REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Przechowywanie akt osobowych pracownika

Portal  Procesowy
Wydawcą portalu jest kancelaria Wardyński i Wspólnicy.
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia
Przechowywanie akt osobowych pracownika, fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawca ma obowiązek przechowywać akta osobowe pracownika przez określony okres. Akta muszą być sporządzone w języku polskim i mieć odpowiednią formę.

Kwestię języka, w jakim muszą być sporządzane dokumenty z zakresu prawa pracy, determinują przepisy znowelizowanej ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z jej przepisami dokumenty takie muszą być co do zasady sporządzane w języku polskim. Obecnie dopuszczalne jest jednak sporządzanie ich jednocześnie w wersji lub wersjach obcojęzycznych, z zastrzeżeniem, że wersją dominującą powinna być wersja polska, jeśli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Dokumenty wymagane przepisami prawa pracy mogą być sporządzone także wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem jednak, że osoba świadcząca pracę nie jest obywatelem polskim, włada tym językiem obcym i zgłosi odpowiedni wniosek, uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia dokumentu w języku polskim. Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących właściwego języka dokumentów grozi kara grzywny, którą może nałożyć na pracodawcę m.in. inspektor PIP.

REKLAMA

Zobacz: Pracownik - vademecum

REKLAMA

Warto jednak podkreślić, że powyższe zasady, w tym obowiązek stosowania języka polskiego, nie dotyczą wszelkich pisemnych form komunikacji z pracownikiem i wszelkich dokumentów, jakie mogą się znaleźć w aktach osobowych pracownika czy w dokumentacji pracowniczej (z zastrzeżeniem obowiązku stosowania języka polskiego także w dokumentacji podatkowej i ZUS-owskiej), a jedynie tych dokumentów, które są wskazane w przepisach prawa pracy (m.in. umów o pracę i związanych ze stosunkiem pracy umów z pracownikiem, regulaminów i regulacji wewnętrznych, świadectw pracy, wypowiedzeń i porozumień, decyzji o nałożeniu kary porządkowej itp.). Nie ma zatem przeszkód, aby np. pisemne polecenie czy formularz oceny pracownika sporządzone były wyłącznie w języku obcym, pod warunkiem, że pracownik włada językiem obcym w stopniu wystarczającym dla zrozumienia jego treści.

Chociaż przepisy Kodeksu pracy ani rozporządzenia nie określają bezpośrednio formy, w jakiej należy prowadzić dokumentację pracowniczą czy akta osobowe pracowników, z uwagi na fakt, że większość czynności związanych ze stosunkiem pracy wymaga formy pisemnej (m.in. zawieranie umów, porozumień, rozwiązywanie umowy o pracę itp.), nie budzi wątpliwości, że nie mogą być one prowadzone i przechowywane wyłącznie w formie wirtualnej, niezbędna jest forma papierowa. Potwierdza to także m.in. stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy z 9 kwietnia 2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/R), zgodnie z którym wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników, także w stosunku do tych dokumentów, które dla swojej ważności czy dla celów dowodowych nie wymagają formy pisemnej.

Zobacz: Zaginione akta osobowe

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Odnosi się on jednak wprost do sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości. W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Z redakcji powyższego przepisu, który odwołuje się do „czasu, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, wyprowadza się wniosek, znajdujący potwierdzenie m.in. w stanowisku PIP, że w każdym przypadku, także poza sytuacjami upadłości lub likwidacji pracodawcy, akta osobowe pracowników należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Dokumentację płacową pracodawca musi zaś przechowywać przez okres 50 lat od daty jej wytworzenia, chyba że krótsze okresy przechowywania przewidują przepisy szczególne – np. podatkowe lub dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Jeśli pracownicy są przejmowani przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, wówczas następca prawny jest obowiązany przekazać wszystkie akta osobowe i dokumentację pracowniczą przejętych pracowników (§ 9 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych dokumentów.

Autorka: Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Wynagrodzenie minimalne 2023 [quiz]
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/15
Kiedy będą miały miejsce podwyżki minimalnego wynagrodzenia w 2023 roku?
od 1 stycznia i od 1 lipca
od 1 stycznia i od 1 czerwca
od 1 lutego i od 1 lipca
Następne

REKLAMA

Prawo
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Minimalne wynagrodzenie za pracę - czy trzeba uczyć się go na nowo? Co się zmieni od 2026 roku?

Przepisy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę stanowi jedną z ważniejszych regulacji rynku pracy, wpływając bezpośrednio na sytuację finansową pracowników oraz koszty prowadzenia działalności gospodarczej przez pracodawców. W ostatnich latach obserwujemy systematyczny wzrost płacy minimalnej.

Problemy z e-Doręczeniami. Radca prawny: nie ma pewności, że pisma dotrą w terminie. Papierowe listy polecone ratują sytuację

System e-Doręczeń działa wolno, co rodzi obawy o terminowe doręczanie przesyłek – wskazała radca prawny Magdalena Kordas w rozmowie z PAP. Poczta Polska 21 stycznia 2025 r. zapowiedziała zmiany, które mają przyspieszyć działanie systemu. Wsparcie Poczcie Polskiej zaoferował Centralny Ośrodek Informatyki (COI), o czym poinfomował w komunikacie.

Co wpływa na wysokość emerytury? Głównie długość okresów składkowych ale także dzień zakończenia pracy ma znaczenie

O wysokości emerytury decyduje kilka czynników. Najważniejsze jest to ile zgromadziłeś na indywidualnym koncie emerytalnym w ZUS, czyli ile składek i w jakiej wysokości tam wpłynęło. Ale znaczenie ma także dzień rozwiązania umowy o pracę przed przejściem na emeryturę.

Ceny masła - jak będzie w 2025 roku? Średnio za kostkę: 8-9 zł, czy raczej 9-11 zł? Duże różnice między sklepami

W 2024 r. masło w sklepach przeżyło prawdziwą „huśtawkę cenową”. Od ponad 14% spadków do 37% wzrostów. Było też mniej promocji niż rok wcześniej. A co nas czeka w 2025 roku? Masło stanieje, czy będzie droższe?

REKLAMA

Ile podatku trzeba zapłacić za komórkę? To zależy. Kolejna niespodzianka po nowelizacji. Sprawdź ile zapłacisz w 2025 roku

Podatnicy mają duży udział w procesie wymiaru podatku od nieruchomości. Muszą więc również posiadać w tym zakresie niezbędną wiedzę. Tymczasem po nowelizacji podatku od nieruchomości, która obowiązuje od 2025 roku, nie jest oczywiste, jaki podatek trzeba zapłacić od komórki.

Sąd: Emerytka z 2010 r. nie może skorzystać z wyroku TK z 4 czerwca 2024 r.

Jest zamieszanie w sprawie wyroku TK z 4 czerwca 2024 r. Emeryci nie wiedzą, czy podlegają pod ten wyrok, czy nie. I niekiedy niepotrzebnie składają wnioski o ponowne przeliczenie emerytury przez ZUS, a po decyzji odmownej kierują odwołanie do sądu okręgowego.

Sejm na żywo: 22 stycznia [Transmisja online]

27. posiedzenie Sejmu - dzień pierwszy. Dziś Sejm rozpoczyna trzydniowe posiedzenie.

Wniosek o rentę wdowią. ZUS: te błędy są najczęstsze. Jak wypełnić prawidłowo?

ZUS informuje jakie błędy najczęściej są popełniane w składanych wnioskach o rentę wdowią. I jednocześnie wskazuje, że nie ma potrzeby śpieszyć się z wnioskiem. Jest jeszcze bardzo dużo czasu - trzeba zdążyć przed lipcem, bo dopiero od lipca renta wdowa będzie wypłacana. Ważne jest, aby wniosek został wypełniony prawidłowo i aby wszystkie odpowiednie rubryki zostały zaznaczone właściwie. W ten sposób można uniknąć wzywania przez ZUS do uzupełnienia albo nawet odrzucania wniosku.

REKLAMA

Ukradł pieniądze z puszek WOŚP i wydał je na alkohol. Teraz grozi mu wysoka kara

35-latek okradł trzy puszki Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy znajdujące się w jednym z supermarketów w Ostrołęce. Usłyszał zarzuty.

SN: Jak zasiedzieć współudział w działce? Trzeba stanowczo demonstrować, że działka jest moja

Zasiedzenie cudzego udziału w działce tylko wtedy, gdy posiadacz tego udziału zachowywał się jak właściciel działki (ma przecież tylko ułamek jej własności). Uważał siebie za wyłącznego właściciela nieruchomości stanowiącej przedmiot współwłasności i dawał termu wyraz na zewnątrz. Nie ma znaczenia, że np. Anna miała 60% udziałów w działce, a Piotr 40%. I tak Piotr może zasiedzieć 60% należące do Anny. Musi się tylko zachowywać jakby całość należała do niego (np. ogrodzić, postawić jakieś budowle, dostać zezwolenia na prace z urzędu).

REKLAMA