższy odpowiadał na pytanie prawne w związku z następującym stanem faktycznym. Pytanie zadał sąd rozpatrujący apelację powoda w sprawie, w której przesyłka sądowa zawierająca nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, po dwukrotnym awizowaniu wróciła z adnotacją, że nie podjęto jej w terminie. Na wezwanie przewodniczącego sądu powód przedstawił aktualne zaświadczenie z ewidencji gospodarczej potwierdzające prawidłowość adresu, z informacją o prowadzeniu przez pozwanego działalności gospodarczej pod czterema adresami. Nakaz zapłaty został wówczas wysłany pod jeden z tych adresów. Po złożeniu przez pozwanego sprzeciwu, Sąd Okręgowy prowadził postępowanie merytoryczne, które doprowadziło do oddalenia powództwa. W toku tego postępowania strona powodowa podnosiła zarzut, że nakaz zapłaty uprawomocnił się. W związku z tym sąd rozpoznający apelację powoda wystosował następujące pytanie prawne: Czy dopuszczalne jest prowadzenie postępowania po doręczeniu pozwanemu nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym w sposób przewidziany w art. 139 § 1 kpc oraz w § 9 ust. 1-3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 17 czerwca 1999 r. w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism procesowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym po upływie terminu do wniesienia sprzeciwu liczonego od dokonanego w ten sposób doręczenia? Chodzi tu o zasadność doręczenia zastępczego w przytoczonych okolicznościach. Sąd Najwyższy odmówił podjęcia uchwały jednak w swojej odmowie wskazał, że sąd przedstawiający zagadnienie prawne stwierdził iż doręczenie zastępcze przewidziane w przytoczonych przepisach jest procesowo skuteczne. Po upływie terminu do złożenia sprzeciwu nakaz zapłaty uprawomocnił się i ma moc prawomocnego wyroku. Nie mogło być zatem w powyższym przypadku prowadzone dalsze postępowanie w sprawie. Z tego też powodu Sąd odmówił wydania uchwały gdyż uznał że w takich okolicznościach nie ujawniło się w rozpoznawanej sprawie zagadnienie prawne budzące poważne wątpliwości w rozumieniu art. 390 § 1 k.p.c.