Przepis art. 25 § 1 Kodeksu pracy, regulujący przesłanki zawierania umów o pracę na zastępstwo, stanowi, że umowa taka jest formą umowy terminowej, zawieraną w celu zastępowania pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Przepis ten nie wspomina o sytuacji, w której nieobecność zastępowanego pracownika jest tylko częściowa, co jest oczywiste z uwagi na fakt, że instytucja pracy w obniżonym wymiarze w trybie art. 1867 Kodeksu pracy, podobnie jak instytucja łączenia z pracą dodatkowego urlopu macierzyńskiego, jest stosunkowo nowa w Kodeksie pracy.
Mimo to zastosowanie umowy na zastępstwo w celu zastąpienia pracownika korzystającego z obniżenia wymiaru czasu pracy w trybie art. 1867 Kodeksu pracy w zakresie, w jakim jego obowiązki nie są w związku z tym wykonywane, wydaje się uzasadnione i zgodne z celem regulacji. Świadczenie pracy w obniżonym wymiarze w trybie art. 1867 Kodeksu pracy oznacza bowiem faktyczną nieobecność pracownika w pracy przez część dnia lub w niektóre dni pracy.
Zobacz: Przechowywanie akt osobowych pracownika
Ponadto w przypadku pracy w takim systemie często nie jest możliwe określenie dokładnego dnia powrotu pracownika do pracy w pełnym wymiarze (pracownik może okres pracy w obniżonym wymiarze zmieniać i przedłużać, a także łączyć z okresami urlopu wychowawczego). Warto także zwrócić uwagę na fakt, że praca w obniżonym wymiarze jest uprawnieniem alternatywnym w stosunku do korzystania z urlopu wychowawczego, podczas którego ponad wszelką wątpliwość może być stosowana umowa o pracę na zastępstwo. Zawarcie zaś innej umowy, np. zwykłej umowy o pracę na czas określony, w celu zastąpienia pracownika w zakresie, w jakim nie świadczy on pracy z uwagi na obniżony wymiar czasu pracy, rodziłoby problem z określeniem przyczyn jej rozwiązania w razie np. wcześniejszego powrotu pracownika do pracy w pełnym wymiarze.
Zobacz: Komu opłaca się umowa o dzieło?
Z powyższych względów należy przyjmować, że zastosowanie umowy o pracę na zastępstwo powinno być prawnie dopuszczalne w omawianym przypadku. Umowa taka powinna stanowić, że jest zawierana na okres częściowej nieobecności zastępowanego pracownika w pracy, tj. na okres wykonywania przez pracownika pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w trybie art. 1867 Kodeksu pracy, w wymiarze go uzupełniającym, do czasu powrotu zastępowanego pracownika do pracy w pełnym wymiarze czasu pracy.
Zobacz: Umowa o pracę na zastępstwo - WZÓR
Autorka: Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy