Art. 77.2 Kodeksu cywilnego stanowi, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Wraz z ustanowieniem nowej formy czynności prawnej, ustawodawca wprowadził na grunt przepisów Kodeksu cywilnego (dalej „KC”) definicję dokumentu. Art. 77.3: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Wyjątkowa lapidarność ustawodawcy – na gruncie tych zmian przepisów wymaga zaprezentowania stanowiska odnośnie konsekwencji jakie może nieść ze sobą stosowanie formy dokumentowej w praktyce, w szczególności mając na względzie potencjalne zagrożenia związane z umownym wyborem tej formy pod określonym przez strony rygorem.
W pierwszej kolejności, należy zwrócić uwagę na bardzo „szeroką” definicję dokumentu. W obecnym kształcie, dokumentem jest jakakolwiek informacja zapisana na jakimkolwiek nośniku informacji. Przy definiowaniu pojęcia „dokumentu” zrezygnowano bowiem z zapisu, który akcentowałby możliwość „utrwalenia” informacji czy też „odtworzenia” zapisanej na nośniku informacji.
Podkreślenia wymaga, że KC nie zawiera samodzielnie definicji nośnika informacji, co w rzeczywistości może rodzić określone - a występujące częstokroć jednorazowo – wątpliwości, tj. czy w danej sytuacji mamy do czynienia z dokumentem w rozumieniu KC. Naszym zdaniem, praktyka stosowania prawa, ukierunkuje sposób postrzegania i kwalifikowania określonych czynności prawnych jako czynności dokonanych w formie dokumentowej.
Zobacz serwis: Sprawy urzędowe
Należy mieć jednak na uwadze – co na przedmiotowym przykładzie poczytuje się jako pewnego rodzaju niedoskonałość – że przepis winien już przy wykładni językowej zapewniać większy komfort stosowania go bez ryzyka uznania - przy sporze – określonej wykładni za niewłaściwą, nieprawidłową. Skłaniany się jednak - przy stosowaniu przede wszystkim wykładni celowościowej - do przyznania dokumentowi w rozumieniu komentowanej zmiany, immanentnie takich cech jak trwałość czy ustandaryzowana łatwość w odtworzeniu zawartej informacji.
W obszarze umów podkreślania wymaga, że ocena czy dana czynność prawna została „już” dokonana w formie dokumentowej, czy mówiąc potocznie dopiero „aspiruje” do zakwalifikowania jej jako formy dokumentowej, względnie powoduje w tym względzie określone wątpliwości, może mieć istotne praktyczne znaczenie. Zwraca się uwagę na zapis art. 77 § 2 KC , zgodnie z którym jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę.
W wielu przypadkach, prawidłowa ocena czy wypowiedzenie umowy zostało dokonane w formie dokumentowej, czy w formie dokumentowej odstąpiono od umowy (a więc złożono oświadczenie w postaci dokumentu) decydować będzie o uznaniu takiej czynności za skuteczną.
Zwraca się również uwagę na fakt, iż dla uznania czy mamy do czynienia z formą dokumentową, niezbędnym jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie za pomocą dokumentu. W praktyce, problem może stanowić ustalenie jak bardzo „wnikliwe” powinny być działania zmierzające do ustalenia osoby składającej określone oświadczenie. Dopiero bowiem w sytuacji ustalenia osoby składającej oświadczenie można będzie uznać, że zostało ono złożone w formie dokumentowej.
W obecnym otoczeniu prawnym i przy braku wielu przykładów z praktyki, zastrzeganie rygoru - np. nieważności – dla stosowania formy dokumentowej, winno być czynione z wstrzemięźliwością, jednocześnie przy możliwie pełnej ocenie konsekwencji i ryzyk związanych z taki działaniem.
Rafał Rozwadowski, adwokat
Kancelaria Mamiński i Wspólnicy