Biznes zaczyna się od pomysłu. Skutkiem mniej sformalizowanych ustaleń wspólników bywa zawiązanie umowy spółki, jej wpis do rejestru oraz podjęcie określonej działalności. O ile umowa spółki wymaga zachowania określnej formy i uregulowania niektórych kwestii, tak operacyjnie najważniejsze ustalenia nie wymagają zachowania jakiejś szczególnej formy, co często rodzi nieporozumienia na późniejszych etapach działalności spółki.
Nieważne, czy jest to startup z zewnętrznym finansowaniem, czy przedsięwzięcie zawiązywane przez bardziej niezależnych wspólników. Warto, aby ustalenia poprzedzające zawiązanie spółki, w szczególności kwestie wewnętrznej organizacji, podziału zadań czy koordynacji i wzajemnych relacji zostały odpowiednio sformalizowane, poprzez umowę wspólników (z ang. Shareholders` agreement; skr. SHA). Tak zawarta umowa pomiędzy wspólnikami nie jest składana do akt rejestrowych spółki, przez co nie jest ogólnodostępna, jak sama umowa spółki, z którą każdy może zapoznać się np. za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. W ten sposób wspólnicy mogą w sposób formalny bezpiecznie uregulować najistotniejsze kwestie prowadzenia swojego biznesu.
Forma i treść umowy wspólników
Umowa wspólników stanowi swojego rodzaju wewnętrzny regulamin i drogowskaz dla wzajemnych relacji wspólników ze sobą, ze spółką oraz z klientami i inwestorami. Nie wymaga ona szczególnej formy, jednak warto zadbać o integralność i pewność jej treści np. poprzez zachowanie formy pisemnej lub elektronicznej. Uregulować można nią, w szczególności:
- dodatkowe obowiązki korporacyjne wspólników;
- dodatkowe obowiązki związane z prowadzeniem spraw spółki;
- określenie zasad dot. głosowań wspólników;
- zasady bieżącego funkcjonowania spółki oraz kierunków jej rozwoju (w tym rynki, na których spółka będzie działać, relacje z aktualnymi i przyszłymi inwestorami);
- zasady ochrony informacji, know-how, czy tajemnicy przedsiębiorstwa;
- zasady nabywania i korzystania z mienia spółki;
- kwestie prowadzenia działalności konkurencyjnej względem spółki lub innych wspólników oraz zasady unikania pomiędzy wspólnikami konfliktu interesów;
- zasady wyjścia ze spółki lub wykluczenia wspólnika;
- sposoby rozstrzygania sporów między wspólnikami.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby umową wspólników określić także zasady korzystania z marki spółki, jej produktów, czy z jej infrastruktury i urządzeń. Wspólnicy mogą także uregulować kwestie dotyczące planowania działalności spółki, relacji wspólników z personelem spółki, czy nawet sposób komunikacji spółki z podmiotami zewnętrznymi.
Czy i kiedy zawrzeć umowę wspólników?
Umowa wspólników może istnieć niezależnie od samej umowy spółki. W konsekwencji, może być ona zawarta przed postaniem samej spółki jako forma określenia przyszłych planów wspólników (może zawierać także przyrzeczenie zawarcia określonej umowy w przyszłości). Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wspólnicy uregulowali swoje relacje na późniejszym etapie działalności.
Czy w takim razie warto, aby w spółce taka umowa była? Zdecydowanie tak! Odpowiednio przygotowana i obwarowana stosownymi zabezpieczeniami (np. karami umownymi) umowa wspólników pozwala na prowadzenie działalności w sposób przejrzysty i skoordynowany (każdy ze wspólników ma pewność co do treści ustaleń z pozostałymi wspólnikami, a ich ustalenia i wizja prowadzenia biznesu znajduje oparcie w egzekwowalnym dokumencie).
Ponadto, istnienie w spółce umowy wspólników to dobry znak dla potencjalnego inwestora, co może mieć znaczenie przy pozyskiwaniu finansowania działalności z zewnętrz. Regulowanie wewnętrznych relacji wspólników świadczy o wysokim poziomie staranności i dojrzałości w prowadzeniu biznesu.
Autor: r. pr. Wojciech Országh, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy